■潘錦峰

“現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)”軟件（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“AO”）是審計(jì)署應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)而設(shè)計(jì)建設(shè)的一款應(yīng)用軟件，涵蓋了從審計(jì)項(xiàng)目準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換、審計(jì)數(shù)據(jù)分析、審計(jì)證據(jù)收集、審計(jì)底稿制作及審計(jì)報(bào)告撰寫(xiě)等全過(guò)程，是信息化條件下審計(jì)機(jī)關(guān)開(kāi)展計(jì)算機(jī)審計(jì)的重要工具，它的出現(xiàn)對(duì)提高一線(xiàn)審計(jì)人員計(jì)算機(jī)審計(jì)能力和應(yīng)用水平起到了重要作用。在這其中，數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換是重要的一環(huán)，它是審計(jì)人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)審計(jì)的基礎(chǔ)，而對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換則是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，它是審計(jì)人員查賬中的最重要一環(huán)。如果審計(jì)人員不能獲取和轉(zhuǎn)換被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將面臨“進(jìn)不了門(mén)，打不開(kāi)賬，無(wú)賬可查”的被動(dòng)局面。

在AO中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換包括了符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換、財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換和財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換等三種方式。其中前兩種導(dǎo)入方式由于受軟件產(chǎn)商、版本接口及采集轉(zhuǎn)換模板等因素影響，不可能對(duì)市面上所有的財(cái)務(wù)軟件都可以進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換。因而，按照常規(guī)思路，我們只有采取第三種方式，通過(guò)采集被審計(jì)單位財(cái)務(wù)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，但這樣又會(huì)碰到幾個(gè)嚴(yán)峻的問(wèn)題：一是后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)種類(lèi)繁多，審計(jì)人員不可能對(duì)每一種數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型都很精通，即使被審計(jì)單位將后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份文件導(dǎo)出，審計(jì)人員仍然會(huì)因?yàn)椴涣私鈧浞輸?shù)據(jù)而無(wú)法導(dǎo)入AO；二是可能會(huì)由于被審計(jì)單位的不配合或是軟件廠商版權(quán)等因素的影響，無(wú)法取得被審計(jì)單位數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典。在此情況下，想要在成百上千或者是成千上萬(wàn)張表中，找出憑證、科目余額、會(huì)計(jì)科目等三張表，并解讀出三張表中以字母形式存在的字段名所表達(dá)的意思、剔除三張表中的冗余數(shù)據(jù)，又是對(duì)審計(jì)人員一番智慧和汗水的考驗(yàn)了。因此如何通過(guò)簡(jiǎn)便易行的方式，將被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確地導(dǎo)入AO，成為擺在每一個(gè)審計(jì)組面前的迫切難題。下面，筆者以某國(guó)產(chǎn)財(cái)務(wù)軟件中的×縣2012年度預(yù)算外賬套為例，詳細(xì)介紹如何通過(guò)財(cái)務(wù)軟件前臺(tái)查詢(xún)功能輸出并還原被審計(jì)單位的基本財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。該方法簡(jiǎn)便易學(xué)，直觀明了，無(wú)需數(shù)據(jù)字典，不用考慮冗余數(shù)據(jù)，只需審計(jì)人員掌握基本的數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式即可。

1.在財(cái)務(wù)軟件中查詢(xún)并輸出憑證、科目余額、會(huì)計(jì)科目（科目余額表與會(huì)計(jì)科目表可以合為一張表）等三張表。市面上財(cái)務(wù)軟件都具備輸出上述幾張表的基本功能，或許輸出的方式（有的財(cái)務(wù)軟件只能按月查詢(xún)輸出憑證表，那么分月輸出后再進(jìn)行合并）、內(nèi)容、格式不盡相同（一般輸出到Excel中，如果文件太大，也可以輸出為Access等其他文件），但只要輸出的數(shù)據(jù)具備還原賬套的基本格式都可以還原成功。

（1）科目余額表及會(huì)計(jì)科目表。在“科目余額表”中，應(yīng)包含從一級(jí)到末級(jí)的所有明細(xì)科目，且每條記錄至少應(yīng)包含科目編碼、期初借方余額及期初貸方余額（或期初借貸方向及余額）等字段，同時(shí)注意科目代碼應(yīng)該為文本格式（在Excel表現(xiàn)為單元格左上角有一個(gè)綠色小三角形），余額字段為數(shù)字格式。在“會(huì)計(jì)科目表”中同樣也應(yīng)包含從一級(jí)到末級(jí)的所有明細(xì)科目，且每條記錄至少應(yīng)包含科目編碼，科目名稱(chēng)等字段，同時(shí)注意科目編碼和科目名稱(chēng)都為文本格式（科目代碼的文本格式在Excel表現(xiàn)為單元格左上角有一個(gè)綠色小三角形）。因在財(cái)務(wù)軟件的查詢(xún)中，往往科目編碼和科目名稱(chēng)同時(shí)顯示在一張表中，因此科目余額表與會(huì)計(jì)科目表可以為同一張表。如下圖所示：

（2）憑證表。在導(dǎo)出的憑證表中，一個(gè)分錄為一條記錄，整個(gè)憑證表的借貸方發(fā)生額必須相等，且每條記錄至少應(yīng)包含憑證日期（可以合成一個(gè)字段，也可拆分成多個(gè)字段）、憑證類(lèi)型、憑證號(hào)、摘要、科目代碼、借方金額及貸方金額（也可以是科目方向及發(fā)生額）等字段。應(yīng)注意憑證日期、憑證號(hào)和科目代碼均應(yīng)為文本格式（在Excel中表現(xiàn)為單元格左上角有一個(gè)綠色小三角形）。如下圖所示：

