[摘要]人事檔案作為人才使用和管理的重要依據(jù)，而且在人力資源開發(fā)、預(yù)測(cè)及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，對(duì)人事檔案管理工作給予了充好重視，這對(duì)人力資源管理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并進(jìn)一步對(duì)提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略進(jìn)行了具體闡述。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源管理；作用；特點(diǎn)；策略

人事檔案作為我國(guó)人事管理制度中的重要特色，其通過對(duì)個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等信息進(jìn)行真實(shí)記錄，為個(gè)人工作關(guān)系調(diào)動(dòng)、工齡計(jì)算等提供必要的參考依據(jù)，特別是在當(dāng)前一些企事業(yè)單位中，人事檔案更發(fā)揮著非常重要的作用。

一、人事檔案的特點(diǎn)

（一）全面性。人事檔案是對(duì)員工個(gè)人履歷、政治面貌、考評(píng)等相關(guān)信息進(jìn)行真實(shí)的記錄，對(duì)員工的個(gè)人成長(zhǎng)和思想發(fā)展等進(jìn)行全面記錄，通過員人人事檔案，可能對(duì)一個(gè)員工有一個(gè)全面的了解。（二）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案作為人事資源管理工作的重要依據(jù)，通過人事檔案，人事部門可以正確的使用人才，并制定與人才相適應(yīng)的薪酬體系。（三）真實(shí)性。人事檔案最為重要的一點(diǎn)即是真實(shí)性，由于人事檔案整體內(nèi)容上具有較好的真實(shí)性和完整性，所以可以為用人部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（四）流動(dòng)性。人事檔案管理工作需要與員工的人事管理工作具有統(tǒng)一性，由于當(dāng)前員工流動(dòng)性較大，所以在員工調(diào)動(dòng)過程中，需要進(jìn)行人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)，使員工與人事檔案保持一致性。（五）機(jī)密性。人事檔案內(nèi)容中包含著個(gè)人的的諸多信息，所以其具有機(jī)密性的特點(diǎn)，在任何情況下，任何人都不能對(duì)人事檔案材料進(jìn)行私自泄露和保存。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息

企業(yè)在發(fā)展過程中，需要充分的挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在各自崗位上能夠發(fā)揮最大的效能。這就需要人力資源管理部門需要通過員工人事檔案對(duì)員工進(jìn)行全面的了解，通過人員檔案內(nèi)容中對(duì)員工的全部歷史和工作經(jīng)歷的記錄，企業(yè)以此作為選人和用人的關(guān)鍵。通過人事檔案，人力資源管理部門可以全面的對(duì)員工的詳細(xì)情況進(jìn)行了解，根據(jù)其各自所長(zhǎng)來安排適當(dāng)?shù)膷徫唬@對(duì)于更好的發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。

（二）為人力資源管理提供重要的依據(jù)

在企業(yè)人力資源管理工作中，通過人事檔案可以為企業(yè)人力資源管理工作提供重要的依據(jù)?？?jī)效考核作為人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，與員工的晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、薪金等都具有十分密切的關(guān)系。在績(jī)效考核工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據(jù)，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，來對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)和能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并做出科學(xué)、合理的決策。

（三）優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是能通過將人與物有效的搭配，從而更好的發(fā)揮人潛力，提高工作效率。由于人力資源處于不斷的變化狀態(tài)下，人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，所以可以通過人事檔案來實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，對(duì)人力資源的需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，在促進(jìn)人力資源合理流動(dòng)的基礎(chǔ)上，也能夠?qū)αY源配置進(jìn)一步進(jìn)行優(yōu)化。

三、提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略

（一）充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

在人力資源管理工作中，人事檔案的信息和數(shù)據(jù)作為人力資源管理的重要依據(jù)。人力資源管理部門可以利用人事檔案來對(duì)人才成長(zhǎng)規(guī)律和工作經(jīng)歷等信息進(jìn)行全面了解，加快對(duì)人才資源的開發(fā)，提高人力資源管理的科學(xué)水平。所以可以在傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行完善，將能夠反映個(gè)人個(gè)性化的一些信息和材料補(bǔ)充到人事檔案中來，這不僅能夠通過人事檔案更全員的對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行了解，而且也會(huì)為人力資源管理工作提供有效的助力。

（二）增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。傳統(tǒng)的個(gè)人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

（三）加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性

人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把薪產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的肘效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

（四）提高人事檔案現(xiàn)代化管理的水平

當(dāng)今社會(huì)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已占據(jù)了主導(dǎo)地位，如何快捷方便地找到所需人才的信息，成為人力資源管理的關(guān)鍵問題。傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這種需求了。這就要求改革人事檔案的管理方式，大力推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。變由紙質(zhì)管理為信息化管理，企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。加快人事檔案信息在全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的步伐，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的聯(lián)網(wǎng)查詢，以此來消除由于時(shí)間和空間等問題帶來的障礙，做到人事檔案資源的社會(huì)共享，使人力資源管理部門足不出戶便能方便快捷的查詢到想要了解的個(gè)人的全部信息，不僅節(jié)省了時(shí)間，而且也提高了工作效率。

（五）提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)

人事檔案管理水平的高低與檔案管理人員自身的素質(zhì)具有非常密切的關(guān)系，為了確保人事檔案管理工作的規(guī)范化，則需要努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，做好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作。同時(shí)檔案管理人員也需要加快自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和管理方法，將人事檔案的作用更好的體現(xiàn)出來。同時(shí)還要加強(qiáng)人事檔案相關(guān)政策及執(zhí)行情況的宣傳力度，努力提高全社會(huì)檔案意識(shí)，為檔案工作的發(fā)展打造一個(gè)良好的氛圍。

四、結(jié)束語

人事檔案是檔案管理工作中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。近年來，隨著人事檔案管理機(jī)制的不斷創(chuàng)新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用得以更好的體現(xiàn)出來，不僅為人才管理和使用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展也奠定了良好的基礎(chǔ)。

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