郭麗蓉

摘要：傳統(tǒng)的經(jīng)費管理存在多種弊端，不僅影響了財務管理的效率，也給財務的質量帶來不少風險。經(jīng)費預算管理系統(tǒng)不僅可以節(jié)省財務管理人員花在經(jīng)費報銷方面的時間，也可以使經(jīng)費預算管理更加靈活和透明。本文在分析經(jīng)費預算管理內(nèi)涵的基礎上，詳細闡述了經(jīng)費預算管理的整個流程，并細致分析了經(jīng)費預算管理系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)無縫對接帶來的財務管理變革，最后文章分析了實施經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的具體效果。

關鍵詞：預算管理 經(jīng)費預算管理系統(tǒng)

許多大型集團企業(yè)多年來一直采用傳統(tǒng)的經(jīng)費管理方式，公司與其員工的財務經(jīng)費報銷、集團總部與下屬公司的財務申請與轉賬，企業(yè)與銀行的資金往來，都是以紙質單據(jù)和手工簽字來完成的。這種財務觀念與模式，使得財務管理過程中存在大量繁瑣的重復勞動，使得財務管理的效率較低，亟待新的管理變革。

一、經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的實施背景

在傳統(tǒng)經(jīng)費報銷流程中，經(jīng)費報銷員工奔波于各級領導所在的辦公室，如果一位領導不在，后續(xù)的依次簽字進度就要受到影響，形成遲緩。不僅如此，在組織結構健全的大型集團企業(yè)中，事物繁忙的各級領導不可能在辦公室中等待單據(jù)的到來，員工也不便在領導辦公室中等候，員工為了一條單據(jù)的審批往返領導辦公室多次，待所有領導審批結束后，又要拿著經(jīng)費報銷單據(jù)排隊等候會計一一審核票據(jù)，在一個簡單的日常經(jīng)費報銷流程中消耗了大量的時間成本。在預算執(zhí)行控制上，各領導只能定期到財務部門查詢經(jīng)費情況，不能實時準確的掌握預算執(zhí)行情況，對經(jīng)費的審批控制手段滯后。

綜上所述，傳統(tǒng)經(jīng)費報銷存在這些弊?。旱谝唬瑔T工經(jīng)費報銷時間長，員工單據(jù)填寫繁瑣，多次找各領導審批，并直接到財務取款，占用大量有效工作時間。第二，單據(jù)審批占用領導大量時間，審批領導需要分析收支事項和審批流程是否合規(guī)，支出是否在預算內(nèi)，領導的日常事項經(jīng)常會被經(jīng)費報銷簽字動作干擾。第三，財務工作量巨大，財務部門既要審核原始票據(jù)，又要復核經(jīng)費報銷審批簽字是否齊全，為每一筆經(jīng)費報銷業(yè)務手工錄入憑證。除此之外，還要協(xié)助各部門查看預算執(zhí)行情況，手工編制各類報表。第四，現(xiàn)金占用量大、資本成本高，在傳統(tǒng)銀行支付方式下，企業(yè)需在基本賬戶中保留大量現(xiàn)金滿足日常運營開支，大量借款的發(fā)生也占用大量資金，影響資本成本。第五，預算控制滯后，審批領導不能實時掌握預算執(zhí)行情況，審批控制嚴重滯后，對經(jīng)費超支控制力度不夠。

以上各種問題的存在，表明了實施經(jīng)費預算管理的必要性。正是在這樣的現(xiàn)實背景之下，中航工業(yè)集團實施了經(jīng)費預算管理系統(tǒng)。

二、經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的內(nèi)涵

中航工業(yè)集團公司總部歷來重視財務管理提升建設，為解決原有管理模式存在的種種問題，通過研究并結合現(xiàn)狀，決定通過開發(fā)總部經(jīng)費預算管理系統(tǒng)不斷提高工作質量，為促進集團公司的持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮更大作用。同時，制定了系統(tǒng)的總體目標：總部在原有的基礎上，梳理經(jīng)費管理業(yè)務流程，從實際業(yè)務和信息化需求出發(fā)，建立全面全員、管理集中、分工合作、反映及時的一體化經(jīng)費預算管理系統(tǒng)。以提高集團總部預算管理水平、方便全員經(jīng)費報銷、提高全員工作效率為目標，以風險管理為方向，以經(jīng)費內(nèi)部控制、效益管理為重點，以數(shù)據(jù)標準化、流程規(guī)范化為基礎，進一步完善經(jīng)費管理體制，充分優(yōu)化人員經(jīng)費報銷流程。

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的出現(xiàn)將徹底解決傳統(tǒng)經(jīng)費預算管理模式的種種弊端。經(jīng)費預算管理系統(tǒng)以企業(yè)經(jīng)費管理為核心，圍繞費用申請、業(yè)務審批、費用控制、憑證生成、網(wǎng)銀支付，通過經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的銜接從而實現(xiàn)從預算到核算的閉環(huán)管理，實現(xiàn)費用經(jīng)費報銷電子化、業(yè)務流程顯性化、預算支出透明化，提高預算管理的時效性、準確性，全面提升財務管理信息化應用水平。

