文/中國(guó)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院 周萌 任曉霞 張鳴之

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、管理科學(xué)、行為科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)也在不斷進(jìn)步并且有了交叉，從而使辦公自動(dòng)化脫穎而出，越來(lái)越受到大家的歡迎。OA即辦公自動(dòng)化是辦公工作處理的自動(dòng)化，利用現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相結(jié)合的一種新型的辦公方式，使信息傳遞更加快捷、方便，使人的各種辦公業(yè)務(wù)逐步由設(shè)備和信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，提高工作效率、提升工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，可跨越空間、時(shí)間限制增加協(xié)同辦公能力，加強(qiáng)決策的一致性，最終實(shí)現(xiàn)辦公效能的提升。

二、OA 系統(tǒng)在事業(yè)單位工作中的應(yīng)用實(shí)施

(一)信息發(fā)布，資源共享。事業(yè)單位作為公共部門(mén)，人員繁多、事情復(fù)雜，OA系統(tǒng)中的新聞、通知公告、黨建工作、人事管理、裝備管理、財(cái)務(wù)管理、通訊錄等模塊能夠提供一個(gè)信息發(fā)布和檢索的平臺(tái)。職工通過(guò)該平臺(tái)能夠?qū)φ麄€(gè)單位的情況和現(xiàn)狀有所了解，同時(shí)也能根據(jù)自己的需要通過(guò)分類(lèi)的功能模塊快速查詢(xún)到自己需要的有價(jià)值的信息。OA系統(tǒng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息共享，提高了工作效率。

（二）公文流轉(zhuǎn)，明確時(shí)限。事業(yè)單位通常都是辦事效率低、程序冗余。OA系統(tǒng)的工作流不會(huì)出現(xiàn)由于卡在某個(gè)環(huán)節(jié)等人辦的現(xiàn)象，可以通過(guò)超時(shí)督辦的方式使公文正常流轉(zhuǎn)；有些跨級(jí)別、跨部門(mén)的事務(wù)都可以在網(wǎng)絡(luò)條件下快速辦理。不僅節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)也避免了一次次的跑腿，簡(jiǎn)化了辦事流程，提高了工作和經(jīng)濟(jì)效率（圖1）。

圖1 領(lǐng)導(dǎo)閱文批示流程圖

（三）出勤情況，嚴(yán)肅紀(jì)律。為加強(qiáng)機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)，嚴(yán)明紀(jì)律，提高工作效率，考勤也是非常重要的一方面。由于事業(yè)單位的審批制度比較復(fù)雜，根據(jù)不同級(jí)別的各種情況可能需要層層審批，利用OA系統(tǒng)現(xiàn)有的工作流模塊實(shí)現(xiàn)出差、請(qǐng)假、加班等各種不同出勤狀態(tài)的改變（圖2）。

圖2 職工請(qǐng)休假流程圖

（四）移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨地。職工的辦公不僅僅局限于在辦公室內(nèi)，尤其是對(duì)于經(jīng)常出差在外的領(lǐng)導(dǎo)層，所以訪問(wèn)單位內(nèi)部資源和應(yīng)用的需要變得十分迫切。隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，平板電腦、智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用使移動(dòng)辦公模式應(yīng)運(yùn)而生。采用與VPN、身份驗(yàn)證體系及移動(dòng)辦公設(shè)備管理相結(jié)合的方法，在保障信息安全前提下，利用移動(dòng)終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)無(wú)線(xiàn)移動(dòng)辦公。

三、OA 系統(tǒng)應(yīng)用存在的問(wèn)題

OA系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，提高了工作效率，但是由于種種原因，目前OA系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中還存在著許多亟待解決的問(wèn)題。

（一）個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不用或者不重視，使OA系統(tǒng)流程中斷或者流轉(zhuǎn)緩慢。利用OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代化辦公方式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的重視是非常重要的。領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)都處于OA流程中最重要的審批位置，如果領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)有效應(yīng)用，就會(huì)造成流程中止，從而導(dǎo)致工作效率變低。造成這種狀況的原因有，一是OA軟件系統(tǒng)還不夠簡(jiǎn)潔和智能。二是領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，無(wú)暇顧及使用OA系統(tǒng)。要想真正逐漸由紙質(zhì)作業(yè)走向電子辦公，由自主辦公向協(xié)同辦公過(guò)渡，領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上真正重視，建立健全規(guī)章制度，切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式，持之以恒的進(jìn)行OA系統(tǒng)使用。

