摘要：會(huì)計(jì)檔案是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要記載和經(jīng)濟(jì)決策的重要參考，國(guó)有事業(yè)單位是國(guó)家檔案的重要組成部門。為正常發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，建立會(huì)計(jì)檔案是重要的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)程序。2013年張家口市檔案局對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行兩次檢查指導(dǎo)，現(xiàn)狀嚴(yán)峻，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行檔案管理專題培訓(xùn)。文章就實(shí)際工作中會(huì)計(jì)人員整理會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題提出一些措施建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理

一、引言

1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局以財(cái)會(huì)〔1998〕32號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈會(huì)計(jì)檔案管理辦法〉的通知》，是單位管理會(huì)計(jì)檔案的法定依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：會(huì)計(jì)憑證類，原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；會(huì)計(jì)賬簿類，總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單，工資表、票據(jù)存根、會(huì)計(jì)人員交接表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

每一個(gè)組織從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必定持有會(huì)計(jì)憑據(jù)，用以記載反映分析財(cái)務(wù)活動(dòng)，是財(cái)務(wù)工作者履行職責(zé)的書(shū)面記錄，是有關(guān)部門了解掌握監(jiān)督經(jīng)濟(jì)狀況的載體。由會(huì)計(jì)資料到會(huì)計(jì)檔案有必不可少的程序，實(shí)現(xiàn)整潔真實(shí)、完整正確、有效有序登記的檔案管理制度是重要的一項(xiàng)會(huì)計(jì)工作。

二、目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）無(wú)檔案室專門保管

一個(gè)單位必須配置專門的中心檔案室，統(tǒng)一集中管理單位的人事、文書(shū)、會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)等檔案，不允許檔案在形成部門長(zhǎng)期存放。檔案室不能堆放雜物，不能做生活區(qū)域，放置防鼠藥、防蟲(chóng)藥、遠(yuǎn)離潮濕、防水淹、采取防塵措施，保持室內(nèi)清潔，照明設(shè)施有效，配備矮梯手電用具。鑰匙由檔案管理部門設(shè)專人保管。

（二）檔案室落滿灰塵，常年無(wú)人使用，檔案紙箱中存放，無(wú)保管設(shè)施

有的單位檔案室灰塵厚重；檔案在紙箱中存放，沒(méi)有卷柜檔案柜，一旦發(fā)生水患資料毀于一旦。

（三）檔案室成為老鼠“樂(lè)園”

有的單位檔案室老鼠成患，木卷柜、資料被毀掉，大小老鼠上躥下跳。

（四）內(nèi)容不完整，差錯(cuò)明顯

會(huì)計(jì)檔案中缺少重要的必要的資料。業(yè)務(wù)合同的復(fù)印件，會(huì)議決定，單位發(fā)放職工收入銀行結(jié)算記錄，最后環(huán)節(jié)審簽空白，憑證號(hào)不連續(xù)，記賬憑證與原始憑證金額不符，存在明顯差錯(cuò)等。房改、基建檔案無(wú)處可尋。封皮填寫不完整。經(jīng)管人員一覽表、賬薄目錄空白。

（五）裝訂不整齊不牢固不美觀

有的裝訂只管左上角對(duì)齊裝訂，裝訂處其它位置不裝，原始憑證幅面不齊；有的原始憑證漏出多余記賬憑證幅面；有的裝訂憑證右側(cè)參差不齊；有的裝訂后不粘封皮；有的從憑證合中抽出時(shí)，原始憑證掉落；有的原始憑證不整理就裝訂起來(lái)，無(wú)關(guān)多余的混在其中。不整理，不修剪，根本談不上美觀。

（六）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，查閱登記制度執(zhí)行不嚴(yán)肅

檔案部門對(duì)各類檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理，主要依靠形成檔案的部門各管自己的“三分地”，檔案管理人員對(duì)各類檔案情況不了解，檔案室成為只是集中分類存放之處，對(duì)檔案內(nèi)容未能集中管理，檔案信息未能集中掌握熟悉，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來(lái)檔案的查閱成為各部門的事情，檔案管理人員只負(fù)責(zé)保管門、柜鑰匙，開(kāi)門鎖門，事前未登記，事中未跟隨，事后未檢查。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的措施建議

