吳建華 歸吉官

(南京大學(xué)信息管理學(xué)院，江蘇南京，210093)

檔案工作發(fā)展至今，其現(xiàn)狀是難以令人滿意的。孤立、簡(jiǎn)單、靜止、封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代檔案工作、檔案事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。為此，曾有學(xué)者坦言:“一種久已有之、較為普遍的現(xiàn)象值得引起現(xiàn)代檔案工作者的深思：我們?yōu)樯鐣?huì)精心保存的作為‘社會(huì)記憶’的檔案，卻很少引起廣大民眾的興趣，有些人甚至不知道‘檔案’究竟是什么，檔案館在何處。”［1］上世紀(jì)80年代以來，伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，成倍增長(zhǎng)的電子文件已經(jīng)被檔案學(xué)界、業(yè)界自覺地納入各自的研究范疇和實(shí)踐領(lǐng)域。再加上近幾年“大數(shù)據(jù)”的出現(xiàn)，其作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，對(duì)檔案管理模式的變革也起到積極的推動(dòng)作用。從紙質(zhì)文件到電子文件，從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化，從信息共享到信息價(jià)值共享［2］，這使得檔案館具有了數(shù)據(jù)高速增長(zhǎng)并海量積累的大數(shù)據(jù)特征。如果現(xiàn)代的檔案工作再沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，那么必將使我們淹沒在信息、數(shù)據(jù)的海洋之中。早在1996年第十三屆國際檔案大會(huì)報(bào)告中，加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫克就指出：“確實(shí)，我們現(xiàn)在有機(jī)會(huì)通過向全世界展示如何避免淹沒在無意義數(shù)據(jù)‘海洋’里和如何探求相互關(guān)聯(lián)的意義或知識(shí)，來重新肯定我們專業(yè)的適用性?！保?］為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和檔案工作的轉(zhuǎn)型，在內(nèi)外力交叉作用下，我國的檔案管理模式雖已發(fā)生一些變化，但是這種變化還不十分顯著，目標(biāo)也未很明確。

1 檔案工作的立體（三維）發(fā)展

當(dāng)前我國檔案工作正處于立體發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，特別是在現(xiàn)階段，檔案工作表現(xiàn)為向文件形成階段前移，向知識(shí)管理、知識(shí)服務(wù)深入，與社會(huì)化融合發(fā)展。

1.1 前移——實(shí)行全程化管理

檔案管理工作前移，指導(dǎo)并監(jiān)督文件的形成符合檔案管理的要求十分必要，也是切實(shí)可行的。前端控制、全程管理思想雖然在電子文件管理中頗為盛行，但并不是電子文件管理的專利。早在紙質(zhì)文件時(shí)期，這些思想便已初露端倪。例如，對(duì)歸檔文件質(zhì)量的要求：紙張等載體要符合檔案管理要求，歸檔文件材料書寫時(shí)左側(cè)應(yīng)預(yù)留足夠的裝訂空間，字跡材料要具有耐久性等等。這都是檔案部門應(yīng)該對(duì)文件形成部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督的范疇，也是職責(zé)所在。尤其在電子文件管理實(shí)踐中，檔案工作是否前移，前移是否到位，時(shí)刻關(guān)系著電子文件的生存狀態(tài)。電子文件是一種極為“活躍”的文件類型，一旦失控將會(huì)威脅其真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性。當(dāng)然，我們所說的將檔案工作向前移，檔案部門加強(qiáng)對(duì)文件形成部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，是有一定適用范圍的，就目前來說，僅限于一個(gè)單位內(nèi)部是行得通的。但不能據(jù)此擴(kuò)大到某一行政區(qū)的檔案行政管理部門或者綜合檔案館可以將檔案工作前移，至少在目前缺少相關(guān)法律、制度依據(jù)的情況下是不可行的。不過，假如每一個(gè)單位都能把文件管理與檔案管理理順了，那么就無須為檔案行政管理部門或者綜合檔案館擔(dān)心這些問題了。

1.2 深入——提供知識(shí)化服務(wù)

