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（身份證號(hào)：130984198804050612）

對(duì)建筑工程合同管理難點(diǎn)和注意事項(xiàng)的淺析

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（身份證號(hào)：130984198804050612）

本文從建筑合同管理工作的實(shí)際出發(fā)，結(jié)合作者十幾年的合同管理工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)建筑建筑合同管理的改進(jìn)提出一些看法，希望對(duì)下一步的工作有所裨益。

建筑；合同；要求；實(shí)施要點(diǎn)

1 建筑工程合同管理的原則

（1）為合同檔案管理營(yíng)造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

（2）為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

（3）各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來(lái)進(jìn)行合同的保管的行為。

2 建筑工程合同有效管理的注意事項(xiàng)

（1）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對(duì)母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個(gè)項(xiàng)目上的合同文件能夠完整的收集起來(lái)，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過責(zé)任分解和獎(jiǎng)懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（2）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始，就應(yīng)按照國(guó)家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與合同跟蹤管理同步。

（3）加強(qiáng)對(duì)工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。

（4）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動(dòng)合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國(guó)家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識(shí)深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（5）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。

（6）及時(shí)做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)合同的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效合同信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長(zhǎng)期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個(gè)合同的撰寫規(guī)范和要點(diǎn)，同時(shí)對(duì)工程各個(gè)環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識(shí)和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸下降，合同管理工作的開展也會(huì)更加簡(jiǎn)便、高效。

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1673-0038（2015）33-0179-01

2015-7-16