（一）會(huì)計(jì)人員保證檔案完整性， 對(duì)歸檔會(huì)計(jì)資料必須檢查內(nèi)容，使用專用筆記本

會(huì)計(jì)審核人員檢查會(huì)計(jì)資料要求內(nèi)容完整正確，資料頁(yè)整潔整齊，折疊勻稱，可使用筆記本對(duì)過(guò)程加以記錄。裝訂憑證崗在具體裝訂過(guò)程發(fā)現(xiàn)一些錯(cuò)誤，例如：缺少相關(guān)人員簽字、短缺重要憑證、明細(xì)科目明顯錯(cuò)誤、錯(cuò)誤地更正差錯(cuò)等，不能視而不見(jiàn)。政府集中采購(gòu)的必須附采購(gòu)方式同意書(shū)；固定資產(chǎn)需有資產(chǎn)管理部門入庫(kù)單，單位內(nèi)部固定資產(chǎn)編號(hào)必填；每張記賬憑證原始憑證張數(shù)不能不填；月工資表已在每月記賬憑證中附有一份，年終仍然需要將各月工資表按順序裝訂在一起，按序標(biāo)明頁(yè)碼；銀行對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表。各戶銀行對(duì)賬單必須與單位財(cái)務(wù)編制的調(diào)節(jié)表裝訂存放在一起，按序標(biāo)明頁(yè)碼；財(cái)政繳款書(shū)存根、往來(lái)票據(jù)存根、收費(fèi)票據(jù)存根。應(yīng)按照編號(hào)排序，作廢的要聯(lián)次完整粘貼并注明。未用而作廢的用剪子將監(jiān)制章絞缺。填寫完整封皮，帶孔打印式的附一張封皮并且必須裝訂成冊(cè)。建議攢一些復(fù)印紙包裝盒裝這些存根。盒外面用大頭筆記錄年份、種類、各類數(shù)量等內(nèi)容； 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)計(jì)算社保費(fèi)的，尤其職工住房公積金、職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)兩項(xiàng)在統(tǒng)一變更基數(shù)后年度內(nèi)就不做變動(dòng)，兩份計(jì)算表要保留完整； 房改售房全部資料應(yīng)分類排序，如測(cè)算表、協(xié)議書(shū)、會(huì)計(jì)資料主要有會(huì)計(jì)憑證和賬簿及專用票據(jù)，裝訂后單獨(dú)裝檔案盒。房改售房資金已按財(cái)務(wù)制度要求并到單位的統(tǒng)一賬戶內(nèi)，引起該項(xiàng)資金變動(dòng)會(huì)計(jì)資料歸入日常會(huì)計(jì)憑證業(yè)務(wù)中；基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)資料應(yīng)單獨(dú)裝訂裝檔案盒。經(jīng)辦基建賬財(cái)務(wù)人員將會(huì)計(jì)資料整理完整后，分類裝訂存放在檔案盒中，注明資料名稱，頁(yè)數(shù)，交給負(fù)責(zé)整理會(huì)計(jì)檔案的人員，單獨(dú)填寫《會(huì)計(jì)檔案登記表》，與會(huì)計(jì)檔案一起保存。月報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、決算表等其他常規(guī)報(bào)表。年終需要將各月會(huì)計(jì)報(bào)表按順序裝訂在一起，按序標(biāo)明頁(yè)碼。會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)報(bào)告、年度決算報(bào)表分別要單獨(dú)存放，按年排序放置于檔案盒內(nèi)；日?qǐng)?bào)表。日常業(yè)務(wù)中有大量的采購(gòu)入庫(kù)，頻次數(shù)量品種較多，依據(jù)日?qǐng)?bào)表匯總制作記賬憑證，所以也要按日排序按月裝訂另存保管；單位職工銀行卡信息表。職工使用統(tǒng)一辦理的銀行卡，領(lǐng)卡簽字表要在會(huì)計(jì)檔案中保存。

會(huì)計(jì)裝訂人員即使檢查出差錯(cuò)，可以肯定仍有未發(fā)現(xiàn)的，要根本解決這類問(wèn)題需要嚴(yán)格的制單、復(fù)核和稽核崗位。建議整理會(huì)計(jì)檔案的人員準(zhǔn)備一個(gè)專用筆記本，把日常的整理工作進(jìn)行提綱式記錄，摘錄重要事項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題重點(diǎn)記，問(wèn)題解決做補(bǔ)記。