檔案工作轉(zhuǎn)型期不僅表現(xiàn)為檔案工作向前移，還體現(xiàn)在檔案工作向縱深延伸，提供知識(shí)化服務(wù)。提供知識(shí)化服務(wù)是檔案知識(shí)管理的應(yīng)有之義，是一種全新的服務(wù)理念和方式，是對(duì)檔案實(shí)體管理與信息管理服務(wù)理念和方式的巨大變革。這符合時(shí)代的發(fā)展需要，也是促進(jìn)檔案工作的應(yīng)有舉措。如今，檔案部門正面臨著“信息爆炸”和“知識(shí)饑渴”的尷尬。在信息、數(shù)據(jù)不斷膨脹的時(shí)代，檔案部門提供簡(jiǎn)單的檔案實(shí)體材料、檔案信息服務(wù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了人們的需求。人們對(duì)信息的需求是無可限量的，并不止于對(duì)檔案文獻(xiàn)材料顯性知識(shí)的獲取，只是以往檔案部門不注重挖掘潛涵在檔案文獻(xiàn)材料背后的隱性知識(shí)，使得人們對(duì)更深層次的信息需求無法激發(fā)。其實(shí)，我們?cè)讷@取信息之時(shí)，除了要知道是什么之外，還想知道為什么，只有都得到答案才算完整的信息獲取。檔案管理提供知識(shí)化服務(wù)就是在滿足人們知道是什么的同時(shí)，還要回答為什么。“檔案知識(shí)管理不但要為用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，更重要的是要為用戶千方百計(jì)地提供解決問題的答案（知識(shí)）”，［4］同時(shí)，檔案工作者的角色也將由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者過渡。“這種以知識(shí)服務(wù)作為核心的檔案管理方式不僅是時(shí)代發(fā)展的要求，而且會(huì)使檔案工作者抓住新時(shí)代的機(jī)遇，以知識(shí)管理者的形象重新確立自身的地位。”［5］由此可見，檔案工作的深入，檔案知識(shí)化服務(wù)的開展將是檔案職業(yè)定位的新起點(diǎn)。

1.3 融合——實(shí)施社會(huì)化戰(zhàn)略

檔案部門與檔案工作不是孤立存在的，它與社會(huì)其他部門、其他工作有著千絲萬縷的聯(lián)系。檔案既不是由檔案部門形成的，也不是為檔案部門服務(wù)的。檔案工作、檔案事業(yè)只有與社會(huì)相融合，才能體現(xiàn)出其存在價(jià)值。正如馮惠玲教授所言：“只有走向社會(huì)，服務(wù)社會(huì)，檔案館才能產(chǎn)生社會(huì)效益，獲得生存的社會(huì)基礎(chǔ)；只有親近民眾，服務(wù)民眾，檔案館才能贏得廣泛的民眾支持，獲得發(fā)展的力量來源?！保?］進(jìn)入21 世紀(jì)以后，檔案與檔案工作的政治性正逐步減弱，社會(huì)性正逐漸增強(qiáng)，“社會(huì)檔案觀”越來越為我國檔案學(xué)界、業(yè)界所認(rèn)可。許多有識(shí)之士撰文呼吁：還檔案館的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的本來面目，傳統(tǒng)的綜合檔案館應(yīng)該向公共檔案館轉(zhuǎn)型，要強(qiáng)調(diào)檔案館的公益性、服務(wù)性、開放性［7］。與此同時(shí)，各地檔案館也紛紛行動(dòng)起來，加強(qiáng)館藏資源建設(shè)，多措并舉“開門納客”。其次，各級(jí)綜合檔案館的館藏資源正往多元化發(fā)展，面向民生的多元化檔案資源體系正在逐步建立。學(xué)者曾經(jīng)的抱怨：“翻閱中國歷史總有一種殘缺不全的感覺，讀到的多是社會(huì)上層結(jié)構(gòu)的崩析與重組，重組復(fù)崩析，幾乎看不到社會(huì)低層（底層）民眾的真實(shí)生存狀態(tài)和精神歷程。”［8］現(xiàn)今這些正悄然發(fā)生變化。再次，檔案社會(huì)化服務(wù)正在興起，全國各地檔案館在不斷拓寬社會(huì)化服務(wù)功能的同時(shí)，還注重對(duì)服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新和服務(wù)制度的完善。所有這些都反映了我國檔案工作、檔案事業(yè)正經(jīng)歷著從“國家模式”向“社會(huì)模式”過渡的巨大變革［9］。

