【摘要】在新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院檔案管理工作同樣面臨機遇與挑戰(zhàn)，怎樣順應時代發(fā)展、滿足社會需求將成為醫(yī)院檔案管理工作的新課題。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.16.009

作者單位：210018 南京市玄武區(qū)蘭園社區(qū)衛(wèi)生服務中心

（南京市玄武區(qū)中醫(yī)醫(yī)院）

Archives Management in Hospitals Under New Reform Situation

PENG Jia　Lanyuan community health service center in Xuanwu district（Xuanwu district Traditional Chinese hospital）， Nanjing 210018， China

【Abstract】

Under new reform situation， the file management in hospitals also faces opportunities and challenges， how to keep up with the development of the Times， to meet the needs of society become a new subject of archives management in hospitals.

【Key words】The new health care reform， Hospital， Archives management

隨著新醫(yī)改政策的頒布與實施，對醫(yī)院的服務質(zhì)量和管理水平都提了新的要求。醫(yī)療機構(gòu)必須通過創(chuàng)新管理模式，提高服務水平來迎接挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理工作同樣也面臨機遇與挑戰(zhàn)，怎樣順應時代發(fā)展、滿足社會需求將成為醫(yī)院檔案管理工作的新課題。

1　醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案設施硬件不完備，管理人員素質(zhì)有待提高

大部分醫(yī)院管理者專注于主業(yè)，將醫(yī)院用房大多用作醫(yī)療使用，致使檔案存放面積達不到要求，檔案設備陳舊老化，專用掃描儀、復印機等儀器配置不到位，檔案檢索方式仍保持手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展 ［1］。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，注重醫(yī)療衛(wèi)生人員人才的引進和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的專業(yè)培訓與繼續(xù)教育甚少，許多檔案工作人員學歷偏低、知識結(jié)構(gòu)不合理，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面參差不齊，思想觀念、管理水平不能適應現(xiàn)代化檔案管理，缺乏創(chuàng)新與活力。

1.2 缺乏完善的醫(yī)院檔案管理制度與標準

迄今為止，醫(yī)院檔案管理工作還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度與標準，在各級醫(yī)院進行檔案管理時，沒有制度與標準可以遵照執(zhí)行，多半根據(jù)醫(yī)院管理經(jīng)驗制訂檔案管理內(nèi)容，在這種情況下，會缺失許多需要納入管理的檔案內(nèi)容 ［2］。

1.3 檔案管理水平低下，利用率下，檔案缺失嚴重

由于缺乏掌握專業(yè)管理能力的人員專職管理，從而出現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理水平低的情況，最終導致醫(yī)療機構(gòu)檔案資料缺失嚴重的情況。不僅給醫(yī)療機構(gòu)的管理水平提高帶來了阻礙，而且在一定程度也影響了醫(yī)療機構(gòu)的服務質(zhì)量。甚至對于醫(yī)療機構(gòu)樹立良好的社會形象，建立和諧的醫(yī)患關系都可能帶來不良的影響。部分醫(yī)療機構(gòu)檔案管理水平低，對于檔案管理僅停留在紙質(zhì)檔案的收藏、保管、查閱等水平，利用率低，這樣的管理不僅對于人力物力是很大的消耗，對辦公資源和辦公空間的利用也是一種浪費。同時，對于檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率，以及檔案的使用效率都有極大的浪費。

1.4 醫(yī)院管理者檔案管理意識較差

大多數(shù)醫(yī)療機構(gòu)的管理者更傾向醫(yī)院的硬件設施的建設和管理，對于醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作的重視程度就相對低。導致整個醫(yī)療機構(gòu)從管理層到基層服務和工作的人員都忽略了檔案管理，更談不上檔案管理意識了。

2　新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進辦法

隨著政府對于民生和醫(yī)療體系改革的重視程度越來越高，新醫(yī)改對于醫(yī)院的服務質(zhì)量和管理水平都提了新的要求，醫(yī)院的檔案管理水平也要隨之提升。

2.1 加強檔案管理的學習，建立健全的管理體制

建立科學的檔案管理體系是檔案管理的關鍵。加強醫(yī)療機構(gòu)全體人員對于檔案管理的管理意識是提高醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的有效手段。首先，要增強醫(yī)療機構(gòu)管理人員對檔案管理的重視程度，并且適當?shù)呐囵B(yǎng)醫(yī)療機構(gòu)全體工作人員對于檔案管理的正確意識 ［3］；其次，要將檔案管理與醫(yī)療機構(gòu)的其他管理環(huán)節(jié)共同列入工作計劃中，與醫(yī)療機構(gòu)的管理水平的發(fā)展共同進步。再次就是要積極的開展關于檔案管理相關知識的培訓。這方面的培訓包括兩個方面：其一是對從事醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的工作人員進行檔案管理知識的繼續(xù)教育；其二是幫助非檔案管理部門的人員掌握基礎的檔案管理知識，以及對其檔案管理意識的培養(yǎng)開展的學習和培訓。

2.2 加強檔案管理的監(jiān)督工作

做好檔案的監(jiān)督工作要雙管齊下，一方面醫(yī)院檔案管理部門要加強監(jiān)督，另一方面也與醫(yī)院各科室通力合作。醫(yī)院檔案管理部門要建立科學的監(jiān)管方案，制定相應的考核制度，將檔案管理納入各科室責任目標中，責任到人，與考核獎懲掛鉤，督促檔案管理工作者及時完成接收到的任務，檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報檔案信息醫(yī)院，加強各科室對檔案工作的重視，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，確保檔案信息完整無誤，及時入檔。

2.3 建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

提高檔案管理水平最有效的措施之一就是建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。通過成熟的計算機管理技術來儲存醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，節(jié)省了人力、物力、財力，也使工作效率得到有效提升。使用信息化系統(tǒng)可以減少檔案的有效空間，保存方法簡單，保存形式多樣，使檔案內(nèi)容更加豐富。通過網(wǎng)絡通訊的便利性和及時性，可以實現(xiàn)不同醫(yī)院間的數(shù)據(jù)交流與共享，實現(xiàn)檔案管理的自動化與現(xiàn)代化。

2.4 加強檔案管理工作的創(chuàng)新意識

新醫(yī)改是對醫(yī)療機構(gòu)和醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新和改革，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理要想適應新醫(yī)改的發(fā)展腳步，就必須在管理上有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。積極拓展檔案工作服務范圍，發(fā)揮其中存在的社會經(jīng)濟效益。

2.5 積極調(diào)研，構(gòu)建網(wǎng)絡，合作共享，發(fā)揮檔案的社會效益

作為新醫(yī)改下的醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理從業(yè)人員，對于檔案管理，尤其是醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理的新理念、新模式都要積極參加調(diào)研學習，爭取掌握最先進、最優(yōu)秀的檔案管理手段，并且通過自身對于醫(yī)療機構(gòu)自身情況的了解，有機結(jié)合，構(gòu)建有利于實現(xiàn)集中領導、統(tǒng)一操作和分組負責的檔案管理體系。醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，積極開發(fā)檔案信息資源，為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務，積極開展多種編研活動，編寫各種專題匯編，另外還要加強各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

醫(yī)院檔案是非常重要的醫(yī)療資源，在新時期醫(yī)療改革發(fā)展過程中，必須滿足新時期的要求。建立完善的檔案管理制度，并且與管理人員、各科室、院領導積極配合，重視檔案管理工作，不斷提升網(wǎng)絡化水平，鼓勵應用更多新型技術，使檔案管理工作更加完善。