高用翠(中國石油大港油田分公司, 天津 300280)

在石油單位內(nèi)部，企業(yè)辦公室集“服務(wù)、收集信息、參謀指導、運轉(zhuǎn)”等各項重要職能于一體，是企業(yè)的重要組成部分。在石油企業(yè)內(nèi)部，辦公室工作只有科學高效的執(zhí)行，才能夠服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導、機關(guān)部門以及基層單位等。所以，辦公室工作的科學化程度至關(guān)重要。但是，在當前的石油企業(yè)辦公室管理中還存在著諸多的問題。本文將聯(lián)系實際情況對辦公室工作的創(chuàng)新與探索進行詳細的探究。

1 辦公室工作科學管理的重要性

聯(lián)系石油企業(yè)生產(chǎn)的特點，我們知道，一方面，石油企業(yè)并不同于其他的產(chǎn)業(yè)，原油分布的地理位置往往較為分散，不會聚集在同一個固定的區(qū)域。比如說有的分布在沙漠，有的埋藏在海底。在開采時就要考慮不同的地質(zhì)結(jié)構(gòu)，石油生產(chǎn)點多、線長、面廣、高風險，所以企業(yè)管理本身就面臨著巨大的挑戰(zhàn)。除了面臨的自然條件艱苦，石油生產(chǎn)還面臨著許許多多的問題，比如說，土地征借受到居民反對，與居民調(diào)解溝通；安全環(huán)保工作；稅費機制等等，在解決這些問題時往往比克服艱苦的環(huán)境困難的多。另一方面，是辦公室本身職能至關(guān)重要，在一個企業(yè)內(nèi)部，它相當于是“決策參謀部”、“工作執(zhí)行軍事部”、“后勤服務(wù)部”等，它既需要參與政務(wù)、管理事務(wù)，還需要搞好服務(wù)。在組織領(lǐng)導下，辦公室要依據(jù)企業(yè)特點和行政工作的基本規(guī)律進行調(diào)研、收集信息、總結(jié)經(jīng)驗方法的工作，同時制定好工作計劃，并且，需要通過多方面的調(diào)動部門參與工作，調(diào)用人力物力，解決公司中遇到的問題。所以由于辦公室具備的重要職能導致辦公室能否科學管理直接影響了公司的整體水平。

2 當前辦公室管理中存在的問題

(1)制度缺乏嚴肅性 沒有規(guī)矩不成方圓，這是我們自古傳下來的真理，我們都懂得在一個企業(yè)內(nèi)部只有強有力的制度作為規(guī)范，每項工作才能夠踏踏實實的落到實處。雖然目前的石油企業(yè)辦公室內(nèi)部制度條文相當完善，但是執(zhí)行力度并不夠。由于辦公室之間的人際關(guān)系，當有人犯錯時，在追究責任的力度上較輕，使制度的約束性慢慢減弱，從而淡化了辦公室職員對于遵守制度的觀念。

(2)管理程序繁瑣 辦公室工作繁瑣且重要，所以，每項任務(wù)在執(zhí)行過程中都要追求簡約。但是，在實際操作中還是會遇到各種各樣的問題。比如說，辦公室要安排處理公文、安排會議、使用印信等工作，但是在實際操作時，往往會由于某些不確定因素或者突發(fā)事件導致某些工作間產(chǎn)生沖突，致使工作并不會有條不紊的按順序進行。

(3)人員素質(zhì)參差不齊 由于辦公室工作職能的重要性以及全面性，辦公室工作人員的素質(zhì)自然不能輕視。作為一個辦公室職員需要具備文秘、保密、接待、輿論處置等專業(yè)基礎(chǔ)以及廣泛的知識面和較高的執(zhí)行力，只有這樣才能夠在復雜而繁瑣的工作中做到游刃有余。但是，我們可以看到，目前辦公室人員素質(zhì)水平參差不齊，總體水平還有較大的差距，并且部分員工總是循規(guī)蹈矩，缺乏創(chuàng)新性，思維較閉塞。

3 解決方案

(1)嚴管厚愛相結(jié)合 要提高辦公室工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量就需要強化制度建設(shè)。每個崗位負責什么工作都需要做到有章可循。但是在管理過程中可以采用柔性管理，在重視辦公室人員情緒和情感的前提下，通過道德引導等使每個員工都在開心愉悅的氛圍中使個人能力得到充分的發(fā)揮。嚴格的制度約束并不是管理部門的好方法，嚴管厚愛相結(jié)合才是好的方式。

(2)加強培訓 辦公室工作復雜多樣，所以對辦公室職員的能力要求較高。因此，需要通過培訓的方式，提高整個辦公室人員的綜合素質(zhì)。在培訓時不僅僅注重對辦公室人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)辦公室人員的思維能力，因為只有這樣才能在輔助決策時，胸懷全局，找對企業(yè)的立足點，從而推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

(3)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念創(chuàng)新性開展工作 隨著科學技術(shù)的發(fā)展，辦公室自動化已經(jīng)使辦公室面臨新的挑戰(zhàn)。能否使工作做得好，使領(lǐng)導滿意、基層滿意、群眾滿意是辦公室工作開展好壞的評定標準。辦公室工作要具有前瞻性，能夠提前發(fā)現(xiàn)問題，想領(lǐng)導之所想，從被動服務(wù)變成主動出擊。主動圍繞工作重心展開調(diào)研、收集信息、整理信息等工作，并且輔助領(lǐng)導做出決策后，在方案執(zhí)行的過程中，做好監(jiān)督管理工作，工作完成后及時反饋。

4 結(jié)語

在改革開放的今天，隨著改革的不斷深入，只有認清辦公室肩負的職能，創(chuàng)造性的開展、完善辦公室工作，才能夠提高辦公室工作質(zhì)量，從而促進辦公室工作朝著條理化、效率化、科學化的方向發(fā)展，促進企業(yè)的進步。

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