羅春艷，謝衛(wèi)民

（長(zhǎng)江委水文局長(zhǎng)江中游水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心，湖北武漢430010）

水環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理淺析

羅春艷，謝衛(wèi)民

（長(zhǎng)江委水文局長(zhǎng)江中游水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心，湖北武漢430010）

筆者結(jié)合多年從事水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，從管理要求和技術(shù)要求的19個(gè)要素出發(fā)，分析了水環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在計(jì)量認(rèn)證工作中，做好檔案管理工作的意義以及如何做好檔案管理工作。

檔案；記錄；質(zhì)檢機(jī)構(gòu)；評(píng)審

D OI：10.3969/j.i s s n.1008_1305.2015.06.013

1 概述

根據(jù)《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》，為保證檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和公正性，所有向社會(huì)出具公證性檢測(cè)報(bào)告的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)必須獲得“計(jì)量認(rèn)證”資質(zhì)。計(jì)量認(rèn)證是第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)入市場(chǎng)的準(zhǔn)入證，為了提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)獲得“計(jì)量認(rèn)證”資質(zhì)顯得尤其重要。

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的檔案管理是計(jì)量認(rèn)證關(guān)鍵的一環(huán)，而且貫穿著計(jì)量認(rèn)證始終?！皩懩阋龅模瞿闼鶎懙摹笔琴|(zhì)檢機(jī)構(gòu)規(guī)范管理的依據(jù)和要求。計(jì)量認(rèn)證評(píng)審組在對(duì)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)審時(shí)，采取聽、問、查、看、考等多種形式，對(duì)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行全面考察，其中查、看的重點(diǎn)是實(shí)驗(yàn)室環(huán)境以及各種技術(shù)檔案和記錄，如儀器設(shè)備資料、人員檔案、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告等，從多方面考察質(zhì)檢機(jī)構(gòu)管理體系運(yùn)行的持續(xù)有效性，以及與評(píng)審準(zhǔn)則的符合性。如果技術(shù)檔案和記錄不能很好的反映工作內(nèi)容，評(píng)審組將會(huì)視為此項(xiàng)工作未開展。

2 建立檔案管理制度

建立檔案管理制度是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證工作的重要內(nèi)容之一?！秾?shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》和《水利質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審準(zhǔn)則》（SL 319_ 2013）（以下統(tǒng)稱《評(píng)審準(zhǔn)則》）中的19個(gè)要素分為管理要求和技術(shù)要求兩部分。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)先確定框架，按照要素的要求，編制好質(zhì)量管理體系文件，再結(jié)合《評(píng)審準(zhǔn)則》和體系文件的要求，將檔案資料初步分為管理類檔案和技術(shù)類檔案，建好檔案目錄。建好檔案目錄之后，可以將程序文件里對(duì)應(yīng)的章節(jié)內(nèi)容復(fù)制或打印出來擺放進(jìn)去，然后根據(jù)要素要求，充實(shí)內(nèi)容。

3 檔案主要內(nèi)容

3.1 管理要求方面

3.1.1 組織管理類

按照評(píng)審準(zhǔn)則的要求，此類檔案需要保存的材料大致有（以獨(dú)立法人的檢測(cè)機(jī)構(gòu)為例）：成立文件、事業(yè)法人的證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、保證檢測(cè)工作公正性聲明、組織結(jié)構(gòu)框圖、管理結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量體系運(yùn)行圖、管理體系要素分配表、授權(quán)簽字人一覽表等。除此之外，還需要保存質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的最高管理者、技術(shù)管理者、質(zhì)量主管及各部門主管的任命文件。

3.1.2 管理體系類

此類檔案主要保存編制好的質(zhì)量體系文件，如《程序文件》、《質(zhì)量手冊(cè)》、《作業(yè)指導(dǎo)書》之類，還包括各種表格報(bào)告和質(zhì)量記錄等。

3.1.3 文件控制類

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)要按照質(zhì)量管理體系文件的有關(guān)要求，做好與質(zhì)量有關(guān)的管理型文件和技術(shù)型文件的登記，如文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、作廢和回收等有關(guān)記錄。檔案管理部門整理并保存相關(guān)記錄，建好文件目錄表，做好文件的分發(fā)、登記、銷毀、借閱記錄，使質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的文件能得到有效的控制，方便檢索、查閱。