2 檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊

檔案管理模式是對(duì)檔案工作內(nèi)容構(gòu)成及其相互關(guān)系的規(guī)范化描述。由于它是在特定的歷史時(shí)期和檔案工作環(huán)境下產(chǎn)生的管理范式，是某一時(shí)期檔案管理工作的縮影，所以具有一定的時(shí)代性。檔案現(xiàn)代管理模式是相對(duì)于檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式而言的，它主要由超前管理、實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理四大板塊構(gòu)成。

2.1 超前管理

檔案超前管理，是一種前端控制手段，即主張檔案管理工作應(yīng)在檔案形成之前，從源頭開始就對(duì)可能成為檔案的文件資料進(jìn)行質(zhì)量控制，關(guān)注文件、文件形成者及其形成過程的有機(jī)聯(lián)系、職能以及可靠性等方面的關(guān)系，避免有價(jià)值的檔案或相關(guān)背景信息的流失［10］。超前管理的主要內(nèi)容和任務(wù)是指導(dǎo)、協(xié)助、監(jiān)督、檢查文件的形成、積累、整理和歸檔等文件工作，其目標(biāo)是保證文件的質(zhì)量符合檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)文件與檔案工作的一體化管理。文件工作和檔案工作是密切相連、相互影響的工作，但是，一直以來多被人為地割裂，兩項(xiàng)工作彼此脫節(jié)，各行其是，這嚴(yán)重制約著檔案工作水平的提高。尤其是在檔案信息化不斷發(fā)展的今天，要實(shí)現(xiàn)文檔信息的“一次輸入多次輸出”，就必須對(duì)文件工作進(jìn)行超前管理，否則可能會(huì)出現(xiàn)“多次輸入”的重復(fù)工作，效果事倍功半。當(dāng)然，要完全打破文件工作與檔案工作之間的壁壘并非易事，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。

2.2 實(shí)體管理

20世紀(jì)80年代以前，整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，包括收集、整理、鑒定以及最后的提供利用等等都是以檔案實(shí)體為具體的管理對(duì)象，檔案管理理論也主要是圍繞實(shí)體管理進(jìn)行建構(gòu)，這就是檔案實(shí)體管理的主要特征［11］。檔案實(shí)體管理主要受物本管理理念的支配，管理理念比較簡(jiǎn)單，“靜態(tài)”思維貫徹著檔案工作的各環(huán)節(jié)。實(shí)體管理的管理手段和方式也相對(duì)單一，主要以手工管理為主。例如，歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等都屬于實(shí)體管理。實(shí)體管理相對(duì)于信息管理和知識(shí)管理來說，盡管存在著這樣或那樣的諸多缺陷，但是依然可以成為檔案現(xiàn)代管理模式的一個(gè)組成部分。因?yàn)?，就目前看來檔案的“實(shí)體”概念雖有逐漸被弱化的跡象，但沒有消失的充分理由。大量館（室）藏實(shí)體資源的存在以及電子文件實(shí)行的“雙套制”，這足以表明檔案“實(shí)體”概念的長(zhǎng)期存在，檔案實(shí)體管理也將會(huì)長(zhǎng)期維持。雖然信息管理的興起和知識(shí)管理的出現(xiàn)，會(huì)對(duì)實(shí)體管理造成一定的沖擊，但是它們之間只是互相依存的關(guān)系，而非互相沖突。圍繞檔案“實(shí)體”的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等形成的方法與理論也不能全部摒棄。

