孫藝梅

淺談醫(yī)院門診票據(jù)管理的風(fēng)險與防范

孫藝梅①

文章針對如何加強門診票據(jù)管理，對票據(jù)使用過程中經(jīng)常發(fā)生的風(fēng)險點，提出了防范與控制措施。

門診收費 票據(jù)管理 風(fēng)險點 控制

醫(yī)院門診收費及票據(jù)管理是醫(yī)院經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，也是財務(wù)管理的重要組成部分。為強化醫(yī)院財務(wù)管理，防范經(jīng)濟漏洞和資金安全隱患，筆者結(jié)合工作實際，探討醫(yī)院門診收費票據(jù)管理的風(fēng)險點和防范與控制措施。

1 門診收費票據(jù)管理的風(fēng)險點

1.1 制度不完善 監(jiān)管不到位 門診掛號收費處為收費及票據(jù)管理的重要部門，若醫(yī)院不能有效監(jiān)管，很容易發(fā)生經(jīng)濟漏洞與安全隱患，嚴重時，會造成重大經(jīng)濟損失。如：(1)由于醫(yī)院診療能力發(fā)展迅速，票據(jù)管理跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，導(dǎo)致職責(zé)分工不明確，流程過于簡化，監(jiān)管不到位；(2)對票據(jù)管理流程重要性認識不到位，財務(wù)管理制度中有關(guān)票據(jù)管理相關(guān)規(guī)定未能認真執(zhí)行，安全意識懈??；(3)管理手段落后，部分環(huán)節(jié)存在潛在管理漏洞，票據(jù)核銷人員發(fā)現(xiàn)問題，礙于情面不好意思得罪同事，不嚴格執(zhí)行管理制度，將大事化小、小事化了。

1.2 門診收費人員職業(yè)道德素養(yǎng)不高 (1)新招聘人員多。門診收費人員大部分為近幾年新招聘人員，盡管學(xué)歷層次較前有所提高，但均屬于編外合同性質(zhì)，部分人員缺乏相關(guān)法律規(guī)范和遵紀守法教育，工作不嚴謹，法制意識淡薄，給門診收費管理和票據(jù)管理埋下風(fēng)險隱患。(2)職業(yè)素養(yǎng)較低。有少數(shù)年輕人缺少正確的人生觀、價值觀和世界觀，表現(xiàn)為工作不刻苦，對病人詢問沒有足夠的耐心，被投訴常有發(fā)生，不能嚴格執(zhí)行票據(jù)管理的規(guī)章制度；極少數(shù)人員在工作中存在私吞收費收入的違法違規(guī)行為，把病人遺落在柜臺的發(fā)票做退票處理，退款退入自己的腰包。

1.3 門診收費人員業(yè)務(wù)能力不強 收費員大部分是會計專業(yè)畢業(yè)，雖經(jīng)過專門的知識培訓(xùn)，實際工作能力不強，主動服務(wù)意識不高，不注重自身業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和提高，關(guān)注醫(yī)院的發(fā)展不夠。

1.4 票據(jù)管理及使用人員風(fēng)險防范意識不強 很多醫(yī)院的財務(wù)人員、工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)都以為票據(jù)只是一張收、付款憑證，沒有實際用途。工作責(zé)任心不強，票據(jù)亂放，下班不妥善保管票據(jù)，使用不嚴謹，導(dǎo)致發(fā)生不明原因票據(jù)缺少、非正常退票等現(xiàn)象。

1.5 醫(yī)院信息系統(tǒng)存在管理漏洞 1所大型綜合性三級醫(yī)院，日門診量2 000人以上，醫(yī)院的收費系統(tǒng)與HIS、醫(yī)生工作站、藥房、各檢查部門相關(guān)聯(lián)，所以增加了各種收入核算與管理的難度，數(shù)據(jù)取得的渠道與時間不一致，如果信息系統(tǒng)設(shè)計不完善，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)差異；信息科修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)也缺少相關(guān)管理部門的制度約束和審核，存在管理漏洞。

2 控制門診收費票據(jù)管理風(fēng)險點的措施

2.1 完善制度 明確職責(zé) 健全監(jiān)督體系 首先，要建立完善相應(yīng)的規(guī)章制度，包括《門診收費人員工作制度》《門診收費崗位職責(zé)》《門診退費制度》等。其次，醫(yī)院要設(shè)置專職票據(jù)管理崗位，明確其職責(zé)，加強票據(jù)使用過程的監(jiān)督。第三，所有工作人員要嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度。特別要加強對退票和票據(jù)核銷的管理。

2.1.1 規(guī)范退票程序，嚴格作廢管理[1]。醫(yī)院門診會有許多退費現(xiàn)象，但由于原因眾多，情況復(fù)雜，因此必須嚴格管理，執(zhí)行下列規(guī)定。(1)HIS必須充分發(fā)揮優(yōu)勢，已就診的掛號、已取藥、檢查、治療等票據(jù)必須在發(fā)生上述行為時通過系統(tǒng)核對，如確實需要退票首先要經(jīng)過醫(yī)院相關(guān)職能部門解鎖開通，才可以辦理退票手續(xù)。(2)退票時必須提供完整的發(fā)票及核對聯(lián)，發(fā)票上必須有病人簽字確認。(3)如是收費員錯誤引起的退票，當(dāng)事人須在發(fā)票上注明原因，并登記新發(fā)票的號碼；如是其他原因且有其他申請單的，退票時還需提供該申請單，退票后劃掉申請單上的收費章[2]。(4)在有效期外的退票經(jīng)服務(wù)臺操作，并附上門診醫(yī)生所開單據(jù)，門診醫(yī)生簽字，門診部主任簽字。(5)收費處負責(zé)人每天審核當(dāng)天所發(fā)生的每一筆退費，歸納整理退票單據(jù)，與“門診退費票據(jù)統(tǒng)計表”一同上繳財務(wù)科。

