郭曉文

（赤峰學院 機關黨總支，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

可持續(xù)發(fā)展是目前社會高度關注的發(fā)展指導方針，而高校檔案對于學生來說很重要，是社會發(fā)展的重要組成部分.但因為高校的領導不重視高校檔案管理工作的發(fā)展，與高等教育事業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，不同步，所以即使高校檔案工作雖然也在不斷發(fā)展，但還是遠遠落后于高校整體發(fā)展的水平.因此，高校檔案如何做到可持續(xù)發(fā)展是值得深思的問題.

1 高校檔案工作現(xiàn)狀中存在的一些問題

改革開放以來，隨著高考制度的恢復，我國對高等教育越來越重視，高校檔案工作也得到了高度的關注與快速的發(fā)展.高校檔案部門不斷改革著，運用現(xiàn)代化的信息管理，讓高校檔案工作越做做好，但在發(fā)展的同時也存在著一些問題.

1.1 檔案管理意識不強

有些高校對于檔案管理的意識不強，沒有認識到檔案對于高校發(fā)展的重要性.主要表現(xiàn)在兩方面：一方面是由于教職工的人手不夠，每天的工作量相對來說就比較大，一般都認為檔案工作是沒那么重要的，因此都處理完別的工作，才開始整理檔案，這樣的工作安排會使學校檔案得不到及時的更新，會導致學校在未來的發(fā)展中獲取錯誤的信息，影響學校的發(fā)展.另一方面是因為教職工沒有意識到檔案的重要性，所以通常都是簡單的整理了一下，有很多的重要信息都沒有記載，致使高校在發(fā)展的時候無法獲取到詳細的資料.

1.2 管理檔案工作的手段落后

我國目前處于快速發(fā)展的階段，信息化水平也越來越高，檔案工作的管理也開始向信息化靠攏，但是有一部分高校還是停滯于手工收集整理信息的階段.主要表現(xiàn)為：第一，我國在進入信息化社會以后，高校的檔案管理工作也改革創(chuàng)新，跟上社會的步伐，建立起了信息化管理體系.但有些高校雖然建立了，但并沒有真正的去實施，有名無實.第二，由于檔案管理工作沒有得到學校管理層的重視，再者高校的資金預算都是有限的，因此在其他重要工作和檔案管理工作兩者中，往往都選擇了前者，忽略了后者，致使檔案管理工作停滯不前.

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待加強

高校檔案管理工作是高校檔案管理人員來具體操作執(zhí)行的，因此檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著高校檔案管理工作的發(fā)展.我國部分高校的檔案管理人員在素質(zhì)方面還有著欠缺，如：高校檔案管理人員的服務意識和競爭意識差，沒有認識到高校檔案管理的重要性，存有得過且過的意識，對于管理工作都是敷衍了事，沒有真正意義的去整理，分類，存檔等.在檔案管理的人員中，多數(shù)是沒有經(jīng)驗和不懂專業(yè)知識的人員，對檔案管理的現(xiàn)代化設備的運用不熟練，致使檔案管理工作的效率較差.

2 高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展策略

通過以上對于高校檔案管理工作中存在的問題的分析，可以了解到高校檔案的管理是高校管理工作中的重要組成部分.如果這些問題不妥善的解決好，會影響高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，甚至影響高校未來的發(fā)展.我們可以通過以下幾點來改善：

2.1 加強對檔案工作的認識

高校檔案管理工作之所以會出現(xiàn)這么多的問題，是因為高校管理人員對于檔案管理工作不重視，沒有責任感造成的，只有加強檔案管理人員的責任意識，才能管理好高校檔案.可以從以下幾點做起：第一，通過宣傳、開會以及管理工作，提升高校管理人員和檔案管理人員對于檔案管理工作的認識，了解檔案對于學校發(fā)展的重要性，提高他們的責任意識，讓他們對檔案管理高度重視起來，做好可持續(xù)發(fā)展的策略.第二，當今社會的信息化發(fā)展很迅速，高校檔案管理人員的意識和管理手段要跟著社會的發(fā)展不斷創(chuàng)新與進步，檔案的內(nèi)容也要及時更新，只有這樣才能促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.第三，制定有關檔案管理工作的規(guī)章制度，讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，加強對檔案管理人員的約束，對于不盡職責的檔案管理人員要進行懲罰，這樣不但可以提高檔案管理人員的責任意識，而且可以提高高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

2.2 對高校檔案管理工作進行創(chuàng)新

創(chuàng)新意識是高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的核心，只有將創(chuàng)新意識融入到高校檔案管理工作中去才能促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.可以從以下幾方面入手：第一，我國已經(jīng)進入信息化時代，計算機和網(wǎng)絡在日益的進步，高校檔案管理工作和管理設備也應該跟上時代的步伐，進行改革和創(chuàng)新.在高校檔案管理工作中應用現(xiàn)代信息化的管理手段，不但可以減少管理人員的負擔、提高工作的效率，而且可以及時更新檔案內(nèi)容，避免出現(xiàn)不必要的錯誤，解決了高校檔案管理工作停滯不前的現(xiàn)象.第二，高校檔案一般由于高校建立的時間越長，檔案管理起來就越復雜.因此，合理的利用現(xiàn)在正處于不斷發(fā)展中的云技術和現(xiàn)代化存儲技術是最好的途徑.不但可以很好的管理檔案、查找所需要的內(nèi)容，而且可以很快的對資料進行備份和復制，保證了檔案資料的便捷性和安全性.