2.3 信息管理

20世紀(jì)80年代以來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，實(shí)體管理的理念與方法逐漸被弱化，而更注重的是突破載體束縛的檔案信息管理與開發(fā)。檔案信息管理擺脫了傳統(tǒng)以“實(shí)體”為具體管理對(duì)象的諸多缺陷的困擾，使檔案信息可以不受時(shí)空的限制實(shí)時(shí)被人們所監(jiān)管和利用。檔案信息管理的主要內(nèi)容是引入現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行著錄、標(biāo)引、組織、編研、服務(wù)以及進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息管理的基礎(chǔ)工作包括：借助電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)歸檔；開展檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的縮微保存和自動(dòng)檢索；建設(shè)數(shù)字檔案館（室），實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案工作的全面提升。檔案信息管理的突出特點(diǎn)是把檔案信息資源開發(fā)提升到前所未有的高度，檔案主動(dòng)服務(wù)于社會(huì)的趨勢(shì)日趨明顯，檔案工作融入社會(huì)化發(fā)展的要求愈加強(qiáng)烈。從這個(gè)意義上可以說，檔案信息管理是檔案工作與檔案事業(yè)的第一次革命性變革。檔案信息管理理應(yīng)成為檔案現(xiàn)代管理模式的重要組成部分。

2.4 知識(shí)管理

進(jìn)到21世紀(jì)，起源于企業(yè)界的知識(shí)管理作為一種管理理念和管理方法被傳入檔案管理領(lǐng)域，于是產(chǎn)生了檔案知識(shí)管理。檔案知識(shí)管理的重點(diǎn)不再是檔案實(shí)體和檔案信息，而是轉(zhuǎn)向檔案知識(shí)，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案內(nèi)容所蘊(yùn)含知識(shí)的挖掘、管理和利用，突出檔案的知識(shí)價(jià)值。在檔案學(xué)界，對(duì)檔案知識(shí)管理存在兩種截然相反的認(rèn)識(shí)。一是全面排斥知識(shí)管理，認(rèn)為知識(shí)管理興起于企業(yè)管理，知識(shí)管理的理念、方法和技術(shù)主要都是針對(duì)企業(yè)管理的，是企業(yè)信息資源管理的高級(jí)形態(tài)，因此知識(shí)管理不同于檔案管理。二是全盤接受知識(shí)管理，認(rèn)為知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)，包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，顯性知識(shí)一部分來自組織自身活動(dòng)直接形成的文件、檔案，另一部分是從外部獲取的文獻(xiàn)資料、法律法規(guī)、條例、會(huì)議記錄、專利、商標(biāo)、版權(quán)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)上資源、商業(yè)秘密等方面的材料；檔案管理的對(duì)象是檔案，是顯性知識(shí)載體。知識(shí)管理的范圍大于檔案管理，檔案管理是一種知識(shí)管理工作，進(jìn)而主張將知識(shí)管理全面引入檔案管理。我們認(rèn)為檔案管理與知識(shí)管理既相近相通，又相差相異，同時(shí)也相輔相成。知識(shí)管理具有的先進(jìn)管理理念和方法完全可以適當(dāng)引入檔案管理，以促進(jìn)檔案工作的深入發(fā)展。在實(shí)際工作當(dāng)中也是如此，檔案工作的不斷深入急需檔案知識(shí)管理的介入，以提供知識(shí)化服務(wù)滿足用戶的更高層次需求。在現(xiàn)階段，檔案知識(shí)管理雖不是很成熟，但作為一種發(fā)展趨勢(shì)卻已經(jīng)很明顯，這是無法阻擋的，而且應(yīng)該成為檔案現(xiàn)代管理模式的核心部分。

超前管理、實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理作為檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊，它們之間的關(guān)系并非涇渭分明，彼此之間存在著部分重疊、交叉的相似性。檔案現(xiàn)代管理模式既體現(xiàn)四者的個(gè)性特點(diǎn)又兼顧其共性優(yōu)勢(shì)，其結(jié)構(gòu)更加合理，從而實(shí)現(xiàn)各司其職、相互協(xié)作。

