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運(yùn)用UFO報(bào)表過(guò)程中易出現(xiàn)的問(wèn)題

鄭勝利

神華國(guó)能集團(tuán)有限公司重慶發(fā)電廠 重慶 400053

[摘要]用友ERP-U8系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)信息化管理中有著廣泛的應(yīng)用，其中UFO報(bào)表系統(tǒng)報(bào)表模板為報(bào)表編制提供了方便，但企業(yè)的具體情況各有不同，本文對(duì)日常工作運(yùn)用UFO報(bào)表過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，為同仁在使用UFO報(bào)表系統(tǒng)時(shí)提供一些解決問(wèn)題的辦法。

[關(guān)鍵詞]UFO報(bào)表系統(tǒng)；格式設(shè)計(jì)；數(shù)據(jù)處理；編輯；報(bào)表編制

一、設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)容易出現(xiàn)的問(wèn)題

有時(shí)在UFO報(bào)表中進(jìn)行了數(shù)據(jù)錄入與修改取數(shù)公式，一陣忙綠之后點(diǎn)擊重新計(jì)算，結(jié)果出現(xiàn)：剛剛輸入的部分有數(shù)據(jù)，并且剛輸入部分在所有表頁(yè)中數(shù)據(jù)完全相同，沒(méi)有發(fā)生變化；或者出現(xiàn)剛剛修改輸入的部分變?yōu)榭瞻住Ｉ鲜鰞煞N情況使報(bào)表呈現(xiàn)出明顯的錯(cuò)誤，不能實(shí)現(xiàn)使用者的初衷。

UFO報(bào)表外觀雖然類(lèi)似Excel文件，但UFO報(bào)表有自己的特點(diǎn)：具有“格式”和“數(shù)據(jù)”兩種狀態(tài)，如圖1所示。單擊報(bào)表界面左下角的狀態(tài)標(biāo)識(shí)可進(jìn)行“格式/數(shù)據(jù)”的狀態(tài)互換。在“格式”狀態(tài)下可以進(jìn)行報(bào)表格式的設(shè)計(jì)和取數(shù)公式的設(shè)置，但不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入或計(jì)算等操作；“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下可以看到報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)，但此時(shí)不能修改格式和取數(shù)公式。假如在“格式”狀態(tài)下操作數(shù)據(jù)的錄入或計(jì)算，就會(huì)產(chǎn)生上述第一種情況；假如在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下操作取數(shù)公式的設(shè)置，就會(huì)產(chǎn)生上述第二種情況。

歸根結(jié)底，出現(xiàn)上述錯(cuò)誤主要是因?yàn)闆](méi)有把握UFO報(bào)表兩種狀態(tài)的規(guī)律：“格式”狀態(tài)下編輯，“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下錄入和計(jì)算；其次是把“格式”狀態(tài)和報(bào)表本身外觀的格式以及菜單欄的格式操作工具混為一談。區(qū)別其最簡(jiǎn)單的辦法是：如果編輯區(qū)的單元格中顯示是“公式單元”字樣而不是數(shù)據(jù)，說(shuō)明報(bào)表處于“格式”狀態(tài)，反之處于“數(shù)據(jù)”狀態(tài)。

二、報(bào)表公式編輯和數(shù)據(jù)處理時(shí)容易出現(xiàn)的問(wèn)題

到季末或年末時(shí)，報(bào)表數(shù)據(jù)經(jīng)常需根據(jù)要求而調(diào)整，就出現(xiàn)會(huì)計(jì)不斷地反結(jié)賬、反記賬、取消審計(jì)、修改或增減憑證等往返循環(huán)工作，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。季末、年末時(shí)間緊工作量大，讓人疲憊不堪。甚至有時(shí)因電腦中賬套太多，忙亂中報(bào)表計(jì)算出來(lái)了，才發(fā)現(xiàn)當(dāng)前打開(kāi)的賬套與報(bào)表默認(rèn)的賬套號(hào)不一致，結(jié)果完全是張冠李戴風(fēng)馬牛不相及。

企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，用友UFO報(bào)表中的公式可以從其他功能系統(tǒng)（如總賬、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理系統(tǒng)等）中取數(shù)。單元公式是報(bào)表取數(shù)的基礎(chǔ)，定義單元公式就顯得尤其重要。

