鄭小成

（依安縣最低生活保障管理局，黑龍江依安161500）

數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

鄭小成

（依安縣最低生活保障管理局，黑龍江依安161500）

在檔案管理工作中，使用信息技術(shù)和多媒體技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案，進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，有助于更好的利用檔案資源，詳細(xì)分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要作用，也有助于檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的重要性。

數(shù)字檔案；信息技術(shù)；信息化建設(shè)

1　數(shù)字檔案的管理模式

檔案具有多種不同的形式，包括文字、圖表、聲像等，記錄國(guó)家、社會(huì)或者個(gè)人的以及各個(gè)領(lǐng)域的有價(jià)值的信息，是一筆巨大的財(cái)富，要想好好利用檔案，發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值，就必須對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。傳統(tǒng)的檔案是由紙張組成的，存放以及管理都十分不方便，還會(huì)受到存放時(shí)間的限制，數(shù)字檔案則可以將不同載體的、存放在不同位置的信息資源以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源的共享以及有效利用，因此，檔案數(shù)字化可以很好地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題。目前，檔案數(shù)字化可以通過(guò)掃描方式將紙張電子化，然后加以存儲(chǔ)，并可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上，網(wǎng)絡(luò)用戶可以通過(guò)搜索引擎快速查找信息，這種信息利用方式使靜態(tài)的信息聯(lián)動(dòng)起來(lái)，并利用網(wǎng)絡(luò)的快速傳播功能擴(kuò)大了信息的輻射面，使檔案信息的價(jià)值得到了有效的實(shí)現(xiàn)。

2　數(shù)字檔案的管理模式

2.1數(shù)字檔案的管理對(duì)象

隨著時(shí)代的變化和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理對(duì)象已經(jīng)不單單是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，更多的是管理數(shù)字檔案，形成了數(shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式。在社會(huì)的演變過(guò)程中，檔案的載體也由古代的甲骨、金石演變?yōu)榧垙?，再到如今的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)，隨著社會(huì)信息化程度的提高，新型檔案載體——數(shù)字檔案——會(huì)得到社會(huì)公眾以及政府的更多關(guān)注，數(shù)字檔案也會(huì)成為檔案管理的主要對(duì)象。

2.2數(shù)字檔案的管理內(nèi)容

傳統(tǒng)檔案的管理內(nèi)容主要是對(duì)歷史文獻(xiàn)、有價(jià)值的紙質(zhì)資料的妥善保存，需要做好檔案的歸檔、分類、存儲(chǔ)等工作，管理內(nèi)容單一，效率低下。數(shù)字檔案通過(guò)現(xiàn)代化的手段對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以光盤(pán)、硬盤(pán)等為存儲(chǔ)介質(zhì)，它的管理內(nèi)容在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，還要做好數(shù)字化工作、進(jìn)行數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建信息傳輸交流與共享平臺(tái)，對(duì)數(shù)字檔案的交流與使用進(jìn)行科學(xué)管理。

2.3數(shù)字檔案的管理手段

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理都采取人工管理模式，從檔案的收集、整理到檔案的分類、編目，再到檔案的檢索、利用等，這一系列的工作都通過(guò)手工操作來(lái)完成，工作量巨大，工作內(nèi)容繁雜，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而數(shù)字檔案采取的是自動(dòng)化管理模式，它的出現(xiàn)在很大程度上減少了檔案管理人員的工作量，促使檔案管理工作朝著自動(dòng)化、現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具有很大的存儲(chǔ)容量，海量存儲(chǔ)已經(jīng)逐漸成為可能，這使得檔案管理逐漸擺脫了對(duì)存儲(chǔ)空間的限制。借助計(jì)算機(jī)的自動(dòng)分類與組合功能，電子文件可以輕松產(chǎn)生，因此檔案管理形成了以計(jì)算機(jī)為核心的自動(dòng)化辦公模式，這極大地簡(jiǎn)化了檔案管理工作，減輕了檔案管理人員的工作壓力，改善了工作人員的辦公環(huán)境，大大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。此外，借助互聯(lián)網(wǎng)快速的數(shù)據(jù)傳輸能力，數(shù)字檔案能夠借助網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，從而使檔案資源成為全民共享的資源。

3　數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

3.1有助于提高檔案的安全性及實(shí)用性

檔案信息化建設(shè)主要是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，將傳統(tǒng)的檔案變成全民共享的、方便查閱與編輯的網(wǎng)絡(luò)化檔案，發(fā)揮檔案資源的巨大價(jià)值，它可以在保證檔案內(nèi)容與傳統(tǒng)檔案相同的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的安全性以及檔案的實(shí)用性，減少人們?cè)诓殚喓褪褂脵n案資源過(guò)程中遇到的困難，使人們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)得到最為準(zhǔn)確的信息。

3.2有助于提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了檔案的信息化建設(shè)，而數(shù)字檔案則是其中非常重要的一環(huán)，在檔案信息化建設(shè)中合理使用數(shù)字檔案，可以很好地提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。對(duì)于部門(mén)和企業(yè)來(lái)講，檔案信息每天都在增加，單單依靠人力不足以實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，也難以利用檔案資源進(jìn)行科學(xué)決策，這對(duì)于部門(mén)和企業(yè)的發(fā)展是十分不利的，只有運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，簡(jiǎn)化檔案管理手續(xù)，提高檔案管理效率，才可以有效提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3有助于提高檔案信息的有效性、準(zhǔn)確性和安全性

檔案一方面是對(duì)歷史事件的記錄，一方面也是對(duì)未來(lái)事件的啟發(fā)，因此，保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中值得思考的問(wèn)題。數(shù)字檔案是高科技產(chǎn)物，通過(guò)數(shù)字檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)更新，在保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性方面具有很大優(yōu)勢(shì)。在信息化的時(shí)代，信息安全一直是熱點(diǎn)問(wèn)題，在檔案信息化建設(shè)中，確保檔案資料的安全是檔案管理工作的重點(diǎn)。與流傳了幾百年的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案具有安全性較高的優(yōu)勢(shì)，它可以采用安全密匙等高科技手段和多種多樣的加密技術(shù)對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行加密，保證檔案在存儲(chǔ)以及傳輸過(guò)程中的安全，因此與紙質(zhì)文檔相比，數(shù)字檔案可以有效地提高檔案信息管理的安全性。

4結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化檔案的建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員要真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任與義務(wù)，掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和管理技術(shù)，在工作中善于總結(jié)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，做好自己的本職工作，才能夠?qū)?shù)字檔案的巨大優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。

［1］秦磊華，肖波.數(shù)字檔案館可用性分析——從信息系統(tǒng)的角度［J］.檔案學(xué)研究，2011，（02）：23-24.

［2］高莉萍.淺談對(duì)企業(yè)檔案信息化工作的幾點(diǎn)看法［J］.黑龍江科技信息，2011，（17）：56-58.

The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information

ZHENGXiao-cheng
(Yian County MinimumLivingGuarantee Bureau,Yian 161500，China)

The use of information technology and multimedia technology in the construction of digital archives,to carry out the modernization of archives management,help to better use of archives resources,detailed analysis of the important role of the digital archives in the archives information construction,and alsohelp file management personnel totrulyrealize the importance ofdigital archives.

Digital Archives;Information technology;Information construction

G270.7

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1674-8646（2015）09-0128-02

2015-05-22