3 檔案現(xiàn)代管理模式的核心——檔案知識(shí)管理

檔案現(xiàn)代管理模式是相對(duì)于孤立、簡(jiǎn)單、靜止、封閉的檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式而言的，無論是從宏觀的檔案管理發(fā)展的歷史進(jìn)程來看，還是從中、微觀的檔案管理理念、方法與技術(shù)來看，檔案知識(shí)管理作為檔案現(xiàn)代管理模式的核心可謂當(dāng)之無愧。

3.1 檔案知識(shí)管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案知識(shí)管理是檔案工作發(fā)展到一定歷史時(shí)期的必然產(chǎn)物，這既有外部環(huán)境的影響，又是出于內(nèi)部變革的需要。

3.1.1 適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是建立在知識(shí)和信息生產(chǎn)、分配、使用基礎(chǔ)上并以知識(shí)運(yùn)營為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的新經(jīng)濟(jì)形態(tài)的時(shí)代。在追求經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)界，我們不難理解為什么知識(shí)管理起源于并被廣泛應(yīng)用于該領(lǐng)域。那么，這是否意味著知識(shí)管理更容易為企業(yè)檔案管理所接受呢？回答是肯定的，事實(shí)也證明了這一點(diǎn)。檔案學(xué)界對(duì)檔案知識(shí)管理的研究最集中也相對(duì)系統(tǒng)的領(lǐng)域就是企業(yè)檔案知識(shí)管理，而且一些企業(yè)也正在著力開展這方面的工作。“企業(yè)檔案管理的根本出路在于通過變革適應(yīng)時(shí)代與環(huán)境變化的要求。知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，能夠?yàn)闄n案管理變革提供新的思維?！保?2］據(jù)此，我們可以擴(kuò)大到以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)的整個(gè)檔案工作大領(lǐng)域，知識(shí)管理同樣能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理之外的其他領(lǐng)域的檔案管理變革提供新思維。

3.1.2 大數(shù)據(jù)發(fā)展為檔案知識(shí)管理提供了新機(jī)遇

大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)之后IT 產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)具有四個(gè)方面的特征：一是數(shù)據(jù)體量大，二是數(shù)據(jù)類型繁多，三是價(jià)值密度低，商業(yè)價(jià)值高，四是處理速度快［13］。大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)管理的理念和方式，是信息管理者在當(dāng)今的信息技術(shù)條件下，為解決新的海量信息處理需求，所提出的解決策略［14］。大數(shù)據(jù)時(shí)代勢(shì)必給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，現(xiàn)代檔案館具有了大數(shù)據(jù)的特征，一些傳統(tǒng)的檔案管理工作也會(huì)受到一定沖擊。檔案館海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，不僅加大了檔案信息檢索、查詢的難度，更是對(duì)檔案信息服務(wù)方式的挑戰(zhàn)。如何在海量的數(shù)據(jù)中查找到所需的檔案信息、知識(shí)，這就有必要引入知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的挖掘，從而提供更有價(jià)值的檔案知識(shí)服務(wù)。大數(shù)據(jù)在挑戰(zhàn)傳統(tǒng)檔案管理工作的同時(shí)，也為檔案知識(shí)管理提供了新機(jī)遇。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展，檔案工作必須進(jìn)行自我變革，而檔案知識(shí)管理正是這種自我變革的產(chǎn)物。

