摘 要：本文從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，剖析化建公司常規(guī)物資管理中存在的問(wèn)題，通過(guò)建立物資管理信息系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，對(duì)應(yīng)用效果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，并針對(duì)運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：陜西化建；物資管理；存在問(wèn)題；建議

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.52

陜西化建工程有限責(zé)任公司是國(guó)家化工石油工程施工總承包一級(jí)資質(zhì)企業(yè)，是陜西省唯一從事石油化工建設(shè)的大型股份制企業(yè)。作為延長(zhǎng)石油集團(tuán)的二級(jí)單位，陜西化建先后承建了1500多項(xiàng)國(guó)家和省、市重點(diǎn)工程，足跡遍及全國(guó)20多個(gè)省、市、自治區(qū)，參加緬甸、伊朗、越南和孟加拉國(guó)的工程建設(shè)。該企業(yè)大部分項(xiàng)目工程的材料成本要占到整個(gè)項(xiàng)目成本的30%左右（主材基本甲供），少部分項(xiàng)目工程的物資材料成本占到項(xiàng)目成本的60%以上（主材乙供）。所以物資材料供應(yīng)的及時(shí)性、材料的采購(gòu)價(jià)格、減少材料使用過(guò)程中的浪費(fèi)，對(duì)整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)管理和成本控制起著至關(guān)重要的作用。

1 陜西化建物資管理在常規(guī)模式中存在的問(wèn)題

在常規(guī)的管理模式下，化建公司物資管理主要存在以下幾方面問(wèn)題：

（1）大部分項(xiàng)目要求工期短、圖紙到位晚、部分設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)粗糙，導(dǎo)致提供的物資需用計(jì)劃屬性描述不清，計(jì)劃審核不嚴(yán)，或計(jì)劃分期分批提出，采購(gòu)次數(shù)、頻率頻繁；

（2）供應(yīng)管理人員偏少，特別是計(jì)劃管理人員，全公司項(xiàng)目部專(zhuān)門(mén)從事物資需用計(jì)劃管理的人員數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足項(xiàng)目需要；

（3）二級(jí)倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)、管理不符合要求，材料二級(jí)庫(kù)的建設(shè)均未達(dá)到應(yīng)有的管理效果；

（4）所有合同均由項(xiàng)目部自行與供貨單位簽訂，未經(jīng)過(guò)法律事務(wù)部及相關(guān)部門(mén)確認(rèn)，合同簽訂、審批不嚴(yán)謹(jǐn)，驗(yàn)收不嚴(yán)肅。部分項(xiàng)目部存在合同中未體現(xiàn)中標(biāo)單位提供產(chǎn)品的生產(chǎn)廠(chǎng)家，或存在供貨單位提供產(chǎn)品的生產(chǎn)廠(chǎng)家不符合合同約束的要求；

（5）物資利庫(kù)難度增加。公司物資庫(kù)存由于受儲(chǔ)存環(huán)境影響，部分物資質(zhì)量狀態(tài)、包括表面狀態(tài)較差，二次用到工程實(shí)體難度增加。

2 陜西化建物資管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需求和功能劃分

為了加強(qiáng)物資管理水平，不斷提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)水平，公司擬開(kāi)發(fā)物資管理信息系統(tǒng)。要求系統(tǒng)對(duì)外能利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行網(wǎng)上招投標(biāo)、網(wǎng)上采購(gòu)等電子商務(wù)，降低采購(gòu)成本；對(duì)內(nèi)實(shí)行人力、資金、物料、信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，使信息技術(shù)與管理業(yè)務(wù)流程相互整合，不斷提高企業(yè)管理效率。

物資管理系統(tǒng)管理功能應(yīng)包括物資臺(tái)帳，物資價(jià)格信息庫(kù)，合格物資供應(yīng)商臺(tái)帳，物資采購(gòu)計(jì)劃管理，物資采購(gòu)管理，物資驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)管理，不合格物資管理等。

