姜麗芬

（鶴崗市住房保障局，黑龍江鶴崗154100）

企業(yè)檔案管理模式研究

姜麗芬

（鶴崗市住房保障局，黑龍江鶴崗154100）

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理這一服務(wù)于企業(yè)整體發(fā)展的非營(yíng)利性工作內(nèi)容也得到越來(lái)越多人的重視。但目前我國(guó)企業(yè)的檔案管理工作仍然處于發(fā)展不平衡、不完全的階段，要想真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，符合時(shí)代發(fā)展需求，還需要我們做好當(dāng)下，把握機(jī)遇，不斷創(chuàng)新，依靠創(chuàng)新推動(dòng)發(fā)展。

企業(yè)；檔案管理；管理模式創(chuàng)新

1　檔案管理的重要性

企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的必不可少的組成部分，是一個(gè)企業(yè)文化的精髓所在，也是企業(yè)發(fā)展的根基所在。從紀(jì)念意義上來(lái)說(shuō)，檔案管理是一個(gè)企業(yè)的歷史，是企業(yè)一步一步走到今天的見(jiàn)證，是老員工的情感寄托，是企業(yè)文化的重要組成部分。從實(shí)用性來(lái)說(shuō)，詳盡的檔案記錄對(duì)于企業(yè)維護(hù)自身利益有著重要作用。比如，當(dāng)外界對(duì)企業(yè)提出質(zhì)疑和抵制時(shí)，企業(yè)可以根據(jù)自身的信用檔案、企業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案、客戶(hù)資信檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、企業(yè)文化檔案等資料，依靠法律的武器維護(hù)自身合法利益。

2　檔案管理模式劃分

2.1按檔案集中程度劃分

檔案管理的劃分方式有很多，通常最為常見(jiàn)的就是根據(jù)檔案管理的集中程度進(jìn)行劃分。從集中程度由高向低，可以劃分為檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理三種模式。不同的管理模式有著不同的特性，也使得各自在不同情況下得以使用。檔案集中統(tǒng)一管理有利于檔案資源的利用率提高和統(tǒng)一調(diào)度，在管理和調(diào)用上程序較為精簡(jiǎn)，但其缺點(diǎn)同樣明顯，即其管理水平受到企業(yè)自身的限制，較難得到提高。檔案分級(jí)管理應(yīng)用十分廣泛，這種方法最大的好處就是權(quán)責(zé)明確，容易實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)”的管理模式，盡管這樣的管理模式往往伴隨著效率不高等諸多問(wèn)題，但針對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，這一方式無(wú)疑是最合適的。最后就是分散管理模式，這種方式是指將檔案按照不同內(nèi)容，交由相關(guān)部門(mén)各自保管。

2.2按管理對(duì)象進(jìn)行劃分

按管理對(duì)象進(jìn)行劃分可以將檔案管理模式劃分為檔案綜合管理、文檔一體化管理、信息一體化管理。但相較于按照集中程度的劃分方式，這種劃分標(biāo)準(zhǔn)使用率較低。

3　立足于當(dāng)下，完善企業(yè)檔案管理工作

3.1行政部門(mén)

國(guó)家的行政部門(mén)作為全國(guó)眾多企業(yè)檔案工作的最終管理者，對(duì)全國(guó)各地企業(yè)的檔案管理工作有著整體統(tǒng)籌規(guī)劃的職責(zé)，也是各個(gè)企業(yè)進(jìn)行各自檔案管理工作的風(fēng)向標(biāo)，這就需要行政部門(mén)首先提高自身工作質(zhì)量。首先是提高自身的工作管理理念，先進(jìn)的管理理念是制度創(chuàng)新的前提。其次是端正自身工作態(tài)度，充分重視自身工作，尊重各企業(yè)從事檔案管理工作的工作人員。最后是加強(qiáng)全國(guó)統(tǒng)一規(guī)章制度的建設(shè)工作，對(duì)于許多企業(yè)，特別是尚處于起步和發(fā)展階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作還存在諸多盲區(qū)，經(jīng)驗(yàn)不足將導(dǎo)致其工作效率低下，如果有一個(gè)規(guī)范科學(xué)的規(guī)章制度作為各企業(yè)的行為參照，可以有效幫助企業(yè)檔案管理工作步入正軌。

3.2企業(yè)自身

首先是要真正重視檔案管理工作，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，只有管理層真正重視起來(lái)，基層工作人員才有熱情更好地投入到工作中去。雖然大多數(shù)企業(yè)還處于壯大階段，資金更傾向于使用在“刀刃”上，但是一個(gè)有著遠(yuǎn)大目標(biāo)的企業(yè)應(yīng)該把眼光放遠(yuǎn)一些，重視檔案管理是企業(yè)做大做強(qiáng)的必要內(nèi)容，應(yīng)該積極響應(yīng)上級(jí)部門(mén)號(hào)召，從硬件采購(gòu)、軟件升級(jí)維護(hù)、工作人員培訓(xùn)、工作制度、獎(jiǎng)懲制度建立等諸多方面進(jìn)行努力，應(yīng)爭(zhēng)取營(yíng)造出一個(gè)積極主動(dòng)的工作環(huán)境，最大限度地在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源的高效利用。

4　著眼于未來(lái)，加強(qiáng)檔案管理模式的創(chuàng)新工作

4.1工作平臺(tái)創(chuàng)新

檔案管理的數(shù)字化是必然的發(fā)展趨勢(shì)，要想真正符合時(shí)代的發(fā)展需求，必須加快信息化建設(shè)的步伐，通過(guò)先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)的建立以及數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，使管理規(guī)范性、高效性都邁上新的臺(tái)階。

4.2服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

檔案資源的管理實(shí)質(zhì)上還是應(yīng)該為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，檔案的保管固然重要，但檔案資源的深度開(kāi)發(fā)利用才是管理工作的核心所在。檔案管理從業(yè)者歷來(lái)有著“重藏輕用，以藏為主”的觀念，并不能真正放開(kāi)手腳進(jìn)行資源的整合、開(kāi)發(fā)利用，從而守著財(cái)富卻不能真正兌現(xiàn)。所以我國(guó)企業(yè)檔案管理除了進(jìn)行淺層次的修修補(bǔ)補(bǔ)外，更重要的是進(jìn)行資源利用模式即服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。

5　結(jié)語(yǔ)

為了營(yíng)造一個(gè)良好的檔案管理工作環(huán)境，需要政府、企業(yè)通力合作，改變以往消極的態(tài)度，真正將檔案管理工作提升到發(fā)展戰(zhàn)略地位，將推動(dòng)檔案工作與企業(yè)同步發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，保證企業(yè)自身穩(wěn)定、持久發(fā)展。

［1］陳寶順.新時(shí)期企業(yè)檔案管理模式研究［J］.上海檔案，2010，（03）：55-56.

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2015-06-12