佟 旸，張一凡，吳 遜

（天津市水文水資源勘測(cè)管理中心，天津 300061）

水利科研檔案是水利科研活動(dòng)的歷史紀(jì)錄，是水利科技檔案的重要內(nèi)容。水利科研項(xiàng)目從開(kāi)展到結(jié)束產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，形成了大量可貴的文獻(xiàn)資料，這些數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資料經(jīng)整理形成水利科研檔案。但是，這些寶貴的水利科研資料由于管理力度的薄弱、管理手段的單一、借閱查詢(xún)方法的繁瑣導(dǎo)致查閱和使用困難，使其得不到有效的利用。怎樣挖掘水利科研檔案的潛力，使水利科研成果進(jìn)一步發(fā)揮作用是科技管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。在當(dāng)前信息時(shí)代，利用信息技術(shù)建設(shè)電子檔案，實(shí)現(xiàn)水利科研檔案管理與服務(wù)信息化，對(duì)水利科研成果的推廣應(yīng)用和水利科研工作的管理有著重要的意義。

1 天津水利科研電子檔案建設(shè)與管理的必要性和重要性分析

水利科研檔案有著重要的作用和價(jià)值，而這一重要價(jià)值和作用只有通過(guò)水利科研檔案的利用才能發(fā)揮出來(lái)。因此，水利科研檔案的管理和應(yīng)用是水利科研價(jià)值發(fā)揮的關(guān)鍵，需要高度重視。

水利科研檔案是水利科研活動(dòng)真實(shí)、完整的記錄，但對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案不能滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理的需求。水利科研工作從立項(xiàng)、研究到得出最后成果，需要開(kāi)展很多工作，產(chǎn)生大量文件。以水利科研報(bào)告來(lái)說(shuō)，它是水利科研活動(dòng)全過(guò)程的記錄，是水利研究工作的最終結(jié)果。但是，紙質(zhì)檔案保存的水利科研報(bào)告，是課題組根據(jù)驗(yàn)收專(zhuān)家意見(jiàn)修改后的版本，是加工后的產(chǎn)品，已不是原始的第一手材料。特別是在數(shù)據(jù)方面，水利科研活動(dòng)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過(guò)計(jì)算或模型運(yùn)算產(chǎn)生結(jié)果，然而由于篇幅局限，水利科研報(bào)告往往只提供計(jì)算公式或模型算法和給出結(jié)論，大量的數(shù)據(jù)計(jì)算和模型運(yùn)算無(wú)法采用紙質(zhì)介質(zhì)存入檔案，許多寶貴的數(shù)據(jù)和資料流落在個(gè)人手中或就此丟失。

隨著水利信息化的發(fā)展，水利科研工作高度借助于信息技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)傳輸、視頻監(jiān)控、錄音錄像、多媒體應(yīng)用、GIS技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等在水利科研中廣泛應(yīng)用，水利科研檔案迫切需要建立與之相適應(yīng)的信息化管理方法和管理系統(tǒng)。以水環(huán)境研究為例，紙質(zhì)檔案一般保存的僅是水質(zhì)指標(biāo)和變化說(shuō)明等數(shù)據(jù)和語(yǔ)言描述，而錄像、照片、監(jiān)控等信息技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)生的電子文件可以提供直觀可視的水質(zhì)變化過(guò)程、方便研究分析、提高工作效率和提升水利科研水平和質(zhì)量。但是，這些電子文件只有通過(guò)信息管理系統(tǒng)科學(xué)的組織、利用，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

如何提高水利科研檔案管理水平，挖掘水利科研檔案的潛力，為社會(huì)和水利科研工作及時(shí)、有效地提供水利科研檔案信息服務(wù)，是當(dāng)前信息時(shí)代水利科研檔案管理和應(yīng)用的緊迫問(wèn)題。利用信息技術(shù)，建設(shè)水利科研電子檔案，規(guī)范水利科研檔案管理，提高水利科研檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)水利科研檔案管理與服務(wù)信息化，使水利科研成果進(jìn)一步發(fā)揮作用，正是解決這一問(wèn)題必要而有效的方法。

2 天津水利科研電子檔案管理平臺(tái)架構(gòu)和功能

天津水利科研電子檔案建設(shè)是遵循電子文件歸檔與管理規(guī)范，建設(shè)電子檔案應(yīng)用平臺(tái)，為檔案收集、立卷、保存、管理和應(yīng)用提供一體化的服務(wù)支撐。其主要內(nèi)容是平臺(tái)的架構(gòu)和功能、檔案的收集與保管、應(yīng)用服務(wù)和系統(tǒng)安全保障。

2.1 電子檔案的文件類(lèi)型

電子檔案由電子文件及其相應(yīng)產(chǎn)品組成。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

