【摘 要】本文論述了高校教務檔案的內涵及重要性，指出了在高校教務檔案管理中所存在的問題，并有針對性地提出了解決問題的具體措施。

【關鍵詞】教務檔案 檔案管理 管理措施

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0043-02

一 教務檔案的內涵

教務檔案一般是指高校以教務處為主的管理職能部門在教學管理過程中間接和直接累積所形成的文字素材、數(shù)據信息、音像資源等資料，它是教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是具有保存、查證、挖掘和再利用的信息資源，高校教務檔案為提高教學管理工作的效率和進行教學評估研究等提供重要條件和依據。教務檔案一般包括三種類型：教育教學檔案、教師檔案、學生檔案。教務檔案還具有周期性、專業(yè)性及分散性等一般檔案不具備的特點。

二 高校教務檔案管理工作的重要性

高校教務檔案是學校在教學過程中形成的具有保存價值的各種資料的歷史紀錄，是全體師生和教學管理者的勞動成果和智慧結晶。微觀上它記錄了教學過程的每個細節(jié)和各個環(huán)節(jié)，宏觀上則反映了高校的整體規(guī)模、教學質量、師資力量及辦學水平。高校教務檔案工作水平是衡量一個高校的整體管理水平、綜合素質的標準之一，在高校的發(fā)展改革和進步提高中，起到了不可取代的重要作用。

檔案的獨特在于它的可利用性、延續(xù)性及歷史性，學校的教務檔案也不例外，學校教學發(fā)展、教學深化改革和教學水平的提高都離不開檔案管理工作。為貫徹黨的十八大和十八屆三中全會精神，落實教育規(guī)劃綱要，切實推進高等教育內涵式發(fā)展，提高本科教學水平和人才培養(yǎng)質量，教育部已下發(fā)通知，決定從2014～2018年，開展普通高等學校本科教學工作審核評估，涉及教學水平、教學資源以及教學質量保障等方面，這也意味著對于教務檔案管理工作也提出了更新更高的要求。目前，高校的教務檔案已在教學管理、教學研究等工作中發(fā)揮了重要作用，但也存在不少管理問題，為滿足高等教育、高校發(fā)展的需要，應當認真解決。

三 教務檔案管理中的問題分析

1.人為因素

首先，許多教務管理人員對檔案工作認識不足，意識不到檔案的重要意義，難免會造成資料收集不全。有不少教務管理人員認為檔案管理應該由專人負責，所以不重視材料的收集和歸檔工作；相反有部分人員認為歸檔材料很重要，高利用率的材料歸檔后會給工作帶來麻煩，或認為檔案可有可無，造成材料的缺失或者不完整，影響開展后續(xù)工作。此外，由于對資料歸檔的重要性宣傳力度不夠，迫使檔案工作處于被動地位。

2.技術因素

資料存檔的價值在于為今后所用，但是由于檔案人員對檔案信息的挖掘和再利用力度不夠，存在重管輕用的思想，使得大部分資料歸檔后處于閑置狀態(tài)。教務工作比較瑣碎繁雜，常常會將歸檔作為一項工作而忽略了歸檔本身的價值和意義，因此在歸檔后只是做一些查閱、核對等機械工作。其實高校教務檔案具有極高的開發(fā)利用價值，能夠為教學提供可信的信息，為教學評估研究提供真實的依據，更能為高校改革與建設提供決策參考，能夠展示典型榜樣材料，發(fā)揮正面激勵與引導作用。

