文|張少華

以物資采購內(nèi)部控制為基礎(chǔ)的全面風(fēng)險(xiǎn)管理

文|張少華

企業(yè)物資采購面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

物資采購是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也是高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。物資采購風(fēng)險(xiǎn)主要存在以下七個(gè)方面。

采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性；計(jì)劃編制不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購中計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。

供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至營私舞弊。主要存在供應(yīng)商在質(zhì)量控制、交貨能力、售后服務(wù)、合同履行及承擔(dān)違約責(zé)任的能力風(fēng)險(xiǎn)。

價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，導(dǎo)致采購價(jià)格不合理，對價(jià)格預(yù)測失誤而進(jìn)行批量采購，造成價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。

采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，甚至以次充好，而導(dǎo)致企業(yè)不能正常生產(chǎn)，直接影響到勘探施工質(zhì)量與工期，降低了企業(yè)的競爭力。

合同風(fēng)險(xiǎn)。一是合同條款模糊不清，違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議等等。二是合同行為不正當(dāng)，不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求等等。

存量風(fēng)險(xiǎn)。一是采購量不能及時(shí)滿足生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成損失。二是盲目進(jìn)貨，造成積壓，形成存儲風(fēng)險(xiǎn)。

強(qiáng)化內(nèi)部控制，有效防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)的對策

加強(qiáng)計(jì)劃管理，控制降本“源頭”。計(jì)劃管理是物資采購工作的源頭和基礎(chǔ)，采購計(jì)劃的準(zhǔn)確程度直接影響勘探生產(chǎn)進(jìn)度、后續(xù)庫存量和資金占用率。努力提高物資采購計(jì)劃的準(zhǔn)確率和及時(shí)率是從根本上杜絕盲目采購、有效規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。一是按照內(nèi)控要求建立健全物資采購計(jì)劃分級審核體系，審查采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)合理；是否存在寬打窄用、人情計(jì)劃等不符合實(shí)際的情況。二是強(qiáng)化物資計(jì)劃的分類研究和執(zhí)行過程管理，重點(diǎn)做好消耗數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用、物資資源的綜合平衡、計(jì)劃執(zhí)行的跟蹤評價(jià)，以提高物資計(jì)劃精細(xì)化管理水平。三是加強(qiáng)與生產(chǎn)、管理、技術(shù)部門的協(xié)同配合，做到提前介入，貼近現(xiàn)場，摸準(zhǔn)需求，以提高物資需求的預(yù)測和把握能力。

進(jìn)行價(jià)格控制，確定采購價(jià)格以最優(yōu)“性價(jià)比”采購到符合需求的物資。面對物資價(jià)格未來走勢難以預(yù)測等狀況，物資采購管理部門和單位建立健全價(jià)格數(shù)據(jù)庫，定期開展市場供求及價(jià)格走勢商情分析并加以利用。在遵循“安全采購、經(jīng)濟(jì)采購、及時(shí)采購”的原則下，為有效進(jìn)行價(jià)格控制，一是要健全采購定價(jià)機(jī)制。采取框架協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。二是采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價(jià)格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。三是深化物資價(jià)格控制研究，加快物資控制價(jià)格數(shù)據(jù)庫的梳理更新速度，及時(shí)調(diào)整物資采購策略和過程控制方案，實(shí)現(xiàn)由被動采購向主動采購轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。物資采購管理部門和單位要按管理范圍和職能權(quán)限，審查供應(yīng)商資格，建立供應(yīng)商檔案信息，由審核小組審核供應(yīng)商是否具備供貨能力，確定供應(yīng)商名單。并根據(jù)實(shí)際情況，注重對供應(yīng)商質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行事前審核和監(jiān)控。一是建立采購前供應(yīng)商資格審查機(jī)制，嚴(yán)把企業(yè)采購“準(zhǔn)入關(guān)”、發(fā)放“通行證”。二是建立采購中供應(yīng)商資格審查機(jī)制，主要對采購資格有效期限內(nèi)的注冊供應(yīng)商、參加采購活動的供應(yīng)商和正在履行合同的供應(yīng)商分別進(jìn)行資格審查，確保物資采購的效率和質(zhì)量。三是對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行考評，以履約期限、質(zhì)量、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行信譽(yù)等級分級評定，分A信譽(yù)好、B信譽(yù)較好、C信譽(yù)一般、D信譽(yù)較差四個(gè)等級。每年評定一次，實(shí)行動態(tài)管理，以降低采購風(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。

優(yōu)化采購模式，抓住市場“良機(jī)”。物資采購管理部門以過程控制、降本增效為重點(diǎn)，按照中石化集團(tuán)公司推行的“集中采購、歸口管理、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)體制原則。對于外部生產(chǎn)項(xiàng)目所需的大宗專用物資（如：地震勘探專用采集鏈、地震勘探專用電纜、檢波器串、防水插頭等）集合需求批量，組織相關(guān)部門，開展聯(lián)合談判和集中招標(biāo)采購，選擇目前國內(nèi)主要生產(chǎn)廠家供貨；對低值易耗品按內(nèi)控及物資管理規(guī)定自行采購；對市場價(jià)格波動較大的物資品種，控制采購節(jié)奏，及時(shí)調(diào)整采購價(jià)格，加大采購批次，減少采購批量，采取“開口價(jià)”、“短周期”等方式適時(shí)適價(jià)適量采購，規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)采購效益最大化。

有效進(jìn)行管理防范，將物資采購風(fēng)險(xiǎn)降到最低。在有效進(jìn)行管理防范、不斷調(diào)整采購策略、規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，還應(yīng)遵循四個(gè)方面的原則和要求，進(jìn)一步把工作做深作細(xì)。即：正確認(rèn)識是規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)的前提。管理層要善于從宏觀上審視“規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范管理”工作，將其納入重要的議事日程。采購業(yè)務(wù)部門工作人員要認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從服務(wù)于此項(xiàng)工作。制度保障是規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。建立完善的物資采購內(nèi)部控制制度和體系，規(guī)范管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn)，并定期評價(jià)維護(hù)。程序合理是規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)。有效管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)質(zhì)是強(qiáng)化物資采購的過程管理和流程管理，嚴(yán)密合理的業(yè)務(wù)流程是其工作重點(diǎn)。執(zhí)行有效是規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加大考核力度、強(qiáng)化責(zé)任追究制度、提升控制能力和履行意識。使物資采購活動始終處于受控狀態(tài)，確保采購工作規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。

結(jié)論與建議

物資采購風(fēng)險(xiǎn)伴隨著采購業(yè)務(wù)工作的開展始終存在，因此規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)具有長期性、復(fù)雜性和艱巨性的特點(diǎn)。規(guī)避其風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵是有效控制物資采購各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于風(fēng)險(xiǎn)集中的重點(diǎn)領(lǐng)域更要竭盡全力常抓不懈、有效監(jiān)控。在調(diào)整物資采購策略，完善物資采購制度，健全部門之間相互制衡機(jī)制、關(guān)鍵崗位輪崗制度和定期檢查考核制度等方面，只有把有效進(jìn)行管理防范工作落到實(shí)處，才能將企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)降到最低程度，提高物資采購效益，確?？碧缴a(chǎn)的順利進(jìn)行。

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