【摘 要】進入數(shù)字化時代后，計算機技術以及互聯(lián)網技術發(fā)展越來越快，這也促進了文書檔案事業(yè)管理機制的改革。應用網絡技術以及信息技術，可以提高文書檔案管理的效率，本文對當前文書檔案管理的現(xiàn)狀進行了介紹，對基于數(shù)字化時代文書檔案管理需要注意的問題進行了探討，希望對相關工作人員提供一定幫助，保證文書檔案可以發(fā)揮出更大的效用價值。

【關鍵詞】數(shù)字化；文書檔案；管理；現(xiàn)狀；問題

文書檔案管理是文書檔案事業(yè)中一項重要的工作，而且具有一定的復雜性，相關管理人員需要做好文件鑒定、收集、整理以及保管等工作，這有助于提高文書檔案的利用率。社會在不斷發(fā)展的過程中，文書檔案的利用價值越來越高，這對文書檔案館的工作人員也提出了更高的要求，其必須不斷的完善管理體系，還要改進管理技術，這樣才能保證文書檔案信息的有效性，才能促進文書檔案事業(yè)更好的發(fā)展。

1.當前文書檔案管理的現(xiàn)狀

進入數(shù)字化時代后，文書檔案管理部門面臨著重大的挑戰(zhàn)，為了更好的滿足社會發(fā)展形勢，必須改進落后的管理技術，還要積極利用數(shù)字化、網絡化技術，提高文書檔案管理的效率。文書檔案管理是對文件資料的重新整理與分類，可以篩選出有價值的信息，提高了資源的利用率。在整理的過程中，需要對檢查不合格的文件進行修整，還要對這些文件進行重新裝訂與編號。我國很多文書檔案館中，工作人員仍然采用的是人工整理的方式，這不利于提高文檔管理的效率。文書檔案的種類在不斷增多，文書檔案管理工作越來越繁瑣，而且工作量也越來越大，如果還采用人工管理的方式，會影響檔案整理的質量以及效率。另外，在很多檔案館中，還存在人力資源不足的問題，管理人員技術水平比較差，而且缺乏工作經驗，降低了檔案管理的質量。還有的檔案館，管理人員更替比較頻繁，新員工對工作流程并不熟悉，而且缺乏專業(yè)指導，在整理文書檔案時，存在操作不規(guī)范等問題。這些現(xiàn)象也說明文書檔案館的領導者對管理工作并不重視，而且管理意識比較薄弱，影響了文書檔案管理工作的順利進行。

2.基于數(shù)字化時代文書檔案管理需要注意的問題

2.1基礎設施的建設

進入數(shù)字化時代后，文書檔案館的管理人員一定加強基礎設施的建設，這樣才能適應當前社會的發(fā)展形勢，計算機在文書檔案館中越來越普及，運用先進的技術以及基礎設施，可以提高檔案管理的水平。只有引進現(xiàn)代化的基礎設施，才能促進文書檔案管理制度的改革，利用數(shù)字化技術，可以提高檢索的效率，可以節(jié)省使用者的時間，還可以簡化工作流程，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，為文書檔案的數(shù)字化轉變提供了保障?？萍荚诓粩嗟陌l(fā)展，文書檔案想要實現(xiàn)數(shù)字化管理，需要加強基礎設施的建設，這可以促進信息的交流，可以實現(xiàn)資源共享。在利用信息化以及數(shù)字化技術時，也要注意信息資料的安全性，防止不法分子利用信息技術竊取重要檔案資料信息。所以，管理人員必須掌握一定安全保密措施，一定要多積累計算機知識。

進入數(shù)字化時代后，文書檔案館的管理者必須不斷的改進技術，還要不斷的完善文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)內部網絡與外部網絡的隔離，這樣可以有效的防止信息泄露；管理人員還可以建立防火墻，對文書檔案管理系統(tǒng)進行有效的保護，防火墻具有身份識別的功能，所以，對于保密文件，只有管理員才有訪問的資格。另外，文書檔案館的領導者還要加強對工作人員的技能培訓，幫助他們更快地適應數(shù)字化環(huán)境下的工作流程，以免因為誤操作而導致信息的泄露或是損壞。

2.2人才隊伍的建設

文書檔案管理工作人員的隊伍建設，是實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化的必要基礎。身為一名從事文書檔案管理工作的專業(yè)人員，不僅要具備一定的庫藏掌控能力，對庫藏的情況以及工作流程了然于心，同時還要注意對庫藏的勤加整理。而在進行立卷工作時，立卷人員也需要把已經完畢了的單篇文書隨時歸入到預計案卷的范圍，并通過收發(fā)文登記定時地對手中的材料進行核對，從而實現(xiàn)全部文件材料的及時到位，以令立卷工作的初步環(huán)節(jié)與文書檔案管理主體流程的末端環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一，為后面的文書立卷工作提供一個服務基礎。

由于在文書當管理的傳統(tǒng)工作模式下，并沒有對文書管理工作人員的職責進行明確的劃分，故此導致工作人員的業(yè)務素養(yǎng)較差。因此，這就要求上級領導部門對有關文書檔案管理的各個部門進行一番徹底的調查，實際掌握各部門的工作情況，對于一些部門出現(xiàn)了缺少專職的檔案管理工作人員的情況，要及時提出一些整改意見，同時也要對文書檔案管理的工作進行一些有必要的指導。與此同時，要定期對文書檔案管理的工作人員進行業(yè)務技能的培訓，讓他們熟悉在數(shù)字化環(huán)境中，該如何更加有效的進行文書檔案管理工作。而除此之外，工作人員之間的溝通與交流也是必不可少的，只有通過在交流中總結工作心得，并相互學習、共同進步才能夠真正使得文書檔案管理工作提高效率，滿足社會發(fā)展的需求。

2.3管理思想的轉變

具備了數(shù)字化的辦公條件，擁有了強大的人才隊伍，不過是滿足了文書檔案管理數(shù)字化的基本條件，而想要真正實現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化，還缺少了一個至關重要的因素，那便是對文書檔案管理人員以及領導人員的思想意識的轉變。沒有與數(shù)字化基本條件相匹配的正確思想，即便有了最優(yōu)秀的設備與人才，也依舊難以實現(xiàn)文書檔案管理真正從傳統(tǒng)制度中轉變過來。故此，對于領導人員來講，要充分了解文書檔案管理數(shù)字化在如今社會背景下的意義，并正確指導文書檔案管理數(shù)字化的建設工作，同時還要積極提供各種建設所需的資源，為實現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化提供指導意義以及建設基礎。

對于文書檔案管理的工作人員來講，則需要深入學習現(xiàn)代化文書檔案管理的思想，并在工作的過程當中，端正態(tài)度，謹守工作規(guī)范與流程，一改在傳統(tǒng)的管理工作當中的所存在的無規(guī)范、低效率現(xiàn)象。由此，通過領導人員與工作人員的上下齊心，以現(xiàn)代化的文書檔案管理思想為指導，以優(yōu)良的現(xiàn)代化設備為基礎，真正實現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化建設，以滿足社會發(fā)展的需求。

3.結語

文書檔案管理是一項重要的工作，其對企業(yè)單位組織的發(fā)展有著重要影響，做好文書檔案管理工作，可以為企業(yè)領導者制定發(fā)展規(guī)劃提供指導與參考作用。進入數(shù)字化時代后，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已經無法適應社會發(fā)展的需求，相關技術比較滯后，阻礙了檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，所以，相關管理人員一定要對管理技術進行改進，對管理機制進行完善，這樣才能保證文書檔案信息發(fā)揮出最大的效用價值。

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