韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路企業(yè)設計文件入庫管理存在問題與對策

韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路建設項目設計文件是鐵路企業(yè)歷史活動的真實記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財富。提高設計文件入庫管理水平是鐵路建設發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)代化管理對設計文件過程管理提出的要求。結合實際，對目前鐵路企業(yè)設計文件入庫管理工作中存在問題及如何改進進行了論述。

設計文件；入庫管理；問題和對策

鐵路建設項目設計文件（包括設計文件文本和圖紙）包括預可研、可研、初步設計、部分項目的鑒后補充，不少項目在可研、初步設計后還有補充和調整材料，鑒后補充近年逐漸增多，可研和初步設計有送審稿、正式稿等版本。建設項目設計文件是鐵路企業(yè)歷史活動的真實記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財富。

近十年，我國鐵路發(fā)展建設始終保持在一個較高水平，建設項目設計文件越來越多，設計文件入庫應接不暇。面對越來越多的設計文件，提高設計文件入庫管理水平，充分發(fā)揮設計文件在鐵路建設和發(fā)展中的先導作用，是新形勢下對設計文件過程管理提出的新要求。本文結合實際，對目前鐵路企業(yè)設計文件入庫管理工作中存在問題及如何改進進行了論述。

1 當前入庫管理的主要建設項目

高速鐵路項目有京滬高鐵，滬杭高鐵，寧杭高鐵，滬昆杭長高鐵，杭黃鐵路，合福鐵路，徐連鐵路，連淮鎮(zhèn)鐵路，徐宿淮鹽鐵路，商合杭鐵路，合安九鐵路，鄭合鐵路，沿江鐵路，寧安城際，湖蘇滬城際等項目。

普速鐵路項目有京九鐵路，滬漢蓉鐵路，寧西鐵路，青連鐵路，連鹽鐵路，隴海鐵路，豐沛鐵路，符夾鐵路，青阜鐵路、阜六鐵路，淮南鐵路、宿淮鐵路，新長鐵路，寧啟鐵路，海洋鐵路，滬通鐵路，浦東鐵路，廬銅鐵路，衢寧鐵路，九景衢鐵路，金溫鐵路，甬臺溫鐵路，蕭甬鐵路，寧蕪鐵路，蕪銅鐵路，宣杭鐵路，皖贛鐵路，二通道合肥至喬司、阜淮三線的電氣化等項目。

樞紐規(guī)劃由八大樞紐規(guī)劃和地區(qū)規(guī)劃組成。八大樞紐規(guī)劃包括徐州樞紐，合肥樞紐，阜陽樞紐，蕪湖樞紐，南京樞紐，上海樞紐，杭州樞紐，寧波樞紐，及樞紐內支線、聯(lián)絡線項目。地區(qū)規(guī)劃為連云港、新沂、淮安、鹽城、海安、南通、揚州鎮(zhèn)江、無錫、淮北青龍山、蚌埠、淮南、六安、銅陵、安慶、宣城、嘉興、湖州、臺州、麗水永康、衢州。

2 設計文件入庫管理存在的問題

2.1 管理觀念落后意識淡薄

對設計文件入庫管理的重要性認識不足，重視程度不夠。普遍認為設計文件入庫管理結果好壞、水平高低與企業(yè)的生產經(jīng)營、效率效益無直接關系，與企業(yè)的改革發(fā)展、做大做強無太大關聯(lián)。落后的觀念，淡薄的意識，加上軟件和硬件設施配備欠缺，使設計文件入庫管理始終徘徊在傳統(tǒng)低效層面，難以滿足企業(yè)市場化和可持續(xù)發(fā)展需求。

2.2 管理制度欠缺

設計文件入庫管理管什么、怎么管，應有書面規(guī)定，以制度形式予有明確。實際操作過程中更依賴傳統(tǒng)做法和經(jīng)驗，以不成文的規(guī)矩或習慣為主，管理缺乏硬性規(guī)定，儲如入庫時間點、入庫條件、入庫保管、查詢、借閱、處理等均無管理制度約束，設計文件管理缺乏制度保障。

2.3 管理技術手段落后，未與現(xiàn)代信息技術對接

設計文件入庫管理與現(xiàn)代信息技術的無縫對接，需要足夠的技術支持。雖然鐵路企業(yè)已建立了辦公信息系統(tǒng)，但設計文件入庫管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工方式。技術管理手段的落后，制約了設計文件的優(yōu)勢和發(fā)揮，難以主動滿足企業(yè)運營和發(fā)展的需求。