2.1 物資臺(tái)帳。按照項(xiàng)目逐一建立物資庫(kù)存一覽表。應(yīng)能夠索引一覽表中任意物資的基本情況，至少包括物資供應(yīng)信息、價(jià)格信息等。投標(biāo)單位應(yīng)對(duì)索引信息做出具體說(shuō)明。

2.2 物資價(jià)格信息庫(kù)。物資價(jià)格信息庫(kù)上應(yīng)包含或索引所有物資的預(yù)算價(jià)格、信息價(jià)格、招標(biāo)價(jià)格限價(jià)、采購(gòu)價(jià)格信息和信息形成時(shí)間，建立材料價(jià)格分析機(jī)制。應(yīng)能夠索引同一物資不同項(xiàng)目的價(jià)格信息；自動(dòng)生成各供應(yīng)商在公司各個(gè)項(xiàng)目的供應(yīng)信息。

2.3 合格物資供應(yīng)商臺(tái)帳。建立公司合格物資供應(yīng)商一覽表。合格物資供應(yīng)商臺(tái)帳上應(yīng)包含或索引所有物資供應(yīng)商的供應(yīng)范圍、聯(lián)系方式等基本情況。投標(biāo)單位對(duì)索引的內(nèi)容做出具體說(shuō)明。以上三項(xiàng)要能互相關(guān)聯(lián)，互相查找，即供應(yīng)商、供應(yīng)范圍、供應(yīng)價(jià)格應(yīng)是相互可以查找的，找到供應(yīng)商就能找到供應(yīng)價(jià)格，找到供應(yīng)價(jià)格或供應(yīng)物資類(lèi)別就能找到供應(yīng)商。

2.4 物資采購(gòu)計(jì)劃管理。物資采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括：各專(zhuān)業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃臺(tái)帳。臺(tái)帳應(yīng)包括總物資計(jì)劃、根據(jù)工程進(jìn)度要求的采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)能夠索引專(zhuān)業(yè)班組的物資材料計(jì)劃及審批情況。

2.5 物資采購(gòu)管理。除按照本文件要求的合同管理外，應(yīng)能夠索引所有物資的預(yù)算價(jià)格、信息價(jià)格、招標(biāo)價(jià)格限價(jià)、采購(gòu)價(jià)格等。應(yīng)能夠反映物資采購(gòu)招議標(biāo)或比價(jià)記錄。

2.6 物資驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)管理。投標(biāo)單位應(yīng)提供物資驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)管理的相關(guān)臺(tái)帳表格。應(yīng)能夠反映實(shí)際到貨時(shí)間與采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃到貨時(shí)間的偏差。

2.7 不合格物資管理。建立不合格物資臺(tái)帳。索引不合格物資供應(yīng)商、識(shí)別、處置流程和處置辦法等。

3 陜西化建物資管理信息系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

根據(jù)以上功能的劃分，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶(hù)的需求具體體現(xiàn)在各種信息的提供、保存、更新和查詢(xún)等方面，這就要求數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)能充分滿(mǎn)足各種信息的輸出和輸入。收集基本數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)處理的流程，組成一份詳盡的數(shù)據(jù)字典，為后面的具體設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。針對(duì)一般物資管理信息系統(tǒng)的需求，通過(guò)對(duì)物資調(diào)配工作過(guò)程的內(nèi)容和數(shù)據(jù)流程分析，設(shè)計(jì)相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

4 對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用效果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)

