吳笑非++吳禮戶

一、外購物資管理制度設(shè)計(jì)依據(jù)

（一）采購內(nèi)部控制要求

根據(jù)2008年6月28日，我國財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本控制規(guī)范》，其中規(guī)定了采購業(yè)務(wù)和存貨管理的內(nèi)部控制要求。企業(yè)在設(shè)計(jì)物資管理制度時(shí)，應(yīng)結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，落實(shí)采購業(yè)務(wù)和存貨管理內(nèi)部控制要求[1]。

（二）采購與供應(yīng)鏈管理要求

從供應(yīng)鏈管理角度出發(fā)，在設(shè)計(jì)物資管理制度時(shí)，物資管理制度應(yīng)與企業(yè)的銷售、生產(chǎn)管理有機(jī)銜接，采購的品種、數(shù)量、質(zhì)量及時(shí)機(jī)應(yīng)與滿足供應(yīng)鏈節(jié)拍要求，不斷加強(qiáng)整個(gè)供應(yīng)鏈的靈敏性，做到快速響應(yīng)最終客戶需求，同時(shí)又能控制供應(yīng)過程中的庫存處于合理水平[2]。

供應(yīng)鏈?zhǔn)且粭l增值鏈，企業(yè)應(yīng)從總供應(yīng)鏈角度來考慮成本降低的機(jī)會(huì)。在設(shè)計(jì)物資管理制度時(shí)，以產(chǎn)品生命周期成本最低為目標(biāo)，將企業(yè)成本管理要求分解到供應(yīng)商管理、物料實(shí)際消耗、廢料回收利用以及產(chǎn)品質(zhì)量功能配置、目標(biāo)成本、物料標(biāo)準(zhǔn)化等方面

二、制度設(shè)計(jì)的原則、目標(biāo)、內(nèi)容組成

（一）制度設(shè)計(jì)原則

1、因地制宜原則

企業(yè)所處的外部環(huán)境，從事的行業(yè)及自身的發(fā)展階段、規(guī)模大小，決定沒有一種制度設(shè)計(jì)符合所有企業(yè)。每個(gè)企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身管理實(shí)際，設(shè)計(jì)一套適合企業(yè)發(fā)展的物資管理制度。比如不相容崗位分設(shè)，規(guī)模大的企業(yè)的采購申請(qǐng)、審批、執(zhí)行可以是三個(gè)獨(dú)立的部門分別負(fù)責(zé)，也可以是申請(qǐng)和審批一個(gè)部門負(fù)責(zé)，執(zhí)行是另一個(gè)部門負(fù)責(zé)；對(duì)于規(guī)模更小的企業(yè)，只需做到三個(gè)崗位分別負(fù)責(zé)即可。

2、成本效益原則

從成本角度看，控制措施越嚴(yán)密、控制點(diǎn)越多，需投入的控制成本比如人力成本、管理費(fèi)用、效率的降低等就越多。從效益原則出發(fā)，企業(yè)是以利潤最大化為目標(biāo)，物資管理需為企業(yè)的利潤目標(biāo)服務(wù)，及時(shí)供應(yīng)、降低成本、加快周轉(zhuǎn)、貢獻(xiàn)收益。兩相權(quán)衡，物資管理制度設(shè)計(jì)，力爭以最合理的成本投入取得最大的效益。避免控制點(diǎn)過大，內(nèi)部手續(xù)復(fù)雜，不能滿足市場(chǎng)快速變化的需要，同時(shí)避免制度漏洞，防止舞弊行為給企業(yè)造成損失。

（二）制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)

對(duì)于企業(yè)來說，采購是獲取外部資源的途徑，是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段。采購的質(zhì)量、成本、速度直接影響企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)、銷售以及最終利潤。物資管理制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)應(yīng)包括確保采購、入庫、保管、發(fā)放等物資管理行為規(guī)范，符合內(nèi)控及其它法律法規(guī)等相關(guān)要求；確保企業(yè)能及時(shí)獲取外部資源，避免斷供或積壓；確保物資質(zhì)量安全符合要求，價(jià)格合理，整個(gè)采購成本較低；確保物資管理在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)運(yùn)行通暢和高效，加快物資周轉(zhuǎn)，控制庫存水平；確保物資存貨帳、實(shí)相符，保管得當(dāng)。不同規(guī)模、不同類型的企業(yè)制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)排序可能不同，對(duì)于同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段，制度設(shè)計(jì)的目標(biāo)排序也會(huì)不同。企業(yè)需根據(jù)各自的實(shí)際情況做出決策。管理合規(guī)、透明，防止舞弊應(yīng)是制度設(shè)計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)。

（三）制度組成

物資管理制度由一組或一系列的制度組成。從制度的層次來說，可分為頂層制度和底層制度。頂層制度是從企業(yè)宏觀層面對(duì)物資管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)的分配，主要規(guī)定每個(gè)部門的定位和主要負(fù)責(zé)的職責(zé)以及部門之間的配合協(xié)調(diào)關(guān)系；底層制度則是對(duì)專門業(yè)務(wù)管理的流程性規(guī)定或程序性要求。在底層制度下還可設(shè)計(jì)更具操作性的作業(yè)文件或指導(dǎo)書。從控制角度來說，還可將物資管理制度分為業(yè)務(wù)執(zhí)行層面的制度和監(jiān)督考核制度、滿意度評(píng)價(jià)制度。通過監(jiān)督考核和滿意度評(píng)價(jià)，確保物資管理符合企業(yè)設(shè)定的目標(biāo)要求。

三、制度設(shè)計(jì)建議

（一）提升物資管理部門在組織結(jié)構(gòu)中的地位

企業(yè)應(yīng)提升物資管理部門在組織結(jié)構(gòu)中的地位。物資管理部門的匯報(bào)對(duì)象反應(yīng)了其在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位[3]。采購物資的總價(jià)值、行業(yè)類型及其它因素決定了高層管理者對(duì)物資管理部門的重視程度。采購與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系越來緊密。采購活動(dòng)要與企業(yè)戰(zhàn)略保持一致，將企業(yè)目標(biāo)轉(zhuǎn)換為量化的采購目標(biāo)。企業(yè)可以通過制度設(shè)計(jì)，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解到物資管理部門，通過目標(biāo)牽引和績效考核，促使物資管理圍繞企業(yè)戰(zhàn)略展開、為戰(zhàn)略實(shí)施提供資源支持，另一方面采購成本費(fèi)用的降低為企業(yè)創(chuàng)造了利潤來源。

（二）關(guān)注低值易耗品和大宗物資的采購控制

根據(jù)80/20原則，低值易耗品采購數(shù)量占據(jù)了采購物資的80%以上，實(shí)際采購金額卻較占比較小，大宗物資的采購金額占據(jù)了采購物資的80%以上，實(shí)際項(xiàng)數(shù)卻較小。針對(duì)這兩類物資，企業(yè)應(yīng)設(shè)計(jì)不同的管理制度。低值易耗品可實(shí)行按目錄采購、按總金額控制，減少流程和投入。大宗物資采購應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其任務(wù)來源、價(jià)格、采購批量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等環(huán)節(jié)，減少庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)，獲得合理價(jià)格，加快物資周轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引.企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).立信會(huì)計(jì)出版社

[2]采購管理.梁軍，王金云.電子工業(yè)出版社

[3]采購與供應(yīng)鏈管理.王旭東，劉旭敏，熊哲 譯.電子工業(yè)出版社