李菁

（貴陽(yáng)市南明區(qū)教育局，貴陽(yáng) 550001）

學(xué)校電子文件歸檔工作管理的創(chuàng)新思考

李菁

（貴陽(yáng)市南明區(qū)教育局，貴陽(yáng) 550001）

隨著辦公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，學(xué)校電子文件歸檔管理有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是目前仍然存在一些亟待研究和解決的問題。本文對(duì)學(xué)校在實(shí)施電子文件歸檔管理實(shí)踐中存在的，諸如文檔管理不規(guī)范、歸檔時(shí)真?zhèn)尾槐?、歸檔程序不明確以及缺乏專業(yè)人才和設(shè)備等問題進(jìn)行認(rèn)真分析，提出了創(chuàng)新性的對(duì)策和建議，以加快學(xué)校教育管理信息化的步伐。

電子文檔；管理；創(chuàng)新

0　前言

隨著信息化程度的逐漸深入，電子文檔也被應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中。所謂電子文檔是指人們依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)?，以?jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。電子文檔不僅具有傳輸快捷的優(yōu)點(diǎn)，還具有容易修改、刪除、復(fù)制等優(yōu)點(diǎn)，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件將會(huì)被其逐步取代。但目前，學(xué)校的電子文件歸檔管理還存在一些問題，影響著學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。

1　學(xué)校電子文件歸檔工作管理現(xiàn)狀

1.1文檔管理不規(guī)范

學(xué)校的部門比較多，一般包括教務(wù)處、政務(wù)（思教）處以及總務(wù)處等。涉及到教務(wù)方面的工作有學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃管理、教材管理、課務(wù)管理、考試管理、學(xué)生成績(jī)管理等；涉及到政務(wù)（思教）方面的工作有黨支部工作管理、團(tuán)支部工作管理、少先隊(duì)工作管理等；涉及到總務(wù)處的工作有教學(xué)用品采購(gòu)管理、校產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、衛(wèi)生管理以及安全管理等。學(xué)校的這些工作比較繁雜、資料繁多，有些部門雖然在計(jì)算機(jī)上起草制作了本部門的相關(guān)文件，卻沒有采取很好的保護(hù)措施，部門人員隨意對(duì)其進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，從而使電子文檔與打印出來的紙質(zhì)文件不相同，失去了歸檔保存的意義。還有部分學(xué)校的學(xué)生的團(tuán)籍、隊(duì)籍管理雖然已使用電子文檔進(jìn)行呈現(xiàn)，但學(xué)校的管理人員并沒有及時(shí)收集相關(guān)的文檔，更沒有及時(shí)地完善、更新這方面的電子文檔，造成電子文檔的不規(guī)范、不全面。

1.2歸檔時(shí)真?zhèn)尾槐?/p>

由于一些大型學(xué)校的檔案比較多，在對(duì)這些文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，相關(guān)的檔案管理人員并沒有對(duì)這些電子文件的真假和價(jià)值進(jìn)行辨別及鑒定，他們只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，結(jié)果使許多有價(jià)值的文件被淹沒，給歸檔的管理帶來諸多不便。

1.3沒有制訂明確的歸檔程序

學(xué)校沒有制訂具體的電子文件的歸檔程序，電子文件存儲(chǔ)過于分散，沒有進(jìn)行脫機(jī)集中管理。假如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可能會(huì)導(dǎo)致電子文件丟失，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。同時(shí)，一些學(xué)校的電子文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì)，如果系統(tǒng)出現(xiàn)問題或者軟磁盤遭到損壞，電子文件將遭到破壞，甚至全部丟失。

1.4缺乏專業(yè)人才和設(shè)備

信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的工作素質(zhì)要求也越來越高。目前，貴陽(yáng)市南明區(qū)許多學(xué)校的工作都秉承“誰主管誰負(fù)責(zé)相關(guān)文檔的整理或歸檔”的方式，但由于學(xué)校部分學(xué)科教師對(duì)電子文檔的操作不熟悉，在對(duì)電子文檔進(jìn)行整理或歸檔時(shí)會(huì)發(fā)生一些錯(cuò)誤，這勢(shì)必給學(xué)校的工作造成一定困擾。在此情形下，學(xué)校檔案管理人員不但要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要具備較好的計(jì)算機(jī)操作技能、教育教學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)，以便能夠參與到學(xué)校電子檔案資料的管理當(dāng)中。但是，大部分的學(xué)校都缺乏這樣的檔案管理人員。學(xué)校檔案工作信息化管理必須要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及相應(yīng)的管理軟件，這樣才能使專業(yè)人才充分發(fā)揮自己的才干，但是大部分的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件都比較落后，制約著學(xué)校檔案管理工作的信息化進(jìn)程。比如在青少年科技檔案的整理方面，由于科技檔案比較特殊，有些青少年的科技作品要進(jìn)行拍攝，然后再經(jīng)過處理保存在電子檔案中，這需要專門的設(shè)備，而目前學(xué)校卻缺乏這樣的設(shè)備，因此影響了科技檔案的電子歸檔。

