黃健萍

(鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局，湖北武漢 430071)

檔案收集工作是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，只有收集工作做好了，才能有效地開展檔案整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。水利工程檔案(以下簡稱“工程檔案”)的收集是工程檔案管理工作的起點(diǎn)，是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案能全面反映工程的歷史全貌，并能為今后工程管理提供憑證和依據(jù)。工程檔案收集工作質(zhì)量高低，將關(guān)系到整個(gè)工程檔案的完整性，也將直接影響到今后工程檔案資源的開發(fā)和利用。因此，加強(qiáng)工程檔案的收集工作，在簡化檔案整理、強(qiáng)化檔案利用、提高檔案服務(wù)的今天，已經(jīng)變得越來越重要，是每一個(gè)水利工作者義不容辭的責(zé)任，更是每一個(gè)水利檔案工作者的重任。

筆者根據(jù)檔案規(guī)范管理相關(guān)要求，針對水利工程檔案管理特點(diǎn)，結(jié)合從事水利工程檔案管理工作的體會，從強(qiáng)化檔案意識、加強(qiáng)前端控制、加強(qiáng)同步管理、創(chuàng)新收集形式、加強(qiáng)電子文件材料歸檔等幾個(gè)方面，闡述了如何做好并不斷加強(qiáng)工程檔案的收集工作。

1 強(qiáng)化檔案意識

1.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

做好水利工程檔案收集工作不僅是檔案部門的職責(zé)，更是水利部門乃至全社會的職責(zé)，所以水利建設(shè)單位要強(qiáng)化檔案意識，高度重視檔案收集工作，加強(qiáng)水利工程檔案收集工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)。應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、工作部門和檔案管理人員，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)專門聽取和解決檔案收集工作中的具體問題和困難;檔案工作部門負(fù)責(zé)檔案工作的具體落實(shí);檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，形成職責(zé)分明、相互配合、整體聯(lián)動的檔案管理體系，把工程檔案收集工作納入單位日常工作之中，統(tǒng)一部署、整體規(guī)劃、同步實(shí)施，并加大投入，確保工程檔案資料收集工作的開展［1］。

1.2 搞好建章立制

應(yīng)依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)檔案法律法規(guī)和制度規(guī)定，結(jié)合各單位實(shí)際，搞好建章立制。不僅要制定綜合性的檔案管理工作制度，包括檔案管理工作目標(biāo)、檔案管理人員工作職責(zé)、檔案收集等各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)要求，以及考核獎懲等，還要制定詳盡、科學(xué)的工程檔案管理細(xì)則，將工程檔案按分類方案、歸檔范圍、保管期限等進(jìn)行整理、歸檔和移交。要樹立依法歸檔、全員歸檔的意識，使檔案收集工作有法必依，有章可循，促進(jìn)全員將依法依規(guī)收集歸檔變成自覺意識和自覺行為，杜絕不歸檔、漏歸檔等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 開展全員培訓(xùn)

每一個(gè)工作人員既是水利業(yè)務(wù)員，同時(shí)又是水利工程技術(shù)檔案資料的形成者、收集者、利用者，因此開展檔案業(yè)務(wù)知識全員培訓(xùn)非常必要。應(yīng)有計(jì)劃、有措施、多形式地進(jìn)行全員檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，增強(qiáng)全員檔案意識，提高檔案收集工作業(yè)務(wù)水平和能力，全面提升全員檔案工作素質(zhì)，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)管理，以適應(yīng)新時(shí)期工程檔案管理工作的需要。

2 加強(qiáng)前端控制

2.1 強(qiáng)化源頭控制

超前介入，使工程檔案由原來“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制變成事前控制，保證工程檔案資料收集的完整性和系統(tǒng)性。堅(jiān)持從工程檔案材料形成的源頭抓起，提早介入，及時(shí)收集接收工程建設(shè)前期文件材料(工程建設(shè)前期文件是指項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備階段等建設(shè)前期形成的文件材料)。項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等基本都是行業(yè)主管部門委托編制，加上參與人員較少且不固定，很容易造成文件資料的流失，所以及時(shí)收集前期文件材料至關(guān)重要。應(yīng)在簽訂前期文件編制協(xié)議時(shí)，明確由編制單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理相關(guān)文件材料，項(xiàng)目法人單位一經(jīng)成立，就需立即明確檔案管理人員，并按照協(xié)議辦理前期文件材料的移交工作。

