徐 震

信息管理在醫(yī)院綜合檔案管理中的重要性

徐 震①

文章從目前醫(yī)院綜合性檔案管理的現(xiàn)狀入手，提出了信息管理在醫(yī)院綜合性檔案管理運用中的重要意義，最后對于建立一整套完善的信息化檔案管理系統(tǒng)提出了幾點建議。

信息化 醫(yī)院 綜合性檔案 重要性

近年來，國家對衛(wèi)生信息化建設(shè)非常重視。醫(yī)院檔案信息管理如何滿足醫(yī)院乃至社會各方面對醫(yī)院檔案信息利用的需求？如何根據(jù)醫(yī)院檔案形成規(guī)律和特點，建立實用共享的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)？這是我國各級各類醫(yī)院檔案管理部門目前普遍關(guān)注但又尚未解決的新課題。

1 醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善的檔案管理體系 目前，我國大部分醫(yī)院的綜合檔案管理制度相對不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應(yīng)該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學(xué)性、完整性，容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的滯后和混亂。

1.2 檔案管理工作不被重視 不少醫(yī)院的綜合性檔案管理問題不受領(lǐng)導(dǎo)重視，是因為有些醫(yī)院管理者認為綜合檔案管理不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項目。缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規(guī)范[1]。

1.3 檔案管理信息化水平不高 工作效率低下 信息技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用率還是比較低的，由于缺乏技術(shù)支持，致使不少珍貴資料難以保存下來[2]。因為資金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，直接后果就是使用者無法在短時間之內(nèi)迅速檢索到所需的資料。

2 使用信息化管理醫(yī)院綜合性檔案的重要性

2.1 檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要資源 檔案是醫(yī)院工作的重要資源，對醫(yī)院今后的發(fā)展和建設(shè)具有重要的指導(dǎo)意義。建立一套科學(xué)有體系的綜合檔案管理系統(tǒng)是提高整個醫(yī)院管理水平的基石。

2.2 信息化是時代發(fā)展的必然趨勢 伴隨著計算機技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，不少行業(yè)為了提高工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益，紛紛引進了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發(fā)利用醫(yī)院的檔案資源，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，建立屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫。

2.3 方便醫(yī)院職工及時獲取相關(guān)資訊 不僅僅是醫(yī)務(wù)工作人員，在醫(yī)院工作的每一名職工可以通過便捷的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺，及時獲取各部門發(fā)布的通知、公告，可以加強職工對醫(yī)院的認知感。同時也可以為醫(yī)院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。

3 建立健全醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)

3.1 整合信息資源 完善信息系統(tǒng) 檔案信息資源整合不是簡單的數(shù)據(jù)庫集合，而是對獨立的檔案信息資源系統(tǒng)中的功能結(jié)構(gòu)進行類聚和重組，形成一個新的檔案信息資源體系，最終建立一個效率更高的系統(tǒng)模塊。目前，國際領(lǐng)先的技術(shù)結(jié)構(gòu)是采用 B/S 結(jié)構(gòu)(即 Browser/Server——瀏覽器/服務(wù)器)，網(wǎng)絡(luò)辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用 Internet 的超文本、多媒體傳輸技術(shù)，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網(wǎng)上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便等優(yōu)點。

3.2 合理設(shè)置綜合性檔案信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊 醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)最重要的是模塊設(shè)置，大多數(shù)醫(yī)院的信息系統(tǒng)包括：醫(yī)療文書檔案、科研教學(xué)資料、醫(yī)療設(shè)備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對于模塊內(nèi)容的歸檔存在一定的難度，因為各部門職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運用計算機對各類文書檔案進行歸檔的時候，必須由專職人員嚴格按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準進行分類輸入，確保信息系統(tǒng)的準確性、實用性[3]。

3.3 加大資金投入 配備基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備 醫(yī)院要真正實現(xiàn)綜合性檔案的開發(fā)利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備，以醫(yī)院局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)傳遞運輸技術(shù)、通訊技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與上傳技術(shù)等輔助手段，為醫(yī)院綜合性檔案信息化管理提供保障。

檔案信息化建設(shè)勢在必行，為開創(chuàng)檔案管理工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。以往對檔案管理所采取的傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)下快速發(fā)展的社會需求，并且正在逐步被先進的應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩(wěn)步提升，醫(yī)院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統(tǒng)正逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化的時代。

1 陳文德.醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].產(chǎn)業(yè)觀察,2015，(8)：171.

2 朱方華，宮潔麗，王建軍，等.利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進行管理[J].河北醫(yī)藥,2013，(3)：773-774.

3 古玲，苑志勇.基于B/S結(jié)構(gòu)的檔案信息管理系統(tǒng)研究[J].華中科技大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版)，2005，33(1)：50-51.

·本文編校 曹家和·

2015-07-03；

2015-08-31)

①南京市婦幼保健院 南京市 210004