（一）預算控制

通過賬務數(shù)據(jù)與預算數(shù)據(jù)的實時比對實現(xiàn)經(jīng)費預算管理的預算控制。系統(tǒng)整合預算調整、預算執(zhí)行控制、預算差異分析、預算考評等預算管理功能，形成一個完整的閉環(huán)系統(tǒng)；通過資金預算，幫助企業(yè)合理有效控制借款的發(fā)生，保證企業(yè)資金流的良性循環(huán)；通過費用預算，幫助企業(yè)減少不必要的浪費，降低企業(yè)總體運營成本；預算管理人員也可以通過查詢統(tǒng)計功能實時查詢到每個單位或每個項目的預算指標完成數(shù)，監(jiān)控實際成本的支出情況，找出偏離預算的誤差，及時采取糾正措施，確保實際成本在計劃成本之內(nèi)，同時為下一年預算的制定積累經(jīng)驗。預算的自動控制使管理者的審批更關注于企業(yè)內(nèi)部控制流程和預算的執(zhí)行，有效優(yōu)化公司的控制環(huán)境。

（二）網(wǎng)上借款及經(jīng)費報銷管理

系統(tǒng)的業(yè)務范圍包含差旅費借款報銷、會議費借款報銷、招待費借款報銷、資料費借款報銷、福利費報銷、其他類型借款報銷等，基本涵蓋了企事業(yè)單位所有的日常借款經(jīng)費報銷業(yè)務。對于各單位不同的差旅費補貼規(guī)則、出差類型等還可以在系統(tǒng)中靈活設置，適應不同單位的經(jīng)費預算管理規(guī)定。

（三）綜合查詢分析

系統(tǒng)支持多維度全方位綜合信息查詢，通過系統(tǒng)權限設定，員工可以查看自己的歷史業(yè)務記錄和狀態(tài)以及其他權限范圍內(nèi)的業(yè)務信息。通過和預算模塊的鏈接，領導可以隨時查詢在不同組織層面的預算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)，因而形成的對比分析并直接從所關注的圖表數(shù)據(jù)中層層穿透，到達最底層基礎數(shù)據(jù)的查詢。系統(tǒng)提供各種管理報表（如預算執(zhí)行情況分析表、同期實際費用對比分析表、部門績效考核表、費用執(zhí)行情況表等），除此以外，還提供了報表自定義功能，以方便企業(yè)進行靈活管理，為各級管理人員提供決策依據(jù)。

（四）實時對接核算賬套

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)提供了與當前主流財務產(chǎn)品賬務系統(tǒng)的接口，通過接口，將經(jīng)費預算管理中的賬務數(shù)據(jù)直接傳遞到賬務系統(tǒng)中，減輕了財務人員的工作量。經(jīng)費預算管理系統(tǒng)提供憑證信息、科目信息比對功能，保障信息準確、維護方便。

三、經(jīng)費預算管理系統(tǒng)流程

集團經(jīng)費預算管理系統(tǒng)將集團財務經(jīng)費報銷制度與規(guī)定融入到經(jīng)費報銷審批流程中，通過嚴密的系統(tǒng)設計使經(jīng)費報銷流程更加規(guī)范化、顯性化，大大減少了人為核對審批流程的時間，避免了由于人為疏忽導致流程的不規(guī)范，并對經(jīng)費報銷流程的各個環(huán)節(jié)進行了全面優(yōu)化，各環(huán)節(jié)處理效率得到全面提升。

（一）員工填單

和傳統(tǒng)的填寫單據(jù)的方式相比，網(wǎng)絡條件下的單據(jù)填寫顯得更為簡便和高效。對于員工相對固定的信息如部門、賬戶等都可以通過系統(tǒng)進行默認，同時員工填寫的單據(jù)類型可以根據(jù)企業(yè)的需求靈活的進行設計，其擴展性可以輕松的滿足不同背景下企業(yè)的差異化需求。

（二）領導審批

系統(tǒng)允許用戶根據(jù)需要靈活的定義工作流，并能夠動態(tài)地對審批流程進行控制。單據(jù)提交后會在系統(tǒng)中通過待辦提醒方式向后續(xù)環(huán)節(jié)進行自動通知。領導可以及時響應來完成審批工作。審批領導無需擔心單據(jù)是否該自己審批，系統(tǒng)通過預設，會自動進行判斷。

（三）財務審核

系統(tǒng)通過對單據(jù)模板的設定使得財務審核變得簡單易行，審核會計僅需要簡單地進行核對系統(tǒng)自動計算的結果即可審核通過。

（四）自動生成憑證

系統(tǒng)提供了憑證生成規(guī)則的配置界面，通過業(yè)務單據(jù)與憑證信息的對應關系進行條件編輯，財務人員可以實現(xiàn)對審批完成的業(yè)務單據(jù)直接生成憑證的操作。由于借款、經(jīng)費報銷的業(yè)務越來越多，而日常經(jīng)費報銷的費用都是重復繁雜的費用，勢必造成財務憑證制單的工作量過大。經(jīng)費預算管理系統(tǒng)很好地實現(xiàn)了憑證的自動生成功能，極大地解放了財務人員憑證制單的工作強度。