3.1.3 檔案實(shí)體管理和信息管理為知識(shí)管理奠定了基礎(chǔ)。檔案知識(shí)管理并不是一蹴而就，而需依托于原有的檔案管理基礎(chǔ)，包括具有一定規(guī)模且管理有序的檔案實(shí)體資源和信息資源、成熟的檔案管理方法與技術(shù)以及其他必備的軟硬件設(shè)施等等，這些都是進(jìn)一步開展知識(shí)積累、組織、評(píng)價(jià)與服務(wù)等檔案知識(shí)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)。檔案實(shí)體管理與信息管理的工作積累能夠?yàn)闄n案知識(shí)管理工作的開展提供必要的基礎(chǔ)條件，已經(jīng)進(jìn)入到檔案信息管理階段并且各方面條件都已經(jīng)成熟的便可以積極推進(jìn)檔案知識(shí)管理；正處在檔案實(shí)體管理到檔案信息管理過渡期的應(yīng)該進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ)工作，以便下一步檔案知識(shí)管理工作的開展?？傮w上看，當(dāng)前我國的檔案工作已經(jīng)過一段時(shí)期的信息化建設(shè)，具備了一定的檔案知識(shí)管理?xiàng)l件。但是，也應(yīng)看到我國檔案工作進(jìn)行知識(shí)管理并不是很成熟，這主要受限于前一階段的基礎(chǔ)工作，而且整體上我國檔案工作還處于由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案信息管理、檔案知識(shí)管理的過渡期。因此，只有進(jìn)一步加快前兩個(gè)階段檔案管理工作的過渡與轉(zhuǎn)型，檔案知識(shí)管理才會(huì)順理成章。

3.2 檔案知識(shí)管理的原理與方法

檔案知識(shí)管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)積累、知識(shí)組織、知識(shí)評(píng)價(jià)和知識(shí)服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值，提升組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力［15］。在這一過程當(dāng)中，檔案知識(shí)管理的目標(biāo)主要是為了提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力，與此同時(shí)，檔案工作的地位在組織內(nèi)部也將會(huì)有很大的提升。檔案知識(shí)管理的原理與方法是檔案管理圍繞知識(shí)積累、知識(shí)組織、知識(shí)評(píng)價(jià)、知識(shí)服務(wù)四項(xiàng)基本活動(dòng)的開展而形成的。

一是檔案知識(shí)積累?；A(chǔ)工作是完整地歸檔、收集組織內(nèi)部具有保存價(jià)值的文檔材料，確保反映組織活動(dòng)概況的顯性知識(shí)的齊全與完整，加強(qiáng)對(duì)潛含在文檔材料背后隱性知識(shí)的挖掘，并使之可控、可用，此外還應(yīng)注重對(duì)組織外部知識(shí)的搜集并將之內(nèi)部化。

二是檔案知識(shí)組織。主要是按照一定的分類方案和組織方法對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)組織，檔案知識(shí)組織一般無需考慮檔案實(shí)體特征，而是按照其內(nèi)容所承載的信息和知識(shí)類別來對(duì)檔案進(jìn)行分類與組織，而且這種組織方法應(yīng)該以用戶為中心，要充分考慮用戶的需求偏好。檔案知識(shí)組織源于又高于傳統(tǒng)的檔案整理。

三是檔案知識(shí)評(píng)價(jià)。這與傳統(tǒng)的檔案鑒定思想是一脈相承的，基本的方法也是相通的。檔案知識(shí)評(píng)價(jià)主要是對(duì)檔案的知識(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)，判斷其是否具有知識(shí)價(jià)值及其大小。檔案知識(shí)價(jià)值判斷的重點(diǎn)已不再局限于證據(jù)價(jià)值或保存價(jià)值，而是多種價(jià)值形態(tài)并重，都要兼顧。

四是檔案知識(shí)服務(wù)。上述的檔案知識(shí)積累、組織、評(píng)價(jià)的最終目的就是為了檔案知識(shí)服務(wù)，這是檔案知識(shí)管理的核心所在。檔案知識(shí)服務(wù)與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)不同，它是真正的以用戶為中心，為用戶提供可解決問題的答案（知識(shí)）。這明顯有別于傳統(tǒng)檔案服務(wù)的僅為用戶提供檔案實(shí)體材料或者檔案信息。

實(shí)質(zhì)上，檔案知識(shí)積累、組織、評(píng)價(jià)與服務(wù)是對(duì)傳統(tǒng)檔案收集、整理、鑒定與服務(wù)工作的延伸與拓展。

3.3 檔案知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)

從上述的檔案知識(shí)管理的原理與方法中可以看出，檔案知識(shí)管理更多的是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念與方法的深化和提升。那么，檔案知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)必定要建立在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的管理思維、管理方式以及管理主體等進(jìn)行相應(yīng)變革的基礎(chǔ)之上。

