摘要:機柜集成作為系統(tǒng)集成的一部分,從訂單生成到項目的交付,整個過程都是緊密關(guān)聯(lián)的,把項目管理的思想和方法融入到機柜集成過程中,對提高集成質(zhì)量、縮短項目周期有顯著作用。文章著重論述了項目整體管理方法在機柜集成中的實施。
關(guān)鍵詞:項目管理;整體管理;機柜集成;COP;系統(tǒng)集成;項目周期 文獻標(biāo)識碼:A
中圖分類號:TP291 文章編號:1009-2374(2015)04-0194-03 DOI:10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0377
隨著工業(yè)的快速發(fā)展,自動化程度的不斷提高,系統(tǒng)集成在工業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛,對系統(tǒng)集成的要求也越來越高,對系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、可靠性、交付時間、服務(wù)等方面提出更高的要求,機柜集成作為系統(tǒng)集成的一部分,在系統(tǒng)集成過程中起著重要作用,直接影響到系統(tǒng)集成的質(zhì)量、交貨期及最終用戶的生產(chǎn)。應(yīng)用科學(xué)的管理方法是提高集成質(zhì)量和縮短交期的有效
途徑。
1 項目管理的內(nèi)涵
1.1 項目管理的概念
項目是一系列特有的、復(fù)雜的、連續(xù)的活動。這些活動有一個共同的目標(biāo),需要在限定的時間和計劃的預(yù)算內(nèi),按設(shè)計說明書或用戶需求完成。美國項目管理協(xié)會定義,項目是利用有限資源創(chuàng)造特定的產(chǎn)品或者服務(wù)的活動。項目管理是在一個規(guī)定的時間范圍內(nèi),為了完成一個既定的目標(biāo),并通過特殊形式的臨時性組織運行機制,通過有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制,充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。
1.2 項目管理的特征
項目管理具有以下三個特征:
1.2.1 復(fù)雜性:項目管理屬于臨時性的項目,它一般由多個部門的人員組成,項目涉及的工作跨越多個組織,并要用多種學(xué)科的知識,執(zhí)行中有許多未知因素,每個因素又常常帶有不確定性。正因為這些因素,決定了項目管理工作的復(fù)雜性。
1.2.2 集約性:項目管理的目的是提高整個工作和管理的效率,降低成本,縮短工期,因此十分重視管理的集約化,重視提高投入產(chǎn)出比,降低管理成本,杜絕資源浪費,強調(diào)充分發(fā)揮資源的價值。
1.2.3 創(chuàng)造性:項目管理與一般的重復(fù)性管理不一樣,它沒有什么經(jīng)驗可以借鑒,加上項目管理的復(fù)雜性的特征,這就要求管理具有創(chuàng)新性,不同于一般管理的模式。
2 機柜集成項目整體管理
項目整體管理是項目管理的一個專項過程。包括項目計劃開發(fā)、項目計劃執(zhí)行、整體變更控制。COP(CLEAN ORDER PROCESS,清晰訂單過程)是我公司目前在機柜集成中用到的整體管理方法。
2.1 COP簡介
2.1.1 COP定義:COP是機柜集成中清晰訂單過程。
2.1.2 COP目的:把機柜集成過程中的相關(guān)工具和階段要求以明確的文件形式確定下來,貫徹執(zhí)行于整個機柜集成過程,以確??刂萍少|(zhì)量、控制成本、控制發(fā)運周期。
2.1.3 COP特性:清晰訂單過程是強制性的,且對其服從性將通過階段過程加以監(jiān)視和報告。
2.1.4 COP過程:投標(biāo)過程、策劃過程、定義過程、執(zhí)行過程。
2.1.5 COP過程流程圖如圖1所示:
圖1
2.1.6 COP過程相關(guān)的工具:需求預(yù)估,訂單輸入,材料清單,設(shè)計模板,裝配及接線圖紙、裝配及接線工藝,檢驗標(biāo)準(zhǔn),工程更改單,客戶反饋表。
2.2 COP過程分析
2.2.1 投標(biāo)過程:投標(biāo)過程開始于詢價RFQ(request for quote)階段。投標(biāo)過程的相關(guān)信息輸入到自動購買系統(tǒng)中BA(buy automation),系統(tǒng)自動辨別機柜的要求。如果是G-CODE,則把標(biāo)準(zhǔn)G-CODE的12位由字母和數(shù)字組成的號碼直接輸入BA中,系統(tǒng)自動報價;如果是C-CODE,首先需要項目工程師根據(jù)客戶的圖紙及相關(guān)信息報出價格,在客戶確認后,在BA中選擇機柜用于何種控制領(lǐng)域(IA,TRICONEX,SCANDA,F(xiàn)OXBRO A2),把機柜的凈價輸入到系統(tǒng)中。
