陳歡 張培

(余慶縣水利局,貴州遵義 564400)

加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

陳歡 張培

(余慶縣水利局,貴州遵義 564400)

隨著水利工程的不斷進(jìn)步與發(fā)展,水利工程的檔案管理也成為了一個(gè)重要的工作內(nèi)容。本文將主要論述如何加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作。

水利工程 檔案管理 建議

目前水利系統(tǒng)正在全面實(shí)施“科教興水”戰(zhàn)略，用現(xiàn)代科技裝備水利產(chǎn)業(yè)，促進(jìn)其高效、快速、穩(wěn)定的發(fā)展，是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水利建設(shè)服務(wù)的必要手段。認(rèn)真做好水利科技檔案管理工作，充分發(fā)揮其儲存和傳播水利科學(xué)技術(shù)知識的作用，是搞好水利建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計(jì)與施工、抗旱與防汛、水資源開發(fā)與利用和水環(huán)境保護(hù)與改善等工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。是水利科技知識和信息資源的重要寶庫。是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)。

1 水利工程檔案管理中存在的問題

(1)管理制度滯后。隨著現(xiàn)代水利的不斷發(fā)展，水利工程檔案從內(nèi)容到載體都發(fā)生了改變，因此對水利工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收也提出了新要求。尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，大量電子文檔的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理制度已不能適應(yīng)時(shí)代的要求，有檔案不能歸、有歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，檔案管理制度滯后是目前水利工程檔案管理的首要問題。

(2)人才儲備匱乏。工程資料管理人員大多是由工程技術(shù)人員兼職，懂工程技術(shù)，但是缺乏專業(yè)的檔案管理知識，這就使檔案管理工作成為一項(xiàng)“副業(yè)”，使水利工程檔案管理工作停留在資料保管的階段，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理就無從談起了。

(3)檔案意識淡薄。對于水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門來說，重工程輕檔案的現(xiàn)象是相當(dāng)普遍的，對檔案管理工作沒有正確的認(rèn)識，從領(lǐng)導(dǎo)層就沒有將檔案工作做為一項(xiàng)與工程管理并重的工作來對待，因此造成水利工程檔案管理工作處于被動和不力的局面。

(4)前期投入和管理不足。按照檔案工作“四同步”的要求，檔案工作在下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收鑒定項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確情況；項(xiàng)目申報(bào)評優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員評先時(shí)，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔證明材料。但在實(shí)際工作中，一般到水利工程建設(shè)的后期，工作人員才開始進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復(fù)印件多、原件少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。而且水利工程建設(shè)大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村，工程點(diǎn)多線長，且施工隊(duì)伍流動性大，難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，“四同步”工作難以真正落實(shí)。

2 水利工程檔案管理的對策

2.1 加強(qiáng)水利檔案收集

水利檔案的收集整理牽涉部門多、覆蓋范圍廣、工作繁瑣，因此，基層水利單位的檔案收集工作往往較被動，主動收集意識差。水利檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案收集工作，增強(qiáng)“檔案意識”，營造“水利檔案，人人負(fù)責(zé)”的濃厚氛圍，激發(fā)大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動。水利檔案的收集要實(shí)行專群結(jié)合，既要明確專門機(jī)構(gòu)專門人員負(fù)責(zé)，同時(shí)各相關(guān)部門、科室也均應(yīng)負(fù)責(zé)搜集相關(guān)資料的職責(zé)。水利檔案收集的內(nèi)容應(yīng)包括具體數(shù)據(jù)、聲像資料、請示批復(fù)、圖紙、合同、招投標(biāo)書、賬冊、會議記錄等，要做到應(yīng)收盡收，應(yīng)納盡納、確保歸檔文件、數(shù)據(jù)和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個(gè)結(jié)合:一是辦公室收發(fā)文件時(shí)要把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合，二是日常收集與每年年底歸檔案整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合。只有將水利檔案資料收集得更為齊全完整，才會在今后的水利建設(shè)工作中，把最系統(tǒng)最有價(jià)值的檔案信息傳遞給使用者，使其更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.2 加強(qiáng)基層單位水利檔案管理網(wǎng)絡(luò)

對分散的檔案進(jìn)行歸類管理，建立網(wǎng)絡(luò)，其原則有三:一是覆蓋范圍要大，相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時(shí)機(jī)構(gòu)及外部施工點(diǎn)，更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是要專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理?；鶎訂挝坏臋n案管理網(wǎng)絡(luò)與上級主管部門聯(lián)網(wǎng)后，可隨時(shí)接受業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)，獲取有關(guān)信息，并可將本單位的信息及時(shí)反饋給上級主管部門。

2.3 加強(qiáng)檔案工作人員的管理

(1)水利檔案工作者應(yīng)樹立責(zé)任意識和服務(wù)意識，深入水利工程一線和工程建設(shè)現(xiàn)場，收集一手檔案資料。這是一項(xiàng)艱苦而又責(zé)任重大的工作，因此，水利檔案工作者一定要有很強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心和服務(wù)意識，要把深入現(xiàn)場作為收集檔案工作的重要環(huán)節(jié)，要把“現(xiàn)場第一”和“服務(wù)意識”作為衡量工作優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)要增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識!在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要把協(xié)調(diào)、協(xié)作作為水利檔案工作與其他部門聯(lián)系的紐帶。水利檔案工作不僅僅只是水利檔案部的事，更是水利工程施工單位、基層水利單位和上級水利主管部門應(yīng)當(dāng)共同關(guān)注的事情。各級水利部門和建設(shè)單位所產(chǎn)生的檔案，如不及時(shí)收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。因此，水利檔案工作者應(yīng)樹立協(xié)調(diào)意識。加強(qiáng)與水利工程施工單位及其他水利部門之間的聯(lián)系溝通，建立水利檔案協(xié)調(diào)聯(lián)系制度，及時(shí)提供資料，主動服務(wù)工程建設(shè)。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化管理

檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體的，這就要求檔案工作者不僅要具務(wù)圖書、情報(bào)和檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。加快培養(yǎng)和構(gòu)建一支多層次的水利檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。具體措施可從以下幾個(gè)方面入手:

一要制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的能力。

二要加強(qiáng)對檔案工作者信息意識的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。

三要建立必要的激勵機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)和積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動力。

3 結(jié)語

隨著水利科技事業(yè)的蓬勃發(fā)展，微機(jī)聯(lián)網(wǎng)，資源共享是必然的發(fā)展趨勢，是科技檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，上水平、上檔次的重要手段。水利科技檔案管理系統(tǒng)已不再是封閉型和靜態(tài)型，水利科技信息只有被社會所利用，才能創(chuàng)造出效益并實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值。

[1]梁毅.加強(qiáng)現(xiàn)代水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2012-06-20.

[2]任萌萌.現(xiàn)代水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作淺析[J].山東檔案,2009-06-15.

[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業(yè)文化(下半月),2011-06-25.

[4]高荔,仇勇,馮云.淺談水利科技檔案管理工作[J].山東水利科技,1998-11-15.