馬 珊

(中國地圖出版社，北京100054)

一、引 言

精細(xì)化管理是建立在常規(guī)流程管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的管理模式，對于生產(chǎn)企業(yè)而言，其目的是最大限度地減少生產(chǎn)所占用的資源，也就是提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。

隨著圖書生產(chǎn)流程分工的逐步細(xì)化，作為一種現(xiàn)代的管理理念，將精細(xì)化管理引入到圖書出版管理是必然趨勢。但在專業(yè)的地圖出版領(lǐng)域，卻一直在采取粗放式的管理。

由于工藝的特殊性，傳統(tǒng)地圖編制出版周期長、成本高、難度大的特點導(dǎo)致目前時效性、應(yīng)急性都不盡如人意，尤其是套系類產(chǎn)品短時間內(nèi)同時鋪開的生產(chǎn)能力非常一般，這是傳統(tǒng)地圖出版企業(yè)目前遇到的一個巨大的瓶頸。而通過精細(xì)化流程管理，優(yōu)化多線程運(yùn)作，會極大限度地釋放生產(chǎn)資源，縮短生產(chǎn)周期，提高生產(chǎn)效率，有著極其重要的意義。

筆者所在單位從2013年起與澳大利亞Lonely Planet出版有限公司展開合作，出版Lonely Planet旅行指南系列。除經(jīng)專人親身調(diào)研撰寫的旅行攻略外，針對旅行者量身訂做的旅游地圖是其一大特色。筆者結(jié)合Lonely Planet地圖生產(chǎn)管理實踐的經(jīng)驗，對地圖編制生產(chǎn)的精細(xì)化管理作了一些探索和嘗試，收到了一定的效果。

二、Lonely Planet地圖生產(chǎn)過程中精細(xì)化流程管理的實踐

1．理清流程，制定目標(biāo)

Lonely Planet的編輯工作分為文稿和地圖兩部分?；镜纳a(chǎn)模式如圖1所示。

制訂出版計劃后，針對地圖和文稿同時開始編輯加工工作，之后圖文混排進(jìn)行校對，印刷出版。

工作開始前，理清工作流程格外重要，地圖和文稿兩部分的審稿工作既自成一體又互相牽制，因而地圖工作需要配合整個圖書的生產(chǎn)流程，從人員分配、生產(chǎn)周期和質(zhì)量管控上都要保證高度統(tǒng)一，如圖2所示。

圖2 Lonely Planet生產(chǎn)流程

由圖2可知，Lonely Planet地圖生產(chǎn)既有地圖自身的固有特點，即需要編輯根據(jù)設(shè)計進(jìn)行編稿并報送地圖技術(shù)主管部門進(jìn)行地圖技術(shù)審查，同時又受整個圖書生產(chǎn)所制約，這與獨立的地圖生產(chǎn)相比，增加了流程管理的難度。

在Lonely Planet的地圖生產(chǎn)中，針對與外方商定的年度出版計劃(全年書目)，確定月度生產(chǎn)計劃(每月出版書目)，再具體到每周，如圖3所示。

精細(xì)化管理并不是盲目的事無巨細(xì)，計劃的精細(xì)程度制定需要符合生產(chǎn)特點——不同產(chǎn)品的細(xì)部難度不同引起的工作量及工作時間有細(xì)微差別。根據(jù)以上特點制訂了周計劃表，計劃到周而并非計劃到日的優(yōu)點是:既明確目標(biāo)，又在小范圍內(nèi)靈活可控。這樣既明確了各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點，便于直觀明確每周的任務(wù)，也便于大家在流程的時間范圍內(nèi)根據(jù)當(dāng)前的實際情況，進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，而不影響進(jìn)度。這是多線程作業(yè)經(jīng)常會出現(xiàn)的實際問題。

從制訂計劃到編輯加工通過多線程工作，齊頭并進(jìn)，保證文稿和地圖的三審?fù)瑫r結(jié)束，以進(jìn)行圖文混排，這是提高生產(chǎn)效率、縮短生產(chǎn)周期的重點和難點。

2．優(yōu)化流程，細(xì)化目標(biāo)

Lonely Planet單獨的地圖生產(chǎn)是由上至下的垂直流程，屬于流水線作業(yè)，涉及專職地圖編輯、編輯助理、兼職地圖編輯、地圖制作公司、審圖中心等多個環(huán)節(jié)和部門。對于同一個選題來說，地圖的3次審校必須是不同的人員(責(zé)任編輯、副編審、總編輯)進(jìn)行工作，而3次審校后的3次地圖修改卻必須是同一組人員(地圖制作公司)進(jìn)行工作。針對該特點，在多個選題同時推進(jìn)生產(chǎn)的過程中，必須進(jìn)行流量分析，通過優(yōu)化流程全面協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，才能保證所有產(chǎn)品按時按進(jìn)度推進(jìn)。

