陳婷婷

(黑龍江省水利水電勘測設計研究院，哈爾濱150080)

1 創(chuàng)新檔案信息化時代服務觀念

檔案服務是自檔案出現(xiàn)以來的一個常談常新的話題，計算機的普及和信息全球化時代的來臨，則從根本上刷新了檔案和檔案服務的理念，檔案服務的全面信息化已經(jīng)成為經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案利用的剛性需求，是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢［1］。管理創(chuàng)新首先要逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念，逐步樹立科學化現(xiàn)代化管理觀念，以適應檔案管理和服務的網(wǎng)絡化新格局，積極適應信息化大環(huán)境，把創(chuàng)新服務作為檔案工作的管理目標。

進入信息化時代，檔案工作的服務方式和內(nèi)容相比傳統(tǒng)觀念中的檔案服務，發(fā)生了質(zhì)的改變，因此，檔案服務創(chuàng)新的實現(xiàn)，首先要求管理人員樹立信息服務理念。伴隨現(xiàn)代信息系統(tǒng)的廣泛應用，電子文件已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件成為檔案信息的主要載體，用戶群體的不斷擴大也使得用戶對信息服務的要求越來越多樣化具體化。積極主動的信息服務要求檔案管理部門和管理人員要保持較高的敏感度，進行用戶需求調(diào)研，多角度多渠道收集信息，針對不同層次、不同需求的用戶群體進行加工轉(zhuǎn)化，形成個性化信息產(chǎn)品，提供更有效率和針對性的服務［2］。

2 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案服務現(xiàn)代化的內(nèi)涵和重點

信息服務是檔案管理與服務現(xiàn)代化科學化的重要標志之一，因此，要把推進檔案信息化建設作為檔案服務現(xiàn)代化的出發(fā)點和著力點，適應信息化管理生態(tài)，使用網(wǎng)絡手段管理檔案信息，網(wǎng)絡檔案通過運用新技術(shù)優(yōu)化了信息錄入、傳遞、存儲、檢索等各個環(huán)節(jié)，通過網(wǎng)絡廣泛聯(lián)結(jié)各獨立單位，將跨時間跨地域信息共享變?yōu)楝F(xiàn)實。管理現(xiàn)代電子檔案，在保證內(nèi)容完整、聲像清晰、數(shù)據(jù)準確的前提下，逐步實現(xiàn)信息與載體的分離，從而簡化立卷深化檢索。檔案信息化意味著可以向用戶提供更加便捷的提供查詢服務，通過編排統(tǒng)一目錄，形成可以及時更新的動態(tài)目錄，提高了查詢服務工作的針對性和效率，增強全社會社會的檔案意識和檔案工作的社會知曉度。

3 創(chuàng)新檔案服務方式及工作機制

3.1 信息化背景下創(chuàng)新檔案服務方式

信息化背景下創(chuàng)新檔案服務的內(nèi)涵主要應包含以下兩重:

3.1.1 創(chuàng)新內(nèi)容擴大范圍

信息化建設的深入和網(wǎng)絡化管理的全面展開在客觀上對檔案服務的內(nèi)容和范圍形成了倒逼，檔案服務的內(nèi)涵也必然要與時俱進地更新，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，及時并有針對性收集文獻資源，然后根據(jù)用戶需求進行優(yōu)化集成，為用戶提供準確高效的服務。

3.1.2 主動研究創(chuàng)新方式

創(chuàng)新檔案服務方式要與信息化技術(shù)的有機結(jié)合，全面深入地調(diào)研利用者潛在的需求，努力抓住檔案服務的先機。升級信息服務方式，應針對調(diào)研用戶群體需求的結(jié)果來設計信息應用系統(tǒng)功能模塊。一般而言，相較于功能信息全面、功能強大等系統(tǒng)特性，用戶更加期待快速和準確地獲取目標信息。因此，必須針對用戶需求建立升級信息檢索平臺，充分考慮用戶權(quán)益，達到界面簡約、操作便捷、準確快速的效果。實現(xiàn)信息共享，彰顯檔案服務人性化內(nèi)涵和人文精神，大大縮短用戶與檔案工作的距離，深化全社會對檔案工作的理解。

