呂紅春

(濟南廣播電視大學，山東 濟南 250014)

電大檔案工作淺論

呂紅春

(濟南廣播電視大學，山東 濟南 250014)

電大的辦學與其他高校有較大的差異，電大的檔案有自己的特點，檔案工作有自己的規(guī)律。電大檔案具有門類多、周期性長、管理難度大、利用率高等特點。新時期電大檔案也發(fā)生了變化，檔案材料更加多樣化，檔案管理手段更加多樣化，檔案利用更加社會化。

電大；檔案；淺論

電大的辦學與其他高校有較大的差異，電大的檔案有自己的特點，檔案工作有自己的規(guī)律。了解和把握這些特點和規(guī)律，才能有針對性地做好電大的檔案工作。

一、電大檔案的特點

電大是改革開放的產(chǎn)物。1978年2月6日，鄧小平同志親自批準建立了廣播電視大學，這是中國教育史上一場劃時代意義的革命。建校初期，電大以衛(wèi)星、電視為主，綜合利用多種媒體：電視、錄像、圖像技術、聲光技術、通訊技術等為一體，覆蓋面幾乎可以達到中國的每一個地方，與國際廣播電視教育接軌，面向世界，面向未來。完全可以說電大教育是現(xiàn)代化的、與科學結(jié)合的、全民受益的教育，為國家培養(yǎng)了大批大專以上層次的各類人才，顯示出了強有力的生命力。電大教育作為新興事物，打破了原有的辦學格式，新的內(nèi)容層出不窮，快速發(fā)展與基礎工作的薄弱形成了很大反差。因此，電大的檔案工作屬于開拓與建設性的新建單位的檔案工作，基礎條件差，檔案類目體系不穩(wěn)定，檔案基礎建設亟待規(guī)范化。

1.電大的辦學系統(tǒng)為分級管理模式，即中央電大、省級電大、地市級電大、縣級電大。電大的統(tǒng)籌規(guī)劃，分級辦學，分級管理體制，使地方電大具有較重的管理任務，產(chǎn)生的文件材料多，信息量大。由于具有多形式、多功能、多層次、多規(guī)模的辦學層次，因此電大檔案具有門類多的特點。

2.電大學歷教育實行學分制，根據(jù)成人教育的特點，學籍年限保留時間長，學籍管理工作復雜，學籍檔案變動和運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，傳遞較頻繁，檔案形成了周期性長管理難度大的特點。

3.中央電大宏觀管理和地方政府直接管理的需要，地方電大需經(jīng)常提供所需檔案信息；電大的“五統(tǒng)一”(教學計劃、教材、主講教師、考試命題、評分標準)制度，電大學生的多層次、多需求經(jīng)常需要提供學歷方面的證明，諸多因素形成了電大檔案利用率高的特點。

二、新時期電大檔案的變化

當今世界，教育正在發(fā)生深刻變革，從局限于封閉的校園向融入社會轉(zhuǎn)變，從只關注學齡階段的教育向重視終身教育、終身學習和發(fā)展服務轉(zhuǎn)變，從只關心少數(shù)人的教育向重視全民教育轉(zhuǎn)變，從只關注專業(yè)教育向重視多樣化教育轉(zhuǎn)變。開放教育已經(jīng)發(fā)展成為世界性的趨勢和潮流。經(jīng)教育部批準，在中央廣播電視大學和地方廣播電視大學的基礎上組建國家開放大學，2012年7月31日，國家開放大學在人民大會堂正式揭牌成立。開放大學是一所以現(xiàn)代信息技術為支撐，辦學網(wǎng)絡立體覆蓋全國城鄉(xiāng)，學歷與非學歷教育并重，面向全體社會成員，沒有圍墻的新型大學。廣播電視大學系統(tǒng)在新的歷史起點上踏上了新的征途。電大的檔案工作又面臨著新的挑戰(zhàn)。

1.檔案材料更加多樣化。開放大學是一所以現(xiàn)代信息技術為支撐，學歷教育與非學歷教育并舉，實施遠程開放教育的新型高等學校。國家開放大學在廣播電視大學基礎上組建，穩(wěn)步發(fā)展學歷繼續(xù)教育，大力發(fā)展非學歷繼續(xù)教育，滿足人們多樣化、個性化的受教育需求；為不同教育水平、不同年齡、不同職業(yè)的人提供更好的教育服務和機會。對國家“學分銀行”制度進行全面的探索與實踐，從而實現(xiàn)學歷與非學歷繼續(xù)教育之間的學分互認與轉(zhuǎn)換，不同類型學習成果之間的溝通與銜接，搭建終身教育的“立交橋”。為順應這種辦學體制的改革，辦學模式的創(chuàng)新，地方電大也面臨著新的機遇與變革。以濟南電大為例，遠程學院負責學歷教育，以開放教育、網(wǎng)絡教育為主，搭建遠程教育學習平臺，讓有這方面需求的學生有多方面的選擇。繼續(xù)教育、全民終身教育的拓展，我們增設了繼續(xù)教育學院、網(wǎng)絡教育學院。建立了濟南市教師教育中心，負責濟南市教師的各項培訓；建立了濟南全民學習服務中心，建設線上的網(wǎng)絡學習平臺和終身學習資源庫，供市民進行免費的終身網(wǎng)絡學習。向市民發(fā)放泉城學習卡，此卡可以詳細記錄個人的學習經(jīng)歷，并計入“學分銀行”，通過學習成果認證轉(zhuǎn)換機制，學分積累達到規(guī)定的標準，就可以獲得學習證明、職業(yè)資格證書、專業(yè)技能等級證書甚至學歷文憑等。招生學校的增加，辦學形式的變化，以及各類培訓項目的開展，給我們帶來較大的管理任務，檔案材料也隨之增多，門類也更加多樣化，信息量也加大，形成了檔案材料的多樣化。