2.2 注重前期參與

加強(qiáng)前端控制還要求檔案管理人員全程參與工程項(xiàng)目的劃分。工程項(xiàng)目的劃分對檔案管理完整性和系統(tǒng)性具有十分重要的作用。由于項(xiàng)目劃分一般在檔案整編分類方案確定之前進(jìn)行，檔案管理人員參與項(xiàng)目劃分，有利于檢查和保證檔案資料是否完整規(guī)范，前后是否系統(tǒng)齊全，否則容易影響工程檔案整編分類，造成檔案資料被強(qiáng)行分離或跨檔等，進(jìn)而影響檔案整編的完整性和系統(tǒng)性。

3 加強(qiáng)同步管理

為保證檔案收集工作切實(shí)落到實(shí)處，應(yīng)加強(qiáng)全程同步管理，促使檔案工作與工程建設(shè)同步開展，把工程檔案收集工作納入計(jì)劃管理、合同管理、建設(shè)管理和驗(yàn)收管理等各項(xiàng)管理之中，使檔案收集工作貫穿于水利工程建設(shè)全過程。

3.1 納入計(jì)劃管理

工程建設(shè)工作有計(jì)劃，工程檔案管理工作也要做到有計(jì)劃，應(yīng)把工程檔案收集工作納入工程計(jì)劃管理之中。在計(jì)劃部門下達(dá)計(jì)劃任務(wù)時(shí)，應(yīng)一并明確歸檔計(jì)劃、要求、內(nèi)容、責(zé)任等事項(xiàng)，從計(jì)劃、組織上保障檔案收集工作的開展。

3.2 納入合同管理

水利工程建管單位應(yīng)在各項(xiàng)招投標(biāo)文件中，設(shè)有專門條款，明確工程檔案歸檔相關(guān)要求;在與參建各方簽署各類合同時(shí)，要明確規(guī)定工程檔案的質(zhì)量、數(shù)量要求和移交時(shí)間等;在合同尾款結(jié)算環(huán)節(jié)，應(yīng)待參建各方按照合同約定提供檔案資料無誤后，由檔案人員出具證明，財(cái)務(wù)人員方可進(jìn)行尾款結(jié)算［2］。

3.3 納入建設(shè)管理

應(yīng)按照水利工程建設(shè)的工作進(jìn)度，即立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工等過程，對工程檔案資料進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，及時(shí)把各階段分散形成的工程資料收集歸檔。應(yīng)將工程檔案收集與工程建設(shè)同計(jì)劃、同部署、同檢查、同考核，檔案管理人員全程參與，確保工程檔案收集工作自始至終處于可控狀態(tài)并順利完成。

3.4 納入驗(yàn)收管理

工程檔案驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收的必備條件之一，工程竣工驗(yàn)收前必須通過工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。要將工程檔案驗(yàn)收工作納入工程驗(yàn)收管理之中，切實(shí)做到工程檔案專項(xiàng)不驗(yàn)收，或工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收達(dá)不到相關(guān)要求，不進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。在工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作中，對那些工程檔案資料收集不規(guī)范、不完整、不符合要求的單位，要及時(shí)提出整改意見，責(zé)令限期整改，直至符合檔案管理相關(guān)要求，以確保工程檔案收集的質(zhì)量。

4 創(chuàng)新收集形式

為了保證檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量，檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)檔案收集工作的主動性，轉(zhuǎn)變觀念，放寬視野，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，多形式、多渠道地做好工程檔案資料的收集工作。

4.1 轉(zhuǎn)變收集觀念

“坐、等、靠、要”的收集方式常常使一些有重要價(jià)值的檔案資料失去收集的有利時(shí)機(jī)，因此，在檔案收集工作中，要改變這一陳舊觀念和消極方式，變被動收集為主動收集。檔案管理人員應(yīng)深入一線，深入現(xiàn)場，通過多種方式了解掌握工程進(jìn)度，對各階段應(yīng)產(chǎn)生的工程文件做到心中有數(shù)，加強(qiáng)督導(dǎo)及時(shí)查漏補(bǔ)缺，實(shí)行全過程、全方位的及時(shí)主動收集。

4.2 豐富收集形式

要針對水利工程建設(shè)規(guī)模、時(shí)間、地域等不同，在工程檔案收集工作中，因地制宜地采取主動收集與被動收集相結(jié)合、集中收集與隨時(shí)收集相結(jié)合、現(xiàn)場收集與跟蹤收集相結(jié)合、提前收集與滯后補(bǔ)充相結(jié)合、定點(diǎn)收集與全面收集相結(jié)合、對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合、關(guān)鍵階段和重要環(huán)節(jié)相結(jié)合等行之有效的收集方式，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，保證工程檔案材料的來源、質(zhì)量和完整，嚴(yán)防檔案資料的流失。

