孫生林
(葛洲壩集團(tuán)第二工程有限公司,成都,610091)
項(xiàng)目管理策劃應(yīng)以“事前策劃、目標(biāo)清晰、過(guò)程控制、不斷調(diào)整、事后總結(jié)、不斷規(guī)范”為總體思路。國(guó)際項(xiàng)目管理策劃的目的是為了有效降低海外項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),提高經(jīng)濟(jì)效益,盡可能減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中決策方向。項(xiàng)目管理的前期策劃是從宏觀上進(jìn)行前瞻性的勾畫(huà),工程實(shí)施階段的管理是從微觀上對(duì)項(xiàng)目管理進(jìn)行實(shí)踐??茖W(xué)合理的管理策劃能夠有效指導(dǎo)未來(lái)工作的開(kāi)展,會(huì)使工程各階段、各環(huán)節(jié)都能有條不紊地銜接好,促進(jìn)工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.1.1 學(xué)習(xí)和鉆研相關(guān)文件
研究招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)文件和合同等相關(guān)文件。分析解讀,吃透合同條款、邊界條件和合同內(nèi)容;分析合同特點(diǎn)和難點(diǎn);辨識(shí)合同風(fēng)險(xiǎn)及權(quán)重;初步分析判斷潛在的合同索賠變更項(xiàng)目和契機(jī);表列需要進(jìn)一步澄清或求證合同模糊不清的疑點(diǎn)。
項(xiàng)目管理人員參加工程項(xiàng)目的市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、投標(biāo)工作、編制標(biāo)書(shū)的過(guò)程,也是了解工程性質(zhì)、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)工期、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)環(huán)境和工程現(xiàn)場(chǎng)的水文地質(zhì)等實(shí)際情況的過(guò)程,以此確定施工組織設(shè)計(jì)方案、設(shè)備選型及制定工程總報(bào)價(jià)。
2.1.2 研究所在國(guó)和項(xiàng)目的特點(diǎn)
國(guó)際工程項(xiàng)目較國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目并非是簡(jiǎn)單的自然條件的變化,而是受所在國(guó)法律、法規(guī),人文地理、社會(huì)、風(fēng)俗習(xí)慣、社會(huì)資源供應(yīng)、業(yè)主項(xiàng)目管理水平、支付水平、支付能力等方面因素的影響,項(xiàng)目管理難度加大。了解有關(guān)稅收、海關(guān)、交通、簽證、工作許可條件等規(guī)定,通曉所在國(guó)人民的風(fēng)俗習(xí)慣,熟悉金融和物價(jià)市場(chǎng)情況,以減少工作的盲目性,制定出符合所在國(guó)項(xiàng)目管理習(xí)慣、符合國(guó)際管理、符合約定的項(xiàng)目管理策劃。
2.1.3 現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察
現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察特別要強(qiáng)調(diào)如下四點(diǎn):一是與業(yè)主和工程師的高層接觸,虛心聽(tīng)取他們對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的各項(xiàng)要求和期望,并適時(shí)咨詢、澄清我方對(duì)項(xiàng)目的疑問(wèn)。拜訪中國(guó)駐地使領(lǐng)館、經(jīng)參處和承包商會(huì),咨詢項(xiàng)目實(shí)施期的政治環(huán)境、面臨困難、注意事項(xiàng)、潛在風(fēng)險(xiǎn)、以及業(yè)主的償付能力等;二是考察調(diào)研項(xiàng)目所在國(guó)中資公司或其他外國(guó)公司在建類似項(xiàng)目的實(shí)施情況及其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn);三是考察項(xiàng)目當(dāng)?shù)刈稍兇?如有)的實(shí)力和能力;四是進(jìn)行詳細(xì)現(xiàn)場(chǎng)勘查,核實(shí)相關(guān)文件信息,確定各種資源的供應(yīng)條件、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的地質(zhì)、地貌條件,為施工安排提供依據(jù)。