3.1.4 檢測(cè)和/或校準(zhǔn)分包

如果質(zhì)檢機(jī)構(gòu)不存在分包，則在管理體系文件中說明即可。存在分包情況時(shí)，檔案管理部門應(yīng)保存計(jì)量認(rèn)證評(píng)審?fù)ㄟ^的分包項(xiàng)目；當(dāng)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對(duì)分包方進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查后，保存完整的調(diào)查資料、能充分有效證明分包方能力的證據(jù)；發(fā)生分包后，歸檔整理齊全的分包合同或協(xié)議書。

3.1.5 服務(wù)和供應(yīng)品的采購(gòu)

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)依照本機(jī)構(gòu)體系文件中《服務(wù)和供應(yīng)品采購(gòu)程序》，進(jìn)行服務(wù)和供應(yīng)品的采購(gòu)，完成對(duì)供方概況的調(diào)查、評(píng)價(jià)。確定好合格服務(wù)和供應(yīng)商的名單后，檔案管理部門將相關(guān)的供方概況調(diào)查表、供方綜合評(píng)價(jià)表、合格服務(wù)和供應(yīng)商名單表整理登記。儀器設(shè)備和耗材方面，儀器設(shè)備管理員和庫(kù)房管理員協(xié)同檔案管理部門收集整理申領(lǐng)（購(gòu)）、耗材驗(yàn)收單等相關(guān)記錄。

3.1.6 合同評(píng)審

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在簽訂合同前，需進(jìn)行合同評(píng)審，以明確客戶的要求，并通過評(píng)審，了解本機(jī)構(gòu)在檢測(cè)能力、檢測(cè)資源、檢測(cè)方法、價(jià)格、工期等方面是否滿足客戶需求。檔案管理部門保存上述評(píng)審記錄，以及簽訂的委托書、標(biāo)書或者合同。

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在工作中，主動(dòng)征求客戶意見，了解客戶以書面或口頭的形式表達(dá)的不滿意或抱怨，以及客戶對(duì)結(jié)果的不同意、異議或爭(zhēng)辯。對(duì)客戶的每一次申述或投訴，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)需按照規(guī)定予以處理。檔案管理部門保存主動(dòng)向客戶征求意見的記錄，保存所有申訴和投訴及處理結(jié)果的記錄。當(dāng)存在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)原因造成的申訴或投訴，保存原因分析記錄及采取有效糾正措施對(duì)有關(guān)工作領(lǐng)域和管理體系進(jìn)行改正的記錄。

3.1.8 糾正措施、預(yù)防措施及改進(jìn)類

建立《不符合工作的控制程序》和《糾正措施程序》，保存質(zhì)檢機(jī)構(gòu)依據(jù)上述程序?qū)Σ环瞎ぷ鞯奶幚碛涗?；保存?duì)不符合工作可能再度發(fā)生的情況下，是否執(zhí)行了糾正措施程序的記錄。

3.1.9 記錄

記錄包括質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在管理體系文件上規(guī)定的所有記錄，凡是需要留有痕跡的所有工作均應(yīng)在當(dāng)時(shí)予以記錄，分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類。記錄的保存不限于一個(gè)檔案盒，而是根據(jù)內(nèi)容，分散至對(duì)應(yīng)的要素內(nèi)。

3.1.10 內(nèi)部審核

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)編制內(nèi)部審核管理程序，對(duì)管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)組織開展有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動(dòng)，內(nèi)部審核需覆蓋管理體系的所有要素。檔案管理部門需保存與內(nèi)部審核相關(guān)的記錄，如年度質(zhì)量審核計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃表、內(nèi)部審核檢查表、不符合項(xiàng)報(bào)告、內(nèi)部審核報(bào)告等，確定各職能部門是否按照程序文件的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，行使了自己的職責(zé)。

3.1.11 管理評(píng)審

上文已經(jīng)論述了未經(jīng)許可演繹作品可依法取得完整著作權(quán)，但依然有學(xué)者從“應(yīng)然”的角度認(rèn)為，未經(jīng)許可演繹作品取得了著作權(quán)后會(huì)有損原作品著作權(quán)人的利益，即便授予了著作權(quán)也應(yīng)當(dāng)從權(quán)能上予以限制。這都是因?yàn)槠洳⑽凑J(rèn)識(shí)到，著作權(quán)在行使方式上，在性質(zhì)上與物權(quán)法具有區(qū)別。因此，此處將首先探討著作權(quán)與物權(quán)所不同的一個(gè)特有性質(zhì)，然后依據(jù)該性質(zhì)來對(duì)著作權(quán)的行使方式進(jìn)行分析，最后對(duì)部分學(xué)者所表現(xiàn)出的擔(dān)憂予以回應(yīng)。

