□ 劉 晶 謝玉霞

隨著計算機網(wǎng)絡技術、信息通信技術的飛速發(fā)展，許多行業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了由傳統(tǒng)辦公形式向自動化辦公的轉(zhuǎn)變，自動化辦公在企業(yè)、政府機關單位、高等院校等行業(yè)的應用研究已成為當前的熱門課題之一。所謂辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)指的是綜合計算機技術、通信技術、軟件工程等高新技術及關聯(lián)設備應用到各種辦公人員的辦公場合中，進而實現(xiàn)了辦公事務處理的自動化，有效提升了辦公效率，改善了辦公質(zhì)量。OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)辦公形式，辦公室工作進入一個全新的時代。

一、OA辦公系統(tǒng)構建意義

針對高等院校而言，由于其組織結(jié)構復雜，學院及二級機構較多，辦公事務通常涉及多個機構，給高校管理帶來困難。傳統(tǒng)辦公模式中，學院各部門和機構之間缺少關鍵信息的傳達或必要工作流程，難以實現(xiàn)信息和資源的共享，辦公事務通常難以協(xié)同完成。隨著管理職能的豐富和增加，傳統(tǒng)辦公模式和審批形式已不能滿足當前高校事務處理的需求，特別在許多高校多校區(qū)辦學模式中表現(xiàn)尤為明顯，傳統(tǒng)辦公模式的改革、高校OA辦公系統(tǒng)的構建已迫在眉睫。

當前在絕大多數(shù)高校都已組建自己的校園網(wǎng)絡，常用的辦公軟件如office或其他辦公設備都已經(jīng)普及開來，基于互聯(lián)網(wǎng)或校內(nèi)局域網(wǎng)的文件收發(fā)也日益增多，在此基礎上構建高效、協(xié)同的OA辦公自動化系統(tǒng)便成為了可能。通過自動化系統(tǒng)的應用實施，將提升職工辦公效率，促進各部門之間的協(xié)同工作，有利于高校資源的整合和共享利用，對建設數(shù)字信息化校園具有重要性意義。

二、OA辦公系統(tǒng)需求分析

高校OA辦公系統(tǒng)的構建，是在學校管理工作需要的基礎上，為高校職工建立一個高效、自動化的辦公環(huán)境，提升辦公效率和質(zhì)量。結(jié)合高校管理和各部門實際需求，本系統(tǒng)應達到如下幾點要求:一是搭建實時新聞信息發(fā)布平臺;二是構建學校各部門間通信網(wǎng)絡;三是搭建各部門之間的協(xié)作配合平臺，實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)流程化、高校事務處理自動化;四是搭建信息資源共享平臺，實現(xiàn)文件等資源的管理和共享;五是OA辦公系統(tǒng)應與現(xiàn)有業(yè)務管理系統(tǒng)結(jié)合，確保早期的信息化投入和成果，實現(xiàn)集成化、統(tǒng)一化的高校自動化辦公系統(tǒng);六是系統(tǒng)應與已建立的校園網(wǎng)絡門戶網(wǎng)站結(jié)合，在保證學校內(nèi)部信息管理的同時，還可與外部環(huán)境進行數(shù)據(jù)信息的互通，實現(xiàn)遠程自動化辦公。

三、OA辦公系統(tǒng)架構設計

本文所開發(fā)OA辦公系統(tǒng)，旨在為全校師生搭建一個多功能的桌面辦公環(huán)境，針對不同的事務處理提供不同的處理平臺，促進各校各部門的信息資源共享和信息發(fā)布，有效改善傳統(tǒng)高校各機構之間的辦公流程和公文處理效率，摒棄了傳統(tǒng)借助紙質(zhì)或者其他介質(zhì)辦公效率低下、易出錯問題。對于整個高校而言，還可以通過此系統(tǒng)樹立良好形象，對外可提供多種公共信息服務，加強與其他高?；蚩蒲袡C構的溝通合作。在系統(tǒng)設計時，應遵循開發(fā)性、標準化的原則，確保系統(tǒng)后期功能擴展性，保證系統(tǒng)在高起點設計下具備長期性。

圖1 OA辦公系統(tǒng)架構

結(jié)合上文對系統(tǒng)的需求分析，并經(jīng)仔細討論研究，系統(tǒng)功能架構如圖1所示，功能模塊主要有九個，分別為:個人事務辦公平臺、公文管理模塊、郵件收發(fā)模塊、公共資料管理模塊、行政管理模塊、教務管理模塊、人力資源管理模塊、學生管理模塊以及系統(tǒng)管理模塊。系統(tǒng)具體功能架構，如圖1所示。