（二）會(huì)計(jì)人員保證檔案整潔性，對(duì)歸檔會(huì)計(jì)資料裝訂前的必要整理

1. 會(huì)計(jì)人員配合協(xié)作：日常財(cái)務(wù)工作各崗位形成的資料都是會(huì)計(jì)檔案的重要內(nèi)容，經(jīng)管人員是會(huì)計(jì)資料的第一責(zé)任人，把經(jīng)手的資料整理完整，如果零亂地交接就很容易混亂。比如收費(fèi)人員每用完一本票據(jù)就要排號(hào)填封皮，作廢票據(jù)做到正確處理，活頁(yè)票據(jù)要裝訂好；復(fù)核人員嚴(yán)密篩出差錯(cuò)，要求制單人員當(dāng)月正確更正；制單人員原始憑證初步整理粘貼整齊有序；裝訂人員及時(shí)收集歸整資料等等。日常工作中財(cái)務(wù)人員的一點(diǎn)一滴的整理基礎(chǔ)，才最終有利于會(huì)計(jì)檔案整體工作順利完成，體現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員相互配合協(xié)作的良好職業(yè)道德。

2. 必備內(nèi)容

打印科目匯總表，填寫憑證封皮、賬簿封皮、經(jīng)管人員一覽表、目錄，一本賬簿連續(xù)標(biāo)明頁(yè)碼等。作廢的記賬憑證，應(yīng)在科目匯總表中有標(biāo)注。

3. 幅面

將憑證中多余的空白部分用裁紙刀剪掉，與記賬憑證幅面相符，過(guò)大的幅面需要折回，在裝訂側(cè)不能折死角便于將來(lái)翻開(kāi)查看，平時(shí)內(nèi)部的自制憑證注意左側(cè)留足裝訂之處。如：工資表、考勤表、出入庫(kù)通知單等。對(duì)于過(guò)薄的原始憑證，其后要附一張空白憑證紙保護(hù)，在每?jī)?cè)憑證的最后原始憑證后最好附一張空白憑證。有撕裂的原始憑證需要背面粘貼。對(duì)內(nèi)容較少的原始憑證，以空白憑證幅面作為參考標(biāo)準(zhǔn)，要求統(tǒng)一。 幅面較小的原始憑證，要注意放在其記賬憑證的最前面并粘貼在一張空白憑證上，粘貼位置要一致。

4. 清潔

折回時(shí)大量相同幅面的同類原始憑證不能一起折，必須每一張地折且要均勻。對(duì)于空白處有污染的憑證，如油污等不能直接裝訂，要單獨(dú)上下各放壓一張干凈紙，反復(fù)幾次更換后把油污去掉。憑證上粘有無(wú)關(guān)的它物的要揭起拿掉，不能帶釘書(shū)釘回形針大頭針線繩等裝訂。

5. 裝訂厚度均勻

盡量保留適當(dāng)?shù)难b訂厚度和均勻平整，如，差費(fèi)報(bào)銷單、過(guò)路過(guò)橋費(fèi)等所附原始單據(jù)較多時(shí)，該冊(cè)內(nèi)裝訂的憑證不要過(guò)多。在出納人員報(bào)銷時(shí)要求報(bào)銷人員要粘貼牢固均勻，不要粘貼過(guò)厚。

6. 相關(guān)人員簽字完整

憑證、封皮相關(guān)人員簽字完整。 若有漏裝訂的憑證，則所在冊(cè)憑證封皮上必須注明“含x月x號(hào)憑證”字樣，同時(shí)在發(fā)生冊(cè)注明“x號(hào)憑證裝訂在 x月 x號(hào)憑證之后”，使用雙向標(biāo)記方式標(biāo)注。

（三）會(huì)計(jì)人員保證檔案裝訂的牢固性，不松動(dòng)，要安全使用裝訂機(jī)