在項(xiàng)目管理實(shí)施前進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃,選擇適合項(xiàng)目特點(diǎn)的組織架構(gòu)與管理模式,是項(xiàng)目管理前期策劃階段的核心工作,是保證項(xiàng)目總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵因素。選擇組織形式不是一件易事,要依據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)、規(guī)模和公司的資源來(lái)選擇;還要依據(jù)未來(lái)項(xiàng)目的性質(zhì)、各種組織形式的特征、各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),才能選擇能實(shí)現(xiàn)最有效工作的組織結(jié)構(gòu)模式。
項(xiàng)目組織是保證工程項(xiàng)目正常實(shí)施的組織保證體系,通常包括職能式、項(xiàng)目式、矩陣式和復(fù)合式等形式。
2.3.1 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的要求
國(guó)際工程項(xiàng)目的規(guī)模大、項(xiàng)目復(fù)雜,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的要求越來(lái)越高。項(xiàng)目策劃時(shí)選擇一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理,應(yīng)具有較高的文化理論水平和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu),熟知工程建設(shè)領(lǐng)域中各項(xiàng)專業(yè)知識(shí),具備厚實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ),而且還要懂經(jīng)濟(jì)、懂法律,并有參加過(guò)國(guó)際工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn);具有較高的外語(yǔ)水平,能同業(yè)主、監(jiān)理、工程師用英語(yǔ)直接交流,能進(jìn)行合同談判,有一定的外事活動(dòng)能力;并具有良好的身體條件。國(guó)際承包工程建設(shè)很多處于條件艱苦的地區(qū),經(jīng)常要在野外工作,經(jīng)常會(huì)遇到意想不到的困難。這就需要選派身體健康、年富力強(qiáng)、精力充沛、有堅(jiān)強(qiáng)意志和吃苦耐勞精神的人來(lái)?yè)?dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。
2.3.2 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)
根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),建立一個(gè)高效和規(guī)范的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu),并配置相應(yīng)的管理團(tuán)隊(duì),能以團(tuán)結(jié)、高效、信息暢通、反應(yīng)迅速的精神開(kāi)展工作,從而最大限度地使用、發(fā)揮項(xiàng)目成員的作用。同時(shí),建立一個(gè)適合的績(jī)效評(píng)價(jià)體系,有效地實(shí)施項(xiàng)目的管理與項(xiàng)目的各類指標(biāo)、質(zhì)量和效益的控制,最大限度地發(fā)掘人力資源的潛力,調(diào)動(dòng)公司員工的積極性與創(chuàng)造性,高績(jī)效地提高管理效率。
2.3.3 高度重視勞務(wù)管理
勞務(wù)采購(gòu)要具備“屬地化、國(guó)際化”的思維方式和視野。國(guó)際工程項(xiàng)目管理在實(shí)施階段,要高度重視勞務(wù)管理。如何設(shè)置勞務(wù)管理機(jī)構(gòu)和專職人員,如何建立統(tǒng)一科學(xué)合理的勞務(wù)采購(gòu)程序、招聘用工合同、薪酬分配制度、培訓(xùn)機(jī)制、日常管理制度和勞務(wù)事件的應(yīng)急預(yù)案。這些均是國(guó)際工程前期策劃時(shí)的任務(wù),要以“水可載舟、亦可覆舟”的道理重視海外項(xiàng)目的勞務(wù)管理工作。
2.3.4 重視人才培養(yǎng)和人才輸送工作
國(guó)際工程項(xiàng)目管理部是企業(yè)國(guó)際工程專業(yè)型和實(shí)戰(zhàn)型人才培養(yǎng)的搖籃和基地,在項(xiàng)目策劃時(shí)建立人才培訓(xùn)機(jī)制,為年輕職員“量身定做”個(gè)人的職業(yè)規(guī)劃和愿景規(guī)劃,培養(yǎng)和使用年輕人才,保證企業(yè)的人才培養(yǎng)和人才輸送渠道暢通。
2.4.1 時(shí)間管理
高度重視現(xiàn)代國(guó)際綜合特大型項(xiàng)目管理中的計(jì)劃管理工作,各項(xiàng)計(jì)劃主要包括進(jìn)度計(jì)劃和人、材、機(jī)、資金等各項(xiàng)資源計(jì)劃。計(jì)劃要做到科學(xué)性、前瞻性、精準(zhǔn)性、易調(diào)整。國(guó)際工程項(xiàng)目,尤其要高度重視各種資源(人、材、機(jī))的采購(gòu)計(jì)劃和運(yùn)輸、進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃。建立一套對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況的檢查、監(jiān)督、落實(shí)、預(yù)警機(jī)制,強(qiáng)化計(jì)劃的執(zhí)行力,加強(qiáng)計(jì)劃的動(dòng)態(tài)管理和及時(shí)糾偏措施。