圖4是地圖生產(chǎn)周計劃表的局部(調(diào)整前)，針對人員需求情況調(diào)整和優(yōu)化流程，并通過數(shù)字分析做到人員需求預(yù)警和平衡。

以《山東》一書為例，如圖4所示，每一列表示一周的工作。

第1列表示收到稿之后預(yù)審稿件，參與人員有地圖助理和地圖編輯，所用的工作量分別是0．6周(3天)和0．4周(2天);貫穿的灰色豎條表示假日進(jìn)度暫停;接下來是制作公司進(jìn)行初稿的制作，耗時1周;再是編輯力量最集中的初審，需要地圖編輯工作2天和國內(nèi)編輯2人同時工作1周;然后依次是制作公司1周的一改、1周的復(fù)審、1周的二改、1周的終審、1周的三改。標(biāo)注有“GS”的灰色格子表示已經(jīng)結(jié)束了地圖三審，可以申請審圖號的狀態(tài)。標(biāo)注“LD”是計劃的全書發(fā)排時間，這個時間主要由文稿的審讀進(jìn)度牽制。這兩個日期中間的時間便是可以局部調(diào)整的機(jī)動時間。經(jīng)過人員需求進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，本書的初審是需要編輯力量最集中的階段，一周之內(nèi)無法抽調(diào)兩名編輯完成初審，從進(jìn)度上觀察滿足在機(jī)動時間內(nèi)進(jìn)行微調(diào)的條件，于是進(jìn)行微調(diào)，微調(diào)結(jié)果如圖5所示。具體操作方法是將初審時間加長到兩周，人員減量，以平衡人員少、任務(wù)重的情況，且能科學(xué)地均衡編輯工作強(qiáng)度，保證工作時間和工作質(zhì)量。

圖3 Lonely Planet地圖生產(chǎn)周進(jìn)度表(局部)

圖4 地圖生產(chǎn)周計劃表局部(調(diào)整前)

圖5 地圖生產(chǎn)周計劃表局部(調(diào)整后)

從此表看來，《山東》一書從交稿開始預(yù)審到圖 書發(fā)付印結(jié)束，印前流程歷時18周，地圖助理的工作量是1．4周。假設(shè)《山東》一書的難度屬于平均狀態(tài)，那么地圖助理的滿負(fù)荷品種數(shù)是18/1．4≈13。也就是說，同時在途的品種數(shù)量如果低于13，地圖助理就相對輕松，高于13，地圖助理就相對辛苦。

3．執(zhí)行力是推進(jìn)精細(xì)化管理的前提

精細(xì)化管理要求每一環(huán)節(jié)都要及時將工作做到位。根據(jù)流程和計劃，針對每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都編制本環(huán)節(jié)應(yīng)做工作清單，見表1。

表1 各環(huán)節(jié)工作清單

只有細(xì)化目標(biāo)，權(quán)責(zé)明確，在不同角色的職責(zé)上減少交叉點，才能避免推諉扯皮，易于管理。針對具體產(chǎn)品說明流程，責(zé)任落實到具體個人，提出工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確工作數(shù)量、進(jìn)度要求、完成時限，提示工作的重點、難點、危險點。

任何一個企業(yè)，從來都不缺雄韜偉略的戰(zhàn)略家，缺少的是精益求精的執(zhí)行者。已經(jīng)制訂圖好的詳細(xì)的工作進(jìn)度計劃和目標(biāo)，并不是一紙空談，而是執(zhí)行的日程表和監(jiān)督的對照表。只有嚴(yán)格按照時間表執(zhí)行和檢查，做到日事日畢、日清日高，才能有效推進(jìn)生產(chǎn)。

4．質(zhì)量管理精細(xì)化是重中之重

地圖編制出版專業(yè)性強(qiáng)、難度大，套系類產(chǎn)品同時鋪開生產(chǎn)的過程中，倘若僅僅依靠經(jīng)驗，則不同人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果經(jīng)常不同。將生產(chǎn)各環(huán)節(jié)操作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是平衡個體差異最行之有效的方法。在Lonely Planet地圖的生產(chǎn)過程中，根據(jù)其地圖特點，制定了一系列質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

針對引進(jìn)版地圖，從旅行者切實好用的角度出發(fā)，同時兼顧圖面負(fù)載量，制定了《地圖中的英文選擇翻譯要點》《地圖索引翻譯參考》。按照地圖的不同類型，分別按照不同具體地圖要素，如地圖圖名、國名、首都名、水系名、街道名、POI、圖邊指向信息等，分為“全譯并英中對照”“中英混譯”“保留英文不譯”和“去掉英文替換為譯文”4種翻譯形式，加以詳細(xì)規(guī)定。針對原創(chuàng)版地圖，制定了《地圖要素選取表示要點》，針對審稿各流程制定了《國內(nèi)版地圖審校要點》。針對地圖制作公司，編制了《Lonely Planet地圖制作規(guī)范》，詳述各類型地圖制作過程中的各項要求。此處還有普示整個行業(yè)的《公開地圖表示的若干規(guī)定》《公開地圖表示若干規(guī)定的補(bǔ)充規(guī)定》，以及針對特殊選題的《關(guān)于正確使用涉臺宣傳用語的意見》等。

