●陸麗英（杭州圖書(shū)館，杭州310016）

論圖書(shū)館評(píng)估與圖書(shū)館檔案建設(shè)

●陸麗英（杭州圖書(shū)館，杭州310016）

［關(guān)鍵詞］檔案工作；圖書(shū)館評(píng)估；公共圖書(shū)館

［摘要］以杭州圖書(shū)館在全國(guó)第五次公共圖書(shū)館評(píng)估情況為例，闡述了檔案管理在圖書(shū)館評(píng)估間的相互作用，指出檔案管理存在的問(wèn)題并提出了如何提高檔案管理水平的一些建議。

在文化大發(fā)展大繁榮背景下，公共圖書(shū)館作為普及大眾文化的基礎(chǔ)平臺(tái)，其發(fā)展越來(lái)越受到有關(guān)部門(mén)重視。［1］從1994年開(kāi)始，文化部在全國(guó)公共圖書(shū)館系統(tǒng)每四年開(kāi)展一次行業(yè)評(píng)估工作，在2013年第五次行業(yè)評(píng)估工作中，越來(lái)越多的圖書(shū)館加入到參評(píng)行列。杭州圖書(shū)館是第四次參加評(píng)估，這項(xiàng)工作得到了館領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。杭州圖書(shū)館檔案管理工作在圖書(shū)館行業(yè)評(píng)估中起著重要的作用。

1　科學(xué)規(guī)范的檔案管理是評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)

科學(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好圖書(shū)館評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，在圖書(shū)館評(píng)估中起著重要作用。［2］在整個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)中，檔案管理的相關(guān)考核分值只占“管理與表彰”項(xiàng)里的五分，相比第四次評(píng)估少了三分。從表面上看，檔案在整個(gè)評(píng)估過(guò)程中所起的作用微小到可以忽略不計(jì)，但在“文獻(xiàn)資源”、“服務(wù)工作”、“協(xié)作協(xié)調(diào)”、“重點(diǎn)文化工程”等多個(gè)項(xiàng)目中，都需要提供相關(guān)的佐證材料，而這些材料實(shí)質(zhì)上就是檔案。

現(xiàn)在我們所講的檔案，已經(jīng)不僅僅局限于紙質(zhì)文字材料了，還有照片、光盤(pán)、證書(shū)、獎(jiǎng)牌等各種特殊載體檔案，是涵蓋了文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各類(lèi)材料。這些檔案材料可以將圖書(shū)館各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展情況詳細(xì)而直觀地呈現(xiàn)給評(píng)估組專(zhuān)家。因此，檔案工作的優(yōu)劣將直接關(guān)系到圖書(shū)館工作總體

評(píng)估結(jié)果。［3］

2　行業(yè)評(píng)估可以促進(jìn)和加強(qiáng)檔案工作，提高檔案管理水平

（1）通過(guò)評(píng)估可以提高檔案工作的地位。在整個(gè)圖書(shū)館評(píng)估過(guò)程中，檔案在圖書(shū)館提供的佐證材料中占了絕大部分比例。其材料的原始性、真實(shí)性，對(duì)評(píng)估組專(zhuān)家而言更具權(quán)威性和說(shuō)服力。檔案在評(píng)估中的重要作用顯現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)這次評(píng)估明顯地感受到領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)于檔案工作的支持和重視。

（2）通過(guò)評(píng)估可以豐富館藏檔案內(nèi)容。首先，在相關(guān)迎評(píng)材料的收集過(guò)程中，檔案管理人員可以查漏補(bǔ)缺，收集到平時(shí)工作中可能遺漏的檔案材料。其次，評(píng)估結(jié)束后，將整套迎評(píng)材料作為一套完整的檔案保存下來(lái)，既可作為下次評(píng)估的參考，也可為相關(guān)的學(xué)術(shù)研究提供豐富的素材。

（3）促進(jìn)檔案管理工作。通過(guò)參與評(píng)估，可以發(fā)現(xiàn)在檔案收集和整理過(guò)程中存在很多不足，最明顯的一點(diǎn)就是檔案收集不齊全，有相當(dāng)一部分評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)所要求提供的材料，并無(wú)檔案保存。這對(duì)以后如何完善檔案管理制度，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集工作提出了新的思考和要求。

3　通過(guò)行業(yè)評(píng)估，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（1）在整套迎評(píng)材料中，大部分使用了原始、真實(shí)的檔案材料，但也有一小部分是經(jīng)過(guò)二次加工、有目的修飾的材料。這些材料不適合作為檔案進(jìn)行保管，其客觀性、真實(shí)性有待商榷。