圖2
圖3
2.2.2 策劃過程:需要應(yīng)用訂單進入程序,一旦機柜信息更新,新的需求報告就會通過SAP生成,計劃部門能夠得到相關(guān)信息。
2.2.3 定義過程:這個過程開始于內(nèi)部的項目開始(KICK-OFF)會議,應(yīng)用MOS工具,把項目要求定義下來。這個過程必須在客戶項目開始會議后和機柜集成第一階段(stage A)前完成,由項目經(jīng)理強制召開的會議,目的是向機柜集成商提供最初始的項目信息,以便有貨期長的材料能夠預(yù)先采購。
2.2.4 執(zhí)行過程:這個階段是參與人員最多的階段,涉及到不同部門之間的協(xié)調(diào),也是確保機柜質(zhì)量和交付時間的重要階段。
3 機柜集成執(zhí)行過程的管理
3.1 成立項目組
機柜集成項目組一般由項目經(jīng)理、項目工程師、計劃員、采購員、質(zhì)量人員、倉儲人員、裝配及接線人員組成。所有人員必須服從項目經(jīng)理的安排,并且從實際出發(fā),以最高的工作效率投入到項目中。
3.2 非常規(guī)管理方法
機柜集成在系統(tǒng)集成過程中所占的時間不能太長,如果時間太長,必然會影響項目的工廠調(diào)試和現(xiàn)場調(diào)試,最終會影響客戶的生產(chǎn)。常規(guī)的管理方法和管理技術(shù)不足以保證項目在短時間內(nèi)實施,項目組必須關(guān)注項目過程的創(chuàng)造性和靈活性,關(guān)注項目成員的工作熱情。項目經(jīng)理要充分調(diào)動項目組成員的積極性,在設(shè)計上有創(chuàng)新,在工作中有熱情,在工作方式上靈活。項目組必須利用一切可利用的資源,包括人力資源和物料資源的利用,比如我公司在工人技能方面的培訓(xùn)是多樣化的,每位工人至少有兩項技能,以適應(yīng)不同工段的需求。碰到某項目交貨期緊迫,生產(chǎn)部門就會協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各工段的工作,調(diào)入相關(guān)工人參與到這個項目中。
3.3 時間管理
進度管理是機柜集成的關(guān)鍵,管理的好壞直接影響項目交付。
3.3.1 分工明確,工期預(yù)估:項目組的每個成員必須明確自己的任務(wù),并且對任務(wù)的工期進行估算。負責(zé)進度的計劃員按照不同任務(wù)進行進度安排,機柜內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計完成時間、BOM完成時間、材料采購時間、材料進庫時間、材料發(fā)料時間、機柜內(nèi)部組裝時間、機柜內(nèi)部接線時間、機柜測試時間、質(zhì)量檢驗時間等必須細化,明確在進度表上,各成員對進度必須清楚,這樣才能保證項目按時或者提前完成。
3.3.2 資源實行備用原則:資源情況是影響進度的主要因素之一。對機柜集成而言,必須做到人力資源、材料資源和設(shè)備/工具資源的備用。項目工程師下發(fā)圖紙后,機架工段開始裝配和接線,在這過程中可能會出現(xiàn)一些問題,需要工程師來解決,所以一般一個項目會有兩位工程師參與,一位為主,一位為輔,這樣就實現(xiàn)了人力資源的備用;材料備用也很重要,在集成過程中如果材料損壞題,有可備用的材料來替換;公司為每位工人配置一套完整的工具,并且還有公用工具以
備用。
3.3.3 快速跟進式管理:將一般情況下按順序進行的多項活動改為平行進行。比如在項目工程師的設(shè)計階段材料采購?fù)瑫r進行;在發(fā)料階段,工段做好機柜組裝的前期準(zhǔn)備;在集成過程中,這一階段的部分質(zhì)量檢驗工作可同時進行等。
3.4 質(zhì)量管理
3.4.1 項目的每個成員都要有質(zhì)量意識:涉及項目的每個成員都要充分認識到質(zhì)量管理是項目管理的一個非常重要的環(huán)節(jié),項目的質(zhì)量管理并不僅是質(zhì)量部門的事,項目質(zhì)量來源于所有部門以相互促進的方式按計劃實施各自的質(zhì)量承諾,項目所有成員在質(zhì)量管理上都發(fā)揮自己的作用。項目工程師在設(shè)計階段,如果發(fā)現(xiàn)項目中客戶圖紙的問題也必須及時與客戶溝通,必須充分應(yīng)用自己的技術(shù)知識給客戶把關(guān),給客戶合理的建議;在機柜集成過程中,組裝人員在組裝過程中發(fā)現(xiàn)材料的質(zhì)量有缺陷,應(yīng)該及時匯報給工段質(zhì)量人員和項目工程師;在裝配和接線過程中發(fā)現(xiàn)圖紙上的問題必須及時反映到項目工程師,而不是依葫蘆畫瓢。只有每個人都能意識到質(zhì)量問題,才能做出好品質(zhì)的項目。
