周　偉

（綏棱縣委組織部檔案管理中心　黑龍江 綏棱 152200）

談檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)

周偉

（綏棱縣委組織部檔案管理中心黑龍江 綏棱 152200）

隨著我國社會各方面管理的成熟和規(guī)范，檔案管理在當(dāng)前越來越多的行業(yè)中得到應(yīng)用，與單位或企業(yè)，以及職工之間的關(guān)系也日益密切，推動檔案管理的現(xiàn)代化是當(dāng)前我國社會管理信息化建設(shè)的必然要求和趨勢。針對目前檔案管理中存在的問題，要切實(shí)推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，必須從管理信念、管理方式和管理制度三個方面全面加強(qiáng)落實(shí)檔案管理工作的現(xiàn)代化，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

檔案管理；現(xiàn)代化；信息技術(shù)；檔案事業(yè)

一、推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）社會管理信息化的必然要求。信息科學(xué)技術(shù)的普及應(yīng)用已深刻地改變了我國社會各行各業(yè)的發(fā)展方式，其中以網(wǎng)絡(luò)及電子設(shè)備的應(yīng)用對社會工作方式和手段的改變影響最為明顯和巨大。結(jié)合社會的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，從檔案管理的制度﹑資料收集的途徑，以及資料保存﹑整理﹑査詢等方式進(jìn)行現(xiàn)代化的改革，使網(wǎng)絡(luò)信息的現(xiàn)代化技術(shù)與當(dāng)前的檔案管理工作相融合。

（二）推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)的管理和發(fā)展涉及到各行各業(yè)等多方面的工作，在社會科技的不斷進(jìn)步以及社會管理的曰漸成熟下，當(dāng)前我國檔案事業(yè)暴露出在傳統(tǒng)管理模式下的一系列問題，如不及時推動檔案事業(yè)的現(xiàn)代化改革，將會對社會管理造成一定的障礙和影響。我們應(yīng)迎合社會管理的信息化建設(shè)，通過信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，推進(jìn)我國檔案事業(yè)的改革進(jìn)程，提髙檔案管理的現(xiàn)代化水平，使檔案事業(yè)能切實(shí)滿足社會發(fā)展需要，發(fā)揮其應(yīng)有的管理作用。

二、目前我國檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化人才不足，難以推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化的前提是管理人才的現(xiàn)代化，但是從目前人員現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的工作僅僅只是停留在資料保存及整理的工作層面，不少政府機(jī)關(guān)部門和企事業(yè)單位并未真正重視檔案工作中的現(xiàn)代化管理。其次，從事檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識掌握不夠，也不具備現(xiàn)代化管理知識水平，有的單位由于編制問題，甚至沒有專職的檔案管理人員，人員頻繁更替﹑身兼數(shù)職，造成檔案資料收集不完整﹑損毀﹑丟失，大大降低了檔案資料的利用價值，繼而導(dǎo)致檔案管理工作在人才培養(yǎng)和人員隊(duì)伍的支持方面缺乏創(chuàng)新發(fā)展的動力。

（二）支持資金短缺，無法滿足檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的需要。

新形勢下，對于檔案工作的要求越來越高，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端和人才知識儲備的匬乏已經(jīng)極大地影響了檔案的保密﹑安全﹑開發(fā)利用和發(fā)展進(jìn)程。但是，由于檔案意識的普遍偏低，對檔案的重要程度認(rèn)識不夠，導(dǎo)致檔案工作無法納入長遠(yuǎn)規(guī)劃，對檔案事業(yè)的資金投入缺乏，如：庫房面積不足﹑設(shè)施條件差﹑存査管理手段落后﹑設(shè)備老化﹑裝具陳舊等等，使得目前很多部門的檔案管理物質(zhì)條件遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的進(jìn)程。經(jīng)費(fèi)的不足，已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化滯后的主要原因。

三、提升檔案管理現(xiàn)代化水平的途徑

檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，具體而言，是要求在檔案管理工作中合理管理和分配各項(xiàng)信息資源，并利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用，使檔案管理能在信息保存的基礎(chǔ)上發(fā)揮信息交流共享以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理的作用，真正實(shí)現(xiàn)以現(xiàn)代化方法管理信息的檔案工作改革目標(biāo)。結(jié)合當(dāng)前我國檔案管理工作的普遍形勢和工作實(shí)際，可從以下幾個方面切實(shí)提高檔案管理現(xiàn)代化水平：

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵在于轉(zhuǎn)變當(dāng)前檔案管理的核心理念，即在檔案管理理念中融入現(xiàn)代化意識，使檔案管理工作的發(fā)展能有意識地向現(xiàn)代化推進(jìn)。在管理理念的轉(zhuǎn)變中，主要體現(xiàn)在機(jī)關(guān)部門及企事業(yè)單位對管理工作的重視程度，以及檔案管理工作人員所樹立的現(xiàn)代化管理意識。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，主要以信息的簡單收集整理作為主要的管理方式，但在信息技術(shù)的應(yīng)用下，檔案管理能使相關(guān)信息的數(shù)據(jù)管理﹑傳遞﹑交流和分享變得更精細(xì)全面，因此轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，通過制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在實(shí)際工作中，檔案管理工作在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式下，能輕易實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和交流，從而大大提高部門或企業(yè)之間信息傳遞的效率，使檔案管理現(xiàn)代化能充分發(fā)揮科學(xué)化管理的作用。

隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息科學(xué)技術(shù)的成熟和普及推動我國社會各個領(lǐng)域管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，傳統(tǒng)的檔案管理方式和手段己經(jīng)難以應(yīng)對當(dāng)前社會發(fā)展形勢。當(dāng)前，我國不少政府機(jī)關(guān)部門和企事業(yè)單位的工作和管理手段己逐步實(shí)現(xiàn)電子化和科技現(xiàn)代化，各方面管理的規(guī)范程度日益加深，檔案管理是其中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。但是檔案管理工作普遍仍沿用過去傳統(tǒng)陳舊的管理辦法，例如檔案紙質(zhì)化管理依然是當(dāng)前的主要方式，在人員及文書信息量不斷增大的情況下，往往會出現(xiàn)由于信息搜集和保存不全面，檔案管理秩序凌亂，容易造成檔案丟失或缺失等。因此，檔案管理工作現(xiàn)代化是當(dāng)前信息社會發(fā)展的必然趨勢和結(jié)果。

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1007-0125(2015)08-0258-01