王巖松

（深圳市福田區(qū)檔案局，廣東 深圳 518000）

信息時代檔案電子化管理芻議

王巖松

（深圳市福田區(qū)檔案局，廣東 深圳 518000）

伴隨著信息化時代的到來，檔案電子化管理勢在必行。檔案信息電子化，其實就是指以檔案資料或紙質(zhì)文件為物質(zhì)對象，然后用微機對檔案文獻進行加工，使之轉(zhuǎn)化成為二次文獻信息以供人們使用的一個過程。本文指出了在信息化時代背景下，檔案電子化管理的一些特點，和實現(xiàn)檔案電子化管理中出現(xiàn)的問題，以及對應(yīng)的一些解決策略。

信息；檔案；電子化管理

1　信息時代電子檔案的優(yōu)點

1.1電子檔案的特點

在信息化的時代背景下，計算機技術(shù)得到了快速的發(fā)展，與此同時，文件的記錄方式也呈現(xiàn)出了多樣化。從檔案的形式特征到檢索查閱，不再像過去那樣需要檔案人員手工操作才能完成，這一切都可以通過計算機系統(tǒng)對其進行快速、多方位的有效組合?，F(xiàn)在所有的用戶都可以根據(jù)自身不同的需要，對電子文件進行自由的組合分類和快速存儲［1］。而且通過計算機系統(tǒng)，一份檔案可以同時被多人在世界各地不同的地方使用，這就使檔案的利用率得到了極大地提高。

1.2電子檔案信息的非直讀性

電子檔案通常都是以數(shù)字編碼的方式將內(nèi)容記錄在載體上，人們無法通過肉眼直觀看到上面的內(nèi)容。光盤載體上記錄的檔案信息都是由激光刻寫而成的，而且電子檔案的信息內(nèi)容可以采取加密處理。這樣的好處在于，即使有人獲取了光盤且擁有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，但只要不解密，就不能讀取到介質(zhì)中儲存的任何檔案信息。

1.3不安全性及不穩(wěn)定性

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比存在著很多的不穩(wěn)定的因素［2］。電子檔案的內(nèi)容、形式與紙質(zhì)的不同，電子檔案的信息內(nèi)容完全獨立，由于Internet網(wǎng)的開放性，存放在網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息數(shù)據(jù)可能被黑客竊取或者感染病毒。所以相對紙質(zhì)檔案來說，電子檔案文件在真實性和安全性等方面都存在一定的安全問題。電子檔案的原始性是非常難以判斷和確認的，工作人員在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有偏差即會導(dǎo)致電子檔案信息的失真。由于電子檔案可被原樣復(fù)制粘貼，且在被篡改后可以不留下任何痕跡，所以這就使得電子檔案的真實性遇到了進一步的挑戰(zhàn)。

2　當(dāng)前電子化管理中存在的問題

2.1檔案電子化管理的經(jīng)費問題

想要建設(shè)檔案電子化，就需要大量的資金來購買相應(yīng)的軟件和基礎(chǔ)設(shè)施。然而在當(dāng)下，我國許多企業(yè)單位在這方面的資金投入都遠遠不足，這也就使得檔案電子化管理無法進行最基本的建設(shè)。這應(yīng)該也算是檔案電子化管理在建設(shè)和發(fā)展中遇到的最大瓶頸了。

2.2檔案電子化管理信息資源的共享問題

目前，我國各個檔案部門開發(fā)的軟件都存在著一定的差異而不能通用，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和檔案信息的管理也都各行其是［3］。由于規(guī)格各異的計算機沒有一個通用的信息化管理軟件，所以各部門之間也就很難實現(xiàn)檔案信息的資源共享了。

2.3檔案自動化標準不統(tǒng)一

由于我國歷史的原因，檔案業(yè)務(wù)案卷質(zhì)量都不高，基礎(chǔ)也較差，對應(yīng)的系統(tǒng)軟件移植性較差，單一地著眼于某個專業(yè)系統(tǒng)，致使檔案自動化、規(guī)范化沒有統(tǒng)一標準，從而影響了檔案信息工作電子化的發(fā)展進程。

2.4檔案整理分類方法落后

當(dāng)下，檔案的組織工作程序和技術(shù)標準都沒有順應(yīng)時代的發(fā)展。從計算機信息處理的角度出發(fā)，傳統(tǒng)的檔案整理分類方法已經(jīng)不能順應(yīng)當(dāng)下檔案整理的需求，這樣就使得磁盤和光盤類的文件資料歸檔成了主流的發(fā)展形勢［4］，從而使得信息化時代的檔案電子化的發(fā)展受到阻礙。

2.5檔案信息資源的建設(shè)滯后

受檔案相關(guān)法規(guī)和制度及工作人員認知等各種因素的影響，大量沒有價值或者已經(jīng)失去了價值的檔案仍然存留在檔案庫房中。隨著檔案數(shù)量的劇增，檔案庫房就出現(xiàn)了庫存空間嚴重緊張的局面。

2.6檔案信息化管理人員的素質(zhì)偏低

目前，檔案信息化管理人員的素質(zhì)大體偏低，而且缺乏現(xiàn)代高新計算機技術(shù)人才，以及檔案信息化處理的復(fù)合型人才。

3　電子檔案的管理措施

3.1管理體制的完善

如果我們建立一個統(tǒng)一的電子檔案管理制度，那么首先要做的就是完善相關(guān)的檔案管理體制。①要使檔案管理和文件管理完全同步，然后對這兩者進行統(tǒng)一地規(guī)劃和管理；②要確保文件從形成到利用，都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督管理下進行；③檔案部門要對接收來的文件的真實性進行一定的鑒定和審核，然后才能將其進行統(tǒng)一合理地歸檔。

3.2專業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

伴隨著電子文件的快速發(fā)展，檔案部門也應(yīng)當(dāng)引起對檔案管理人員的培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)人才的引進的重視。通過組建一批新時代有著高新技術(shù)的檔案管理人才，然后讓他們服務(wù)到檔案電子化管理中來，這樣才能推進檔案電子化快速發(fā)展的進程。

3.3電子文檔的安全管理

需要特別注意的就是，在電子檔案的轉(zhuǎn)換上要對檔案的可轉(zhuǎn)換性進行嚴格把控。雖然可以通過復(fù)制粘貼的方式來確保文件的一致性，但是無法確保文件的真實性，所以在實際過程中應(yīng)當(dāng)用計算機對電子文件資料進行加密保護，以防檔案信息數(shù)據(jù)泄露或者被惡意篡改。

4　結(jié)束語

通過本文分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息電子化管理不但可以充分提高文獻的利用率，還能大量地縮短二次文獻的信息加工時間，在提高檔案信息時效的同時還能節(jié)約大量的檔案管理經(jīng)費。

主要參考文獻

［1］紀鐵利.有關(guān)檔案電子化管理的幾點思考［J］.計算機光盤軟件與應(yīng)用，2012（9）：40-41.

［2］于柏云.淺議信息時代的檔案電子化管理［J］.蘭臺世界，2012（z4）：127-128.

［3］趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探［J］.北京檔案，2010（10）：34-35.

［4］秦美峰.論會計檔案電子化管理創(chuàng)新［J］.環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2013（3）：50-51.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.123

G270.7

A

1673-0194（2015）13-0204-02

2015-05-11