四 教務檔案管理的有效措施思考

1.加強人員的意識及責任感

教務檔案管理是教學管理工作的一部分，從事教務管理工作的每名工作人員都應該積極做好這項工作。要讓學校檔案管理工作有章可循，檔案工作就必須以檔案學理論為指導，認真學習和研究檔案學的理論?！吨腥A人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的出臺，給檔案工作提供了科學依據。學校應以此為依據，制定管理細則，規(guī)定管理范疇、落實責任制等。在加強宣傳學習的同時，也要提高檔案管理人員的素質。在知識經濟高速發(fā)展的時代，要求檔案管理人員應具備職業(yè)道德和現(xiàn)代科學管理知識，了解國內外教育管理的歷史發(fā)展情況和發(fā)展態(tài)勢。因此要注重提高每個教務管理人員的責任感，加強過程管理意識，保存有利用價值的材料，為下一步檔案工作夯實基礎；同時，教務部門檔案管理人員要向各科室明確各自的歸檔范圍，定期及時提示歸檔期限，經常檢查檔案的收集整理情況；按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，檔案員要負責把在教學活動中形成的分散在各科室以及個人手中應歸檔的教學文件材料按時全部歸檔。然而，不少教師和教學管理人員檔案意識較為淡薄，這就要求學校充分重視檔案管理的再教育，以及宣傳活動，讓他們更新觀念，積極參與。有針對性地研究開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源的最佳配置，這樣大家都能理解支持并協(xié)助管理人員做好檔案工作。檔案管理責任制能夠有效地將這項工作細化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教務檔案長期有效地收集和保存。

2.運用科學的方法及手段

隨著信息技術迅速的發(fā)展、高校校園網的普及，為教務檔案的計算機和網絡管理提供了硬件支持。許多高校在檔案的現(xiàn)代化管理方面都做了有效地嘗試，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。網絡作為資源共享的一種良好形式，是目前非常重要的手段，教務管理工作人員以及教師可以在校園網檔案系統(tǒng)中查詢所需要的文件材料，可以有效節(jié)約時間。因此，要想提高利用效率，就必須要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網絡化，可以從以下幾方面入手：（1）已有檔案目錄數(shù)字化，可以建立教務信息服務以及目錄查詢系統(tǒng)；（2）在學校尚未實現(xiàn)文檔一體化管理以前，對學校在教務管理中產生的電子檔案，對其中公開的信息進行全過程跟蹤記錄，對每份文件的修改、存儲、傳送等各項操作進行實時登記，最后建成各類數(shù)據庫；（3）對高利用率、具有參考價值的紙質檔案，可以通過掃描、錄入等方式轉化為數(shù)字化的檔案信息，建成各類全文數(shù)據庫、多媒體數(shù)據庫。同時，在電子歸檔目錄“備注”項中標明紙質文件的檔案號，在能夠解決歸檔文件資源共享的同時，能夠確保數(shù)據準確，并將這些數(shù)據庫通過網絡開始服務。雖然離實現(xiàn)還需要很長一段時間，但是也可以將此作為努力方向之一。

3.加強教務檔案開發(fā)及利用

檔案的開發(fā)及利用是檔案管理最重要的環(huán)節(jié)。較低層次的開發(fā)及利用是制定具體措施要求工作人員主動服務，如成績查詢；較高層次的開發(fā)及利用則是在管理模式上的變革，從注重靜態(tài)管理轉變成重視檔案本身所承載的信息以及潛在信息之間的聯(lián)系的動態(tài)管理。通過數(shù)據統(tǒng)計與分析，針對性地開發(fā)教學信息的內涵。因此，檔案人員首先要解放思想，更新觀念，擺脫封閉的檔案管理機制，主動參與教務管理活動，加強各類教務檔案的編研工作，對檔案進行系統(tǒng)加工整理，變被動服務為主動服務。高等學校在堅持教學與科研相輔相成的理念的同時，各階段都會有階段性的重點工作，如我校的“實踐教學建設年”、學校審核評估工作等。在開展類似建設活動與評估活動中，教務檔案就發(fā)揮了優(yōu)勢作用，根據各階段的重點工作，有針對性地收集和整理資料，及時提供幫助。并且在規(guī)章制度允許的范圍內，高校檔案可以按照規(guī)定向全校和社會開放，在辦理合法手續(xù)后，最大限度地加大檔案的開放程度，進一步提高檔案的利用率。

綜上所述，我們應該清楚地意識到教務檔案管理工作在高校教學管理中的重要性，無論是管理方面還是利用效果方面，都是教學管理中不可或缺的重要組成部分。面對教育內涵式發(fā)展的新形勢，我們不但要有開拓進取的精神，還要具備較強的專業(yè)水平和綜合能力，不斷提升管理人員的責任感，能夠體會到教學檔案管理工作的中心就是服務于教學科研、服務于高校發(fā)展和高校教學工作。

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〔責任編輯：林勁〕