2.4.2 成本管理
嚴(yán)格控制工程成本,確保項(xiàng)目利潤(rùn)目標(biāo)。做好成本計(jì)劃,策劃在施工中如何及時(shí)掌握和分析個(gè)別事項(xiàng)發(fā)生成本超支的原因,并迅速采取補(bǔ)救措施。項(xiàng)目策劃時(shí)應(yīng)指定有公共關(guān)系、有能力的人員,專門(mén)負(fù)責(zé)催款工作。要求項(xiàng)目部的商務(wù)合同部,逐月進(jìn)行項(xiàng)目成本分析,建立成本預(yù)警機(jī)制,確保項(xiàng)目利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.4.3 質(zhì)量管理
策劃國(guó)際工程質(zhì)量管理的國(guó)際化理念,改變思維方式和習(xí)慣差異,達(dá)到溝通容易、解決分歧有效。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)國(guó)際化,合理控制施工質(zhì)量和施工成本。分析對(duì)比執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),從項(xiàng)目開(kāi)始就應(yīng)入手,通過(guò)研究透執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),防止質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。大多工程項(xiàng)目執(zhí)行歐美標(biāo)準(zhǔn),有些是委托西方國(guó)家工程咨詢顧問(wèn)或工程師團(tuán)隊(duì),負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)手段及驗(yàn)收程序。了解業(yè)主和工程師的背景,了解清楚項(xiàng)目的特點(diǎn)、難點(diǎn)是什么。
在一般情況下,國(guó)際工程項(xiàng)目管理受工程所在國(guó)政局不穩(wěn)、貨幣貶值、工業(yè)落后、海關(guān)辦事效率低、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、運(yùn)輸周期長(zhǎng)、運(yùn)輸?shù)缆防щy等諸多因素影響。無(wú)論是設(shè)備的前期管理,還是現(xiàn)場(chǎng)管理,均會(huì)存在諸多方面的問(wèn)題:(1)設(shè)備組織供應(yīng)問(wèn)題;(2)設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃審批問(wèn)題;(3)設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)管理問(wèn)題;(4)設(shè)備的運(yùn)輸周期和運(yùn)輸方式的選擇。為了規(guī)避和防范諸多因素的影響,在項(xiàng)目前期策劃必須考慮清楚。
國(guó)際工程項(xiàng)目物資管理方面的常見(jiàn)問(wèn)題:(1)因工程所需物資種類繁多,需求量大,采購(gòu)難度大,再加上工程所在國(guó)往往資源匱乏、誠(chéng)信度低、辦事效率低、隨意性大,給物資招投標(biāo)和合同執(zhí)行帶來(lái)很大困難;(2)物資質(zhì)量不穩(wěn)定問(wèn)題?;A(chǔ)工業(yè)落后,生產(chǎn)力低下、技術(shù)落后、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定,物資選擇困難;(3)運(yùn)輸?shù)缆穯?wèn)題、運(yùn)輸方式問(wèn)題,供應(yīng)周期問(wèn)題、物資計(jì)劃性等等,都是工程前期策劃所要做的工作,應(yīng)考慮周全,采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目實(shí)施管理中的一切行為,均應(yīng)以合同管理作為唯一依據(jù),將合同運(yùn)用于項(xiàng)目管理的各個(gè)方面,以合同、經(jīng)濟(jì)手段管理和實(shí)施國(guó)際工程。如何吃透合同條件,建立什么樣的分包模式,如何建立一個(gè)切實(shí)可行的合同管理辦法,是對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中需要監(jiān)控的績(jī)效、質(zhì)量、付款、擔(dān)保、保險(xiǎn)、延誤、分包、索賠、變更、風(fēng)險(xiǎn)等規(guī)定進(jìn)行有效的控制,也為合同執(zhí)行過(guò)程中的變更、延誤、索賠、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)等提供依據(jù)。
