鐘立紅

（承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067000）

論社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理對(duì)策

鐘立紅

（承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 067000）

社會(huì)保險(xiǎn)檔案屬于民生檔案的重要組成部分，對(duì)其進(jìn)行研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理已勢(shì)在必行。本文介紹了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)容范圍，分析了當(dāng)前社保檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了優(yōu)化社保檔案管理的對(duì)策和建議。

社會(huì)保險(xiǎn)；檔案；創(chuàng)新

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)制度不斷進(jìn)行改革，人們對(duì)保險(xiǎn)事業(yè)的認(rèn)識(shí)不斷提高，要求加入社會(huì)保險(xiǎn)的人員逐年擴(kuò)大，社保檔案數(shù)量劇增。然而，由于體制的原因，我國(guó)公民個(gè)人社保檔案隸屬多個(gè)管理部門(mén)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創(chuàng)新，才能煥發(fā)生機(jī)，進(jìn)而適應(yīng)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需要。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其內(nèi)容特點(diǎn)

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的概念

檔案按其內(nèi)容一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是一種專(zhuān)門(mén)檔案，是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在具體經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)事務(wù)的活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件。社會(huì)保險(xiǎn)檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的形成是伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展而逐漸形成的。受保人和企業(yè)組織在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)登記后，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理就形成了受保人基本檔案和雇主(企業(yè))數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。企業(yè)和受保人在繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)后，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)信息歸檔、整理，不斷充實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)容范圍

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理按照業(yè)務(wù)工作要求可分為如下幾類(lèi)：

1、社會(huì)保險(xiǎn)專(zhuān)業(yè)人員人事檔案類(lèi)。

2、行政工作類(lèi)：包括年度工作計(jì)劃、安排、總結(jié)；有關(guān)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)、固定資產(chǎn)及設(shè)備購(gòu)置等報(bào)告、批復(fù)、通知；內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免報(bào)告、批復(fù)、通知；干部花名冊(cè)、干部年報(bào)；職稱(chēng)評(píng)審組織、限額職數(shù)、技術(shù)人員職稱(chēng)評(píng)聘報(bào)告、批復(fù)、通知；干部、職工調(diào)動(dòng)、工資轉(zhuǎn)移、調(diào)資、離退休等文件材料。

3、綜合統(tǒng)計(jì)、審計(jì)類(lèi)：包括社會(huì)保險(xiǎn)月、季、年統(tǒng)計(jì)報(bào)表；退休費(fèi)用使用情況審計(jì)資料、審計(jì)部門(mén)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)基金及管理費(fèi)應(yīng)用情況的審計(jì)結(jié)論等資料。

4、業(yè)務(wù)工作類(lèi)：包括有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)上報(bào)材料、業(yè)務(wù)管理辦法、實(shí)施細(xì)則等文件；有關(guān)業(yè)務(wù)工作的安排、通知等。

5、養(yǎng)老保險(xiǎn)類(lèi)：包括參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的各類(lèi)企業(yè)職工花名冊(cè)；人員增、減變化報(bào)表；年度繳費(fèi)登記卡；養(yǎng)老金核定表；基金結(jié)算臺(tái)賬；養(yǎng)老金支付臺(tái)賬。

6、工傷保險(xiǎn)類(lèi)：包括工傷保險(xiǎn)基金結(jié)算臺(tái)賬；職工因工傷亡申報(bào)表；因工傷殘等級(jí)評(píng)定表；因工傷殘、死亡待遇申報(bào)表；工傷職工供養(yǎng)直系親屬調(diào)查表；工傷保險(xiǎn)待遇支付憑證；因工傷殘退休審批表。

7、生育保險(xiǎn)類(lèi)：包括參加生育保險(xiǎn)企業(yè)及女職工花名冊(cè)；基金結(jié)算臺(tái)賬；計(jì)劃內(nèi)生育費(fèi)用有關(guān)憑證；支付生育保險(xiǎn)費(fèi)用有關(guān)憑證。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

1、數(shù)量龐大。隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度的改革，參與社會(huì)保險(xiǎn)的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實(shí)現(xiàn)全民參保，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量龐大。

2、動(dòng)態(tài)變化。個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)檔案會(huì)隨著個(gè)人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)個(gè)人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的動(dòng)態(tài)變化。

3、以人為本。社會(huì)保險(xiǎn)檔案以人為基本對(duì)象來(lái)辦理的，個(gè)人是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是個(gè)人參與社會(huì)保險(xiǎn)的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個(gè)人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。

