河北威遠(yuǎn)生物化工股份有限公司 侯艷莉

一、ERP對財(cái)務(wù)管理工作的影響

ERP是以計(jì)劃與控制為主線，以信息技術(shù)為平臺(tái)，信息集成和業(yè)務(wù)流程重組等功能為一體的企業(yè)管理工具。它有利于消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中無效的勞動(dòng)和資源，實(shí)現(xiàn)信息流、物流、資金流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成和提高企業(yè)競爭力。作為其中的核心的模塊和職能，在ERP環(huán)境影響下的財(cái)務(wù)管理在工作范圍、對象、內(nèi)容及管理監(jiān)控和深入管理程度上都有了很大突破。

首先，管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在ERP的推動(dòng)下加快了的分離的速度，ERP系統(tǒng)使會(huì)計(jì)核算與傳統(tǒng)模式下的會(huì)計(jì)形式產(chǎn)生了根本的區(qū)別。大部分業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證可以通過系統(tǒng)集成自動(dòng)生成，財(cái)務(wù)、成本、資金、應(yīng)收、應(yīng)付等信息進(jìn)行連機(jī),實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)并提供各種報(bào)表，例如應(yīng)付賬款的核算數(shù)據(jù)來自MM模塊，SD模塊實(shí)現(xiàn)了從銷售訂單到交貨單、再到系統(tǒng)發(fā)票最后形成會(huì)計(jì)憑證。財(cái)務(wù)人員大量繁瑣的記錄、匯總、記賬等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作由系統(tǒng)自動(dòng)完成，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的簡單、重復(fù)的工作量，但相應(yīng)涉及預(yù)算管理、績效考核、財(cái)務(wù)分析等的管理型工作相應(yīng)增加。對財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能提出了更高的需求。

其次，ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理工作變得更加綜合和復(fù)雜，從事后的核算，前移到事前和事中的環(huán)節(jié)。FI、CO等財(cái)務(wù)模塊的管理范圍滲透到業(yè)務(wù)流程中，財(cái)務(wù)管理工作需要更多的深入到經(jīng)營管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，突出預(yù)算管理、獲利能力分析、利潤中心等工作，從業(yè)務(wù)的各個(gè)方面(比如產(chǎn)品、客戶、銷售人員、定單和它們的任意組合)及任何組織單元(比如銷售組織或業(yè)務(wù)領(lǐng)域)對經(jīng)營管理的過程進(jìn)行分析。逐步培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員適應(yīng)透過系統(tǒng)數(shù)據(jù)、信息、報(bào)表和分析工具進(jìn)行政策制定與決策的能力。利用財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和引導(dǎo)經(jīng)營決策，控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用也將企業(yè)的信息進(jìn)行了整合，實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)傳遞和共享。改善了財(cái)務(wù)信息滯后的情況，提高了財(cái)務(wù)管理的時(shí)效性，更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)預(yù)警和風(fēng)險(xiǎn)控制功能。

二、ERP環(huán)境在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析。

ERP起源于西方經(jīng)過多年的改進(jìn)和發(fā)展，軟硬件環(huán)境都遠(yuǎn)優(yōu)于國內(nèi)，特別是應(yīng)用環(huán)境、管理思想的成熟度等軟件環(huán)境。國內(nèi)很多企業(yè)實(shí)施ERP過程中，都對其報(bào)有殷切的希望，以為先進(jìn)的管理理念就能醫(yī)治百病，指望ERP來引進(jìn)最好的管理模式和業(yè)務(wù)流程，在應(yīng)對業(yè)務(wù)流程的改造和對系統(tǒng)的適應(yīng)過程中對困難估計(jì)不足，最終騎虎難下。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國從80年代初首次引入MRPII到如今的ERP，實(shí)施成功率較低。ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來巨大的管理提升和經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也需關(guān)注ERP系統(tǒng)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型過程中，由于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的緊密結(jié)合，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一些核心要素淡化并隨流程進(jìn)行重組，ERP系統(tǒng)應(yīng)用的好壞，很大程度上取決于財(cái)務(wù)人員對系統(tǒng)操作、關(guān)鍵點(diǎn)的把握和對公司業(yè)務(wù)的理解程度，否則將面對大量的信息不知如何應(yīng)用，在降低工作效率的同時(shí)，造成ERP資源的浪費(fèi)。

ERP系統(tǒng)是基于流程式管理思想來設(shè)計(jì)的多功能模塊集成的一體化系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)集成化和數(shù)據(jù)統(tǒng)一。一筆日常業(yè)務(wù)，例如：從建立銷售訂單-排產(chǎn)-生產(chǎn)準(zhǔn)備-報(bào)工入庫-發(fā)貨-成本結(jié)轉(zhuǎn)等這一系列的過程都是跟隨業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)自動(dòng)形成的，由于每個(gè)數(shù)據(jù)都是單點(diǎn)輸入，財(cái)務(wù)人員無法直觀的分析業(yè)務(wù)的處理狀況，相比傳統(tǒng)的處理過程，控制點(diǎn)減少。一個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，將影響形成的財(cái)務(wù)結(jié)果的準(zhǔn)確性，例如采購人員錯(cuò)誤錄入材料采購價(jià)格，直接導(dǎo)致產(chǎn)品成本的計(jì)算錯(cuò)誤。諸如此類，如檢查和復(fù)核環(huán)節(jié)不能覆蓋，在提高效率的同時(shí)，也帶來更大不確定性。