一般來(lái)說(shuō)，電子文件主要有以下幾種文件類(lèi)型：①字處理文件，是用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等；②圖像文件，是用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件；③圖形文件，是采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；④影像文件，是用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件；⑤音頻文件，是用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件；⑥多媒體文件，是用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；⑦數(shù)據(jù)庫(kù)文件，是采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件；⑧超文本文件，主要是采用Web 技術(shù)制作的瀏覽器文件。

2.2 電子檔案管理平臺(tái)架構(gòu)和功能

（1）平臺(tái)架構(gòu)。電子檔案管理平臺(tái)架構(gòu)由數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、檔案管理、Web 服務(wù)4 層體系組成。平臺(tái)開(kāi)發(fā)基于SOA 面向服務(wù)的技術(shù)結(jié)構(gòu)和J2EE 技術(shù)，以XML 和Web Service 作為基礎(chǔ)服務(wù)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以“Web/中間件/服務(wù)器”的技術(shù)架構(gòu)構(gòu)建平臺(tái)。平臺(tái)采用多層B/S 應(yīng)用體系，通過(guò)Web表示層提供應(yīng)用系統(tǒng)的用戶(hù)接口，通過(guò)檔案管理層和數(shù)據(jù)處理層實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理和對(duì)用戶(hù)的基礎(chǔ)應(yīng)用服務(wù)，通過(guò)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和管理。平臺(tái)支持LDAP 目錄訪(fǎng)問(wèn)協(xié)議；支持主流的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和組件化開(kāi)發(fā)；具有良好的安全性；支持負(fù)載均衡和集群技術(shù)，提供良好的可擴(kuò)展性和容錯(cuò)性。

（2）基礎(chǔ)軟件。系統(tǒng)采用工作流引擎、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報(bào)表引擎等成熟的基礎(chǔ)軟件，為系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)。

（3）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理主要由系統(tǒng)角色分配和權(quán)限管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。①系統(tǒng)角色。系統(tǒng)角色有系統(tǒng)管理員、檔案管理員、課題承擔(dān)人和普通查詢(xún)?nèi)?，通過(guò)系統(tǒng)角色管理來(lái)設(shè)置和控制系統(tǒng)的功能權(quán)限和使用范圍，通過(guò)權(quán)限管理實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔和查詢(xún)的應(yīng)用控制。②權(quán)限管理。系統(tǒng)管理員具有對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和日志管理等權(quán)限；檔案管理員具有檔案管理、調(diào)閱和審查授權(quán)查閱的權(quán)限；課題承擔(dān)人具有該課題建檔和歸檔的管理權(quán)限；普通查閱人通過(guò)申請(qǐng)和授權(quán)，可以查閱授權(quán)范圍內(nèi)的相應(yīng)資料。

（4）單機(jī)版（離線(xiàn)工作）。為了減輕網(wǎng)絡(luò)壓力，同時(shí)也可以為課題歸檔提供充裕的時(shí)間和方便，系統(tǒng)除提供在線(xiàn)使用方式外，還提供與在線(xiàn)應(yīng)用一致的C/S 方式單機(jī)版，支持用戶(hù)離線(xiàn)工作。用戶(hù)只需預(yù)先從B/S的在線(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)設(shè)定參數(shù)的配置文件，即可單機(jī)離線(xiàn)開(kāi)展課題立項(xiàng)的前期工作和檔案收集、整理、歸檔工作。在使用單機(jī)完成上述工作后，可通過(guò)數(shù)據(jù)打包上傳的方式將數(shù)據(jù)及原文上傳到在線(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)，繼續(xù)后續(xù)工作。

（5）系統(tǒng)安全保障。系統(tǒng)安全和文件轉(zhuǎn)換的真實(shí)可靠，是電子檔案建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題，實(shí)際應(yīng)用中除建立身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置、反入侵、防篡改等安全機(jī)制外，還應(yīng)對(duì)水利科研檔案的內(nèi)容、文件收集、文件轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)方式、使用權(quán)限等制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和管理辦法，不斷地解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，完善系統(tǒng)功能。

3 天津水利科研電子檔案管理和服務(wù)

3.1 檔案管理

天津水利科研電子檔案管理主要包括歸檔指導(dǎo)、收集歸檔和檔案保管。

（1）歸檔指導(dǎo)。檔案管理員通過(guò)歸檔指導(dǎo)，進(jìn)入某一具體課題檔案歸檔界面，可以查看該課題的工作情況，并可以以文字形式提出指導(dǎo)意見(jiàn)，但不能對(duì)其進(jìn)行任何直接改動(dòng)。

