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        企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新探討

        2014-12-31 00:00:00封盛龍
        文化產(chǎn)業(yè) 2014年8期

        摘 要:檔案工作作為企業(yè)管理工作的一項重要組成部分,其對于維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和還原企業(yè)歷史真實面貌起到了至關(guān)重要的作用。而從長遠規(guī)劃來考慮,企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新工作則是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求和必然趨勢,同時也是企業(yè)能夠在今后的市場競爭中立于不敗之地的有力保障。本文主要以思想觀念、專業(yè)人員隊伍結(jié)構(gòu)、檔案管理相關(guān)工作制度、信息化技術(shù)的應(yīng)用為切入點對企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新進行探討。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案;改革;創(chuàng)新;

        中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-3520(2014)-08-00-01

        隨著信息化迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代的到來,以及當前我國檔案與文化強國建設(shè)的時代背景,都要求企業(yè)檔案工作必須盡快求新求變。企業(yè)檔案管理要做到與時代同步發(fā)展,就必須與時俱進,以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作的開展。強化責(zé)任意識,提高自身素質(zhì),拓展管理方法,升華管理理念,不斷推進檔案資源管理的集約化和信息化建設(shè),為促進新時期企業(yè)核心競爭力的提高,和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ),以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要。

        一、企業(yè)檔案工作的意義和作用

        (一)企業(yè)檔案的定義

        通常我們所說的企業(yè)檔案,主要是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。而由國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》中也對企業(yè)檔案的概念作出了明確的定義:“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案?!?/p>

        (二)企業(yè)檔案工作的作用

        檔案作為一種信息資源,其原始記錄性和信息性滿足企業(yè)的需求,形成了檔案的價值。檔案為企業(yè)各項工作提供查考憑據(jù),是進行科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提,也是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。目前,檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性使其具有更高的利用價值,其在企業(yè)的發(fā)展中起著承前啟后的作用。因此,檔案工作作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的一項組成部分,其對于維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和還原企業(yè)的歷史真實面貌起到了至關(guān)重要的作用。

        二、企業(yè)檔案工作改革創(chuàng)新的必要性

        從長遠規(guī)劃來考慮,企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新工作是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求和必然趨勢,同時也是企業(yè)能夠在今后的市場競爭中立于不敗之地的有力保障。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望,檔案工作也是如此。企業(yè)的發(fā)展、科技的進步,對檔案工作的管理手段和管理方式都提出了更高的要求。而當前企業(yè)檔案管理過程中存在著諸多弊端,傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。如檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。檔案管理現(xiàn)代化意識不強、檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、硬件設(shè)備和技術(shù)落后、檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作較差等問題嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。新時期企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新日顯緊迫,信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對企業(yè)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn),因此企業(yè)檔案工作人員必須具有創(chuàng)新精神,打破因循守舊、墨守成規(guī)的僵局,積極開拓和探索檔案管理的各項功能。

        三、企業(yè)檔案工作改革與創(chuàng)新的切入點

        (一)觀念創(chuàng)新,服務(wù)企業(yè)發(fā)展目標

        企業(yè)的檔案工作者應(yīng)強化責(zé)任意識,摒棄檔案工作可有可無甚至是為企業(yè)管理附屬工作的錯誤觀念,充分認識到新時代檔案管理工作的重要性。要緊跟乃至超前預(yù)測企業(yè)發(fā)展的動態(tài),做出管理上的轉(zhuǎn)變,深入基層業(yè)務(wù)部門了解弄懂檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,對各種檔案資料做到心中有數(shù)。要對檔案資源進行深入挖掘提煉,將檔案精品提供給企業(yè)檔案利用者,使檔案用活,讓企業(yè)檔案利用者從中獲得啟迪,以拓寬發(fā)展企業(yè)的思路或維護企業(yè)的合法權(quán)益,使檔案資源走出檔案室,更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。

        (二)結(jié)構(gòu)創(chuàng)新,提升檔案管理人員素質(zhì)

        建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍,是企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和提升的前提。一方面由于部分企業(yè)檔案專業(yè)人員較少,部分基層部門只配備1名檔案工作人員甚至還是兼職,檔案管理人員隊伍亟待專業(yè)人員的增加。另一方面要大力提升企業(yè)檔案人員及兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平,上崗前進行科學(xué)有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn),工作中加強業(yè)務(wù)指導(dǎo),切實提高檔案人員隊伍的工作水平和業(yè)務(wù)能力,以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期發(fā)展的需要。

        (三)制度創(chuàng)新,適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求

        制度創(chuàng)新的實質(zhì)就是要從企業(yè)的實際出發(fā),規(guī)范檔案管理工作。制定檔案利用制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度等切實有效的檔案管理制度,明確檔案員崗位責(zé)任制、主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,編制檔案工作的年度方針和目標,全面加強歸檔文件的全程管理。各歸檔部門應(yīng)配備專職人員或指定專人負責(zé)文件的收集歸檔,每年按規(guī)定按時移交歸檔文件,從各個環(huán)節(jié)嚴格把控。

        此外,建議建立檔案考核機制以及激勵機制,制定公平詳細的考核辦法,明確職責(zé)、獎罰分明,不論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是普通檔案工作人員,都應(yīng)參與到公平競爭優(yōu)勝劣汰的競爭機制中,從而調(diào)動企業(yè)檔案人員的工作積極性、主動性,用制度來規(guī)范企業(yè)檔案工作管理,激勵檔案管理人員工作的不斷創(chuàng)新、不斷進步。

        (四)技術(shù)創(chuàng)新,加快檔案信息化建設(shè)步伐

        檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對企業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理并提供利用。當前,檔案信息化建設(shè)是新時期下檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。實現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的電子化,是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能提升的基礎(chǔ)和手段,為企業(yè)及時提供各種原生信息,滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和決策的需要。企業(yè)檔案信息化建設(shè),要堅持技術(shù)與管理并行,將企業(yè)檔案信息化納入到企業(yè)的整體信息化建設(shè)之中進行,加強對電子文件和電子檔案管理方法的研究和實踐,同時,還要注重檔案信息化工作的標準化和規(guī)范化的建設(shè)。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中,制度建設(shè)是根基,數(shù)字化是核心,安全與保密是建設(shè)的保證,提供利用是建設(shè)的最終歸宿。通過現(xiàn)代技術(shù)的革新,不斷推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐,實現(xiàn)檔案的合理儲存以及高效開發(fā)利用,最終達到檔案的共享以及經(jīng)濟效益的雙贏。

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