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審每年至少組織一次，每年年初制定管理評(píng)審年度計(jì)劃。管理評(píng)審相應(yīng)的材料分為“輸入”和“輸出”兩部分，保存的材料有：

管理和監(jiān)督人員對(duì)已進(jìn)行的管理和檢測(cè)/校準(zhǔn)業(yè)務(wù)工作開展情況的報(bào)告或問題分析；近期內(nèi)部審核的報(bào)告；糾正和預(yù)防措施；由外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行的評(píng)審報(bào)告；實(shí)驗(yàn)室間比對(duì)和能力驗(yàn)證的結(jié)果；工作量和工作類型的變化；申訴、投訴及客戶的反饋意見；改進(jìn)的建議；質(zhì)量控制活動(dòng)的情況和結(jié)果；資源、人員的變化及培訓(xùn)情況等。

管理評(píng)審對(duì)當(dāng)年的質(zhì)量體系運(yùn)行情況、質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況作出的評(píng)價(jià)，保存評(píng)價(jià)記錄，確定、修改由內(nèi)審提出的改進(jìn)項(xiàng)目，形成管理評(píng)審報(bào)告。

3.2 技術(shù)要求方面

3.2.1 人員

人員檔案涉及的信息很多，可分為綜合檔案和個(gè)人檔案。人員綜合檔案是整個(gè)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案，通過翻閱綜合檔案，可以了解質(zhì)檢機(jī)構(gòu)內(nèi)各關(guān)鍵崗位的人員情況?？梢员４娴膬?nèi)容大致有工作人員一覽表、關(guān)鍵崗位人員任命文（技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員、監(jiān)督員、檔案管理員、設(shè)備管理員、樣品管理員、倉(cāng)庫(kù)管理員等）、崗位職責(zé)分工表、人員崗位證書信息統(tǒng)計(jì)表、檢測(cè)人員崗位匯總表、人員培訓(xùn)考核計(jì)劃、人員培訓(xùn)考核登記等。在實(shí)際操作中，可以將培訓(xùn)考核相關(guān)記錄另建檔，以便于分類查閱。

個(gè)人檔案單獨(dú)建檔，一人一檔，以技術(shù)業(yè)績(jī)檔案為主，區(qū)別于人事檔案。技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案包括人員簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、培訓(xùn)情況、考核情況、上崗證、崗位資質(zhì)證、獲獎(jiǎng)情況、歷年檢測(cè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容與經(jīng)歷、科技成果等。

3.2.2 設(shè)施和環(huán)境條件

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在運(yùn)行過程中，建立安全作業(yè)管理程序，并按程序開展工作，確保危及安全的因素和環(huán)境得以有效控制。設(shè)施和環(huán)境條件類檔案應(yīng)保存當(dāng)設(shè)施和環(huán)境條件對(duì)結(jié)果的質(zhì)量有影響時(shí)，有關(guān)監(jiān)測(cè)、控制環(huán)境條件的有關(guān)記錄，以及廢液、固體廢棄物的安全處置記錄。

3.2.3 檢測(cè)和校準(zhǔn)方法

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)/校準(zhǔn)工作時(shí)，優(yōu)先選擇國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)作為檢測(cè)/校準(zhǔn)的依據(jù)。在檔案保存方面，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)應(yīng)完整地收集申報(bào)項(xiàng)目所依據(jù)的檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)，保存所用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的有效版本目錄清單，保存編制的作業(yè)指導(dǎo)書，對(duì)使用的新方法的確認(rèn)記錄。保存對(duì)儀器設(shè)備、環(huán)境條件、人員技術(shù)等條件的確認(rèn)驗(yàn)收證明，以證明質(zhì)檢機(jī)構(gòu)能夠正確使用該新標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檢測(cè)/校準(zhǔn)工作。保存標(biāo)準(zhǔn)變更手續(xù)。

3.2.4 設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)在設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)購(gòu)置、驗(yàn)收、流轉(zhuǎn)、期間核查過程中保留所有的文字材料，保存對(duì)檢測(cè)和/或校準(zhǔn)具有重要影響的設(shè)備及其軟件的檔案，建立起一套完整的儀器設(shè)備履歷檔案，以一臺(tái)一檔的方式建立檔案，與儀器和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有關(guān)的內(nèi)容或活動(dòng)盡可能詳實(shí)準(zhǔn)確的記錄并保存。對(duì)重要的、關(guān)鍵的、操作技術(shù)復(fù)雜的儀器設(shè)備，操作者應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)、考核，持證上崗，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行授權(quán)，檢測(cè)領(lǐng)域內(nèi)保存可以反映相應(yīng)檢測(cè)人員名單的記錄。