2.將上述整理后的幾張表導(dǎo)入AO中。這里可以先將三張表導(dǎo)入SQL數(shù)據(jù)庫(kù)中，然后再通過(guò)“AO－采集轉(zhuǎn)換－財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)－財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)－采集數(shù)據(jù)”，選擇SQL Server進(jìn)行采集。也可以直接將三張表依次通過(guò)“AO－采集轉(zhuǎn)換－財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)－財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)－采集數(shù)據(jù)”,選擇Microsoft Of fice Excel進(jìn)行采集。如下圖所示：

點(diǎn)“下一步”－“采集”

3.采集后，通過(guò)選擇“AO－采集轉(zhuǎn)換－財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)－財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)－生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表”后開(kāi)始進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

（1）因?yàn)橹挥幸粡垜{證表，選擇“源數(shù)據(jù)憑證表為一個(gè)表”。

（2）“會(huì)計(jì)期間定義”－點(diǎn)“輔助導(dǎo)入”。

點(diǎn)“保存”－“確定”－“關(guān)閉”

（3）選擇“科目余額表”－“輔助導(dǎo)入”，在“選擇源科目余額表”的下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點(diǎn)“下一步”，根據(jù)原始數(shù)據(jù)中科目余額的存儲(chǔ)方式進(jìn)行選擇。在“×縣2012年度科目余額表”中年初余額是分為借方金額和貸方金額的，因此，我們點(diǎn)“分別存儲(chǔ)借方期初余額和貸方期初余額”。

點(diǎn)“下一步”，在“選擇借方期初余額字段”、“選擇貸方期初余額字段”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對(duì)應(yīng)的“期初借方”、“期初貸方”字段。

點(diǎn)“下一步”，在“選擇科目編碼的存儲(chǔ)方式”中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對(duì)應(yīng)的“科目編碼”字段。

點(diǎn)“下一步”，因?yàn)椤啊量h2012年度科目余額表”不是分月存儲(chǔ)，因此直接點(diǎn)“導(dǎo)入”－“確定”。

（4）選擇“會(huì)計(jì)科目表”－點(diǎn)“輔助導(dǎo)入”，由于我們的“會(huì)計(jì)科目表”和“科目余額表”在同一張表中，因此在“選擇源會(huì)計(jì)科目表”中依然選擇“×縣2012年度科目余額表”。

點(diǎn)“下一步”，選擇科目編碼的存儲(chǔ)方式還是在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對(duì)應(yīng)的“科目編碼”字段。

點(diǎn)“下一步”，選擇科目名稱(chēng)字段在下拉框中選擇“×縣2012年度科目余額表”中對(duì)應(yīng)的“科目名稱(chēng)”字段，在余額表中沒(méi)有科目全稱(chēng)字段，因此“選擇科目全稱(chēng)字段”不打勾。

點(diǎn)“下一步”，在余額表中沒(méi)有科目方向字段，因此“導(dǎo)入科目借貸方向”字段不打勾，點(diǎn)“導(dǎo)入”－“確定”。

（5）選擇“科目設(shè)置”－點(diǎn)“輔助導(dǎo)入”，在彈出的“科目設(shè)置”文本框中點(diǎn)“批量生成”。

點(diǎn)“生成”－“驗(yàn)證”－“確定”－“保存”－“確定”

（6）選擇“憑證庫(kù)”－點(diǎn)“輔助導(dǎo)入”，在“選擇源憑證表”下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”。

點(diǎn)“下一步”，因?yàn)椤啊量h2012年度憑證表”中的年月日是分成三個(gè)字段，因此點(diǎn)“多個(gè)字段”，分別在下拉框中選擇年月日相對(duì)應(yīng)的字段。

點(diǎn)“下一步”，在“憑證流水號(hào)字段”的下拉框中選擇“×縣2012年度憑證表”中相對(duì)應(yīng)的憑證號(hào)，在“憑證類(lèi)型字段”前打勾，在下拉框中選擇憑證表中對(duì)應(yīng)的憑證類(lèi)型字段。

點(diǎn)“下一步”，根據(jù)憑證表中借貸方發(fā)生額的存儲(chǔ)方式進(jìn)行選擇，我們這里點(diǎn)“分別存儲(chǔ)借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額”。

點(diǎn)“下一步”，在“借方發(fā)生額字段”、“貸方發(fā)生額字段”中選擇“×縣2012年度憑證表”中對(duì)應(yīng)的“借方”、“貸方”字段。

點(diǎn)“下一步”，根據(jù)“×縣2012年度憑證表”在下拉款框中選擇相應(yīng)的摘要及科目代碼字段。

點(diǎn)“下一步”，由于“×縣2012年度憑證表”沒(méi)有對(duì)應(yīng)的憑證分錄序號(hào)，因此在“自動(dòng)生成”打勾。

點(diǎn)“下一步”－“導(dǎo)入”－“確定”

由于沒(méi)有憑證輔助科目等內(nèi)容，因此在“生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)臨時(shí)表”界面點(diǎn)“關(guān)閉”，選擇“是”。

在“是否進(jìn)行會(huì)計(jì)科目調(diào)整？”中選擇“是”，進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的調(diào)整。

接著在出現(xiàn)的界面中點(diǎn)“賬表重建”。

當(dāng)看到“賬表重建完成”時(shí)，表明我們的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已成功導(dǎo)入AO。

接著，我們就可以在“審計(jì)分析”模塊中對(duì)所導(dǎo)入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析了。