裴亞艷

（吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心，吉林公主嶺136100）

房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式分析

裴亞艷

（吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心，吉林公主嶺136100）

探討實(shí)施房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理的必要性、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則、房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實(shí)施方案。

房屋權(quán)屬檔案；數(shù)字化；管理模式

房屋權(quán)屬檔案的保存管理對(duì)于房產(chǎn)管理具有重要的意義，當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)管理部門要依靠房屋權(quán)屬檔案來(lái)開展房產(chǎn)的登記、測(cè)繪、調(diào)查、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移和房屋變更等工作。然而，面對(duì)紛繁復(fù)雜的房屋權(quán)屬檔案，以及產(chǎn)生的越來(lái)越多的房屋權(quán)屬問(wèn)題，傳統(tǒng)的手動(dòng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式由此應(yīng)運(yùn)而生。但是，數(shù)字化管理需要工作人員在工作過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合紙質(zhì)管理，一同做好房屋權(quán)屬檔案的管理工作。

1　對(duì)房屋權(quán)屬檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性

1.1房屋權(quán)屬檔案的數(shù)量需求

隨著城市化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)也在日益擴(kuò)大，一個(gè)城市不僅要建造房屋，政府還要落實(shí)道路改建、城市規(guī)劃、房屋拆遷及建造大型工程，等等。這些工程的實(shí)施，會(huì)牽涉到許多房屋權(quán)屬問(wèn)題，這時(shí)，紙質(zhì)管理模式就會(huì)暴露出工作效率低下、出錯(cuò)率高和資源難以共享等缺點(diǎn)，因而，面對(duì)浩如煙海的數(shù)據(jù)，必須有一套系統(tǒng)、完整的數(shù)字化管理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)資源共享的目的，提高管理的準(zhǔn)確度和工作效率。

1.2可以方便快速查閱

房產(chǎn)交易的投資雙方都希望及時(shí)迅速地掌握房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息，因?yàn)橥顿Y所涉及的款項(xiàng)數(shù)額巨大，專業(yè)性較強(qiáng)，波及范圍較廣，如果獲取信息時(shí)不夠及時(shí)準(zhǔn)確，對(duì)于交易雙方的損失都是巨大的。如在房產(chǎn)銷售的時(shí)候，銷售商希望盡可能全面、迅速地掌握附近樓盤的銷售情況，以此來(lái)調(diào)整市場(chǎng)策略，從而提升其銷售量。

1.3數(shù)字化管理模式的功能優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)管理模式落后低效，但是，許多珍貴的原始資料和一些復(fù)雜情況都是在紙質(zhì)管理模式時(shí)代保存下來(lái)的。與之相比，數(shù)字化管理模式更適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，具有其特有的功能優(yōu)勢(shì)。首先，能把大量的數(shù)據(jù)系統(tǒng)化，便于共享資源信息。再者，還衍生了一些新功能，例如預(yù)測(cè)報(bào)警功能。實(shí)現(xiàn)了高度信息共享，而且數(shù)據(jù)較及時(shí)全面，因而，決策者通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)分析來(lái)預(yù)測(cè)房地產(chǎn)的發(fā)展前景，從而做出有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

2　房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的原則

2.1實(shí)用性原則

在安裝數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)，首先要安裝穩(wěn)定的、和房產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)設(shè)備，以最大的限度去滿足房產(chǎn)管理部門現(xiàn)在和未來(lái)發(fā)展的需求，保證系統(tǒng)長(zhǎng)久、穩(wěn)定地運(yùn)行。

2.2安全性原則

安全性是指檔案的保密性能。數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，卻不可避免地導(dǎo)致信息處于一個(gè)公共環(huán)境里，很難保證其安全。正如電腦會(huì)被黑客入侵一樣，如果有些機(jī)密檔案數(shù)據(jù)泄露，對(duì)于房產(chǎn)公司的信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益都會(huì)帶來(lái)難以估量的損失。