本系統(tǒng)是在整合學校網(wǎng)絡資源，以校園網(wǎng)為支撐平臺，兼容學校已有信息管理系統(tǒng)，搭建的具備分布特點的全校范圍內(nèi)的OA自動化辦公平臺，實現(xiàn)了職工公文事務處理自動化、教學和學生信息化管理、學校財務、人事等后勤事務的管理、學校各部門信息資源的及時發(fā)布與共享等，有效支撐學院的各項管理工作。

具體各功能模塊功能，分別為:個人事務辦公:具備個人計劃安排、日程事務、工作協(xié)辦、個人資料信息編輯、各部門通訊錄以及職工交流園地等常用功能，可協(xié)助用戶有序處理自己的各項工作，個人的辦公效率得到大大提升;公文管理:主要包含公文的收、發(fā)、文件審核、公文流轉(zhuǎn)、檔案的統(tǒng)計、查詢等功能，可支持常見辦公軟件Office格式，在學校各部門之間實現(xiàn)了公文的電子化流程傳遞，有助于學校規(guī)范公文處理流程。郵件收發(fā):在學校各學院范圍內(nèi)構建的電子郵件系統(tǒng)，有助于教職工內(nèi)部之間的信息交流和通信，還可與因特網(wǎng)進行郵件的互通來回;公共資料管理:為各學院新聞資訊的發(fā)布、信息交流提供公共交流平臺，有助于學校的規(guī)則制度、公共事項、會議通知、學術報告信息等及時發(fā)布傳達，有助于學校動態(tài)信息傳播的及時性;行政管理:實現(xiàn)對學校各職能部門的總體管理和資金使用管理，具體說來包括學校各機構管理、各項重大會議管理、財務和后期相關的管理等。教務管理:主要包含教職工制定教學計劃、課程安排、學生成績的錄入和查詢、教材和對應課程管理、考試管理以及網(wǎng)絡教育平臺等相關功能，做到對教職工教育工作的全面管理，與傳統(tǒng)教學管理互為補充;人力資源管理:主要包含學校人員招聘、合同管理、職工檔案管理、教職工績效考核以及日?？记诘裙δ?，可有效提高學校人力資源信息化管理水平;學生管理:涉及學生的招生、就業(yè)招聘、信息錄入、學籍更改等功能，做到學生的信息化管理;系統(tǒng)管理:主要對本系統(tǒng)用戶的申請、權限分配以及系統(tǒng)各種維護信息的管理。

四、OA辦公系統(tǒng)技術實現(xiàn)

(一)B/S架構。當前OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)，在現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境中通常有兩種開發(fā)模式，分別為C/S(客戶端/服務器)和B/S(瀏覽器/服務器)模式。其中基于局域網(wǎng)環(huán)境下，可采用C/S模式;在廣域網(wǎng)環(huán)境下，則可采用B/S模式。

所謂的C/S模式指的是具備兩層結(jié)構，一端為客戶側(cè)，另外一端是服務器，同時客戶側(cè)和服務器側(cè)都需指定固定的軟件。對于高校OA辦公系統(tǒng)而言，系統(tǒng)規(guī)模和業(yè)務量較大，軟件結(jié)構較為復雜，基于C/S架構下開發(fā)的系統(tǒng)中，客戶側(cè)和服務器負荷較重。再加上兩層架構下的系統(tǒng)運行效率、移植性等均無法達到系統(tǒng)運行需求。

而基于B/S架構下系統(tǒng)由開發(fā)到后期維護，都只需在服務器側(cè)進行操作，客戶端不需要安裝任何軟件，只需通過瀏覽器登錄即可，使系統(tǒng)開發(fā)、維護和操作變得簡單，降低系統(tǒng)運維成本，提升系統(tǒng)安全性。同時此模式可支持由TCP/IP協(xié)議進入到網(wǎng)絡中，可滿足高校職工OA自動辦公系統(tǒng)的應用需求。B/S架構是包含了客戶層、應用層和數(shù)據(jù)層三層次的模型，在客戶側(cè)與服務端中間添加一個邏輯應用層，使得系統(tǒng)可將客戶側(cè)的業(yè)務與其他獨立開來，系統(tǒng)結(jié)構更加靈活。同時與兩層結(jié)構的C/S架構相比來說，可支持更多的用戶訪問能力;客戶側(cè)與服務端邏輯分離開來，使得系統(tǒng)具備更強的集成和重組能力;對系統(tǒng)用戶的業(yè)務流程更新、業(yè)務量承載、系統(tǒng)容量擴展等均具備很大的優(yōu)勢。

