龔道龍|文

一組《二十四史》濃縮的是中國幾千年的歷史；一部企業(yè)檔案濃縮的是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展、輝煌與挫折。企業(yè)檔案具有高度的憑證作用，但僅停留在憑證階段，它就是死的，沒有吃透，應(yīng)發(fā)揮它的參考和指導(dǎo)作用，所謂“前事不忘，后事之師”，就是這個(gè)道理……

株洲硬質(zhì)合金集團(tuán)有限公司檔案館

株洲硬質(zhì)合金集團(tuán)有限公司檔案館工作人員

近期，黑龍江省科協(xié)一行來到株洲硬質(zhì)合金集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“株硬集團(tuán)”）調(diào)研。調(diào)研組重點(diǎn)了解了株硬集團(tuán)與前蘇聯(lián)合作的歷史情況、技術(shù)體系以及企業(yè)現(xiàn)狀等相關(guān)情況。據(jù)了解，此次調(diào)研是受汪洋副總理的委托，由黑龍江省政府組織的一次對(duì)建國初期前蘇聯(lián)援建我國的156個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行摸底調(diào)查。旨在開展好今年中國科協(xié)在黑龍江省舉辦的“中俄工程技術(shù)論壇”，重續(xù)中俄多年的友誼與合作關(guān)系，進(jìn)而促進(jìn)雙方優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的新一輪合作。

在調(diào)研活動(dòng)中，株硬集團(tuán)齊全、完整的圖片和文字檔案，生動(dòng)地還原了當(dāng)年歷史場(chǎng)景，引發(fā)了黑龍江省科協(xié)人員深深地感觸……

還原歷史的憑證

由于企業(yè)檔案是自然形成的，這就決定了檔案記錄歷史情況的客觀性。它客觀公正地記錄了企業(yè)創(chuàng)業(yè)、發(fā)展、科研、生產(chǎn)、企業(yè)文化等多方面的信息。

2012年，湖南省株洲市舉辦了“工業(yè)文明檔案展”，需要建國初期各企業(yè)的相關(guān)資料。株硬集團(tuán)檔案館積極配合，及時(shí)提供了珍貴的檔案史料。其中包含黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察的照片、反映株硬集團(tuán)發(fā)展變化的老照片等。

株硬檔案館的一位員工對(duì)此記憶猶新：“當(dāng)時(shí)由于我們提供的史料齊全，又具有價(jià)值，得到了市檔案館的贊揚(yáng)。可不要小看這一張張陳舊的照片和文字資料，它不僅凸顯了公司60年的發(fā)展歷程，也折射出了株洲城市發(fā)展的步伐。”

維護(hù)權(quán)益的工具

企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。近年來，株硬集團(tuán)在應(yīng)對(duì)法律訴訟糾紛活動(dòng)和解決歷史遺留問題時(shí)，從檔案中找到了大量有力證據(jù)，為公司勝訴和維護(hù)合法權(quán)益提供了保證。

前幾年，株硬集團(tuán)訴山東某公司拖欠貨款一案在煙臺(tái)法院開庭，涉案金額達(dá)37萬余元。由于欠款年代久遠(yuǎn)，當(dāng)?shù)胤ㄔ阂笾暧布瘓F(tuán)提供與被告逐年發(fā)生業(yè)務(wù)的原始會(huì)計(jì)憑證。株硬集團(tuán)檔案館工作人員不辭辛苦，整理出大量原始憑證，重達(dá)20多公斤。經(jīng)過清欠人員的艱苦努力，株硬集團(tuán)最終贏得了這場(chǎng)官司。

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，近年來，株硬集團(tuán)僅有關(guān)法律經(jīng)濟(jì)訴訟和執(zhí)行案件就有30多起到檔案館查詢、借閱原始憑證。檔案人員護(hù)送出庭作證達(dá)十多次，訴訟、執(zhí)行成功率達(dá)到80%以上，為株硬集團(tuán)挽回經(jīng)濟(jì)損失3000多萬元。

規(guī)范管理的基礎(chǔ)

株硬集團(tuán)自成立之日起，就重視檔案管理工作，其檔案館資料涵蓋面廣，內(nèi)容充實(shí)。該公司在歷年的司志修編、制訂生產(chǎn)制度匯編、科技研發(fā)、技術(shù)改造、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、人才培養(yǎng)等方面充分利用翔實(shí)的檔案資料用作參考和具體指導(dǎo)。

隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，株硬集團(tuán)基建工程、技術(shù)改造等項(xiàng)目也越來越多?；üこ?、技術(shù)改造檔案反映了系列項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，對(duì)做好后續(xù)生產(chǎn)組織、設(shè)備及工藝優(yōu)化起著重要的作用。