3.4.2 “質(zhì)量來自于設(shè)計及制造,而不是來自于檢驗”:項目工程師一定要有強烈的質(zhì)量意識,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),在集成階段圖紙不要有重大修改,裝配和接線人員必須按裝配和接線工藝按質(zhì)按量完成,盡量做到返工率為零。
3.4.3 質(zhì)量控制人員和裝配接線人員密切配合:裝配和接線人不是在自己負責(zé)的工序完成后就不管了,而是和質(zhì)量檢驗人員一起做好檢查前的準(zhǔn)備工作,檢驗人員發(fā)現(xiàn)問題后,裝配和接線人盡快解決問題,并做好相關(guān)記錄,這樣既保證質(zhì)量,又提高了進度。
3.4.4 每項工作完成后及時進行質(zhì)量檢查:在機柜集成過程中有結(jié)構(gòu)安裝和接線,在結(jié)構(gòu)安裝(stage A)后必須完成質(zhì)量檢查,然后進入到卡件階段(stage B),卡件階段質(zhì)量檢查完成后再進入接線階段(stage C),如果接線后,發(fā)現(xiàn)結(jié)構(gòu)安裝有問題而返工,非常耗時,浪費了接線時間和材料,而且這時返工也不方便,勢必造成人力物力的浪費,嚴(yán)重影響進度和項目
成本。
3.5 溝通管理
成功的項目管理離不開有效的溝通,只有項目團隊成員和干系人之間的高效、順利地溝通,才能夠充分了解項目的目標(biāo)和方向,才能對項目計劃和任務(wù)達成一致的認識,才能夠成功地實現(xiàn)項目的目標(biāo)和完成工作
任務(wù)。
3.5.1 認真編制和及時調(diào)整項目溝通計劃:每一個項目都應(yīng)該編制一個溝通管理的計劃。在機柜集成項目中,3W很重要。一定要確定需要哪些信息(what)、何時需要這些信息(when)、如何得到這些信息(how)。項目工程師與客戶的溝通,需要了解客戶對項目的真正需求,控制好客戶給信息的時間,以最簡單、最高效的途徑去獲取信息。對于技術(shù)問題的討論,工程師可以通過電話、郵件等方式溝通,但是對于這問題討論的結(jié)果,都必須以書面形式雙方確認。
3.5.2 召開積極有效的項目會議:項目會議的目的只有一個,即溝通。在團隊建設(shè)、團隊決策、沖突管理、形成共識等許多情況下都需要召開項目會議。項目組一定要堅持“接受它或者改變它但絕不抱怨它”的原則,這一原則使得項目會議積極、富有成效,每次會議必須有鮮明的主題。在機柜集成的會議包括內(nèi)部項目會議和外部項目會議。內(nèi)部項目會議是各項目組成員或相關(guān)部門一起召開的會議,討論設(shè)計、分工、計劃、生產(chǎn)、質(zhì)量等問題,碰到問題齊心解決,提出解決方案。外部項目會議主要是和客戶召開的會議,討論技術(shù)要求、交期、在項目過程中發(fā)現(xiàn)的問題、討論解決方案、提出建設(shè)性建議等。不管是內(nèi)部溝通還是外部溝通會議,都有會議記錄紀(jì)要,需要解決的問題要有明確的解決方案,會議結(jié)束后按照會議紀(jì)要一一落實解決方案或措施,同時會議紀(jì)要作為項目文檔管理的資料進行
管理。
3.6 采購管理
機柜集成項目,采購在項目中起著比較重要的作用,采購過程直接影響項目的進度。由于機柜集成所需材料品種和規(guī)格比較多,數(shù)量大,所以機柜集成項目的采購工作是由采購部門來負責(zé)。
3.6.1 采購速度響應(yīng):機柜集成項目的工期都比較短,這需要采購部門在響應(yīng)上非常迅速。有時BOM在SAP中沒生成前,項目工程師會以郵件通知采購部門采購貨期長的物料,目的是以縮短工期。
3.6.2 積極主動的態(tài)度對待供應(yīng)商:采購人員必須主動積極地和供應(yīng)商溝通,以確保材料的交貨期。
3.6.3 采購成本:采購人員必須以節(jié)約項目成本為目的,在保證質(zhì)量和貨期的前提下,降低采購成本,從而節(jié)約項目成本。
4 結(jié)語
企業(yè)的項目管理需要以科學(xué)的發(fā)展觀來統(tǒng)領(lǐng)全局,以扎實細致的作風(fēng)對待具體工作,運用行業(yè)規(guī)范實施管理,科學(xué)合理安排生產(chǎn),使管理系統(tǒng)處于良性運營狀態(tài)。管理過程必須實現(xiàn)以人為本,促進管理在科學(xué)化、規(guī)范化、法制化的道路上運行,實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)的長期可持續(xù)發(fā)展。機柜集成靈活應(yīng)用了項目管理技術(shù),在實施過程中取得成功,確保了質(zhì)量、降低了成本、縮短了工期,滿足了客戶需求,取得客戶的信任,贏得很好的聲譽,為公司帶來了可觀的經(jīng)濟利益。
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作者簡介:歐陽曉燕(1974-),女,上海人,供職于上海??怂共_有限公司,研究方向:自動化過程控制和機電檢測。
(責(zé)任編輯:王 波)