一是確立檔案知識(shí)管理理念。某種新的管理模式要使人們能夠接受并應(yīng)用它，首先要讓人們從思想上接受它，而后才能從行動(dòng)上踐行它。檔案知識(shí)管理也是如此，要讓檔案部門及其檔案工作人員接受這樣一種理念。檔案知識(shí)管理理念的確立可以通過宣傳、教育以及自主學(xué)習(xí)、吸收等多種方式來實(shí)現(xiàn)。相信這一理念的確立必然會(huì)使檔案部門重新審視自身的功能定位，檔案工作者也會(huì)對(duì)自己的職能定位作一反思。

二是檔案部門要向?qū)W習(xí)型組織轉(zhuǎn)型。不斷提高檔案部門學(xué)習(xí)新知識(shí)、接受新技術(shù)的能力，努力營造促進(jìn)檔案知識(shí)管理的文化氛圍。檔案部門內(nèi)部要培養(yǎng)和提高全員的檔案知識(shí)意識(shí)，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，逐步形成信息、知識(shí)共享的思維習(xí)慣。

三是檔案工作者要向知識(shí)管理協(xié)作者、知識(shí)服務(wù)者轉(zhuǎn)型。任何管理工作都是由人來完成的，人員素質(zhì)的高低決定著該項(xiàng)管理工作的成敗。傳統(tǒng)的檔案保管員是無法勝任檔案知識(shí)管理工作的，必須通過在職培訓(xùn)使之轉(zhuǎn)型，或者也可以吸收具備檔案知識(shí)管理勝任力的人員來促進(jìn)整體的轉(zhuǎn)型。

四是建立健全檔案知識(shí)管理組織與制度保障體系。檔案知識(shí)管理組織體系可以以單位內(nèi)部的檔案部門為中心，依托單位原有的專、兼職檔案人員隊(duì)伍來組建。檔案知識(shí)管理制度體系也可以在原有的檔案管理各項(xiàng)規(guī)章、制度基礎(chǔ)上加以豐富和完善而形成。

五是構(gòu)建統(tǒng)一的檔案知識(shí)管理平臺(tái)。這一平臺(tái)可以依托數(shù)字檔案館（室）來實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)是提供智能化、個(gè)性化的檔案知識(shí)服務(wù)。統(tǒng)一的平臺(tái)非常關(guān)鍵，它是聯(lián)系檔案館（室）與用戶的重要紐帶，也是用戶利用檔案信息、知識(shí)的重要渠道。所以構(gòu)建統(tǒng)一的檔案知識(shí)管理平臺(tái)是十分必要的，另外還需在實(shí)踐中不斷對(duì)平臺(tái)各項(xiàng)功能加以完善，只有如此用戶才會(huì)滿意。

4 檔案知識(shí)管理案例分析

為了使理論離實(shí)踐更近一些，同時(shí)也為了讓人們更好地理解和掌握檔案知識(shí)管理的理念與方法，并在實(shí)際工作中靈活運(yùn)用，本文選取了三個(gè)代表不同行業(yè)或領(lǐng)域的檔案知識(shí)管理典型案例進(jìn)行分析。

案例一，武漢市城建檔案館。該館開展檔案知識(shí)管理主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面［16］：一是注重檔案館人員的隱性知識(shí)開發(fā)，經(jīng)常舉行業(yè)內(nèi)員工的知識(shí)交流和經(jīng)驗(yàn)探討，鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新，通過發(fā)表學(xué)術(shù)論文、報(bào)告等形式將個(gè)人的隱性知識(shí)外化，通過知識(shí)共享增加知識(shí)價(jià)值。二是促進(jìn)檔案館學(xué)習(xí)型組織的建立，努力改善辦公、學(xué)習(xí)的實(shí)體環(huán)境，使員工更加努力工作，以促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新；另外，還特別注重組織文化建設(shè)，大力倡導(dǎo)學(xué)術(shù)研究之風(fēng)。三是推行面向知識(shí)的檔案資源管理，結(jié)合專業(yè)領(lǐng)域在多方配合下開發(fā)了“武漢市城市綜合管網(wǎng)管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)為城建檔案數(shù)據(jù)和信息的有序管理提供了基礎(chǔ)，而且能夠根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整，其對(duì)綜合管網(wǎng)基礎(chǔ)信息的匯總和制圖正是明顯的知識(shí)開發(fā)行為，這是知識(shí)管理運(yùn)用于檔案管理的最佳體現(xiàn)。四是建立面向知識(shí)管理的檔案館服務(wù)體系，該館主要通過加大檔案編研力度和建設(shè)頗具規(guī)模的檔案門戶網(wǎng)站兩種方式進(jìn)行檔案服務(wù)；此外，還建立了城建檔案利用反饋系統(tǒng)，各種利用信息的反饋其實(shí)也包含著一定的隱性知識(shí)顯性化過程。