3.2.5 量值溯源

制定和實(shí)施量值溯源程序，規(guī)定本質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的量值溯源方法，對(duì)于設(shè)備校準(zhǔn)，繪制并保存能溯源到國(guó)家計(jì)量基準(zhǔn)的量值溯源（由下而上）方框圖、設(shè)備檢定/校準(zhǔn)的計(jì)劃。

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)應(yīng)盡可能使用有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，保存標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書，對(duì)參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行期間核查，保留相關(guān)記錄。

3.2.6 抽樣和樣品處置

制定用于檢測(cè)和/或校準(zhǔn)樣品的一系列程序，如抽取、運(yùn)輸、處置、保護(hù)、存儲(chǔ)、保留等，確保檢測(cè)和/或校準(zhǔn)樣品的完整性，保存相關(guān)的抽樣記錄。保存樣品的接收、檢查、登記記錄。對(duì)有特殊要求的客戶，保留合同評(píng)審。依照所建立的唯一性樣品標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，保持樣品在整個(gè)流轉(zhuǎn)周期內(nèi)的流轉(zhuǎn)記錄，做好貯存樣品的環(huán)境條件記錄，如通風(fēng)、防潮、溫度、濕度等。

3.2.7 結(jié)果質(zhì)量控制

建立質(zhì)量控制程序和質(zhì)量控制計(jì)劃，保存內(nèi)部質(zhì)量控制記錄，實(shí)驗(yàn)室間的比對(duì)或能力驗(yàn)證記錄，盲樣檢測(cè)、留樣檢測(cè)、人員檢測(cè)、方法比對(duì)等記錄，保存對(duì)質(zhì)量控制數(shù)據(jù)的分析記錄。

3.2.8 結(jié)果報(bào)告

保存實(shí)驗(yàn)室按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范或者標(biāo)準(zhǔn)要求和規(guī)定的程序，及時(shí)出具的檢測(cè)和/或校準(zhǔn)數(shù)據(jù)和結(jié)果，保證數(shù)據(jù)和結(jié)果準(zhǔn)確、客觀、真實(shí)，在報(bào)告中，應(yīng)使用法定計(jì)量單位。并且提供充分的信息量，如標(biāo)準(zhǔn)要求的信息、客戶要求的信息、為說明成果的正確性而提出的信息。

3.3 其他內(nèi)容

除上述內(nèi)容外，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)根據(jù)需要保存其他記錄資料。

4 建議和體會(huì)

影響監(jiān)測(cè)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案工作質(zhì)量的因素諸多，建立健全檔案管理制度是一方面，按照管理要求充實(shí)完善管理內(nèi)容也是重要的工作，另外人更是重要的因素，人員的素質(zhì)與水平影響著質(zhì)檢機(jī)構(gòu)管理水平高低優(yōu)劣。檔案管理工作人員要從平時(shí)做起，養(yǎng)成自覺性。一是要熟，熟悉工作內(nèi)容、工作流程，熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是要細(xì)，細(xì)就是細(xì)心、細(xì)致，對(duì)材料和記錄要整理有序，分類存放，方便查找。三是要勤，勤就是勤快，及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，做到數(shù)字清楚、準(zhǔn)確，內(nèi)容充實(shí)，這樣檔案管理工作才能更上臺(tái)階。

［1］認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì).實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則［S］.

［2］SL 309_2013.水利質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審準(zhǔn)則［S］.

［3］鄧湘漢，郭志杰，高宏，等.水利質(zhì)檢機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審指南（第二版）［M］.中國(guó)水利水電出版社，2005.

［4］高宏，陳華康，陶秀珍，等.水利質(zhì)檢機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證準(zhǔn)備指南（第二版）［M］.中國(guó)水利水電出版社，2005.

［5］楊青惠，楊鐵文，姬茜.水環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系運(yùn)行的幾點(diǎn)思考［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，2012（06）：10_12.

［6］陳靜.新型建設(shè)監(jiān)理月報(bào)編制探討［J］.水利技術(shù)監(jiān)督，2012（03）：22_23.

［7］杜建民.關(guān)于對(duì)水利科技檔案資料收集工作的認(rèn)識(shí)［J］.水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2014（08）：50_53.

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羅春艷（1982年—），女，工程師。