目前國內(nèi)對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，限于復(fù)合型人員的缺乏，并沒有真正發(fā)揮它作為支持企業(yè)財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)決策和戰(zhàn)略管理的功能，系統(tǒng)設(shè)計(jì)一般是基于前期調(diào)研的基礎(chǔ)按照企業(yè)的需求量身定制，對滿足動(dòng)態(tài)和財(cái)務(wù)管理需要不斷變化的要求考慮不充分。許多企業(yè)信息化程度比較高的企業(yè)，系統(tǒng)的開發(fā)、擴(kuò)展和維護(hù)工作主要有計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)管理人員更多的是被動(dòng)地使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和信息，系統(tǒng)實(shí)際的運(yùn)行效率和效果都差強(qiáng)人意。

三、應(yīng)用ERP系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)管理的改進(jìn)建議

(一)基于ERP環(huán)境下的操作流程和內(nèi)控制度的完善

ERP實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，數(shù)據(jù)單點(diǎn)輸入，大家共享，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤錄入，后期再嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚?、分析都將失去意義，所謂“進(jìn)去的是垃圾，輸出的也是垃圾”。系統(tǒng)運(yùn)行過程中必須制定嚴(yán)格的操作流程規(guī)范和相應(yīng)績效考核制度，同時(shí)要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的日常檢查與復(fù)核。例如：操作人員崗前培訓(xùn)，合格后上崗---嚴(yán)格授權(quán)（密碼控制并定期更新）—輸入數(shù)據(jù)主管復(fù)核—信息使用人員信息比對—財(cái)務(wù)人員對形成結(jié)果的合理分析----各模塊關(guān)鍵用戶定期系統(tǒng)檢查與實(shí)施反饋。ERP環(huán)境下的檔案不僅限于傳統(tǒng)意義上的賬簿、憑證、報(bào)表，還包括數(shù)據(jù)備份磁盤、系統(tǒng)操作文檔、軟件使用權(quán)法律文檔、等為保證信息的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)每天做雙重備份，并定期檢查并制定符合檔案管理要求的規(guī)章、制度，確保各項(xiàng)資料完整、安全。

(二)完善持續(xù)的日常檢查和財(cái)務(wù)稽核制度

財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)適應(yīng)ERP系統(tǒng)的管理特定和要求，轉(zhuǎn)變思路，逐步形成有效的工作方法、數(shù)據(jù)庫和評(píng)價(jià)體系。將過去僅關(guān)注會(huì)計(jì)賬簿、憑證和報(bào)表等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的審核、匯總等工作，拓寬到關(guān)注業(yè)務(wù)開始到結(jié)束整個(gè)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，包括輸入數(shù)據(jù)的正確性、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程輸出結(jié)果的合理性。將財(cái)務(wù)稽核與監(jiān)督與企業(yè)三體系認(rèn)證、內(nèi)部控制制度測試等企業(yè)流程、制度的評(píng)價(jià)有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)信息的準(zhǔn)確度和對經(jīng)營管理的有用性。

(三)適應(yīng)集成系統(tǒng)的特點(diǎn)

以計(jì)劃為核心，關(guān)注銷售、生產(chǎn)、采購三大業(yè)務(wù)群確定關(guān)鍵流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)，將現(xiàn)場與非現(xiàn)場稽核相結(jié)合，對從系統(tǒng)中收集到的不間斷的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分類、匯總，對不同業(yè)務(wù)單元的輸出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以確定相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的合理性，實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)進(jìn)行過程中的狀態(tài)和輸出的結(jié)果，對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)分析，關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警。增強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)判能力，并為制定更有針對性的現(xiàn)場稽核計(jì)劃奠定基礎(chǔ)，減少盲目性更好的匹配現(xiàn)場稽核的成本與效益。

(四)復(fù)合型財(cái)務(wù)人員的培養(yǎng)

ERP環(huán)境下的經(jīng)營管理對財(cái)務(wù)人員的需求不再是單一的記賬、算賬，計(jì)算機(jī)應(yīng)用、先進(jìn)的財(cái)務(wù)思維、職業(yè)判斷能力的加強(qiáng)才能使財(cái)務(wù)人員適應(yīng)新的角色要求。完成從執(zhí)行者到管理者的角色轉(zhuǎn)換。多數(shù)企業(yè)的信相關(guān)人員基本呈現(xiàn)兩極分化狀況財(cái)務(wù)管理知識(shí)經(jīng)驗(yàn)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)不能兼?zhèn)?，此?qiáng)彼弱。這從根本上限制了財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展。高等教育對財(cái)務(wù)與系統(tǒng)應(yīng)用等專業(yè)設(shè)置完成綜合人才的培養(yǎng)，不拘泥于專業(yè)限制將參與ERP項(xiàng)目實(shí)施的優(yōu)秀的關(guān)鍵用戶引入財(cái)務(wù)隊(duì)伍，財(cái)務(wù)人員到業(yè)務(wù)部門的定期輪崗熟悉相關(guān)流程和業(yè)務(wù)，培養(yǎng)對業(yè)務(wù)的敏感程度并建立財(cái)務(wù)人員的SAP應(yīng)用能力進(jìn)行評(píng)價(jià)體系等方式都有助于企業(yè)的信息化建設(shè)和應(yīng)用能力的持續(xù)改進(jìn)和不斷提升。

總之，要想建立適應(yīng)ERP環(huán)境的財(cái)務(wù)管理體系，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在企業(yè)中的核心作用，必須在借鑒國際先進(jìn)方法和管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，投入相匹配的人力、物力、財(cái)力在企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)中，充分利用和發(fā)揮集成系統(tǒng)的特點(diǎn)，在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，助力企業(yè)在激烈的市場競爭中保持較大的優(yōu)勢。

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