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員對于高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展起著不可或缺的重要作用.因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)是很重要的事，要從以下幾點來加強：第一，因為高校檔案記錄的都是從建校以來最真實的情況，是最完整的資料，所以對于檔案管理人員的素質(zhì)要求要很嚴格，檔案管理人員要具備實事求是的精神，對于檔案的管理一定要做到認真、嚴謹、不出一絲差錯，保證高校檔案的完整性和安全性.第二，高校在安排檔案管理人員時，一定要具備一定的專業(yè)知識，并且熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理工作設備.第三，要培養(yǎng)高校檔案管理人員之間的合作精神，提高整體的綜合素質(zhì)以及自身的個人能力.

2.4 高校檔案資源體系建設

高校檔案工作的建設一定要擁有豐富的檔案資源，“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”應該作為高校檔案工作的根本保證.高校的檔案室除了收集平常的基本檔案資料以外，應該樹立檔案資源全面化意識，構建出一個擁有豐富資源、完整類別、特色洋溢的高校檔案資源體系.第一，對于各類檔案資料進行數(shù)字化的整合分類，對各部門各單位的檔案進行實體整合，以便統(tǒng)一管理.第二，把師生的檔案資源全部收集整合起來，建立覆蓋全校師生員工的檔案資源體系.第三，收集好學校的重大活動、重要項目、各種研究事項、文化傳承以及重大會議等各方面不同的檔案資料，方便作為未來高校發(fā)展的重要參考依據(jù).第四，針對學校各個時期的特色檔案進行收集，建立專屬校園特色檔案資源，例如，高校的名人檔案和校友檔案、高校發(fā)展是所發(fā)生的一些特色事情等.

2.5 建立高校檔案安全體系

安全工作是高校檔案管理工作的保障，只有建立好高校檔案管理工作的安全體系，才能保證高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.如何確保檔案安全保密萬無一失，可以從以下幾點入手：第一，抓好檔案室建設的安全，做到防霉、防曬、防灰塵、防震等，保證檔案的保管安全.第二，對于涉及個人隱私、國家機密、學校發(fā)展的檔案要確保不泄密，一些珍貴檔案原件要封存，只提供電子檔或復印件查閱.在利用檔案是一定要確保檔案不會泄露，不會遺失，強調(diào)利用者要增強安全意識.第三，檔案實體要保存好，可以采取因地制宜的方式，用不同的材質(zhì)不同的地方來對檔案實體進行保存，以防自然災害與社會事件這些不確定因素的危害.第四，確保利用信息化存儲的檔案的安全性，不會被惡意的更改、泄露和破壞.

3 不斷更新觀念

3.1 開放觀念

在實際工作中，因為教職工的檔案意思薄弱，再加上繁瑣的查閱手續(xù)，讓人望而卻步，很少有人去查檔并利用，所以導致了檔案管理人員對待工作越來越怠慢松懈，缺乏了積極性，形成了一種你來查閱我再幫你找的慣性思維.高校檔案管理工作必須根據(jù)時代的發(fā)展，由封閉式管理改為開放式管理.要主動的為高校各部門各單位服務，開展檔案宣傳，為利用者營造出一個良好的查閱利用檔案的環(huán)境.增加教職工對檔案的認識，讓他們都能利用到檔案，這樣才能促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

3.2 法制觀念

高校檔案管理人員一定學好高校檔案工作的法律、法規(guī).只有學好了，才能應用好.隨著高校的發(fā)展，也都結合學校的真實情況結合檔案的法規(guī)制定了一定的行為準則.作為高校的檔案管理工作人員一定要以身作則，具備良好的法制觀念，規(guī)范好自身的工作，以這些法律法規(guī)為準則，維護檔案的真實性、準確性、完整性與安全性.對于那些涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法的行為，可以拿起法律的武器與之作斗爭.從而進一步使檔案工作走向法制化.

3.3 服務觀念

服務觀念是直接影響到高校檔案管理工作的一個重要課題,要提高服務意識，就要改變以前的只保管不利用的工作思路，應該做到高校發(fā)展與檔案利用同時出發(fā)，服務也要跟上步伐不能落后.同時高校的檔案管理工作人員具有了較強的服務觀念，那么服務態(tài)度自然也就上來了.高校檔案管理工作服務的主要對象就是高校的教職工和學生.首先，教師對檔案的需求不一樣.其次，因為學生都來自不同的地方，地域的差異致使學生的素質(zhì)參差不齊，這些都會對檔案管理工作人員造成接待、查閱、登記等各方面的問題，工作人員勢必會越來越不耐煩.只有檔案管理工作人員具備了較強的服務觀念，才能為教職工和學生提供優(yōu)質(zhì)的服務，做到熱情、主動、及時、全面，不厭其煩的回答利用者的問題.在現(xiàn)代社會里，不但要時刻強調(diào)高校檔案服務觀念的更新，更要重視高校檔案服務創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，要打破原有的思想定勢和障礙，用創(chuàng)新思維去指導工作.這樣才能更好的促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

4 總結

通過以上對高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中存在的問題和應對的措施的分析，我們可以知道，高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展對于高校的可持續(xù)發(fā)展的重要性.在未來一段時間高校檔案管理工作的建設是高校整理發(fā)展中十分重要的一環(huán).可持續(xù)發(fā)展是對人類對發(fā)展認識深化的標志.

〔1〕張宏靜.新時期高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的對策[J].蘭臺世界，2013(35):97-98.

〔2〕李飛虹.淺談高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展[J].才智，2014(04):171.