工程結(jié)算、索賠變更工作是項(xiàng)目合同管理的關(guān)鍵。在國(guó)際工程項(xiàng)目管理中,一定要牢牢記住“結(jié)算不等于支付”的概念。結(jié)算辦結(jié)了,確認(rèn)審批了,不等于就能得到支付。支付是結(jié)算之后的又一道程序,對(duì)于已審批了的結(jié)算款,及時(shí)抓緊進(jìn)行支付催辦工作,確保顆粒歸倉(cāng),減小應(yīng)收賬款,避免審批了的結(jié)算因各種因素干擾被拖欠支付,變成難以實(shí)現(xiàn)的“空頭支票”。
國(guó)際工程項(xiàng)目具有復(fù)雜性、周期長(zhǎng)等特性,這其中可能存在各種潛在工程風(fēng)險(xiǎn)因素。風(fēng)險(xiǎn)管理是建立起一套風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策、風(fēng)險(xiǎn)處理、風(fēng)險(xiǎn)檢查的循環(huán)過(guò)程,用以識(shí)別、確認(rèn)和度量風(fēng)險(xiǎn),并制定選擇和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)處理方案,使損失減少到最小程度。就國(guó)際承包工程而言,在風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生前,風(fēng)險(xiǎn)管理的首要目標(biāo)是使?jié)撛趽p失最小,其次是減少憂慮及相應(yīng)的憂慮價(jià)值,再次是滿足外部的附加義務(wù)(比如強(qiáng)制性保險(xiǎn)及政府明令禁止的行為等);在風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后,風(fēng)險(xiǎn)管理的首要目標(biāo)是使實(shí)際損失減少到最低程度。
2.8.1 建立信息管理
國(guó)際工程項(xiàng)目管理,因國(guó)家制度體系、法律法規(guī)、文化差異、語(yǔ)言障礙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范規(guī)程、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)等的區(qū)別和差異,使項(xiàng)目文控管理和信息管理工作非常復(fù)雜,管理難度非常大。項(xiàng)目前期策劃時(shí),聘請(qǐng)專業(yè)人士,憑借現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)平臺(tái),因地制宜地設(shè)計(jì)、建立一套科學(xué)、精準(zhǔn)、迅捷、有效的現(xiàn)代化文控信息管理體系,將極大地方便于項(xiàng)目管理,推動(dòng)項(xiàng)目合同的順利履約。另外,建立有效的信息渠道,也是國(guó)際工程項(xiàng)目安全管理的主要手段。
2.8.2 與利益相關(guān)方的溝通管理
在國(guó)際工程中建立有效的溝通渠道,協(xié)調(diào)和處理好承包商與業(yè)主之間、承包商與分包商之間、承包商與咨詢工程師之間、承包商與當(dāng)?shù)氐刂?、土司、部落首領(lǐng)等之間,以及與項(xiàng)目有關(guān)的各種利害人之間出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾;并與工程所在國(guó)主要的業(yè)務(wù)部門(mén)、稅務(wù)機(jī)關(guān)和代理人等保持密切的聯(lián)系,為工程項(xiàng)目的順利實(shí)施創(chuàng)造條件。
2.8.3 全力以赴做好公共關(guān)系
在國(guó)際工程項(xiàng)目管理中,一定要“屬地化”,否則“水土不服、適得其反”。分析研究合同實(shí)施所要面對(duì)的有關(guān)外部人為環(huán)境因素、人為制約因素以及他們之間的關(guān)系,繪制項(xiàng)目公共關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖和項(xiàng)目部的公共關(guān)系路線圖,進(jìn)行公關(guān)任務(wù)分解,為項(xiàng)目的順利履約實(shí)施,并最終取得預(yù)期的經(jīng)營(yíng)效益創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。
國(guó)際工程的HSE(健康、安全、環(huán)保)工作,應(yīng)予特別注意。因?yàn)榕汕踩藛T到國(guó)外工作,任何工傷死亡事故,都會(huì)造成工程進(jìn)度滯后、人員情緒波動(dòng),有時(shí)還會(huì)引起嚴(yán)重的政治外交后果,造成很不好的影響。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)HSE意識(shí)的教育,建立合適的、具體的工作制度和程序,檢查落實(shí)制度是HSE風(fēng)險(xiǎn)防范于管理的重中之重。
