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        試論企業(yè)會計信息化主要風險與應對措施

        2015-03-19 00:52:45湛江港集團股份有限公司毛家珍
        財經界(學術版) 2015年13期
        關鍵詞:企業(yè)會計供應商規(guī)范

        湛江港(集團)股份有限公司 毛家珍

        試論企業(yè)會計信息化主要風險與應對措施

        湛江港(集團)股份有限公司 毛家珍

        隨著近年來我國信息技術的不斷發(fā)展,會計信息化的應用也迅速擴展,在極大地提高會計核算和管理效率的同時,也增加了會計信息化應用的風險。本文筆者結合財務信息系統(tǒng)實施及運維的經驗,闡述了企業(yè)會計信息化中的常見風險點及應對措施。

        會計信息化 控制風險 信息技術 內部控制

        會計信息化的出現(xiàn)實現(xiàn)了替代財務人員的手工核算,大大降低會計人員的勞動強度。近年來,隨著我國信息技術的不斷發(fā)展,會計信息化的應用也迅速擴展,其不僅應用于會計核算和報表編制方面,而且逐步廣泛應用于財務與業(yè)務一體化、資金結算、資產管理、預算管理、內部控制、分析決策等方面,極大地提高了會計核算和管理的效率,同時會計信息化應用中的風險點也不斷增多。因此,企業(yè)應及時識別會計信息化應用中的風險,并采取有效措施控制風險,促進會計信息化的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

        一、企業(yè)會計信息化應用中存在的主要風險

        (一)會計信息化產品和供應商選擇風險

        我國市場中使用著各種類型的財務軟件,有著不同的特點和使用范圍,有些企業(yè)缺乏軟件評估能力和市場調研,對信息化目標也不是很明確,選擇軟件時更多的是聽取商家的建議,可能導致選用的軟件不能與企業(yè)的實際業(yè)務和未來發(fā)展相匹配,或導致“大材小用”資源浪費,或導致無法實現(xiàn)期望的應用效果。

        一個好的產品,需要得到好的實施和運維才能發(fā)揮其功能。供應商(包括自行開發(fā))選擇不當,可能導致實施和后期維護履約能力不足或缺乏,最終可能導致軟件無法繼續(xù)使用。

        (二)配套軟硬件配置風險

        不同的信息化產品、產品不同的使用規(guī)模對配套硬件、操作系統(tǒng)等相關配置的要求不同,若前者與后者不匹配,可能導致相關配置資源富余浪費,或者因配置不足或不符導致系統(tǒng)無法正常有效運行。如某財務軟件安裝后不能正常運行程序,原因是本軟件的運行需要微軟.net framework平臺的支持,如果客戶端的電腦上沒有安裝,就會出現(xiàn)此問題。

        (三)項目管理風險

        新的系統(tǒng)實施會沖擊現(xiàn)有的操作,甚至會導致企業(yè)部分崗位縮減或人員調整,同時實施過程和試運行給相關人員增加了大量額外工作。如果企業(yè)對項目重視不夠,未提前做好相關的項目管理工作,可能導致部分人員主觀阻擾項目推進,或導致相關人員無更多精力及時完成項目施工工作。

        系統(tǒng)的實施主要依靠企業(yè)和供應商的核心實施團隊完成或組織完成,核心實施團隊人員的專業(yè)水平、組織協(xié)調能力、責任心、能夠投入項目的精力直接影響系統(tǒng)實施效果。

        (四)項目具體實施風險

        項目實施計劃不合理、調研不充分或實施程序不規(guī)范,可能導致交付使用延遲、需調整系統(tǒng)產生大量冗余數(shù)據(jù)或者試運行期延長,甚至需要重新實施。系統(tǒng)控制參數(shù)設置、基礎數(shù)據(jù)的整理、初始化數(shù)據(jù)的準備與錄入等工作質量直接影響試運行和后期系統(tǒng)使用的效果。

        (五)系統(tǒng)運行維護風險

        新系統(tǒng)的應用,改變了原有操作方式,部分人員(特別是老員工)可能會較難迅速適應,若沒有規(guī)范的操作,可能導致工作效率低下或操作錯誤風險。系統(tǒng)投入使用后,若沒有良好的后期維護,系統(tǒng)會因缺乏規(guī)范而出現(xiàn)混亂;相關使用人員的操作得不到及時的指導,出現(xiàn)的問題得不到及時解決,系統(tǒng)的使用效果會大打折扣,甚至無法繼續(xù)使用。

        (六)系統(tǒng)及信息安全風險

        部分軟件在使用前測試不夠充分,軟件可能存在部分功能缺陷、數(shù)據(jù)結構不合理、程序結構紊亂等潛在問題未及時發(fā)現(xiàn),這些問題可能在系統(tǒng)正式運行后期由于頻繁被觸發(fā),最終造成系統(tǒng)崩潰等重大后果。

        用戶權限管理不當、控制參數(shù)設置不當,可能導致信息泄露或舞弊行為,給企業(yè)帶來經濟損失。隨著信息技術的發(fā)展,可能會被某些不法分子利用,破壞軟件系統(tǒng),竊取商業(yè)信息,甚至侵吞企業(yè)資產。

        (七)內部控制風險

        在企業(yè)實行會計信息化處理后,傳統(tǒng)的內部控制手段和方法已難以滿足管理的需要。內部控制的對象不再局限于傳統(tǒng)的會計部門,而是向著其他多個部門發(fā)展,控制的人群也在不斷的擴大,如逐漸延伸到管理人員、信息技術人員等多個部門;控制的對象不再是傳統(tǒng)的紙制品,而是向著具有現(xiàn)代科技特征的磁介質內容發(fā)展。