2.4 條件和設施簡陋

做好設計文件入庫管理必須具備一定的物質條件。目前的條件簡陋，設施簡單，物質基礎條件不盡人意，三大問題直接影響管理。①設計文件存放庫房為普通辦公用房，層高較低，空氣流通不夠暢通，房屋保溫、抗熱、防潮防水性能較差，周圍環(huán)境清潔度也不高。②庫房太小，鐵皮柜子只講安放不講合理，兩排柜子通道間距為65 cm，柜門為40 cm，打開柜門后僅剩25 cm，難以正常形態(tài)通過。當存取出文件時，要站在柜門的左側才能打開右側柜門，然后至已開門的右側再開左側門，空間太小，影響操作。③有安全隱患。與文書文件相比，設計文件又厚又重，設計圖紙又多，而柜內要盡可能多地存放文件，當存取設計文件時常造成手腕受傷，手臂皮膚劃傷，頻繁站起蹲下的存取引起頭的暈目?；蛟斐煽呐?。加上防光、防潮、防霉、防蟲、防塵、防水、防火和防盜等既有設施簡陋，防范

3 加強設計文件入庫管理的對策建議

3.1 轉變觀念，正視現(xiàn)實，夯實設計文件入庫前的基礎工作

思想對行動有重大的影響，為了做好設計文件入庫管理工作，設計文件管理應摒棄落后的思想觀念，做到與時俱進，并努力探索提高設計文件入庫管理水平的有效方法，即現(xiàn)代化的管理方法。而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理需要一個過程，我們應該擺正傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理者的關系，在進行傳統(tǒng)管理的同時，積極引進現(xiàn)代化管理方法和手段，使用先進的管理技術，推進鐵路企業(yè)的現(xiàn)代化管理進程。作為設計文件管理者在轉變觀念的同時應踏踏實實做好收集工作，夯實設計文件入庫前的基礎。設計文件的收集不僅是設計文件入庫管理工作的前提和基礎，設計文件收集齊全更是設計文件入庫管理工作的關鍵，因此必須盡可能早地開展收集工作，盡可能地做到收集齊全，對收集到設計文件要及時整理和保存，防范丟失，使設計文件得到更廣泛、更長期的利用，為鐵路企業(yè)提效增能服務。

3.2 建立健全制度規(guī)范管理

我們管理的設計文件，一方面在項目建設過程中使用，為建設工程項目進行預可、可研、初步設計審查提供使用，另一方面更多地是工程項目竣工運營開通后長期、頻繁、反復地提供使用，因設計單位只提供給路局1套紙質設計文件，管理者責任重大。為妥善管理好設計文件，建議對設計文件進行制度化、規(guī)范化、程序化的管理，對入庫的設計文件在保存、查詢、借閱、評估、鑒定、處理、銷毀等管理環(huán)節(jié)制定相應的管理制度和辦法，通過建立健全管理制度來加強和規(guī)范管理。路局層面可制定設計文件入庫保存管理辦法，查閱借閱設計文件管理辦法，評估鑒定設計文件管理辦法，處理銷毀設計文件管理辦法，機關相關專業(yè)部門也應制定相應的借閱、歸還等管理辦法，并藉此解決過去長久存在的著急借不著急還、催促后拖拉歸還、甚至不慎丟失無法歸還的問題，避免已入庫設計文件的缺損，保障設計文件的成套完整和無限制次數(shù)使用。建立健全制度，在制度的約束和保障下，堅信鐵路企業(yè)的設計文件入庫管理必將更加規(guī)范、合理、有序和高效。

3.3 設計文件入庫的信息化管理

經(jīng)濟和科技的高速發(fā)展推動了現(xiàn)代信息技術的突飛猛進，現(xiàn)代信息技術對社會的各個領域都產生了深刻的影響，鐵路企業(yè)也不例外?？梢灶A見的是，現(xiàn)代信息技術必將為鐵路管理工作注入更多高科技的元素。

3.3.1 工作平臺的信息化

目前設計文件管理以手工為主，信息化程度低。建議建立數(shù)字化的設計文件管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)手工管理的模式，從經(jīng)驗管理向數(shù)據(jù)管理發(fā)展，為鐵路企業(yè)搭建更廣闊的現(xiàn)代化企業(yè)信息工作管理平臺，實現(xiàn)設計文件管理質的飛躍。

