摘 要：由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，電子檔案越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理使用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行檔案管理提高了整理檔案的效率，加快了電子檔案的建設(shè)。本文首先論述了目前部分高校電子檔案存在的主要問(wèn)題，并且分析了電子檔案管理的利弊，以及提出了如何加強(qiáng)檔案管理的主要對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP399

1 目前高校電子檔案中存在的主要問(wèn)題

目前，仍有部分院校在整理檔案時(shí)采用傳統(tǒng)的手工模式，沒(méi)有上升到“電子”的高度，存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

1.1 工作量大：每年高校都要招入和遷出一大部分學(xué)生，學(xué)校的生活環(huán)境使得學(xué)生和教師的檔案發(fā)生著一些數(shù)據(jù)的變動(dòng)，由于各大院校的錄取和遷出、就業(yè)、出國(guó)深造等不同的情況下，每一年全國(guó)的檔案數(shù)據(jù)變化都很大，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)量大，變化、更改頻繁的趨勢(shì)，這種趨勢(shì)造成了管理檔案資源困難，在管理檔案資源方面需要耗費(fèi)大量的人力物力等[1]。

1.2 電子信息化方面還需提高：現(xiàn)階段，信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)已經(jīng)成為處理事物的有效手段，然而在電子檔案方面還沒(méi)有發(fā)揮它的長(zhǎng)處。大部分高等院校的檔案管理還是以紙質(zhì)的形式體現(xiàn)出來(lái)，電子信息管理檔案資源主要是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)、檢索等功能。現(xiàn)如今的電子檔案還處于初級(jí)階段，對(duì)于強(qiáng)大的功能還未開(kāi)發(fā)使用出來(lái)，檔案管理人員對(duì)于使用電子檔案進(jìn)行管理還不算太熟悉，還沒(méi)有充分發(fā)揮使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的管理。

1.3 檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：各大院校在檔案管理操作方面步調(diào)是不相同的，它們根據(jù)自身學(xué)校規(guī)章制度的不同，對(duì)檔案的管理操作方面各有差別，所以，對(duì)檔案管理操作的統(tǒng)一程度不高，大部分的院校不會(huì)退讓或者改變等，它們會(huì)根據(jù)自身的規(guī)范進(jìn)行治理檔案，這就為統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理帶來(lái)了許多的不便，使得工作效率下降[2]。

1.4 遠(yuǎn)距離流通過(guò)于頻繁：每年各大院校都會(huì)出現(xiàn)新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等現(xiàn)象，由于學(xué)生的流通行很大，檔案經(jīng)常傳送在距離較遠(yuǎn)的地方，例如跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況，這就使得檔案管理非常的麻煩。

2 高校電子檔案的利弊

2.1 使用電子檔案管理的好處

使用電子檔案的管理有著許多的優(yōu)點(diǎn)，首先，它能夠很快的提高整理檔案的工作效率，與使用傳統(tǒng)的檔案管理資源的模式相比較，電子檔案管理可以減少大量的人力物力資源。傳統(tǒng)的檔案管理要對(duì)檔案進(jìn)行記錄、修改和抄寫(xiě)，并且在手工記錄過(guò)程中還容易出錯(cuò)。使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的整理、收集存儲(chǔ)和分類(lèi)過(guò)程中變得非常的方便，并且也避免了電子檔案管理中出現(xiàn)的失誤。其次，使用電子檔案進(jìn)行資源管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享與交流。使用傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)整理檔案過(guò)于復(fù)雜和繁瑣，對(duì)于遠(yuǎn)距離的傳輸和傳送也非常的不便，造成檔案信息更新過(guò)慢，在查找檔案資料時(shí)十分困難。使用高效的電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)一套檔案管理體系，能夠使信息快速更新、查找方便。最后，使用電子檔案管理的方式進(jìn)行檔案的保存與管理不受保存方式和環(huán)境的影響，可以代替紙質(zhì)文檔減少一定的環(huán)境污染，提高環(huán)境資源的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理可能受環(huán)境和濕度的影響，使得紙質(zhì)文檔的壽命降低、易損壞。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，在以后的高校中應(yīng)該使用電子檔案管理資源。