株硬集團(tuán)企業(yè)發(fā)展部有關(guān)負(fù)責(zé)人說：“以基建檔案為例，生產(chǎn)單位進(jìn)行技改，對(duì)原有廠房進(jìn)行改造，如果沒有完整的基建檔案，你就不清楚原廠房的具體結(jié)構(gòu)，貿(mào)然動(dòng)工有很大風(fēng)險(xiǎn)?！?/p>

經(jīng)筆者走訪得知，隨著株硬集團(tuán)管理日漸規(guī)范，各基層單位、部室的諸多工作都與檔案息息相關(guān)。以科技部為例，目前，只要是立項(xiàng)的科研項(xiàng)目，都有成套的紙質(zhì)和電子檔案，待項(xiàng)目結(jié)題后，就及時(shí)歸檔。

株硬集團(tuán)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目管理的一名主辦認(rèn)為，科技檔案是記錄和保存科學(xué)技術(shù)知識(shí)、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件，同時(shí)也是促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)造和科技成果轉(zhuǎn)化的重要資源，具有較高的再利用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。以相關(guān)科技檔案作為參考，可以為公司節(jié)約財(cái)力和物力，也避免了項(xiàng)目重復(fù)研發(fā)。

企業(yè)文化的窗口

企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)宣傳雖然不是同一個(gè)范疇，但二者有著緊密的聯(lián)系。企業(yè)文化非一朝一夕形成的，企業(yè)檔案客觀地記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，這對(duì)于提煉企業(yè)文化是非常寶貴的素材，同時(shí)它又是表現(xiàn)企業(yè)特有企業(yè)文化的最好佐證。

2012年6月13日，中國文化管理學(xué)會(huì)、企業(yè)文化管理專業(yè)委員會(huì)副理事長(zhǎng)解云天教授一行，就企業(yè)文化建設(shè)工作到株硬集團(tuán)調(diào)研。通過現(xiàn)場(chǎng)參觀和訪談，調(diào)研組對(duì)株硬集團(tuán)在企業(yè)文化建設(shè)方面取得的成績(jī)給予了肯定，并就企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展歷程和企業(yè)文化內(nèi)涵向株硬集團(tuán)約稿。

負(fù)責(zé)撰稿的員工，通過查閱檔案史料，整理出了一系列能還原和展示公司創(chuàng)業(yè)發(fā)展、技術(shù)革新、企業(yè)文化內(nèi)涵等方面的素材，最終撰寫出《用四年時(shí)間，實(shí)現(xiàn)“零”的突破》一文。該文先后在相關(guān)刊物上發(fā)表，反響良好。援引一位有色系統(tǒng)文編工作人員的話：“通過幾張熱火朝天的施工老照片和一段情景再現(xiàn)的文字，我更深刻地理解了‘追求過硬，進(jìn)取無限’企業(yè)精神的內(nèi)涵。”

實(shí)行信息化管理

進(jìn)入新世紀(jì)，株硬集團(tuán)發(fā)展步入快車道，同時(shí)也面臨著諸多挑戰(zhàn)。株硬集團(tuán)合理研判形勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，從苦練內(nèi)功方面入手，從降本增效方面入手，從強(qiáng)化管理方面入手，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。信息化管理作為提升企業(yè)管理能力不可或缺的一環(huán)，株硬集團(tuán)尤為重視，對(duì)其不斷優(yōu)化、升級(jí)和擴(kuò)展。

2013年，株硬集團(tuán)建成新的協(xié)同辦公系統(tǒng)后，審時(shí)度勢(shì)，提出了與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化管理建設(shè)方案，使PDE檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，進(jìn)而使檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，提升檔案管理檔次。據(jù)了解，目前株硬集團(tuán)檔案信息化工作已完成70%，預(yù)計(jì)今年下半年將全面完成。

株硬集團(tuán)分管檔案工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人表示，檔案實(shí)行信息管理是一種必然趨勢(shì)，也是提升企業(yè)管理，提高服務(wù)效率的必然選擇。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，檢索查閱更加便捷。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案將得到更為有效的利用，從而助推企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

結(jié)語

在筆者走訪時(shí)，株硬集團(tuán)一位基層管理人員感觸頗深：“一組《二十四史》濃縮的是中國幾千年的歷史；一部企業(yè)檔案濃縮的是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展史、輝煌與挫折。企業(yè)檔案具有高度的憑證作用，但僅停留在憑證階段，它就是死的，沒有吃透，應(yīng)發(fā)揮它的參考和指導(dǎo)作用，所謂‘前事不忘，后事之師，’就是這個(gè)道理……”

說起檔案的重要性，株硬集團(tuán)檔案館館長(zhǎng)給了這樣的定位：“企業(yè)檔案是一種信息資源，在企業(yè)管理等方面正積極地發(fā)揮著重要作用，而且隨著檔案信息化工作的完成，作用會(huì)越來越明顯。所以員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，同時(shí)，在檔案的歸檔、借閱等流程中，要進(jìn)一步增強(qiáng)保密意識(shí)。”