（五）網(wǎng)銀支付

通過經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的網(wǎng)銀對賬管理，公司的支付業(yè)務能力會有極其顯著的提高。通過經(jīng)費預算管理借款及經(jīng)費報銷等業(yè)務獲取準確的付款信息，通過對這些信息的批量處理可以輕松地生成網(wǎng)絡銀行所需要的接口文件，并傳遞到網(wǎng)絡銀行系統(tǒng)中。網(wǎng)銀對賬模塊的使用，使得公司的付款業(yè)務實現(xiàn)了快速及時響應。

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)與賬務系統(tǒng)的無縫銜接，實現(xiàn)了兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換的暢通無阻，為集團預算管理控制提供了必要的前提條件。目前集團經(jīng)費預算管理系統(tǒng)已實現(xiàn)事前、事中、事后的全過程預算管理控制，有效防止預算超支現(xiàn)象的發(fā)生，并為各級領導分析決策提供實時準確的數(shù)據(jù)支持，推動集團預算管理水平的全面提升。

四、實施效果

（一）為集團創(chuàng)造利潤的經(jīng)濟效益測算

1.資金占用成本的節(jié)約

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)和網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成，使得付款更加高效便捷，大大減少了日常經(jīng)營現(xiàn)金的持有量。在充分利用信用卡免息期進行借款的情況下，還可以縮短借款資金的占用周期，提高資金的使用效率，降低資金成本，推動集團EVA的提高。

2.經(jīng)費報銷及審批業(yè)務時間成本的節(jié)約

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的推行，將大大節(jié)約公司的人力資源成本。經(jīng)費預算管理大大簡化了員工的經(jīng)費報銷過程。

3.財務審核、付款時間成本的節(jié)約

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)通過大量的系統(tǒng)計算和標準設置，極大地簡化了審核工作量。審核時不需要再去核對審批流程、計算補貼等復雜的操作，憑證也可通過系統(tǒng)自動生成，會計人員平均每單可以節(jié)約近5分鐘的審核時間，大大釋放了財務人員的工作時間，使得財務人員可以將更多的精力投入到財務報告及財務分析中，有助于財務管理水平的提高。

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)使得付款操作更加自動化、簡單化，同時也保證了付款金額的準確性，避免人為失誤導致付款金額的錯誤，縮短了付款到賬的周期。

（二）為集團帶來的間接效益

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)在為集團創(chuàng)造直接經(jīng)濟效益的同時，也為集團整體的經(jīng)營管理帶來了間接效益，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.公司形象

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)極大地拉近了財務人員和員工之間的距離。作為財務面向員工的門戶，它在很大程度上提升了財務在企業(yè)中的形象。同時，經(jīng)費預算管理系統(tǒng)作為國內(nèi)領先的財務系統(tǒng)，會為公司的信息化建設作出了巨大的貢獻。

2.員工滿意度

經(jīng)費預算管理系統(tǒng)的實施，方便了員工經(jīng)費報銷，縮短了經(jīng)費報銷周期。這極大地提高了員工的滿意度，也提升了財務在員工心目中的地位。

3.財務工作透明化

實施經(jīng)費預算管理系統(tǒng)后，財務從審核、入賬到付款的整個流程均透明地展示在員工面前，財務對單據(jù)所做的任何調整和審核修改均可以實時地回饋到員工那里。這種透明的流程和業(yè)務處理模式，使得員工不再擔心自己是否可以及時收到經(jīng)費報銷款，以及反復琢磨為什么經(jīng)費報銷金額和最后的支付金額存在差異。

4.財務信息質量成本

傳統(tǒng)的經(jīng)費報銷模式存在巨大的信息質量成本。由于員工填寫的經(jīng)費報銷單據(jù)中存在大量的管理信息，以及計算過程中靠手工填寫的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤的幾率很高，這使得后期財務需要耗費大量的時間去核實數(shù)據(jù)并更正。經(jīng)費預算管理系統(tǒng)通過在系統(tǒng)中預設的方式，員工填寫單據(jù)只需要進行簡單的選擇，很多計算會在系統(tǒng)中自動完成。這樣使得出錯的幾率大大降低。

5.計劃控制

由于所有的單據(jù)審批均通過經(jīng)費預算管理系統(tǒng)實現(xiàn)。和以前相比，實現(xiàn)資金計劃的控制變得格外輕松，在傳統(tǒng)模式下，手工的簽字受到人為因素的影響，同時又無法及時獲得資金計劃余額的數(shù)據(jù)，這使得資金計劃控制成為一紙空談。

6.財務業(yè)務管理

通過經(jīng)費預算管理系統(tǒng)所提取的審批時效、審批單據(jù)量，財務部門可以利用這些數(shù)據(jù)進行分析并應用于財務內(nèi)部的管理過程。在數(shù)據(jù)分析的支持下，財務審批效率不斷提高，并普遍達到了員工滿意的水平。

（作者單位：中航工業(yè)計劃財務部總部財務處）