2.2 使用電子檔案管理的弊端

電子檔案管理也在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，首先體現(xiàn)在對(duì)于使用傳統(tǒng)的檔案管理模式時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)一次的筆誤或者是在檔案的處理過(guò)程中出現(xiàn)小的失誤，它所產(chǎn)生的影響范圍較小。如果我們使用計(jì)算機(jī)來(lái)處理大量的電子文檔時(shí)，由于計(jì)算機(jī)能夠處理和接受大量的數(shù)據(jù)，所以在處理過(guò)程中失誤會(huì)造成不堪設(shè)想的后果。除此之外，如果使用電子檔案處理文件時(shí)如果文件不能即使的更新，就有可能造成文件信息的缺失。另外使用電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于計(jì)算機(jī)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以在電子檔案的傳遞和傳輸中可能會(huì)丟失部分信息，使得檔案的數(shù)據(jù)性不完整。其次，電子檔案可以出現(xiàn)在不同的介質(zhì)上，所以通常使用特定的設(shè)備進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和維護(hù)等。由此造成了檔案的管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)軟件等?，F(xiàn)階段，對(duì)于使用電子檔案管理來(lái)講，如果系統(tǒng)的兼容性不夠完善，可能使檔案里面的信息全部丟失，從而造成一些不必要的麻煩。

3 加強(qiáng)高校電子檔案管理的主要對(duì)策

3.1 完善檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理的能力

高校的領(lǐng)導(dǎo)人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理能力，把檔案的管理能力提到議事日程上來(lái)，重視檔案管理的能力。要建立完善的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，學(xué)?？梢栽O(shè)置單獨(dú)的檔案管理部門(mén)，實(shí)行統(tǒng)一的管理，并且可以將檔案管理部門(mén)分為若干個(gè)小的部門(mén)，每個(gè)小的部門(mén)分清自己的職責(zé)所在，這樣可以使每個(gè)部門(mén)明確各自的工作職責(zé)，檔案管理人員統(tǒng)一管理[4]。

3.2 提高檔案管理人員的技能

檔案工作人員應(yīng)該提高自身素質(zhì)，在工作過(guò)程中態(tài)度端正、恪守工作紀(jì)律。除此之外，還要提高自己的技術(shù)能力，現(xiàn)如今，檔案的管理都是用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行發(fā)展與維護(hù)，所以，我們應(yīng)該積極參加培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠很快的進(jìn)入工作狀態(tài)，為維護(hù)檔案管理獻(xiàn)出一份力量。

3.3 加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及提高網(wǎng)絡(luò)的安全性

使用電子檔案進(jìn)行資源管理的第一步是保證存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，做到定時(shí)對(duì)軟硬件進(jìn)行清理和維護(hù)、更新升級(jí)等。保證電子存儲(chǔ)設(shè)備能夠正常運(yùn)作，使其處于一個(gè)良好的狀態(tài)。在存儲(chǔ)檔案期間，應(yīng)該定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)資源丟失或毀壞。在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性方面應(yīng)該做到使用防火墻或者安裝殺毒軟件進(jìn)行殺毒，還可以通過(guò)驗(yàn)證身份的方法防止病毒侵害。通過(guò)使用以上方法來(lái)加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，這樣才能確保文件在傳輸過(guò)程中的安全、可靠以及穩(wěn)定。在以后的工作中，應(yīng)該不斷的創(chuàng)新和改革先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷提高電子檔案管理資源的安全性。

3.4 重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理中我們應(yīng)該重視標(biāo)準(zhǔn)化，在整理檔案過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、雜亂無(wú)章的情景，為了避免出現(xiàn)無(wú)章可循、混亂的局面，我們應(yīng)該設(shè)置檔案標(biāo)準(zhǔn)化，制定標(biāo)準(zhǔn)化工作。制定標(biāo)準(zhǔn)化工作的第一步是維持檔案的工作秩序，通過(guò)維持檔案的工作秩序可以取得各種效益的保障。制定標(biāo)準(zhǔn)化工作的第二步是學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)充實(shí)和發(fā)展自己[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

該論文首先介紹了檔案管理存在的主要問(wèn)題，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高校規(guī)模發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段，使用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展迅速和人口的流動(dòng)性較大，造成檔案的數(shù)據(jù)量非常的大，所以我們需要通過(guò)使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)管理高校檔案。現(xiàn)階段，用電子檔案進(jìn)行資源的管理，并且在本文中詳細(xì)的介紹了電子檔案管理的益處和弊端，使用電子檔案進(jìn)行管理既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)，最后講述了加強(qiáng)高校電子檔案管理的決策。只有在日常生活中加強(qiáng)決策的實(shí)施、重視檔案管理的工作，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，使用電子檔案管理在檔案的整理過(guò)程中提高了效率和資源數(shù)據(jù)的安全性。

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作者簡(jiǎn)介：劉冬梅（1973-），女，山東章丘人，基礎(chǔ)部計(jì)算機(jī)教研室副主任，副教授，碩士，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

作者單位：山東警察學(xué)院，濟(jì)南 250014