國網(wǎng)吉林省電力有限公司 杜尚春

物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)研發(fā)與應(yīng)用

國網(wǎng)吉林省電力有限公司 杜尚春

本文針對(duì)電網(wǎng)公司物資集中管理后，結(jié)算工作量增加、人員配備不足引發(fā)的工作效率與質(zhì)量問題，提出了信息化手段技術(shù)解決方案，介紹了物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)的研發(fā)和應(yīng)用情況，對(duì)于提高同類企業(yè)物資結(jié)算效率和改進(jìn)供應(yīng)商服務(wù)管理具有較強(qiáng)的借鑒意義。

供應(yīng)商 自助結(jié)算

一、實(shí)施背景

隨著省級(jí)電網(wǎng)公司物資集約化管理實(shí)施的不斷深入推進(jìn)，物資合同結(jié)算辦理工作由地市公司上劃到物資公司統(tǒng)一集中辦理。業(yè)務(wù)上移后，物資公司年簽訂合同上萬份，結(jié)算金額幾十億，發(fā)票驗(yàn)審、采購訂單核對(duì)等實(shí)際結(jié)算工作量激增，原有人員無法及時(shí)完成大量發(fā)票處理任務(wù)。在月末物資結(jié)算高峰期，供應(yīng)商排隊(duì)等候現(xiàn)象嚴(yán)重，影響實(shí)際結(jié)算工作效率。

二、研發(fā)情況

為解決物資結(jié)算工作中的這些問題，提高實(shí)際工作效率，同時(shí)提升物資供應(yīng)商服務(wù)水平，國網(wǎng)吉林省電力有限公司提出了建設(shè)物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)，利用信息手段改進(jìn)物資結(jié)算管理的思路。

(一)基本思路

以提高物資供應(yīng)公司增值稅發(fā)票處理效率、降低業(yè)務(wù)人員的工作強(qiáng)度、提升會(huì)計(jì)核算質(zhì)量為目標(biāo)，建設(shè)物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)結(jié)算過程全程自動(dòng)化、數(shù)字化，從而提高公司物資結(jié)算管理水平，促進(jìn)信息化管理水平不斷提高，為財(cái)務(wù)集約化管理提供有力財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)支撐。

(二)研發(fā)內(nèi)容

建設(shè)供應(yīng)商自助平臺(tái)，自動(dòng)識(shí)別、傳遞、存儲(chǔ)發(fā)票信息，實(shí)現(xiàn)發(fā)票的影像化、數(shù)字化管理。設(shè)定系統(tǒng)運(yùn)算規(guī)則，開發(fā)接口程序，實(shí)現(xiàn)發(fā)票掃描信息與ERP系統(tǒng)采購訂單及供應(yīng)商信息實(shí)時(shí)充分集成。建設(shè)發(fā)票驗(yàn)審平臺(tái)，支持發(fā)票信息的自動(dòng)檢查及校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息的集中、快速驗(yàn)審。建設(shè)發(fā)票集中過賬平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票校驗(yàn)信息的自動(dòng)調(diào)整、自動(dòng)填寫，代替發(fā)票過賬時(shí)人工錄入發(fā)票數(shù)據(jù)操作，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。建設(shè)發(fā)票信息的查詢程序，實(shí)現(xiàn)發(fā)票信息及處理狀態(tài)的實(shí)時(shí)查詢。

(三)處理流程

在項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施前，統(tǒng)一組織人員對(duì)原有流程進(jìn)行了優(yōu)化和調(diào)整，重新確立了新的物資結(jié)算流程。平臺(tái)與ERP系統(tǒng)統(tǒng)集成，每日定期接收ERP系統(tǒng)傳輸來的物資采購訂單、供應(yīng)商等數(shù)據(jù)，統(tǒng)一在平臺(tái)專用服務(wù)器存儲(chǔ)。物資供應(yīng)商辦理業(yè)務(wù)時(shí)，以企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證號(hào)碼為賬號(hào)，通過合同服務(wù)大廳中的結(jié)算信息查詢終端查詢本企業(yè)合同結(jié)算情況。在核實(shí)確定系統(tǒng)中的合同數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后，通過專門配備的掃描儀掃描發(fā)票，系統(tǒng)應(yīng)用光學(xué)識(shí)別技術(shù)將發(fā)票票面信息轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，與平臺(tái)中的采購訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，自動(dòng)顯示供應(yīng)商合同金額、訂單號(hào)碼等信息，供應(yīng)商確認(rèn)系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)無誤后，提交平臺(tái)保存。系統(tǒng)自動(dòng)抓取有關(guān)結(jié)算信息，按照設(shè)定格式生成原始憑證電子粘貼單，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)打印并粘貼好發(fā)票。同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將結(jié)算信息提交至發(fā)票驗(yàn)審人員，驗(yàn)審人員審核供應(yīng)商有關(guān)合同金額、結(jié)算金額等信息，確認(rèn)結(jié)算信息正確后，接收粘貼好的原始憑證，提交具體結(jié)算人員辦理。