國(guó)際工程業(yè)主的發(fā)包方式發(fā)生了變革,引起工程項(xiàng)目承包實(shí)施的組織管理模式發(fā)生了巨大的變化。國(guó)際項(xiàng)目主要采取一攬子總承包和閉口總價(jià)合同的發(fā)包模式,即EPC總承包經(jīng)營(yíng)模式。國(guó)際總承包模式把傳統(tǒng)上本應(yīng)由項(xiàng)目業(yè)主管理項(xiàng)目的大部分責(zé)任、義務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)賦予了項(xiàng)目總承包方,要求項(xiàng)目總承包方在工程項(xiàng)目建設(shè)的組織模式上和管理組織方式上滿足設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)營(yíng)的總承包管理要求,項(xiàng)目管理班子將是一個(gè)龐大而又復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu),總承包方必須以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式構(gòu)思項(xiàng)目管理組織模式,形成按投資多元化、管理國(guó)際化和經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)化建立工程項(xiàng)目管理組織的總體構(gòu)想。如何做好EPC項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和質(zhì)量管理工作,如何實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)——施工——采購(gòu)——試運(yùn)行等各階段的接口管理工作,采用何種分包模式,采用何種合同形式,均需要在工程實(shí)施前進(jìn)行詳細(xì)的分析研究和策劃。
國(guó)際承包工程地處海外,地理環(huán)境、法規(guī)法律、語(yǔ)言溝通、風(fēng)土人情等環(huán)境與國(guó)內(nèi)截然不同,決策難度大。工程項(xiàng)目在工期、造價(jià)具有“一次性”特點(diǎn),對(duì)每一項(xiàng)次錯(cuò)誤的糾正或重復(fù),都要付出巨大的代價(jià),要求決策成功率必須高,所以項(xiàng)目前期策劃尤為重要。
要想搞好國(guó)際工程項(xiàng)目管理,項(xiàng)目管理人員必須牢固樹(shù)立“國(guó)際工程管理國(guó)際化”的意識(shí),轉(zhuǎn)變思路,與時(shí)俱進(jìn),從項(xiàng)目部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理人員配置、各種資源采購(gòu)計(jì)劃到項(xiàng)目管理各項(xiàng)管理工作策劃,大力踐行國(guó)際工程項(xiàng)目管理的“勞務(wù)屬地化、管理國(guó)際化和資源采購(gòu)全球化”的理念,注重新人才的培養(yǎng)。
項(xiàng)目前期策劃時(shí)注重專家團(tuán)隊(duì)的建設(shè)構(gòu)思。為了減輕項(xiàng)目管理過(guò)程中的重大失誤,聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)外有經(jīng)驗(yàn)的專家、顧問(wèn)(尤其指的是法律、金融、稅務(wù)方面的專家),對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行診斷、謀劃。定期或不定期召開(kāi)專家論證會(huì),有助于項(xiàng)目管理工作的順利開(kāi)展。專家智囊是經(jīng)驗(yàn)和智慧的結(jié)晶,對(duì)項(xiàng)目管理意義重大。
國(guó)際工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的員工遠(yuǎn)離祖國(guó)、遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)和親人,生活比較單調(diào)、乏味,長(zhǎng)此以往,難免產(chǎn)生厭倦情緒、造成士氣低落和思想波動(dòng)。在項(xiàng)目策劃時(shí),應(yīng)重視企業(yè)文化、員工的思想動(dòng)態(tài)管理和文體娛樂(lè)活動(dòng)建設(shè)工作,樹(shù)立“以優(yōu)秀的企業(yè)文化凝聚人、以文明健康的思想教育人、以豐富多彩的文體活動(dòng)愉悅?cè)恕钡捻?xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理理念。
項(xiàng)目管理的前期策劃從項(xiàng)目全局的角度出發(fā),圍繞項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行超前思維、未雨綢繆、預(yù)先規(guī)劃,著重解決“做什么”、“怎么做”、“管什么”、“怎么管”等一系列問(wèn)題,為項(xiàng)目的真正實(shí)施奠定基礎(chǔ)。科學(xué)合理精心策劃是保證國(guó)際工程項(xiàng)目能否順利實(shí)施的關(guān)鍵,也是提高工作效率的重要保證。然而,施工現(xiàn)場(chǎng)情況千變?nèi)f化,不可預(yù)見(jiàn)因素很多,項(xiàng)目決策人和項(xiàng)目管理者只能是以不變(目標(biāo))應(yīng)萬(wàn)變,學(xué)會(huì)適時(shí)調(diào)整和適應(yīng)。