張艷麗

（江蘇鐵電交通科技集團有限公司，江蘇 南京 211106）

關于項目實施中的變更管理

張艷麗

（江蘇鐵電交通科技集團有限公司，江蘇 南京 211106）

幾乎在所有IT項目里我們都會隨時面對項目生命周期中的變動，這是客觀的，無法回避的。變更管理是項目管理全過程中重要的一個方面。本文主要以本人在與某企業(yè)的巡視系統(tǒng)的項目為例，論述IT信息化項目變更管理的管理過程及其重要性。

變更管理；過程；實施；重要性

1 什么是項目實施中的變更管理鑰

（1）變更管理，是許多大中型項目過程中重要的一個內容。

有經驗的項目經理都知道，伴隨著合同的各種因素的演變及實施進度中不斷涌現(xiàn)的問題，我們總是需要不斷的調整我們的實施過程和內容。信息化系統(tǒng)非常典型，就是一個有長遠目標的且在變化的環(huán)境中生存的有限任務，其間要涉及到項目經理、項目組成員、客戶、承包商等所有的項目相關的利益者。

往往在雙方的系統(tǒng)合同中，已經把所需考慮設備清單和報價全部完成，但是在工程進展當中，發(fā)現(xiàn)例如:要讓某設備達到最大集成的效果，必須對原有的設計稍加更改，利用新的技術，增加數(shù)臺程控交換機，這樣可以更大的滿足客戶的實際需求，但同時這樣的更改也會導致公司的運作成本，這樣也就必然導致了項目的變更。

但是，我們知道IT信息化全項目生命周期的變理管理，既不能刻意地以減少項目變更次數(shù)為目標進行項目變理管理，更不能隨意地實施變更管理，如果這樣，勢必會造成項目范圍、成本無限制地擴大，進度延期，項目情況惡化，最終導致“爛尾”項目。因此在IT信息化項目的全生命周期的全部過程中對變更進行認知、評價和決策，并針對相關項目的管理流程的每一個具體環(huán)節(jié)確認變更的發(fā)生或將要發(fā)生的趨勢，實施變更操作。例如，設計師通過與項目經理協(xié)商，決定讓物資部門采購原先合同中并沒有的交換設備。那么IT信息化項目變更管理流程變更管理的流程就包括變更識別、變更請求、變更執(zhí)行、變更反饋。變更管理的范圍是IT信息化項目全項目生命周期的全部過程，變更管理的級別是根據變化的復雜程序分簡單變更管理和復雜變更管理。僅僅是增加設備應該算是簡單變更管理，因為該項目發(fā)生變化的因素比較單純，容易認知、甄別、決策。

所以，客戶對項目需求的認識變化，會導致項目范圍的變更管理。IT信息化項目生存的環(huán)境日新月異，新技術發(fā)展突飛猛進，世界經濟擴張迅速，各種系統(tǒng)之間的相互依賴性越來越強。因此，作為一名信息化項目的項目經理，必須面對不斷變化的項目輸入條件，視項目變化為積極因素，即使準確的實施項目變更管理，促使IT信息化項目向積極的、協(xié)作的而非破壞性的方向發(fā)展。那么這些項目變化的條件也就可以被視為一次具有戰(zhàn)略意義的機遇。

（2）對于合同中原有的設備，進行增減時，項目管理層必須啟動項目變更程序，而不論變更是大是小。我們可以總結一下，IT信息化項目發(fā)生的迅速變化包括:

客戶方面對項目需求的認知變化，導致項目范圍的變更管理。IT信息化項目的客戶對項目需求的認知變化有時候非常頻繁，隨著項目的進行，他們會不斷提出新的項目需求，這主要由于他們對自身知識領域的認識也是一個不斷深入、全面的條理化的過程。對于新的項目需求的變更要慎重。項目變更終止制度是IT信息化項目變更管理的一個重要方法。正確地終止一個項目，能夠減少業(yè)主及相關利益者的投資的損失，釋放項目占用的各種資源（人力、硬件、網絡、軟件等），有效地杜絕“爛尾”項目。

客戶人員定位項目經理增加了設備后，由于沒有及時和公司上層領導及有關部門溝通，財務部門發(fā)現(xiàn)，合同中的設備與實際設備有出入，于是責令項目經理做出解釋，因為這樣的變更容易導致項目費用變更。

從案例我們可以看出，由于技術或系統(tǒng)發(fā)展的相互依賴性，在IT信息化項目系統(tǒng)設計的階段，一方面對技術的選用要有前瞻性和務實性，另一方面，對由于主流技術變化導致的變更要盡早識別，果斷決策變更的發(fā)生與不發(fā)生。如果確認變更發(fā)生，那么一定要盡快執(zhí)行變更計劃，包括費用變更、進度變更，甚至計劃變更、質量變更，減少投資損失。

客觀的不可抗拒力導致的IT信息化項目發(fā)生變化，如果貨物運輸造成的產品設備到安裝現(xiàn)場時發(fā)生損壞，不能按時為客戶安裝，而事先的安裝工作計劃沒有考慮到這種變化情況，項目經理則必須及時安排備件運貨或者派工程師到現(xiàn)場維修損壞的設備，這也是變更管理。增加人員、差旅、更換受損零件等都要增加項目額外費用，涉及項目費用變更管理，項目進度變更管理。

通過這個情況，我們知道，IT信息化項目變更管理的內容包括認知IT信息化項目發(fā)生的變化，識別并確認變更的發(fā)生或不發(fā)生或將要發(fā)生，制定各分項詳細的變更計劃，向所有利益相關者發(fā)布變更通知，有效溝通變更執(zhí)行情況，制定變更終止制度，提交變更共享知識報告等。

2 IT信息化項目變更管理的過程包括什么鑰

通常的IT信息化項目變更管理的過程分為:項目變更識別、項目變更請求、受理項目變更、項目變更受理、變更結果報告、各項具體的變更計劃編寫、變更通知報告、執(zhí)行具體的變更計劃、變更計劃執(zhí)行反饋報告。

綜上所述，我們做為項目管理者，在以后的項目變更管理必須按如下的程序去做:

公司在對同中已定的設備需要增減這個問題中要求項目經理首先按變更的程序對該項目進行變更識別和變更請求的工作、然后公司相關管理層受理項目變更并發(fā)變更通知報告、讓相關部門執(zhí)行具體的變更計劃。

第一步:項目變更識別

第二步:項目變更請求

第三步:受理變更請求

第四步:執(zhí)行項目變更計劃

第五步:變更情況反饋

第六步:變更知識共享報告

第七步:變更終止制度

第八步:變更管理框架協(xié)議

3 溝通是連接項目管理者和上司之間的紐帶

一個充分的溝通，可以優(yōu)化項目管理的全過程。要明白，有很多不是人為所能控制的因素對項目的影響往往又是不可忽視的。項目經理與高級管理層良好的溝通，取得高級管理層的參與支持是關系項目變更理成敗的關鍵。項目經理良好而又及時地與項目組成員組成員以及所有利益相關者溝通告知新的狀態(tài)能夠消除變更導致的負面影響。