        二、企業(yè)會計信息化風險應對措施

        (一)加強項目管理,統(tǒng)一思想

        企業(yè)會計信息化工作是一項重要和復雜的工作,企業(yè)領導應足夠重視和支持,制定獎罰措施,妥善處理新系統(tǒng)對現(xiàn)有管理的沖擊,統(tǒng)一員工思想,高度重視,保障足夠的人力、物力和財力的投入,全力完成實施工作。

        (二)選擇合適的會計信息化產品和供應商

        選用會計信息化產品前要對產品進行充分的了解,進行充分的市場應用情況調研。電子產品更新較快,產品應選擇市場主流產品,考慮與其他系統(tǒng)的兼容性、可擴展性,要與企業(yè)自身規(guī)模、管理現(xiàn)狀、財務狀況、企業(yè)的發(fā)展、信息化基礎等情況相匹配,不是最先進的產品就是最好的,選擇最適合的才是最好的。產品供應商一定要求可持續(xù)性較好、履約能力較強的供應商,確保產品能夠較好的實施,較長時間能夠保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

        (三)做好配套軟硬件的配置工作

        不同的軟件開發(fā)環(huán)境和應用范圍不同,對相關軟硬件的配置要求也不同,企業(yè)應充分與軟件開發(fā)商溝通,充分了解相關配套配置要求,結合企業(yè)發(fā)展、使用規(guī)模等做好配套軟硬件的配置工作,在技術配置上為軟件的運行和使用做好保障。

        (四)組建好系統(tǒng)實施和運維的核心團隊

        產品選定后,系統(tǒng)實施和運維的好壞關鍵看核心團隊。企業(yè)應對供應商實施和運維團隊提出較高要求,要求經驗豐富、專業(yè)技術過硬、責任心強。同時,企業(yè)應組建自己的實施和運維核心團隊與供應商對接,團隊既要熟悉財務、業(yè)務,也要熟悉技術,保障能夠將財務業(yè)務與信息技術較好的結合在一起,要求團隊專業(yè)水平高,責任心強,有較強的組織協(xié)調能力。

        (五)做好實施前的充分準備

        在軟件實施前應進行充分的需求調研、討論,梳理、規(guī)范管理工作流程,完成會計科目、客戶、供應商、報表表樣、初始化數(shù)據(jù)等基礎資料的整理,嚴格使用規(guī)范的實施程序,確保每個環(huán)節(jié)的工作做實做到位。

        (六)做好應用培訓工作

        為保障系統(tǒng)的正常上線,上線前應對操作人員進行嚴格的培訓,編制系統(tǒng)使用指引,上線后并給予一定期間的輔導操作,確保各操作人員能迅速熟悉系統(tǒng)的功能和相關操作。

        (七)建章立制,規(guī)范系統(tǒng)的運行維護

        為保障系統(tǒng)的長效運行,必須對系統(tǒng)的運行維護進行規(guī)范。企業(yè)應建立用戶權限管理制度、基礎資料維護規(guī)范、管理員操作指引和規(guī)范、服務器管理規(guī)定等一系列配套管理制度,規(guī)范、控制系統(tǒng)用戶和管理員的操作。

        (八)做好系統(tǒng)和信息的安全保障工作

        系統(tǒng)上線前,應經過充分的測試,通過與供應商的協(xié)議約定,對系統(tǒng)本身缺陷供應商應盡快免費修補,降低系統(tǒng)自身隱性缺陷的影響。企業(yè)應建立起完善的安全控制制度,通過有效的技術手段防范病毒等網絡風險,通過有效的預警和監(jiān)控手段監(jiān)督異常情況,根據(jù)企業(yè)的實際情況對重點用戶或重點工作選用定期修改密碼、使用動態(tài)密碼設備、安全認證中心等手段,保障系統(tǒng)和信息的安全。

        (九)加強企業(yè)會計信息化的內部控制

        隨著控制對象變得越來越復雜,內部控制功能和手段需要不斷的更新與改進。在實現(xiàn)全面會計信息化的同時,也要建立起適當?shù)膬炔靠刂浦贫取R环矫嫱ㄟ^完善會計信息化系統(tǒng)的自身功能加強內控,如通過設立校驗平衡、設立對應關系、設置控制參數(shù)等加強對賬、復核、防錯、糾錯能力,控制不相容崗位權限的操作。另一方面通過加強對會計信息系統(tǒng)的審計和內部檢查,通過審計和內部檢查及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的錯誤和不足,并及時修正,全面提升會計核算的質量和效率,保證會計信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定、健康運行。

        三、結束語

        為了進一步降低會計信息化系統(tǒng)中所存在的各種風險,全面提升企業(yè)管理者的工作效率,就要利用好現(xiàn)代化企業(yè)管理方式和方法,從而形成一套科學、系統(tǒng)的具有共享性的會計信息系統(tǒng)。會計的信息化雖然更多的要使用到計算機,但是仍然離不開人的操作,因此,要加強對會計人員專業(yè)素質的培養(yǎng),同時也要做好思想上的教育,將人與科技完美的結合在一起,構建合理的運行機制,最大程度上避免會計信息化系統(tǒng)中風險的發(fā)生。

        10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.13.160

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