4、規(guī)范性。是指社會(huì)保險(xiǎn)檔案是按國(guó)家的有關(guān)規(guī)范來(lái)辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動(dòng)的規(guī)范，即各類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；二是形成材料的規(guī)范，即各類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)都有規(guī)范的記錄卡，登記清冊(cè)及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)的作用能否發(fā)揮出來(lái)，更關(guān)系到被保險(xiǎn)人的合法權(quán)益能否得到保障，同時(shí)，它也是社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識(shí)薄弱

一是社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理沒(méi)有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問(wèn)題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識(shí)不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問(wèn)題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過(guò)來(lái)，哪有時(shí)問(wèn)去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識(shí)。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實(shí)際工作中，除部分單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書(shū)、會(huì)計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀；哪些材料需要分級(jí)分類(lèi)管理，如何分級(jí)分類(lèi)管理；哪些檔案需長(zhǎng)期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒(méi)有形成良好的運(yùn)行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策建議

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類(lèi)混亂、管理不規(guī)范和不注意開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題，建立健全必要的管理制度，就會(huì)逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理宣傳工作

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。

為切實(shí)深入做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，要調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺(jué)性和主動(dòng)性。

（二）規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來(lái)，不斷有專(zhuān)家學(xué)者呼吁把社會(huì)保險(xiǎn)檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無(wú)標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門(mén)管理，有的由組織人事部門(mén)管理，有的在勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個(gè)的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫(huà)地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專(zhuān)職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時(shí)有發(fā)生。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

1、社會(huì)保險(xiǎn)檔案收集整理規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集分類(lèi)，必須按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫(xiě)紙，確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。

2、社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員必須按時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的具有保存和利用價(jià)值的、已辦結(jié)的專(zhuān)業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類(lèi)收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)《社會(huì)保險(xiǎn)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。

3、社會(huì)保險(xiǎn)檔案立卷歸檔規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集按照《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會(huì)保險(xiǎn)材料必須利于長(zhǎng)期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫(xiě)、傳真制作社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料。

（三）實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

社會(huì)保險(xiǎn)檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會(huì)保險(xiǎn)管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專(zhuān)職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)檔案室加強(qiáng)管理；二是購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購(gòu)置檔案專(zhuān)用帳表卡冊(cè)包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。

2、建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍擴(kuò)大、險(xiǎn)種越來(lái)越多、管理越來(lái)越復(fù)雜，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個(gè)有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：(1)在職職工、退休人員個(gè)人的基本社會(huì)保險(xiǎn)檔案庫(kù)：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動(dòng)、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。(2)用人單位參保的基本情況庫(kù)：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類(lèi)型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會(huì)保險(xiǎn)基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。(3)記帳憑證庫(kù)和科目二級(jí)帳庫(kù)：記錄會(huì)計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會(huì)計(jì)科目的二級(jí)細(xì)帳。(4)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)：有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開(kāi)發(fā)利用

在加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的同時(shí)，也要注重發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的服務(wù)作用。一是提供咨詢(xún)服務(wù)，例如，開(kāi)展公布養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人帳戶(hù)對(duì)帳單，隨時(shí)為職工查找提供服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考數(shù)據(jù)，每次社會(huì)保險(xiǎn)制度改革起步前，都由檔案信息庫(kù)提供大量的參考資料和信息數(shù)據(jù)供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會(huì)保險(xiǎn)公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進(jìn)行費(fèi)用預(yù)測(cè)和制定政策提供依據(jù)。例如利用檔案記載的受保人繳費(fèi)情況和保險(xiǎn)金發(fā)放情況，預(yù)測(cè)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的需求量，為制定和調(diào)整保險(xiǎn)基金提取比例的政策和標(biāo)準(zhǔn)提供可靠依據(jù)。

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On Social Insurance Archive and Its Management

ZHONG Li-hong
(Personnel Resources Bureau,Shuangqiao District,Chengde,Hebei 067000,China)

Social insurance archive is an important part of people's archives.It is imperative to manage social insurance archive in a scientific and standardized way.This paper introduces the scope of social insurance archives，analyzes the current situation of the current social security file management and puts forward measures and suggestions for optimizing the management of Social insurance archive.

social insurance；archives；innovation

D922

：A

：2095-3763（2015）01-0123-03

2014-09-05

鐘立紅（1970-），承德市雙橋區(qū)人力資源和社會(huì)保障局助理館員。