2.1.2 票據(jù)核銷管理。收費處負責(zé)人每天整理收費票據(jù)存根聯(lián)，按使用人員、日期分類；及時上繳財務(wù)科，票據(jù)管理員負責(zé)對票據(jù)實行專門的日常管理，確保醫(yī)院內(nèi)部對發(fā)票保管、分發(fā)領(lǐng)用、票據(jù)號碼聯(lián)機的及時性、準確性，以及發(fā)票使用后及時歸檔核銷。

2.2 加強素質(zhì)教育 提高會計人員職業(yè)道德 收費員是醫(yī)院票據(jù)使用的主體，使用有能力、素質(zhì)高、遵紀守法的收費員是防止違規(guī)行為發(fā)生的前提，也是收費票據(jù)正確使用的根本。一般單位對會計從業(yè)人員職業(yè)道德教育不夠重視，認為這是學(xué)校和培訓(xùn)機構(gòu)的事。筆者認為，結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點、個人工作崗位特點和風(fēng)險，有針對性地加強職業(yè)道德教育和法律法規(guī)教育，嚴格規(guī)范操作，防止技術(shù)性錯誤的發(fā)生，培養(yǎng)會計人員依法從業(yè)、精益求精的工作作風(fēng)。

2.3 加強收費人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn) 醫(yī)院收費員不同于一般單位的收費員，不僅需要具備會計基本知識，還需掌握計算機操作規(guī)程，更需要知曉基本的醫(yī)學(xué)知識，必須是一支高素質(zhì)的收費人員隊伍。因此，對收費員的業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)要注意：(1)對新入行的同志采取師傅帶教，熟悉收費代碼、藥品名稱、醫(yī)療服務(wù)項目及文明用語；對工作1年以上的同志，經(jīng)常進行技術(shù)比武，評選優(yōu)秀標兵，讓做得好的同志傳授經(jīng)驗。(2)每年集中參加會計繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新的會計理念和內(nèi)部控制制度。(3)定期邀請老師為收費員開展優(yōu)化服務(wù)、提升服務(wù)，更好地為病員服務(wù)等服務(wù)理念培訓(xùn)。

2.4 強化收費人員風(fēng)險意識 建立安全管理考核機制 在票據(jù)管理中，要讓收費員明白票據(jù)與現(xiàn)金

同等重要，重點做好下列工作[3]：(1)收費人員清楚資金的歸屬，杜絕私存現(xiàn)金。(2)加強退費過程的管控，督促收費人員相互制約。(3)在票據(jù)保管和使用的過程中，不得隨意亂放，收費票據(jù)保管要設(shè)有專用倉庫(櫥柜)，分發(fā)后各人也必須放入安全防盜的櫥柜內(nèi)，櫥柜必須保持清潔干燥，防止潮濕霉變。(4)收費處負責(zé)人每天巡視檢查，財務(wù)科不定期抽查。發(fā)現(xiàn)問題及時上報，涉及犯罪，絕不姑息。(5)將票據(jù)安全管理作為績效考核標準之一。

2.5 完善信息系統(tǒng) 加強收費票據(jù)的管理 為防止信息漏洞，對收費票據(jù)管理應(yīng)及時提出新的要求[4]。在信息系統(tǒng)中建立稽核平臺，完善內(nèi)部稽核制度。(1)在票據(jù)使用初始時就由財務(wù)科票據(jù)管理會計逐一登記，統(tǒng)一在HIS錄入每個收費人員的票據(jù)張數(shù)、票據(jù)號碼。(2)門診每位操作員使用的票據(jù)號碼必須與HIS中的號碼保持一致。避免手工管理時收費員之間存在相互借用票據(jù)、錯用票據(jù)情況，票據(jù)核銷不及時，專管員不能實時了解票據(jù)使用等現(xiàn)象。(3)門診收費負責(zé)人每天檢查當(dāng)天所有票據(jù)存根，是否有跳號、空號，以及票據(jù)與HIS錯號、重復(fù)的現(xiàn)象。通過信息化稽核平臺管理，既提高票據(jù)管理質(zhì)量，堵塞財務(wù)漏洞，又實時監(jiān)督每位收費員票據(jù)使用情況，確保票據(jù)的正確使用和資金的安全。

1 魏育萍.淺談醫(yī)院門診收費財務(wù)風(fēng)險與管理[J].科技風(fēng)，2011，(10)：262.

2 彭倩，醫(yī)院門診收費財務(wù)工作管理探討[J].財務(wù)通訊，2010，(5)：159.

3 陳少波，王定奎，高海珍.試論新形勢下如何提高醫(yī)院門診部收費處人員的整體素質(zhì)[J].經(jīng)濟師，2013，(12)：156-158.

4 朱優(yōu)紅，李培，王映暉，等.信息化環(huán)境下醫(yī)院門診收費接受內(nèi)部控制制度[J].內(nèi)部控制，2015，(1)：47-48.

·本文編校 李 敏·

2015-09-08)

①南通市中醫(yī)院財務(wù)科 南通市 226001