郝栗

（吉林省大安市企業(yè)職工檔案室，吉林 大安 131300）

關(guān)于如何依法管理職工檔案的探討

郝栗

（吉林省大安市企業(yè)職工檔案室，吉林 大安 131300）

企業(yè)的職工檔案主要是記錄企業(yè)職工的政治面貌、個(gè)人籍貫和工作經(jīng)歷等詳細(xì)情況的文字和資料，與企業(yè)職工的職稱評(píng)定、養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)以及工資和晉級(jí)等多個(gè)方面有關(guān)系。通過調(diào)研勞動(dòng)的主管部門與部分各種類別企業(yè)的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)在企業(yè)職工的檔案管理中有很多的問題，對(duì)職工的切身利益與勞動(dòng)力市場正常的運(yùn)轉(zhuǎn)有著很大的影響。

企業(yè)；職工檔案；管理

1　職工檔案管理中的問題

1.1沒有完善企業(yè)職工的檔案管理制度

企業(yè)的主要目的是為了追求利潤，大多數(shù)企業(yè)都有對(duì)員工檔案的意識(shí)很淡薄的現(xiàn)象。整個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)將資金和精力花費(fèi)在產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售上，覺得檔案的管理工作不重要，有的片面覺得企業(yè)和員工只是雇傭的關(guān)系，不需要將太多的精力花費(fèi)在人事檔案管理上，使得企業(yè)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)性的工作投入不足，導(dǎo)致檔案工作一直都是處于被動(dòng)的應(yīng)付狀態(tài)，很難將檔案的管理工作高質(zhì)量完成。再加上現(xiàn)在有很多企業(yè)人事檔案管理工作還是停留在手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理的階段，該種方式對(duì)于發(fā)揮人事檔案的功能有很嚴(yán)重的制約，不能夠?qū)T工的工作愿望實(shí)現(xiàn)。

1.2員工的工作沒有規(guī)范性

一方面，企業(yè)員工檔案組成的部分很單一，并且其中相似度很高，員工資料不是很全面。通常只是將員工的年齡和名字等基礎(chǔ)要素記錄下來，正是因?yàn)檫@樣的問題存在，不能夠?qū)⑵鋺?yīng)用功效發(fā)揮出來，不能夠幫助相關(guān)單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行合理的人才選用，對(duì)員工升遷的工作產(chǎn)生影響。另一方面是員工不能夠?qū)n案進(jìn)行快速、合理的轉(zhuǎn)接，并且員工檔案管理的步驟沒有系統(tǒng)和規(guī)范性。例如，有一些員工早就已經(jīng)沒有工作，可是他們的檔案沒有轉(zhuǎn)交到現(xiàn)在的公司里。有一些單位沒有按照規(guī)定去進(jìn)行，只是將員工的檔案當(dāng)作一般材料進(jìn)行轉(zhuǎn)交處理，會(huì)導(dǎo)致檔案丟失的情況。有一些不法分子會(huì)通過檔案在管理中的失誤，展開違法活動(dòng)。正是因?yàn)樯鲜龅默F(xiàn)象，使得檔案沒有原本的法律性和真實(shí)性。

1.3員工的素養(yǎng)低

企業(yè)職工檔案管理主要工作的規(guī)范性、政策性和技術(shù)性比較強(qiáng)，該工作的性質(zhì)表明進(jìn)行檔案管理工作的人員一定要具備高素質(zhì)。可是，就目前職工的檔案管理情況看來，工作人員自身的素質(zhì)和其工作的任務(wù)不適應(yīng)。第一，企業(yè)職工的檔案管理工作人員基本的素質(zhì)很差，進(jìn)行檔案填寫的時(shí)候不規(guī)范。第二，檔案管理人員沒有很強(qiáng)的責(zé)任心，使得職工的檔案漏頁、霉?fàn)€和丟失等很多人為造成的問題的發(fā)生。第三，檔案工作人員文化素質(zhì)、工作能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)很低，有的員工運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法能力很強(qiáng)，但是有的員工卻不能夠勝任檔案管理的工作。

2　檔案管理的措施

2.1建立網(wǎng)絡(luò)查詢的平臺(tái)