(二)J2EE開發(fā)平臺。所謂J2EE(Java 2 Platform，Enterprise Edition)開發(fā)平臺，即有別于傳統(tǒng)應用技術開發(fā)架構，基于Java技術的開發(fā)規(guī)范，它所包含的組件、服務架構和技術層次均有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，使得基于此架構開發(fā)的不同平臺之間具備更高的兼容性，可有效避免系統(tǒng)內(nèi)部與外部的互通困難?；谄涞拈_放性和兼容性，此架構下的OA辦公系統(tǒng)可獨立運行于多個平臺之間。本文所開發(fā)OA辦公自動化系統(tǒng)選擇基于J2EE分布式架構，結(jié)構如圖所示2。

圖2 J2EE架構系統(tǒng)結(jié)構

客戶側(cè)為瀏覽器，業(yè)務邏輯上通過WEB和EJB容器作為第二層實現(xiàn)，數(shù)據(jù)層面則是系統(tǒng)服務端。其中:與B/S架構應用層對應的是系統(tǒng)WEB呈現(xiàn)和業(yè)務邏輯處理的中間層次。

因系統(tǒng)功能模塊較多，數(shù)據(jù)信息量大，負荷高，且在某些特殊時段，如教學管理功能中的選課時，將會集中訪問系統(tǒng)。為滿足此系統(tǒng)需求，同時提升軟件開發(fā)的效率和軟件可重性、擴展性，系統(tǒng)選擇JSP、servlet、EJB和JDBC組合開發(fā)模式，選擇性組件實現(xiàn)。J2EE中的開發(fā)組件是作為可部署單元在容器中運行，同時在此容器中已經(jīng)封裝了支持組件數(shù)據(jù)交互、事務處理、安全性等服務的底層API函數(shù)。EJB組件是J2EE中最為關鍵的部分，主要因其包含了數(shù)據(jù)庫訪問實體和調(diào)用實體的訪問會話bean，完成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存儲、復雜業(yè)務邏輯處理等工作。參照MVC模式整合JSP和servlet，利用JSP實現(xiàn)系統(tǒng)表示層內(nèi)容，servlet去完成更深程度工作，進而實現(xiàn)系統(tǒng)動態(tài)內(nèi)容服務功能。此開發(fā)方法更加清晰將系統(tǒng)表達和服務內(nèi)容分離開來，更加容易明確系統(tǒng)用戶角色、系統(tǒng)開發(fā)以及設計者的分工。

(三)數(shù)據(jù)庫技術。Oracle數(shù)據(jù)庫是一種非常龐大的數(shù)據(jù)庫支撐系統(tǒng)，因其在分布式數(shù)據(jù)處理、完整性、系統(tǒng)可移植性和穩(wěn)定性等多個方面所體現(xiàn)的優(yōu)勢，本文選擇Oracle 9數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)開發(fā)支撐數(shù)據(jù)庫。在系統(tǒng)開發(fā)中，數(shù)據(jù)的讀取利用了數(shù)據(jù)庫JDBC技術。JDBC即為適用于執(zhí)行SQL語句的Java API，將其封裝的數(shù)據(jù)庫源碼封裝到EIB對象里，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的透明讀取。為獲得最佳系統(tǒng)性能，針對常用的數(shù)據(jù)均放在實體bean中，降低數(shù)據(jù)庫的訪問頻次;同時在系統(tǒng)服務端也設置連接池和數(shù)據(jù)源，利用兩種技術提升數(shù)據(jù)庫訪問效率，降低數(shù)據(jù)庫操作次數(shù)。

五、結(jié)語

高校OA辦公系統(tǒng)的研究與設計，不但是高校數(shù)字化校園建設的重要組成部分，同時更能體現(xiàn)出高校的綜合管理和信息化水平。系統(tǒng)實踐應用表明，界面良好，操作簡單，可滿足基本功能需求，達到系統(tǒng)預期設計要求。但在系統(tǒng)應用過程中，應不斷地進行調(diào)查分析和規(guī)劃，逐步完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能，方能最大程度提高高校職工辦公效率，高校行政管理和教學管理水平邁向新的臺階。

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