3.3.2 設計文件的庫管理信息化

建議實施信息化管理，編制一個設計文件軟件管理系統(tǒng)并進行管理。這個管理系統(tǒng)包括①庫內所有項目。②每個項目的基本信息（含項目名稱、設計階段、文本版式、編制單位、完成日期、冊數(shù)、專業(yè)冊名稱、專業(yè)冊所附圖紙名稱、圖紙編號、數(shù)量）。③項目的庫狀態(tài)（庫存現(xiàn)狀、借閱動態(tài)、裝具位置）。一旦新項目的紙質文件入庫，相關信息同時錄入信息管理系統(tǒng)，二者聯(lián)動操作，隨時變動隨時調整，實行動態(tài)管理。管理系統(tǒng)面向路局機關專業(yè)部門，通過我們的授權，專業(yè)部門輸入用戶名、密碼登錄設計文件軟件管理信息系統(tǒng)，通過瀏覽系統(tǒng)可全面了解入庫設計文件的詳細信息，快速地查找目標文件，準確掌握設計文件使用現(xiàn)狀，享受精準的服務，舉2個例子簡述。例1待審查項目，設計文件發(fā)放為業(yè)務處室對應的專業(yè)冊，按慣例運輸處為運輸組織、站場冊，電務處為通信、信號冊，信息化處為信息篇，若運輸處想看信號、信息冊，通過登錄設計文件軟件管理系統(tǒng)，查詢設計文件的借閱動態(tài)，立即查到信號冊在電務處、信息冊在信息化處。例2庫存項目，如某部門想借商合杭鐵路初步設計總說明書，查詢設計文件軟件管理系統(tǒng)，借閱動態(tài)記錄該總說明書已于某年某月某日借出，借閱單位是某某處，狀態(tài)為庫外借出。設計文件信息化管理從根本上改變了傳統(tǒng)手工方式的低效、繁瑣和不便，提高管理效能，同時也為查詢使用提供極大的快捷和便利。

3.3.3 信息資源的共享

實施信息資源的共享。建議將設計文件軟件管理系統(tǒng)接入路局辦公網(wǎng)，通過路局辦公網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息資源的共享，使用者可以不受時間、空間、次數(shù)限制，迅速、準確、便捷地從網(wǎng)上獲取建設項目資料，共享設計文件信息資源。信息資源共享不僅是對入庫設計文件的高效管理和利用，避免信息的浪費，而且與鐵路辦公管理系統(tǒng)實現(xiàn)優(yōu)勢互補，從而進一步推動鐵路企業(yè)信息化管理的長足發(fā)展。

3.4 加強管理，提高效能

3.4.1 開展設計文件的分級和清理

為提升管理效能，建議建立分級管理模式，對現(xiàn)有設計文件進行界定和劃分，按等級進行管理，基本設想按建設工程項目時間劃分為4個等級，Ⅰ級管理為已開展前期工作及在建工程項目，Ⅱ級管理為竣工并開通運營0-5年期限的項目，Ⅲ級管理為竣工并開通運營6-10年期限的項目，Ⅳ級管理為竣工并開通運營10年以上的項目。在界定和劃分結束后立即對設計文件存放重新排布，調整原有格局，提升設計文件的管理效能。同時對庫內設計文件開展清理。納入Ⅰ級管理范圍的項目，需保存預可研、可研、初步設計所有階段的設計文件（含文本和圖紙），同時在接收紙質設計文件時還應同步接收電子版本，確保庫內有兩種形式的設計文件。對Ⅱ級、Ⅲ級管理范圍的建設項目，重點查清是否有對應的電子版本，列出沒有電子版本的項目清單，通過適當渠道要求設計單位補送電子版本，逐步將所有項目缺失的電子版本補齊，形成設計文件有紙質就有電子版本的良好狀態(tài)，最終達到Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ級管理范圍的所有項目其設計文件紙質和電子兩種形式的版本全部對應和齊全。Ⅳ級范圍的設計文件只保存可研的文本部分、初步設計的文本和圖紙，對預可研文本和圖紙、可研的圖紙不再進行保存，同時對納入Ⅳ級管理范圍的項目盡可能的補充配齊電子版本，無圖紙僅有文字說明的電子版也可以。通過細分和清理，更便于管理和查詢利用，達到提效挖潛增能的目的。

3.4.2 充分利用既有設施強化管理

在防潮、防霉、防塵、防蟲、防水、防火、防光、防盜等八防工作的硬件設施不足情況下，用強化管理來提升管理效能。其一：定時通風，每天早晨打開庫房窗戶，在移窗兩邊留有縫隙，讓封閉一夜的房間通風透氣，保持庫房空氣流通，下班前關閉窗戶，當遇下雨天、春夏黃梅季節(jié)、和夏季高溫日，需同時開啟空調去除濕氣、熱氣，及時防潮、防霉。其二：工作時間要勤于打掃保持庫房清潔衛(wèi)生，庫房四周放置防鼠板并及時更換，窗外噴灑殺蟲藥水，不允許庫房內吸煙杜絕明火，并注意觀察房屋有無滲漏，做好防塵、防蟲、防水、防火工作。其三：當庫房無人時要及時閉燈，避免燈光長期照射引發(fā)紙張老化、字跡褪色模糊狀況發(fā)生，下班時勤于檢查并關閉好門窗，切實做好防光、防盜。

3.4.3 調整庫房，完善硬件條件。

鑒于目前庫房面積小、防范設施不到位、周邊環(huán)境不理想、整體硬件條件差的境況，建議擴大既有庫房以增加存放面積，或另擇地點新建標準庫房，配套相應的防范設施。建議結合新建路局檔案館規(guī)劃一并考慮，解決設計文件庫房問題，完善硬件設施，高效能地管理設計文件。

責任編輯：萬寶安

來稿日期：2015-12-01