（二）職工計(jì)算機(jī)水平有限，產(chǎn)生抵觸情緒。目前事業(yè)單位大部分職工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，對(duì)OA系統(tǒng)產(chǎn)生抵觸、不滿(mǎn)和抱怨?？梢钥紤]在OA系統(tǒng)在滿(mǎn)足本單位基本需求并且運(yùn)行良好的情況下再逐漸地開(kāi)放相對(duì)復(fù)雜的功能，消減職工對(duì)新系統(tǒng)的抵觸情緒。所以，提高事業(yè)單位職工的計(jì)算機(jī)水平和OA系統(tǒng)應(yīng)用知識(shí)要常抓不懈。

（三）OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)不到位，缺乏個(gè)性化服務(wù)，功能沒(méi)有被充分利用。OA系統(tǒng)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從業(yè)務(wù)功能和設(shè)計(jì)思路上也各有特色。本身從設(shè)計(jì)上缺乏一些人性化的東西。比如，事業(yè)單位的公文流轉(zhuǎn)非常復(fù)雜而且多變，在審批的界面可以設(shè)置一些相對(duì)自由的流轉(zhuǎn)方式，可以盡量靈活審批流程；隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，移動(dòng)辦公也越來(lái)越普遍，除了公文傳閱、信息共享、電子郵件、通訊錄等功能，應(yīng)當(dāng)把更豐富的功能都遷移到手機(jī)或者其他移動(dòng)通信設(shè)備上，讓職工可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上移動(dòng)辦公。

（四）缺少全方位的培訓(xùn)，使OA系統(tǒng)沒(méi)有普及。OA系統(tǒng)不是一個(gè)完全通用化的軟件，所以職工培訓(xùn)是實(shí)施OA系統(tǒng)的重要因素，對(duì)用戶(hù)的培訓(xùn)決定了OA軟件的使用效果和程度。培訓(xùn)可以采取講授法和個(gè)別指導(dǎo)法，針對(duì)不同的角色用戶(hù)制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，通過(guò)對(duì)不同功能需求等方面的內(nèi)容進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)。讓用戶(hù)明白OA系統(tǒng)原理、相關(guān)管理理論和具體操作流程，提高使用人員的能力和技術(shù)水平。通過(guò)培訓(xùn)提高職工對(duì)實(shí)施OA系統(tǒng)的根本認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)積極性和主動(dòng)性，讓大家養(yǎng)成一上班就打開(kāi)OA系統(tǒng)的習(xí)慣，充分發(fā)揮職工主體作用，有效促進(jìn)OA系統(tǒng)的實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，單位可以減輕職工日常工作量，將職工的主要精力從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，更好的開(kāi)展與業(yè)務(wù)發(fā)展相關(guān)的工作，從而提高工作效率。并且可以嚴(yán)密辦公程序和嚴(yán)格辦公制度，規(guī)范辦文、辦會(huì)、辦事行為。

事業(yè)單位的特殊決定了事業(yè)單位信息化建設(shè)的特殊性，要想徹底取代傳統(tǒng)辦公模式，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，OA系統(tǒng)的成功實(shí)施需要有管理層的重視、制度的保證、全員培訓(xùn)、人性化的設(shè)計(jì)和管理、技術(shù)支持等方方面面。只有在推動(dòng)的過(guò)程中不斷摸索和提升，才能將OA系統(tǒng)真正地融入日常辦公。

[1]陳晨.OA 系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(08):62;49.

[2]劉錚,王靜.移動(dòng)辦公在發(fā)電企業(yè)中的研究和應(yīng)用[J].電信科學(xué),2013(11):115-121.

[3]悠虎.淺析OA系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施存在的問(wèn)題[J].網(wǎng)絡(luò)與信息,2012(03):10.

[4]余麗萍,王瑜.淺析OA 系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施[J].網(wǎng)絡(luò)與信息,2010(12):7.