4.3 規(guī)范收集標(biāo)準(zhǔn)

工程檔案是工程建設(shè)管理全過程的真實(shí)記錄，對工程建成后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修和改擴(kuò)建等起著重要的決策支撐和查考作用，因此必須高度重視工程檔案收集的高質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化。為確保工程檔案收集質(zhì)量，檔案管理人員在工程檔案收集工作中，應(yīng)對收集的工程檔案資料逐項(xiàng)進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定，特別是要重點(diǎn)檢查歸檔文件門類是否齊全、內(nèi)容是否完整，圖紙簽章是否完備，文件數(shù)量和格式是否符合要求，案卷整理編排是否規(guī)范等。一些看似的小問題，如果不嚴(yán)格把關(guān)，就會成為影響檔案質(zhì)量的大問題，并影響到今后工程檔案的利用。因此，對所有檔案資料，只有達(dá)到歸檔要求，才能辦理交接手續(xù)，進(jìn)行分類整編歸檔。對達(dá)不到歸檔要求的，必須及時(shí)進(jìn)行整改完善。

5 加強(qiáng)電子歸檔

5.1 加強(qiáng)電子檔案同步管理

隨著科技進(jìn)步和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已成為必然趨勢和迫切要求。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、高密度存儲技術(shù)等在水利工程領(lǐng)域的大力推廣應(yīng)用和普及，存儲容量大、利于長期保存、使用方便、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的電子檔案已成為工程檔案信息資源的重要組成部分，工程檔案的載體已逐步過渡到紙質(zhì)檔案與磁盤、U盤、光盤等電子檔案并存，以磁、電、光等為載體的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。工程檔案管理必須實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步統(tǒng)一管理，實(shí)行工程的電子檔案與紙質(zhì)檔案同步收集的“雙套制”收集原則，將確認(rèn)歸檔的電子文件與相對應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔，并逐步實(shí)現(xiàn)由“紙檔時(shí)代”到“紙檔電檔二軌并行”，并最終達(dá)到“電檔時(shí)代”的跨越，以適應(yīng)水利信息化發(fā)展的需要，全面提升檔案管理水平。

5.2 加強(qiáng)電子檔案全程管理

電子檔案的全程管理，是信息時(shí)代電子文件管理必須堅(jiān)持的重要原則，是對電子文件的產(chǎn)生、收集、移交、鑒定、歸檔、利用等實(shí)行全過程的監(jiān)督與管理，以保證電子文件真實(shí)、完整、安全、有效。檔案管理人員要善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，切實(shí)做到對各階段產(chǎn)生的工程電子檔案進(jìn)行及時(shí)、全面的收集。應(yīng)堅(jiān)持電子檔案收集工作與鑒定工作同時(shí)進(jìn)行，并在電子檔案形成階段就明確其是否需要?dú)w檔，以保證電子檔案的完整性、真實(shí)性、有效性。同時(shí)，要注重建立健全人防、物防、技防三位一體的工程檔案安全防范體系，確保工程建設(shè)中形成的各種電子檔案的安全性，保證不丟失、不流失、不泄密，有人管、可以查、用得上，真實(shí)準(zhǔn)確、安全規(guī)范。

6 結(jié)語

綜上所述，工程檔案收集工作并非簡單的例行接收，特別是在科技高速發(fā)展的今天，檔案收集的質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量，只有檔案收集系統(tǒng)、完整、齊全、真實(shí)，才能提高檔案利用效率，為水利事業(yè)發(fā)展提供憑證和參考。必須要提高對檔案收集工作的認(rèn)識，更新檔案收集工作理念，強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把握工程檔案收集工作的特點(diǎn)，深入挖掘工程檔案信息資源，超前介入，從嚴(yán)歸檔，加強(qiáng)統(tǒng)籌管理，創(chuàng)新收集形式，科學(xué)有序地開展好工程檔案收集工作。

［1］ 杜建民.關(guān)于對水利科技檔案資料收集工作的認(rèn)識［J］.水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2014，(8):50 －51.

［2］ 方英紅.國家重點(diǎn)工程竣工檔案收集的難點(diǎn)和對策［J］.中國農(nóng)村水利水電，2010，(7):107 －109.