劉雨竹

摘 要：人事檔案的管理工作是面向所有具有人事檔案人員的一種服務(wù)性質(zhì)的工作，通過(guò)對(duì)檔案的管理及整理，記載具有檔案人員的成長(zhǎng)歷程，追蹤其社會(huì)動(dòng)態(tài)。通過(guò)檔案管理工作，可以發(fā)揮對(duì)相關(guān)人員的激勵(lì)與提高層次的作用。加強(qiáng)人事檔案的管理，可以更大限度提升檔案在工作中的作用，也是做好干部工作的必要準(zhǔn)備。因此，為做好相關(guān)工作，該文提出了幾點(diǎn)建議，希望有裨益于實(shí)現(xiàn)人事制度的深化改革。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理工作 建議

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年來(lái)，伴隨科技的飛速發(fā)展，人們生活水平的日益提高，城市之間的人員流動(dòng)量逐漸加大，相關(guān)的人事檔案管理工作的難度也日益加大，隨著人事體制制度的不斷改革和深入，人事檔案的相關(guān)管理工作也需要進(jìn)行更深入的研究與管理，使之能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐。人事檔案的管理工作是按照國(guó)家有關(guān)的政策法規(guī)，對(duì)從事人員的相關(guān)工作經(jīng)歷及成就進(jìn)行總結(jié)和歸納的具有具體化性質(zhì)的個(gè)人資料，具有代表性、真實(shí)性和可靠性[1]。它可以一定程度上反應(yīng)出一個(gè)人的工作水平、精神面貌及思想素質(zhì)等方面。正是通過(guò)這些資料的記載，為選拔優(yōu)秀人才及干部提供了可靠的依據(jù)。但是就目前人事檔案的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，還有許多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件設(shè)施的不健全，還有相關(guān)軟件設(shè)施的不足，如缺乏真正懂得人事檔案管理工作的優(yōu)秀人才。這些因素使得在檔案管理的過(guò)程中，缺乏創(chuàng)新，相關(guān)管理制度沒(méi)有進(jìn)行合理化的完善，人事檔案整理工作不及時(shí)等問(wèn)題仍然存在。為此，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作首先要解決這些問(wèn)題。

1 制定檔案管理目標(biāo)

1.1 保證人事檔案的真實(shí)性、完整性

個(gè)人檔案內(nèi)容的真實(shí)性是進(jìn)行人事檔案工作的前提基礎(chǔ)，這對(duì)后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實(shí)及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關(guān)部門(mén)提拔有能力的干部時(shí)，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位及相關(guān)評(píng)估，做出更接近個(gè)人實(shí)際情況的判斷。因此可以看得出來(lái)，這個(gè)關(guān)系到每個(gè)人自身利益的人事檔案，更是關(guān)乎個(gè)人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實(shí)性是非常重要的，一旦因?yàn)闄n案內(nèi)容的不真實(shí)，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對(duì)有能力的人是一項(xiàng)損失，更是對(duì)社會(huì)的嚴(yán)重?fù)p失，使社會(huì)沒(méi)有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。這就要求從事檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真對(duì)有關(guān)人員的檔案進(jìn)行核實(shí)、整理，使其個(gè)人檔案能夠充分反映這個(gè)人的實(shí)際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊(cè)并不意味著檔案整理工作就此順利結(jié)束，檔案是隨著個(gè)人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對(duì)個(gè)人檔案的管理要隨時(shí)改變、隨時(shí)建立，使個(gè)人的檔案完善，把個(gè)人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個(gè)人檔案中，這樣個(gè)人的檔案也就隨之豐富起來(lái)。

1.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的目的

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標(biāo)，是在檔案管理工作方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)的進(jìn)步。這一定程度上使目前人事制度的管理實(shí)現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。這也為社會(huì)的建設(shè)提供了有利的資源和保障。為此進(jìn)行人事檔案的管理工作有幾點(diǎn)亟需注意[2]。

1.2.1 按程序歸檔

檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進(jìn)行，把材料整理后歸檔。按照個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)及歷程將相關(guān)證明材料納入個(gè)人的人事檔案中，在個(gè)人檔案中能夠突出本人的實(shí)際業(yè)務(wù)水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時(shí)候作為一項(xiàng)有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時(shí)，隨時(shí)變動(dòng)隨時(shí)更新，緊跟個(gè)人的社會(huì)腳步，同步個(gè)人業(yè)績(jī)。整理完相關(guān)資料要按照有關(guān)要求，將檔案交給檔案存放處進(jìn)行檔案存檔的管理，對(duì)于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對(duì)于組織上形成的證明材料需要有相應(yīng)的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應(yīng)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的單位名稱(chēng)、時(shí)間及文件編號(hào)等信息。個(gè)人書(shū)寫(xiě)的證明材料需要本人簽名及資料形成的時(shí)間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2 檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對(duì)人事檔案規(guī)范管理，對(duì)人事檔案定期進(jìn)行核實(shí)及整理，及時(shí)糾正有問(wèn)題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應(yīng)該剔除，缺少的人事檔案資料需要補(bǔ)充進(jìn)去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要及時(shí)上報(bào)，向相關(guān)部門(mén)反應(yīng)情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。

1.2.3 建立符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施

檔案管理的相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級(jí)及更新，追隨社會(huì)的步伐及大眾的需求。要配備專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房進(jìn)行管理，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案盒、檔案紙及打孔機(jī)等相關(guān)配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質(zhì)的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專(zhuān)門(mén)的防火、防蟲(chóng)等設(shè)施，保證人事檔案的安全性。

2 增強(qiáng)檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標(biāo)，可以充分利用人事檔案對(duì)個(gè)人工作經(jīng)歷的整理為人事部門(mén)的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理加快信息化進(jìn)程。要使計(jì)算機(jī)在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)。建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個(gè)人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及查詢(xún)。這樣就可以對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，省時(shí)省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實(shí)現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動(dòng)態(tài)化信息。設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)戶(hù)的賬號(hào)信息，可以確保檔案的真實(shí)性，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。

3 增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作高效率及高質(zhì)量的重要保證。要實(shí)現(xiàn)整體素質(zhì)的提高就需要不斷努力地學(xué)習(xí)一些技能，能夠應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去，不僅如此，還要堅(jiān)定自己的工作準(zhǔn)則，因?yàn)槿耸聶n案涉及切身的利益，需要有關(guān)人員有較強(qiáng)的責(zé)任心，更高的原則性，否則就不能勝任人事檔案的管理工作。從業(yè)人員要有高尚的職業(yè)操守，管理人員應(yīng)該具有清正廉潔的品德，多聽(tīng)取不同意見(jiàn)及見(jiàn)解，來(lái)彌補(bǔ)工作的不足，樂(lè)于奉獻(xiàn)，嚴(yán)于律己，使自己處于服務(wù)于人的工作態(tài)度中。并且樹(shù)立好正確的人生觀、價(jià)值觀。了解及掌握相關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)關(guān)注政府的相關(guān)動(dòng)態(tài)，提高自身的理論水平以及管理能力，使自己在工作中能夠不斷應(yīng)付新的挑戰(zhàn)，具有迎接困難不畏懼的精神。

參考文獻(xiàn)

[1] 張兵.關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位登記檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2011（21）：12.

[2] 蔣榮蓉.對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科學(xué)管理與決策，2013（10）：67.endprint