想要將企業(yè)員工檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化的管理，將職工的檔案數(shù)據(jù)庫建立好，建立以年齡、身份證號(hào)和職稱等關(guān)鍵字（詞）信息查詢的系統(tǒng)，和傳統(tǒng)檔案的管理方式相結(jié)合，將職工個(gè)人的檔案系統(tǒng)建立好，和生育、失業(yè)、醫(yī)療、再就業(yè)等保險(xiǎn)管理體系實(shí)現(xiàn)一卡通的服務(wù)。需要利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備與先進(jìn)的管理手段，讓企業(yè)職工的檔案能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢到，將勞動(dòng)保障部門的職能充分發(fā)揮出來，給企業(yè)的職工工作或者是再就業(yè)提供一定的合理依據(jù)。

2.2加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

第一，要嚴(yán)格聘用員工，按照新形勢(shì)檔案的管理工作需要，進(jìn)行檔案人員選聘的時(shí)候，要選擇一些素質(zhì)高、學(xué)歷高、年紀(jì)小、有一定的工作能力，并且擅長計(jì)算機(jī)的操作員工。第二，需要對(duì)員工進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，將檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化，讓員工分批集中的學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，探討檔案管理中的一些疑難問題，將工作人員工作的質(zhì)量提高。與此同時(shí)，要鼓勵(lì)員工自己進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案管理的員工從業(yè)務(wù)能力的方面提高。第三，可以實(shí)行目標(biāo)的管理制度，將檔案的管理員工工作的成績歸納到崗位的目標(biāo)管理中，與員工年終的考核結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)檔案管理員工素質(zhì)提高。

2.3建立健全檔案管理制度

對(duì)檔案的工作制度建立健全一定要按照以下要求來進(jìn)行：一是相關(guān)的規(guī)章制度要將科學(xué)性和合理性體現(xiàn)出來。建立好的規(guī)章制度一定要與檔案管理的實(shí)際情況和單位的特點(diǎn)相符合。二是建立相關(guān)制度的時(shí)候要簡便易行、方便實(shí)用并且可操作性很強(qiáng)，方便將該制度指導(dǎo)與規(guī)范的作用充分發(fā)揮出來。三是要堅(jiān)持整個(gè)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，整個(gè)檔案部門需要制定檔案的規(guī)章制度主管的部門，同時(shí)也是規(guī)章制度執(zhí)行的部門。在執(zhí)行規(guī)章制度的過程中，一定要做到有過必懲、有功必賞，將制度的權(quán)威性充分展現(xiàn)出來。

3　結(jié)語

隨著現(xiàn)在我國經(jīng)濟(jì)的體制改革、政治的改革不斷深入，傳統(tǒng)企業(yè)的職工檔案管理制度不斷遇到各種各樣的新挑戰(zhàn)，需要與現(xiàn)階段社會(huì)實(shí)際的需求結(jié)合起來進(jìn)行徹底的完善和改革。按照現(xiàn)在的規(guī)定，我國企業(yè)從業(yè)的人員檔案主要分為三種：企業(yè)的職工檔案、干部的人事檔案以及流動(dòng)的人事檔案?？墒窃谖覈幸恍┢髽I(yè)中會(huì)由主管的行政部門進(jìn)行全部檔案的管理，這就需要嚴(yán)格按照法律的要求來進(jìn)行職工檔案的管理。

［1］ 張莉.依法加強(qiáng)職工檔案管理——剖析宋師傅檔案丟失事件［J］.中國檔案，2002，（01）：24-25.

［2］ 張明琴.企業(yè)職工檔案管理中存在的問題和對(duì)策［J］.山東檔案，2013，（01）：36-38.

Discussion on How to Manage Staff File by Law

HAOLi
（Da'an Enterprise Workers Archives Office ofJilin,Da'an 131300,China）

Enterprise workers file mainly record political affiliation,personal place of origin and work experience and other details of companies, which have a relationship with professional title appraisal，endowment insurance，unemployment insurance，wages and promotion of enterprise staff.By investigating the actual situation of labor competent department and various categories of enterprises，this paper found a lot of problems in file management of enterprise workers which had a great impact on the vital interests of the workers and the normal functioning of the labor market.

Stafffile management

G279

A

1674-8646（2015）12-0088-02

2015-10-09

郝栗（1976-），女，吉林大安人，副研究館員，學(xué)士。