摘 要：在企事業(yè)單位中，辦公室檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位辦公室檔案管理的關(guān)鍵，是整個(gè)企事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證。本文對(duì)規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容、辦公室檔案工作的發(fā)展方向、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義進(jìn)行論述分析。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范管理；內(nèi)容；發(fā)展方向；意義；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)以適應(yīng)企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要.

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提-—制發(fā)公文。絕大多數(shù)的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與發(fā)布公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問(wèn)題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標(biāo)準(zhǔn)，提升實(shí)際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來(lái)實(shí)行規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(zhǎng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來(lái)長(zhǎng)期保存使用。三是要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，在行文中避免簡(jiǎn)稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字，有助于未來(lái)規(guī)范管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則——立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無(wú)序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國(guó)對(duì)文書處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里；應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。二需確立重點(diǎn)及合理分工?，F(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個(gè)卷里，確保同一問(wèn)題的整體處理進(jìn)程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢?jiàn)立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關(guān)重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向

（一）做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)——依法治檔?，F(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)變革，方可順應(yīng)時(shí)代新趨勢(shì)，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進(jìn)辦公室檔案工作目標(biāo)——運(yùn)用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運(yùn)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當(dāng)今社會(huì)主要的缺一不可的信息資源。要增強(qiáng)辦公室檔案的有效開發(fā)運(yùn)用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評(píng)定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運(yùn)用的水平以促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。

三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于將歷史保存還原其真實(shí)性。另一方面，規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得成績(jī)，作為探討其運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運(yùn)營(yíng)情況與及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。所以，在我國(guó)規(guī)范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗(yàn)新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，不僅有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性，擁有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及戰(zhàn)略意義。實(shí)際工作里出現(xiàn)的無(wú)責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無(wú)用論不斷影響整個(gè)企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過(guò)渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對(duì)辦公室檔案工作的管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時(shí)俱進(jìn)地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時(shí)代需求，為將來(lái)的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無(wú)，特別是對(duì)當(dāng)今信息化下的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，更是推動(dòng)其機(jī)制朝著良性方向發(fā)展有力基礎(chǔ)。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢(shì)在必行。

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