以此將標(biāo)準(zhǔn)化操作貫穿到工作習(xí)慣當(dāng)中。在編輯審稿過程中，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，時刻有標(biāo)準(zhǔn)可查，以實現(xiàn)套系圖書從風(fēng)格到質(zhì)量的高度統(tǒng)一。

5．成本控制精細(xì)化

成本是所有生產(chǎn)企業(yè)需要面臨的最實際的問題，通過精細(xì)化管理來進(jìn)行成本控制有著極其重要的意義。Lonely Planet既有洲際產(chǎn)品，也有分國或分地區(qū)產(chǎn)品。它們之間有時會有少量重復(fù)章節(jié)，或重復(fù)圖幅。為控制成本，避免重復(fù)勞動和重復(fù)支出，從預(yù)審流程開始對不同進(jìn)度間的選題進(jìn)行摸底，記錄不同品種間重復(fù)圖幅之間的關(guān)系，包括重復(fù)度、出版時間先后順序，都有總體考量。這需要有周密的計劃和詳細(xì)的數(shù)據(jù)支持才能做到，而精細(xì)化管理是這一切的數(shù)據(jù)來源。

如《泰國》中有3章和《泰國島嶼與海灘》中3章的內(nèi)容完全一致，因此在做《泰國》時，可以直接省去三審和一校，直接調(diào)用已經(jīng)出版的《泰島》的相同內(nèi)容，從二校開始套改邊眉和編制互見。而《東南亞》一書中，有4幅復(fù)雜的立體地圖分別來自《泰國》《柬埔寨》《越南》和《緬甸》，從流程上，其余幾本書最晚的會領(lǐng)先《東南亞》1～2周，因此可放棄《東南亞》的立體地圖編制，等待借用，避免重復(fù)勞動，根除浪費。

6．不斷改進(jìn)，不斷嘗試

針對Lonely Planet地圖的審稿工作“技術(shù)上要獨立于文稿，內(nèi)容上要統(tǒng)一于文稿”的特點，部分審稿環(huán)節(jié)打破傳統(tǒng)審稿常規(guī)，作出相應(yīng)調(diào)整。

經(jīng)過認(rèn)真分析，將地圖從概念上分為地理底圖和專題信息兩部分。地理底圖部分需要通過傳統(tǒng)方式，獨立于文稿之外進(jìn)行審稿工作;而專題信息(本套系中特指旅游信息)則需要和文稿在內(nèi)容上達(dá)到高度統(tǒng)一。將這兩部分工作交給兩組人員同時進(jìn)行，地圖編輯負(fù)責(zé)地理底圖部分的核準(zhǔn)，文稿編輯負(fù)責(zé)旅游信息部分的審讀，再由責(zé)任編輯進(jìn)行統(tǒng)稿，將二者的矛盾點進(jìn)行綜合處理。

這樣，二者嚴(yán)格按照專業(yè)特長和工作特點進(jìn)行分工，既在自己的領(lǐng)域成了熟練工種，保證了專題風(fēng)格的一致性，又不會發(fā)生重復(fù)勞動，極大地保證了人員的利用效率，加快了審稿進(jìn)程，縮短了生產(chǎn)周期，特別適合時間緊、任務(wù)重、人手少的套系類地圖產(chǎn)品的集中攻克。

三、結(jié)束語

通過精細(xì)化管理進(jìn)行流程管控，優(yōu)化多線程運(yùn)作的同時，積極完善質(zhì)量管理手段，在地圖的編制出版過程中，都能夠起到釋放生產(chǎn)資源、縮短生產(chǎn)周期、提高生產(chǎn)效率的實際作用。

綜上所述，精細(xì)化管理可以讓目標(biāo)更明確，讓計劃更細(xì)致，讓流程更合理，讓監(jiān)督更到位，甚至可以讓考評更科學(xué)，這也是本文中雖未提及，但是對于地圖編制出版企業(yè)來說極有意義的一個研究方向。

精細(xì)化管理不僅是適應(yīng)激烈競爭環(huán)境的必然選擇，也是地圖生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的必然選擇。從我做起，從細(xì)節(jié)做起，通過不斷地對精細(xì)化管理方法進(jìn)行試驗和研究，不斷地推進(jìn)和完善精細(xì)化管理的工作，把企業(yè)打造成先進(jìn)的文化創(chuàng)意企業(yè)。

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