(四)保障措施

在工作組織保障方面，成立項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，由財(cái)務(wù)部確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，組織協(xié)調(diào)顧問開發(fā)團(tuán)隊(duì)及物資公司財(cái)務(wù)部和合同履約部有關(guān)人員，做好項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施、硬件準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)人員應(yīng)用和供應(yīng)商集中培訓(xùn)等工作。在硬件保障方面，在物資公司合同服務(wù)大廳配備掃描儀及打印機(jī)，作為應(yīng)用終端。購置一臺(tái)小型高端計(jì)算機(jī)，作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器，同時(shí)配備若干普通計(jì)算機(jī)，與ERP系統(tǒng)集成，供供應(yīng)商查詢合同數(shù)據(jù)使用。在系統(tǒng)上線試運(yùn)行期間，由廠商開發(fā)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)日常運(yùn)維，在正式上線后，運(yùn)維工作統(tǒng)一移交ERP運(yùn)維團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。

三、應(yīng)用成效

物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)的建設(shè)，順應(yīng)了財(cái)務(wù)集約化管理“精益、扁平、集約、高效”的發(fā)展方向，有效減少了業(yè)務(wù)結(jié)算人員，降低了企業(yè)運(yùn)營成本，極大地提高了物資結(jié)算工作效率和質(zhì)量，提升了公司物資結(jié)算環(huán)節(jié)的信息化水平和優(yōu)質(zhì)服務(wù)形象。

(一)工作模式創(chuàng)新

平臺(tái)的應(yīng)用取代了以往手工處理發(fā)票的操作模式，使傳統(tǒng)的手工處理發(fā)票向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)直接來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，達(dá)到發(fā)票信息一次采集、全程共享，實(shí)現(xiàn)工作協(xié)同創(chuàng)新。通過系統(tǒng)開發(fā)，優(yōu)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)部集成應(yīng)用，改變了公司人員編制隨業(yè)務(wù)量增長而同比例擴(kuò)充的被動(dòng)局面。

(二)工作流程創(chuàng)新

系統(tǒng)對(duì)原有結(jié)算流程進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整，將供應(yīng)商納入到發(fā)票處理工作流程過程中，由供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算業(yè)務(wù)并進(jìn)行發(fā)票掃描，打印原始憑證粘貼單并粘貼發(fā)票，改變了過去單一依靠財(cái)務(wù)人員處理結(jié)算的工作流程，全面提高了驗(yàn)審和結(jié)算效率，增強(qiáng)了供應(yīng)商參與物資款項(xiàng)結(jié)算工作的積極性。

(三)服務(wù)理念創(chuàng)新

物資供應(yīng)商結(jié)算自助平臺(tái)秉承了電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念，平臺(tái)的應(yīng)用減少了供應(yīng)商結(jié)算排隊(duì)等候時(shí)間。同時(shí)，供應(yīng)商可以依托于該系統(tǒng)，隨時(shí)查詢應(yīng)結(jié)算的工程項(xiàng)目物資款項(xiàng)，便于其掌握款項(xiàng)支付的進(jìn)度，也降低了業(yè)務(wù)人員接待供應(yīng)商查詢款項(xiàng)支付的時(shí)間成本，進(jìn)一步提高了優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，提升了企業(yè)社會(huì)形象。

(四)工作協(xié)同創(chuàng)新

通過系統(tǒng)集成應(yīng)用，進(jìn)一步加強(qiáng)了財(cái)務(wù)部門同前端業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)融合，真正做到信息實(shí)時(shí)傳遞和共享。供應(yīng)商物資結(jié)算自助平臺(tái)掃描的影像數(shù)據(jù)，涵蓋了物資結(jié)算發(fā)票處理業(yè)務(wù)全過程，任何使用該物資訂單的部門和人員均可查詢發(fā)票掃描的影像數(shù)據(jù)，提升了發(fā)票處理的事中控制和事后分析能力。

(五)技術(shù)水平創(chuàng)新

物資供應(yīng)商自助結(jié)算平臺(tái)應(yīng)用了先進(jìn)的影像數(shù)據(jù)掃描識(shí)別技術(shù)，具備部署簡(jiǎn)單、界面友好、易于操作、應(yīng)用擴(kuò)展性強(qiáng)、與ERP系統(tǒng)集成性強(qiáng)等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了先進(jìn)技術(shù)手段在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用，對(duì)其他同類企業(yè)具有很強(qiáng)的借鑒應(yīng)用意義。

[1]石孝華,周軼.電網(wǎng)物資結(jié)算手續(xù)不健全引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)探討[J].商業(yè)會(huì)計(jì),2014

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.143