裝訂附封皮，封皮填完整，裝訂用線繩，橫豎都過(guò)線，頁(yè)數(shù)很重要，缺少就不是檔案了。賬薄不能有空頁(yè)，打印賬薄時(shí)偶爾夾帶的空頁(yè)要注明“此頁(yè)空白”劃對(duì)角線以示無(wú)效，裝訂處加蓋公章，裝訂好的資料必須入檔案盒保存。裝訂人員要注意使用裝訂機(jī)的安全，注意鉆頭松動(dòng)，接電插線板的長(zhǎng)度，以防拖拌。裝訂時(shí)有一些紙末兒，建議在裝訂機(jī)下墊一份報(bào)紙，在墻角放一份報(bào)紙，紙末兒磕在這張報(bào)紙上，不裝時(shí)把兩處報(bào)紙上的末兒聚攏疊成一個(gè)紙包，拔下電源后裝訂機(jī)放置在安全之處。裝訂中有些紙張硬盒等邊緣很鋒利，容易傷到裝訂人員的手部，經(jīng)常有劃傷出血，要多加小心。

（四）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門移交單位檔案管理部門制度

當(dāng)年形成會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后在財(cái)務(wù)部門留存一年，期間要上鎖，鑰匙專人保管。財(cái)務(wù)人員查閱后及早放回原處。在財(cái)務(wù)部門保存期滿應(yīng)交單位的檔案管理部門保管。財(cái)務(wù)人員填寫《會(huì)計(jì)檔案登記表》，此表財(cái)務(wù)和檔案部門各留一份。 以檔案盒為單位仔細(xì)登記，表頭主要內(nèi)容有柜號(hào)、案卷號(hào)、目錄號(hào)、案卷內(nèi)容、期間、張數(shù)等內(nèi)容。切記一定填寫柜號(hào)，因?yàn)樾璨殚啎r(shí)財(cái)務(wù)人員首先查看留存的此表，鑰匙的編號(hào)與鐵柜號(hào)一致，鐵柜號(hào)標(biāo)簽可以更新但一定不要變更數(shù)字。檔案室門、鐵柜鑰匙由檔案管理部門保管，財(cái)務(wù)人員切忌保管這兩把鑰匙。

《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》是由財(cái)務(wù)部門移交檔案部門時(shí)雙方的交接表，主要內(nèi)容有年度、檔案內(nèi)容、冊(cè)數(shù)、張數(shù)、財(cái)務(wù)部門移交簽字、檔案部門接收簽字、交接日期等內(nèi)容。此表財(cái)務(wù)和檔案部門各留一份，可以按移交內(nèi)容分大類填寫。一般單位檔案室大多使用五節(jié)鐵皮柜裝會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)人員在入檔時(shí)最好把存根類和日?qǐng)?bào)類放置在最底層，賬簿類放在第一層，報(bào)表類和工資表及計(jì)算表等放在第二層，第三、四層放置一個(gè)年度的會(huì)計(jì)憑證，每層放半年。檔案管理人員要認(rèn)真察對(duì)清點(diǎn)檔案登記的各類數(shù)量。

（五）檔案人員加強(qiáng)保護(hù)檔案的意識(shí)，各類檔案信息集中管理，嚴(yán)肅查閱登記制度

單位檔案部門對(duì)檔案信息全盤掌握，跟蹤服務(wù)，保護(hù)檔案的安全。各類檔案是代表單位的某方面的真實(shí)記載，不能僅停留在內(nèi)部各部門管理的水平高度，必須加強(qiáng)檔案信息集中統(tǒng)一管理，配備檔案專業(yè)技術(shù)人員，保證單位各類檔案信息的完整和安全，提高檔案信息的利用效率，科學(xué)管理檔案。為與上級(jí)檔案部門及當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門交接銷毀單位檔案后續(xù)工作做好扎實(shí)基礎(chǔ)。移交檔案部門后需查閱時(shí)，必須登記《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》，外部相關(guān)單位查閱必須憑據(jù)證明，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意后登記《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》，檔案部門與財(cái)務(wù)人員聯(lián)系，找到相關(guān)檔案提供給對(duì)方當(dāng)場(chǎng)查看，不能帶離本單位。對(duì)方提供的證明由檔案部門保存好。嚴(yán)禁未登記查閱檔案的違規(guī)操作。

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（作者單位：張家口市中心血站）