2.3真實(shí)性原則

真實(shí)性是指所記載的數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠，不能隨意更改。真實(shí)性原則是數(shù)字化管理模式的基本原則，也是紙質(zhì)管理模式的基本原則。為了一己之私，隨意更改房屋權(quán)屬檔案，不僅會(huì)對(duì)產(chǎn)權(quán)所有者造成傷害，也會(huì)損害國(guó)家和政府的信譽(yù)。

3　房屋權(quán)屬檔案數(shù)字化管理模式的具體實(shí)施方案

3.1謹(jǐn)慎選擇數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，最先進(jìn)的存儲(chǔ)系統(tǒng)就是全光纖架構(gòu)的SAN存儲(chǔ)系統(tǒng)，不僅能確保系統(tǒng)的高能和可靠，針對(duì)產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，除了要有這樣高能的存儲(chǔ)系統(tǒng)外，還要建立一個(gè)完善的光盤備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以免數(shù)據(jù)丟失或被盜。與此同時(shí)，為該備份恢復(fù)系統(tǒng)配備高度的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)其高度的自動(dòng)化控制。

最后，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，因此，要建立完善的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，確保資源的有效性。

3.2加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作

對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)包括兩種：一種是讓其熟悉所選擇的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的操作技術(shù)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)水平。另一種是有針對(duì)性的培訓(xùn)，即將管理人員劃分為記錄員、掃描員、核查員和備份員等，讓他們熟悉自己的職責(zé)范圍，學(xué)會(huì)合作，從而不斷提高數(shù)字化管理的工作效率。

3.3數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份和審核人員的選擇

數(shù)據(jù)的錄入者必須是具有高度責(zé)任心以及打字速度較快的人，具有高度的責(zé)任心，才不會(huì)在錄入數(shù)據(jù)的過(guò)程中粗心大意，因?yàn)槠浯蜃炙俣容^快，能夠勝任這份高強(qiáng)度的工作。數(shù)據(jù)掃描人員也需要秉承著高度負(fù)責(zé)的精神，在掃描過(guò)程中不能漏掃，隨意刪改掃描數(shù)據(jù)，以免對(duì)房屋權(quán)屬所有者造成難以挽回的損失。數(shù)據(jù)備份人員的工作不單單是備份，還包括對(duì)前兩位工作的再度審核，確保信息無(wú)錯(cuò)漏，才能為其做好備份。最后是對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，審核人員必須錙銖必較，兢兢業(yè)業(yè)，審核時(shí)要全方位核對(duì)各類信息，不能應(yīng)付了事。

3.4開放式管理

開放式管理包括兩方面內(nèi)容：第一，權(quán)利人能夠查看自己的檔案，即房產(chǎn)登記機(jī)關(guān)不能阻止單位或個(gè)人查看自己的權(quán)屬登記信息。第二，權(quán)利人能夠隨意變更自己的房產(chǎn)權(quán)屬信息，因?yàn)樾畔⒌乃姓呤窃搯挝换騻€(gè)人，因此，對(duì)自己房產(chǎn)權(quán)屬信息的更改是理所當(dāng)然的事情，相關(guān)部門不能阻止。

4　結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，房屋權(quán)屬檔案的管理必須依賴數(shù)字化存儲(chǔ)備份恢復(fù)系統(tǒng)，紛繁復(fù)雜的市場(chǎng)和權(quán)屬檔案，需要更精細(xì)化的管理，以實(shí)現(xiàn)資源的共享。因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)備份恢復(fù)系統(tǒng)的管理、對(duì)工作人員的篩選和培訓(xùn)，確保其工作的專業(yè)性以及認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。還要注意信息的開放式管理，同時(shí)，注意信息的真實(shí)可靠和安全性，避免數(shù)據(jù)丟失、被盜。

［1］蔣素懷.關(guān)于房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化建設(shè)的思考［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008，(12)：148.

［2］葉長(zhǎng)如.對(duì)房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理模式探討［J］.商界論壇，2015，(22)：221.

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1674-8646（2015）12-0100-02

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