定義單元公式利用函數(shù)向?qū)нM(jìn)行函數(shù)錄入時(shí)，單擊“參照”按鈕，在系統(tǒng)提示下完成函數(shù)建立工作。在此勾選“包含未記賬憑證”復(fù)選框，操作員在憑證未做記賬時(shí)就可以看到所有已填制憑證的最終結(jié)果，這樣報(bào)表數(shù)據(jù)調(diào)整就很方便了。與此同時(shí)“賬套號(hào)”欄中不選擇“默認(rèn)”，而直接選擇對(duì)應(yīng)的賬套號(hào)，如圖2所示，這樣報(bào)表取數(shù)就會(huì)到指定的賬套就不會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象；

或者在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下打開(kāi)“數(shù)據(jù)”菜單，單擊“計(jì)算時(shí)提示選擇賬套”命令（下拉菜單灰色條塊）如圖3所示，則每次進(jìn)行表頁(yè)計(jì)算時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出“注冊(cè)”窗口，提示操作員重新選擇需要進(jìn)行計(jì)算賬套，同樣能避免上述問(wèn)題。

三、調(diào)用報(bào)表模板中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

1.完全利用UFO報(bào)表系統(tǒng)提供的財(cái)務(wù)報(bào)表模板出現(xiàn)取數(shù)不完整，甚至錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

由于UFO報(bào)表提供的是不同行業(yè)的各種標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表模板，模板具有大眾化、通用性，而不同的企業(yè)其性質(zhì)及經(jīng)營(yíng)管理各異，如企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理、資產(chǎn)管理、成本管理和投融資管理等業(yè)務(wù)不盡相同。從而各企業(yè)需要根據(jù)自己實(shí)際核算內(nèi)容作出相應(yīng)的修正，如資產(chǎn)負(fù)債表中相應(yīng)的應(yīng)收與預(yù)付賬款項(xiàng)目、應(yīng)付與預(yù)收賬款項(xiàng)目、存貨項(xiàng)目等，又如利潤(rùn)表中的財(cái)務(wù)費(fèi)用項(xiàng)目等?！敦?cái)會(huì)月刊》2014年第6期《用友軟件利潤(rùn)表本期數(shù)賬務(wù)取數(shù)公式的問(wèn)題》（鐘愛(ài)軍 周列平）和同年第7期中《如何“量身定做”制造類(lèi)企業(yè)報(bào)表模板》（趙麗紅）已對(duì)取數(shù)問(wèn)題和模板調(diào)整做了詳細(xì)的論述，在此不再贅述。

對(duì)于業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單的中小型企業(yè)，可以利用紅字沖銷(xiāo)法填制憑證，避免損益類(lèi)賬戶(hù)在借貸方均有發(fā)生額，從而可以直接利用UFO報(bào)表利潤(rùn)表模板，也算一種簡(jiǎn)便方法；在《用友軟件利潤(rùn)表本期數(shù)賬務(wù)取數(shù)公式的問(wèn)題》中，提出了解決損益類(lèi)賬戶(hù)在借貸方均有發(fā)生額情況下的正確取數(shù)方法：改變利潤(rùn)表模板的公式單元，重新錄入財(cái)務(wù)函數(shù)，將QM（或者JE）函數(shù)與TFS（或者DFS）函數(shù)進(jìn)行組合應(yīng)用。

2.UFO報(bào)表系統(tǒng)模板是基于企業(yè)正常營(yíng)運(yùn)條件編制所需而設(shè)計(jì)的，其并沒(méi)有考慮企業(yè)特殊情況所需，例如企業(yè)結(jié)業(yè)清算、破產(chǎn)清算等。此時(shí)編制者則需根據(jù)清算要求，按有關(guān)規(guī)定在清算期間自行編制報(bào)表模板編報(bào)“清算資產(chǎn)負(fù)債表”、“清算損益表”和“清算財(cái)產(chǎn)表”，于清算終結(jié)時(shí)編報(bào)“清算損益表”和“債務(wù)清償表”。

參考文獻(xiàn)

[1]陳明然.會(huì)計(jì)電算化教程(用友通用標(biāo)準(zhǔn)版10.3).高等教育出版社,2012

[2]鐘愛(ài)軍,周列平.用友軟件利潤(rùn)表本期數(shù)賬務(wù)取數(shù)公式的問(wèn)題.財(cái)會(huì)月刊,2014.6

[3]趙麗紅.如何“量身定做”制造類(lèi)企業(yè)報(bào)表模板.財(cái)會(huì)月刊,2014.7