2.檔案管理手段更加多樣化。信息化社會的到來，使得作為信息主要承載形式的檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實物、照片檔案外，還出現(xiàn)了多種電子檔案。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術方法不同，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有其獨特的特點及優(yōu)越性。其特點之一是文件記錄載體發(fā)生了變化。文件材料的擬稿、修改、定稿一般都是通過計算機來完成，存儲歸檔更加快捷方便。 其二，電子檔案信息查找通過計算機查找功能，比人工查找更加方便、迅速準確，從而提高了檔案的利用率。其三，電子檔案整理通過計算機建立目錄、文件夾，方法簡便、快捷，簡化了檔案整理過程中的程序，減輕工作人員的勞動強度，提高了工作效率。其四，解決了后續(xù)文件的增補問題。紙質(zhì)檔案立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，需要拆卷重做，各類目錄都要被變動，增加工作量。但電子檔案按“件”整理歸檔，可隨時增補，文檔也不易形成存積。檔案管理進行電子化管理，有利于檔案編研和二次信息開發(fā)利用，能更好的提高檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

開放教育、網(wǎng)絡教育也出現(xiàn)了電子檔案，學籍檔案電子化已經(jīng)逐步完善，充分顯示了其明顯的信息化、規(guī)?；⑾到y(tǒng)化的特點，同時又具備復雜性、動態(tài)性、周期性和分散性的特點。各類培訓從初期的策劃、統(tǒng)籌到實施都離不開網(wǎng)絡、計算機等先進的媒體技術，正是這一現(xiàn)代化的手段，提高了工作效率，完善了工作流程，同時形成了大量的電子文檔。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存成為電大檔案管理工作的又一新課題。我們在做好紙質(zhì)檔案管理工作的同時，要加強對電子檔案的管理，根據(jù)檔案材料的不同，制定不同的歸檔要求，確保電子檔案不丟失、不遺漏；確保電子檔案完整、準確；確保電子檔案的查找利用。充分利用電子檔案的信息、圖像進行編研，提供準確可靠的資料數(shù)據(jù)，為學校的發(fā)展做出貢獻。

3.檔案利用更加社會化。檔案管理的目的是提供利用，電大檔案的信息化更加有效的提高了其服務社會的功能。首先由被動服務轉(zhuǎn)向主動服務，原來是學生個體找我們查找各類信息及資料，現(xiàn)在變成檔案信息如教學課件、教學成果、各類政策、規(guī)定等主動公開，聯(lián)入計算機網(wǎng)絡，學生不用登門就可以登錄網(wǎng)站，瀏覽、查閱、下載所需要的內(nèi)容，共享教育教學資源，方便了學生學習。其次服務的群體也發(fā)生了變化，在學生管理過程中，采用網(wǎng)絡化管理，面向全體學生，甚至是學生家長服務，通過網(wǎng)絡平臺，建立相關的管理系統(tǒng)，把學生的各項信息納入系統(tǒng)管理，學生注冊登錄就可以在網(wǎng)上完成考試報名、成績查詢、作業(yè)提交等環(huán)節(jié)，從而節(jié)約學習時間，簡化管理程序。學生家長也可以通過網(wǎng)絡平臺遠程了解孩子在校的學習情況。充分體現(xiàn)了遠程網(wǎng)絡化教育的優(yōu)勢。

作為一名電大檔案管理工作者，首先要從思想上認識檔案管理工作的重要性，要有忠于職守、認真負責、精益求精的工作態(tài)度，其次從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到電子檔案信息最大限度的被利用，確保檔案得到可靠、安全、有效的保護。面對社會的發(fā)展，電大檔案工作的變化，我們要有緊迫感，要不斷的學習，努力學習，掌握現(xiàn)代科學知識，拓寬知識領域，提高業(yè)務水平。把檔案管理工作提升到一個全新的水平。

[1]鄒偉玲.淺談如何做好電子檔案管理工作 [J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011，(12).

[2]余慧玲.試論電子檔案的歸檔保管與利用 [J].韶關學院學報,2009，(07).

[3]王更青.試論電大檔案信息服務工作的特點與對策 [J].湖南廣播電視大學學報,2001，(01).

2014-11-20

呂紅春(1970-)，女，濟南廣播電視大學檔案副研究館員。

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