案例二，中國移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式（RMBKS）［17］。該公司將檔案視為企業(yè)重要的信息資源、知識(shí)資產(chǎn)，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向檔案信息、知識(shí)，通過檔案知識(shí)積累、組織、評(píng)價(jià)、服務(wù)，以及相應(yīng)企業(yè)文化營造、組織制度建設(shè)、人力資源管理、信息技術(shù)運(yùn)用，滿足用戶對(duì)檔案信息、知識(shí)的需求，支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)，取得了顯著的效果。自2009年以來，企業(yè)內(nèi)部以文檔為載體的顯性知識(shí)歸檔、收集率達(dá)到100%；企業(yè)外部與公司經(jīng)營戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)相關(guān)的信息收集達(dá)到80%以上；內(nèi)部知識(shí)型員工的隱性知識(shí)顯性化（文檔化）達(dá)到50%以上。2005～2010年，公司檔案利用平均為8465卷件次/年，利用人次平均為39478 人次/年；檔案利用覆蓋率達(dá)到90%，用戶滿意度達(dá)到80%以上。

案例三，老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程［18］。2009年12月由中國科協(xié)牽頭實(shí)施的老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程正式啟動(dòng)，北京理工大學(xué)圖書館被選為老科學(xué)家成長(zhǎng)資料的收藏和管理單位——館藏基地，負(fù)責(zé)對(duì)300 位老科學(xué)家的學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料進(jìn)行整理、保存，以及對(duì)資料進(jìn)行二次開發(fā)和利用。工程的實(shí)施，采用了檔案知識(shí)管理方法，建立科技名人全宗。在這一過程中，研究人員除了關(guān)注老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料的外在形態(tài)外，還需挖掘老科學(xué)家頭腦中的隱性知識(shí)，進(jìn)行顯性表達(dá)和創(chuàng)造知識(shí)，并應(yīng)用于實(shí)際，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值。出于各種考慮，北京理工大學(xué)圖書館被選為館藏基地，工程實(shí)施的主體雖不是檔案部門，但卻是知識(shí)管理運(yùn)用于檔案管理的成功典范，值得我們檔案部門深思。

三個(gè)案例折射的現(xiàn)狀是，知識(shí)管理運(yùn)用于檔案管理更多的是呈點(diǎn)狀分布，檔案知識(shí)管理在檔案工作上的線、面尚未形成和鋪開，而且，檔案知識(shí)管理大多停留在表層或者僅是一種思路的初步體現(xiàn)，挖掘的深度不夠，還談不上真正意義上的檔案知識(shí)管理的全面運(yùn)用。

總而言之，檔案工作的前移、深入、融合已是必然趨勢(shì)，檔案現(xiàn)代管理模式的四大板塊正是檔案工作立體（三維）發(fā)展的集中體現(xiàn)，是時(shí)代的必然產(chǎn)物。檔案現(xiàn)代管理模式的核心——檔案知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的管理范式，既可以運(yùn)用于國家綜合檔案館、專業(yè)檔案館，又可以運(yùn)用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)。

［1］馮惠玲．拓展職能——“夾縫時(shí)代”檔案職業(yè)的生存之策［C］．21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇論文集．北京：中國人民大學(xué)出版社，2001：105-112．

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