2　學(xué)校電子文件檔案管理對(duì)策創(chuàng)新

2.1規(guī)范保存方式

電子文件在歸檔保存的時(shí)候有兩種方式，一是將計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器里的文檔拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，二是將網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上的文件拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上。這兩種歸檔方式的具體操作也是不同的，如果是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上完成歸檔任務(wù)，只需要按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)就可以了；如果是以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，將電子文件制作雙重備份，一是紙質(zhì)形式，再就是數(shù)字化載體（如磁盤、光盤等）形式，并對(duì)其進(jìn)行分別歸檔管理，形成同一內(nèi)容不同介質(zhì)的檔案。

為了便于保管和利用，學(xué)校的檔案管理一般有兩套同版本的電子文件，檔案管理部門統(tǒng)一保管一套，相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管一套。為確保電子文件的真實(shí)性，應(yīng)用通過標(biāo)準(zhǔn)格式歸檔的電子文件，與此同時(shí)，還應(yīng)說明電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)以及設(shè)備要求等，也可以將運(yùn)行電子文件的原程序一起歸檔保管。

2.2規(guī)范收集工作

紙質(zhì)檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案收集，文件的收集歸檔是否有序規(guī)范，直接影響著檔案的完整性，也影響著今后的開發(fā)和利用。與紙質(zhì)檔案不同，文件收集雖然也是電子檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，但是其收集、積累的范圍、方法和要求卻不相同。對(duì)草稿文件，一般情況下可以不保留；對(duì)正式的紙質(zhì)文件，如果有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索的要求，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)收集和積累；對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集，并將其相應(yīng)的紙質(zhì)文件標(biāo)識(shí)；嚴(yán)格管理無紙化系統(tǒng)生成的電子文件。在收集積累文件的過程中，為了防止系統(tǒng)發(fā)生意外導(dǎo)致電子文件信息丟失，要注意將電子文件做成紙質(zhì)拷貝文件，實(shí)現(xiàn)雙重保險(xiǎn)。

2.3建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

學(xué)校檔案真實(shí)地記錄著學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)、教師工作業(yè)績(jī)以及學(xué)生情況等，這些資料具有很強(qiáng)的參考價(jià)值，為學(xué)校總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理各種問題提供策略，不僅是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證，也記錄著學(xué)生的成長(zhǎng)。學(xué)校要明確分工，使學(xué)校各部門做好檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，建立科學(xué)的檔案管理體系，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

2.4完善檢查審核制度和查閱制度

與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文一樣，電子公文也具有相同的法律效力。因此，必須強(qiáng)化電子公文管理工作，建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查文書、檔案部門的工作，對(duì)歸檔文件是否完整、公文檔案的手續(xù)是否齊全、檔案是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等進(jìn)行重點(diǎn)檢查。

由于學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確，便于后期開發(fā)利用，所以要完善學(xué)校電子檔案的查閱制度，查閱時(shí)需經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼，以防檔案的內(nèi)容外泄。

2.5引進(jìn)專業(yè)人才、充實(shí)硬件設(shè)備

從事電子文檔管理，不僅需要具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技能。因此，學(xué)校要對(duì)在職人員進(jìn)行技能方面的培訓(xùn)，與此同時(shí)還要引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)人才、數(shù)字通信技術(shù)人才以及檔案管理專業(yè)人才等，組建復(fù)合型、多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。在硬件設(shè)備方面，學(xué)校要為檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，做好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限工作。

3　總結(jié)

根據(jù)目前學(xué)校的電子文件歸檔管理存在的問題，貴陽(yáng)市南明區(qū)對(duì)學(xué)校電子文件檔案管理工作做了上述的對(duì)策創(chuàng)新，經(jīng)過近3年的認(rèn)真執(zhí)行，我區(qū)各學(xué)校的文件歸檔質(zhì)量提高非常大，并大力促進(jìn)了各學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。

主要參考文獻(xiàn)

［1］馬學(xué)華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討［J］.黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（1）.

［2］桑媛媛.高校電子文檔管理工作［J］.河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2012（2）.

［3］馮笑平.淺談高校電子文檔管理工作的優(yōu)化［J］.中國(guó)西部科技，2011 （18）.

［4］周波.檔案信息化管理在高校中的運(yùn)用［J］.蘭臺(tái)世界，2011（6）.

［5］王敏.淺析高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及模式［J］.機(jī)電兵船檔案，2007（5）.

［6］郭蓉.新形勢(shì)下高校檔案信息資源的開發(fā)利用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011 （1）.

［7］呂鴻.論檔案利用與檔案?jìng)鞑ィ跩］.檔案學(xué)通訊，2006（2）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.112

G275

A

1673-0194（2015）13-0187-02

2015-05-07