秦周旋

（山東體育學院　山東 濟南 250102）

新時期高校檔案收集工作的方法和途徑研究

秦周旋

（山東體育學院山東 濟南 250102）

新時期的高校建設對于高校檔案建設工作越發(fā)重視。收集工作作為檔案工作的開端更應被格外重視。本文淺略分析下新時期高校檔案收集工作的方法和途徑，希望為廣大高校檔案工作者提供參考。

高校；檔案收集；方法與途徑

檔案收集工作對于整個高校檔案工作都具有重要的意義，特別是隨著高校擴招，高校社會化改革，新型專業(yè)不斷增加等形勢下，高校的檔案收集工作成為了高校管理工作中的重點。因此新時期的高校檔案收集工作更需要注重方法和途徑，才能對檔案工作更有幫助。

一、新時期高校檔案收集工作的重要性

從檔案工作的開展流程以及方式可以知道新時期高校檔案收集工作就是整個檔案工作的基礎和開端。如果沒有前期的檔案收集過程，那么剩下的檔案工作也無從做起。

對于新時期的檔案工作來講，它不僅復雜，而且還特別繁瑣。良好的檔案收集前期工作可能就為整個高校檔案工作提供了良好的開端，也就保證了檔案工作已經(jīng)成功了一半。所以高校檔案收集工作不僅可以提升檔案工作的質(zhì)量，而且還能大大提高高校檔案工作的效率，保證整個高校檔案工作順利﹑快捷進行。其次檔案收集是將散亂的文件資料向有序的檔案信息轉(zhuǎn)化的前提條件。任何不成體系的信息都不能稱之為檔案，檔案管理就是將無序的信息有序化﹑規(guī)律化。如果沒有前期的檔案收集工作，那么怎會有后續(xù)的信息變成檔案呢？又怎會有檔案信息呈現(xiàn)在世人面前呢？所以檔案收集工作對于新時期高校檔案工作至關重要。另外檔案工作最終目的就是依托優(yōu)質(zhì)的檔案信息為需求者提供最全面﹑快捷的信息服務。所以檔案收集工作關系到檔案資料的豐富程度，也就是高校檔案館文獻藏量。

二、新時期高校檔案收集工作的方法和途徑

（一）定期收集，明確責任

高校在檔案收集方面與其它部門的收集工作既有不同，但又存在共性。高校可以依據(jù)《檔案法》以及《普通高校檔案管理規(guī)范》對高校檔案收集工作做進一步指導和規(guī)范，尋找出一條針對自身有利的檔案收集方法。對于一般的檔案收集工作要做到定期收集，明確職責，這樣才能保證檔案收集的連貫性以及專業(yè)性。具體做法就是在每次檔案資料使用和產(chǎn)生的過程中，必須實行誰使用，誰管理，定時用，定時歸的辦法，將高校檔案信息由產(chǎn)生和形成的部門嚴格按照規(guī)定的檔案歸檔制度實行，在具體的時間將檔案信息移交到指定地點。對于這種方法，必須注意檔案收集過程中哪些材料必須歸檔，哪些材料歸放在哪些地方。還有就是明確檔案工作中各部門聯(lián)系方式以及職責，確保每次收集的檔案能夠在規(guī)定時間送至規(guī)定的地點。最后還需要確定檔案收集的時間界限以及收集檔案資料的流程與手續(xù)。

（二）收集關鍵，有輕有重

在新時期的高校檔案收集過程中要避免沒有主次，不分輕重。這樣很容易造成檔案收集工作混亂，以及收集信息不全面或者質(zhì)量比較低。為了避免這種混沌的局面，高校檔案收集過程應該抓住關鍵，順便將次要信息一網(wǎng)打盡。在檔案信息比較關鍵的部門需要制定專門的手機方案，確保收集過程不遺漏所有信息。對于教育類檔案信息需要去教務處﹑各院﹑各系﹑科研單位進行針對性的信息收集；而對于一些次要的信息收集工作例如院里每個月組織的院系活動﹑學生團體組織的民間活動等信息的收集則應該是隨時關注，但不過分處置。這樣可以做到重點收集重點信息，粗放型收集次要信息。避免檔案信息收集不分主次，還能在信息收集過程中將所有信息全面收集。

（三）努力收集，廣交校友

面對學校檔案信息復雜而且繁多的局面，檔案收集工作者更應該努力做好檔案信息收集工作，認真履行收集義務，用最好的檔案資料和服務精神獲得來自學校和社會群體的認可和支持。借此增加他們的檔案意識，為檔案收集工作提供有利幫助。為了避免一些重要的檔案信息落在私人手中，不能第一時間收集整理，對于檔案收集工作者而言還需要在高校的每個職能部門廣交朋友，爭取得到他們的理解和幫助，盡可能避免一些有價值的“賬外”檔案資料遺失或損壞。確保檔案資料的收集更加全面和完整。

三、結束語

新時期的高校檔案收集工作對高校檔案工作提出了更高的要求。找到更好的方法和途徑做好高校檔案收集工作，對于檔案工作至關重要。

[1]任桂淑,李進宅.淺談如何做好高校檔案收集工作[J].大眾文藝，2011,03:232.

[2]梁海燕.淺談高校檔案的收集[J].內(nèi)蒙古民族大學學報，2010,03:167-168.

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秦周旋（1987-），女，山東新泰，山東體育學院，助理管理員，體育碩士。