隨著物資管理信息系統(tǒng)在三個(gè)試點(diǎn)基層單位和項(xiàng)目部的應(yīng)用，我們發(fā)現(xiàn)公司標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的水平明顯提高。主要表現(xiàn)為：信息化管理系統(tǒng)能全面反映物資的采購(gòu)情況、領(lǐng)用情況、損耗情況、以及人員和部門(mén)的領(lǐng)用情況。信息化管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一的表格、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)的管理制定了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)了標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程，減少了物資管理的中因項(xiàng)目管理人員水平的差別造成管理缺位或交叉重復(fù)，促進(jìn)了整體管理水平的提高。借助功能強(qiáng)大的查詢(xún)及報(bào)表功能使管理人員能及時(shí)、準(zhǔn)確地了解所需信息，為企業(yè)的決策提供了正確、便捷的支持平臺(tái)，幫助企業(yè)更有效、更全面地管理物資。

但由于施工項(xiàng)目具有點(diǎn)多、線(xiàn)長(zhǎng)、面廣、高度分散、流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，物資管理信息化工作的開(kāi)展和運(yùn)行還存在著部分問(wèn)題和困難：

（1）部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物資管理信息化工作不重視，對(duì)自己?jiǎn)挝换蝽?xiàng)目上的物資管理信息化工作放任物資管理人員自行管理，不督促、不要求、不檢查，導(dǎo)致有些基層單位數(shù)據(jù)填報(bào)量很少，填報(bào)數(shù)據(jù)很不規(guī)范；

（2）部分項(xiàng)目部太偏遠(yuǎn)，網(wǎng)絡(luò)配置太差，導(dǎo)致數(shù)據(jù)填報(bào)不暢；

（3）基層單位和項(xiàng)目部物資管理人員素質(zhì)參差不齊，部分人員對(duì)物資管理信息化軟件的操作不是很熟練，甚至于不懂得怎樣操作；

（4）項(xiàng)目部物資管理人員流動(dòng)性較大，經(jīng)常因?yàn)樾麻_(kāi)項(xiàng)目從其它項(xiàng)目部抽調(diào)人員，無(wú)法實(shí)現(xiàn)專(zhuān)職專(zhuān)人操作管理；

（5）很多物資管理人員雖然應(yīng)用信息化軟件，但是沒(méi)有修改密碼，別人可以輕易登陸其賬戶(hù)查看信息，公司多次強(qiáng)調(diào)要求操作人員修改密碼，仍有許多人員沒(méi)有修改，對(duì)物資數(shù)據(jù)安全造成較大隱患；

（6）存在項(xiàng)目部和基層單位計(jì)劃員或材料員替代部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或單位領(lǐng)導(dǎo)完成審批工作的情形，甚至一個(gè)人同時(shí)代替完成幾個(gè)人操作工作。

5 針對(duì)運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出相關(guān)建議

解決以上問(wèn)題的建議和措施：

（1）要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部加強(qiáng)對(duì)物資管理信息化工作的重視程度；

（2）強(qiáng)化偏遠(yuǎn)項(xiàng)目部的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施配置，保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r(shí)性；

（3）加強(qiáng)物資管理人員培訓(xùn)，提高他們的綜合素養(yǎng)；

（4）成立統(tǒng)一的物資配送中心，強(qiáng)化物資材料的統(tǒng)一管理；

（5）強(qiáng)制要求修改密碼，公司管理職能部門(mén)通過(guò)技術(shù)手段檢查密碼修改情況，再不修改者停止其進(jìn)入系統(tǒng)操作；

（6）要求各級(jí)審批人員必須親自查看信息流程并審批，如有數(shù)據(jù)安全事故及責(zé)任由個(gè)人承擔(dān)。

6 結(jié)束語(yǔ)

以上是筆者對(duì)陜西化建物資管理由常規(guī)模式向信息化系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中存在問(wèn)題和解決辦法的研究，希望對(duì)該單位的物資管理信息化工作有所幫助。物資管理信息系統(tǒng)的有效建立和推廣使用是化建行業(yè)企業(yè)發(fā)展壯大的必然要求，也希望此文能夠?yàn)槠渌突な┕て髽I(yè)提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]夏雪剛.基于軟件工程的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)[J].科技信息，2009.

作者單位：西安石油大學(xué) 計(jì)算機(jī)學(xué)院，西安 710065