（2）收集歸檔。檔案管理員授權(quán)1個(gè)課題只有1名課題檔案員。課題檔案員負(fù)責(zé)組織課題成員按規(guī)范收集整理課題檔案，從項(xiàng)目立項(xiàng)、試驗(yàn)研究、項(xiàng)目驗(yàn)收、成果管理、水利科研獎(jiǎng)勵(lì)、成果推廣幾個(gè)方面完成全過(guò)程檔案整理，并建立檔案清單，封裝后在線(xiàn)提交檔案管理員，完成課題歸檔。重要的文件同時(shí)提交相應(yīng)的紙質(zhì)文檔。對(duì)于數(shù)據(jù)量大的多媒體數(shù)據(jù)，如影音、圖像和有價(jià)值的測(cè)試、計(jì)算、分析數(shù)據(jù)，可以光盤(pán)等介質(zhì)形式隨同紙質(zhì)檔案一并提交。

（3）檔案保管。檔案歸檔存儲(chǔ)后，系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理安全機(jī)制對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保管。同時(shí)，通過(guò)以下功能提供數(shù)據(jù)安全保障：①開(kāi)發(fā)文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)，可以將標(biāo)準(zhǔn)桌面文檔格式自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PDF或HTML 等便于發(fā)布和保存的格式，同時(shí)將轉(zhuǎn)換文件連同原始文件一并保存在檔案系統(tǒng)中，為訪(fǎng)問(wèn)和查閱檔案提供簡(jiǎn)單的途徑；②普通用戶(hù)僅能訪(fǎng)問(wèn)檔案的PDF版本，僅有檔案管理人員才能訪(fǎng)問(wèn)檔案的原始版本；③對(duì)存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行自動(dòng)加密，任何存放到該區(qū)域的文檔系統(tǒng)自動(dòng)加密為只讀文件，無(wú)法更改，防止修改、刪除或損毀文件。

3.2 應(yīng)用服務(wù)

借助天津市水務(wù)局政務(wù)網(wǎng)，開(kāi)設(shè)水利科研網(wǎng)頁(yè)，提供水利科研檔案的應(yīng)用服務(wù)。應(yīng)用服務(wù)分為一般服務(wù)和專(zhuān)業(yè)服務(wù)。

（1）一般服務(wù)。一般服務(wù)主要面向大眾，通過(guò)登錄網(wǎng)頁(yè)即可瀏覽水利科研成果目錄、內(nèi)容摘要、技術(shù)專(zhuān)利、近期科研方向、在研項(xiàng)目名稱(chēng)和主要內(nèi)容、科研隊(duì)伍、人才介紹等天津水利科研基本情況。

（2）專(zhuān)業(yè)服務(wù)。專(zhuān)業(yè)服務(wù)需通過(guò)身份認(rèn)證或申請(qǐng)授權(quán)進(jìn)入服務(wù)范圍，主要有檔案檢索、信息服務(wù)、檔案利用和特約服務(wù)。①檔案檢索。使用搜索引擎，通過(guò)輸入人員姓名、業(yè)務(wù)類(lèi)別、時(shí)間范圍、研究?jī)?nèi)容、獲獎(jiǎng)級(jí)別等關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利科研檔案卷宗的檢索。②信息服務(wù)。對(duì)檢索出的水利科研檔案，按用戶(hù)提出的需求，提供參研人員、研究?jī)?nèi)容、研究過(guò)程、數(shù)據(jù)計(jì)算和分析、研究小結(jié)、研究結(jié)論、專(zhuān)利名稱(chēng)、驗(yàn)收意見(jiàn)、成果獎(jiǎng)勵(lì)等完整信息。③檔案利用。對(duì)搜索到的檔案，經(jīng)申請(qǐng)授權(quán)，提供瀏覽卷宗、部分打印或下載功能。④特約服務(wù)。對(duì)一些特殊的需求，如查閱多媒體文件、紙質(zhì)文檔等，可以通過(guò)電話(huà)、短信等與檔案管理員聯(lián)系并預(yù)約。

與此同時(shí)，根據(jù)需要可開(kāi)發(fā)手機(jī)版電子檔案管理服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

水利部于2010年印發(fā)了《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，對(duì)水利科技檔案工作提出了明確要求。水利科研檔案是水利科技檔案的重要內(nèi)容，水利科研成果有著與其水平相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。使用信息化管理方法，做好水利科研檔案管理，使水利科研成果更好地服務(wù)于社會(huì)，是水利科研檔案管理發(fā)展的方向，也是對(duì)水利部要求的具體落實(shí)。水利科研電子檔案是信息時(shí)代水利科研檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)新課題，有許多問(wèn)題和方法需要在實(shí)踐中不斷地發(fā)現(xiàn)和解決，隨著信息技術(shù)和檔案管理研究的不斷進(jìn)展，電子檔案建設(shè)和管理將會(huì)不斷地進(jìn)步和完善。