3.2 檔案管理工作機制

信息化發(fā)展理念下，檔案管理工作機制需要多種方法多條途徑來實現(xiàn)創(chuàng)新，全面推進檔案管理的現(xiàn)代化:

3.2.1 擴大信息來源

大力收集重點領域和重點工程項目的檔案信息，尤其要關注農(nóng)業(yè)、工業(yè)、醫(yī)藥、新興科技、城市建設等民生相關信息，為強化檔案服務的民生功能奠定基礎。

3.2.2 注意收集特色檔案

檔案服務要跟上網(wǎng)絡信息日新月異的變化節(jié)奏，必須突出自身特色，不斷增強競爭力?？山Y(jié)合重大社會活動建立特色館藏檔案，最大限度發(fā)揮檔案的作用，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

3.2.3 推進檔案信息化，加快“數(shù)字檔案館”建設步伐

實現(xiàn)館藏檔案的標準化、規(guī)范化和數(shù)字化。

3.2.4 科學分類整合檔案資源，完善分行業(yè)分領域的檔案規(guī)范化管理

建立覆蓋全面的檔案利用體系，強化公共管理服務領域、民生領域檔案的開發(fā)利用，切實服務群眾，服務行業(yè)發(fā)展。提供真實可靠檔案信息，助力政府科學決策和維護社會穩(wěn)定，構(gòu)建和諧社會。

4 創(chuàng)新檔案管理人才隊伍建設

4.1 樹立崗位認同意識和價值意識

管理者對檔案管理崗位的認同，深刻認識到檔案管理和服務對經(jīng)濟社會發(fā)展的重要意義和深遠影響，是創(chuàng)新開展檔案服務的思想基礎和根本出發(fā)點。要改變以往滿足現(xiàn)狀的保守思想，勇于打破陳規(guī)，主動思考問題。

4.2 弘揚獨立精神

在信息化網(wǎng)絡化的新背景下，檔案管理者的首要任務是熟練掌握電子文件管理的步驟、環(huán)節(jié)及重難點。要敢于創(chuàng)新擅于創(chuàng)新，用新思路新辦法解決新問題，注意在實踐中歸納總結(jié)管理經(jīng)驗，不斷修正完善管理方法，提升管理效能。

4.3 培養(yǎng)求實精神

在全民信息化網(wǎng)絡化的現(xiàn)代社會，人們的工作方式、生活方式、信息獲取方式都發(fā)生了革命性的變化，信息的準確性、多元性、時效性都是人們考查信息服務質(zhì)量的重要指標，自然淘汰以往手工式的、被動的檔案檢索，代之以主動的、現(xiàn)代化的檔案服務。升級網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，分類匯編專題，積極主動開展在線服務，讓利用者與檔案管理部門通過電子郵件、在線答疑等方式，進行即時的信息交流，提供實時查詢和資信服務。

5 檔案信息化是網(wǎng)絡環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務與時俱進的必然要求

網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案服務要從本質(zhì)上提高服務水準和服務效率，管理和服務模式的變革必然先行，這種創(chuàng)新和變革是一個長期的、探索的過程，要用前沿信息技術(shù)不斷提升檔案管理部門的軟件配置。實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲、利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息高度共享。這種創(chuàng)新和變革，對于處在信息化前沿的檔案部門來說，意味著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的強大壓力和挑戰(zhàn)，計算機及軟件技術(shù)應用問題、檔案信息化管理問題，都是新的網(wǎng)絡環(huán)境下檔案工作者必須面對和解決的問題。同時，要在全社會普及檔案信息化知識，使廣大群眾深入認識檔案，科學利用檔案，必須變被動為主動，更加注重檔案科技和宣傳工作，充分發(fā)揮科技引領作用，營造良好輿論氛圍。要通過環(huán)環(huán)相扣的工作措施，將新的科技和社會形勢對檔案工作的新要求落到實處，為實現(xiàn)經(jīng)濟社會更好更快發(fā)展服務。

［1］楊毅.中國檔案管理史［M］.昆明:云南大學出版社:1999.

［2］劉明.網(wǎng)絡檔案信息資源整合研究［J］.檔案與建設，2007(12):15.