（2）雖然館員的歸檔意識(shí)普遍加強(qiáng)了，但各部門(mén)的檔案管理員對(duì)于檔案的篩選和剔除還存在一定困惑。圖書(shū)館檔案來(lái)源于各部門(mén)日常工作相關(guān)文檔，專(zhuān)職檔案管理員不可能全面深入掌握各部門(mén)具體業(yè)務(wù)開(kāi)展情況。［4］很多時(shí)候重要的文檔沒(méi)有存，歸檔的卻是一些無(wú)關(guān)緊要的文檔。部門(mén)檔案管理員只發(fā)揮了檔案收集作用，對(duì)于檔案的完整性如何、質(zhì)量如何，是不是應(yīng)該歸類(lèi)為檔案等沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格篩選；檔案室的檔案管理員由于信息渠道相對(duì)閉塞，不可能做到對(duì)全館檔案進(jìn)行全面有效監(jiān)控，致使有用的文檔沒(méi)有保存，存了一堆沒(méi)有太大實(shí)際意義的文字材料。

（3）檔案電子化趨勢(shì)日漸顯現(xiàn)。將電子檔案作為評(píng)估過(guò)程中的佐證文檔，可以提高檢索效率，節(jié)省文檔查找中花費(fèi)的時(shí)間。但目前從杭州圖書(shū)館實(shí)際情況看，電子檔案的收集和保存還存在一定困難。首先，各部門(mén)上交的電子檔案內(nèi)容過(guò)于雜亂，部門(mén)檔案管理員通常的做法是把所有的電子類(lèi)文件統(tǒng)一打包刻盤(pán)上交，而對(duì)于里面的內(nèi)容缺乏一定篩選。其次，對(duì)于電子檔案很重要的一部分——光盤(pán)，杭州圖書(shū)館沒(méi)有很好的保存條件。一張普通光盤(pán)的保存年限只有2～10年，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到短期檔案保存期限。如何延長(zhǎng)光盤(pán)有效期限，是擺在檔案管理員面前的一個(gè)難題。

4　結(jié)合行業(yè)評(píng)估，規(guī)范圖書(shū)館檔案管理工作

（1）進(jìn)一步完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)。實(shí)施完善的收集、歸檔制度，保證文檔資料的完整性和真實(shí)性，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案資料來(lái)源于各部門(mén)移交的各類(lèi)文檔，因此，檔案資料質(zhì)量好壞很大程度取決于各部門(mén)在文件資料形成初期時(shí)的質(zhì)量。做好前端控制，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高部門(mén)員工的檔案意識(shí)，形成規(guī)范、完整的文檔資料，對(duì)于做好檔案管理工作有著積極而深遠(yuǎn)的影響。

（2）紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，改善光盤(pán)等特殊載體檔案的保存環(huán)境，做好定期備份。①實(shí)行檔案電子化。檔案室在整理紙質(zhì)檔案同時(shí)，將相應(yīng)的電子稿進(jìn)行備份管理不僅可以提高檔案檢索速度，提高利用效率，而且對(duì)紙質(zhì)檔案可以起到很好的保護(hù)作用。②光盤(pán)使用壽命過(guò)短，不利于長(zhǎng)期保存這一客觀事實(shí)，的確是擺在檔案管理員面前的一道難題。使用專(zhuān)門(mén)的光盤(pán)消磁柜，做好定期檢查與備份，是目前最常用，也是最經(jīng)濟(jì)的一種保存方法。

［參考文獻(xiàn)］

［1］沈丹鳳.對(duì)公共圖書(shū)館評(píng)估檔案的認(rèn)識(shí)［J］.圖書(shū)館工作研究，2011，21（11）：96－97.

［2］孫明華.高校圖書(shū)館評(píng)估檔案建設(shè)研究［J］.蘭臺(tái)世界，2010（8）：76－77.

［3］潘玉萍.檔案資料在公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)中的作用——兼論如何加強(qiáng)圖書(shū)館檔案工作［J］.情報(bào)探索，2008（6）：79－81.

［4］許惠，石羨.評(píng)估之后的思考——圖書(shū)館和諧檔案管理芻議［J］.圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2011 （12）：14－16.

［收稿日期］2014－10－21 ［責(zé)任編輯］張雅妮

［作者簡(jiǎn)介］陸麗英（1981－），女，杭州圖書(shū)館館員，研究方向：圖書(shū)館檔案管理。

［文章編號(hào)］1005－8214（2015）08－0022－02

［文獻(xiàn)標(biāo)志碼］B

［中圖分類(lèi)號(hào)］G273