張彥

(中國能源建設(shè)集團(tuán)甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

如何在電力施工企業(yè)中做好電子文件的歸檔

張彥

(中國能源建設(shè)集團(tuán)甘肅火電工程公司,甘肅蘭州 730070)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步,尤其是輔助設(shè)計(jì)CAD技術(shù)在電力施工企業(yè)中的廣泛應(yīng)用,使得電子文件越來越多,這無形中增加了電子文件歸檔工作的難度,如何科學(xué)地收集和管理這些文件是廣大電力施工企業(yè)所要考慮的一個(gè)問題。所以,本文將對電力施工企業(yè)電子文件的特點(diǎn)以及電子歸檔工作中存在的問題和解決措施進(jìn)行全面論述,以期對電力施工企業(yè)的電子文檔歸檔工作起到幫助。

電子文件 歸檔 措施

1 電子文件的定義及其特點(diǎn)

所謂電子文件,簡單來說,就是以數(shù)碼的形式存在,且能在通信網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)奈募?。這類文件來自于數(shù)字環(huán)境和數(shù)字設(shè)備,通常被存儲(chǔ)在磁盤、光盤、磁帶等載體中。目前,人們在生活和工作中經(jīng)常接觸到的電子郵件、電子文書、電子圖紙、電子報(bào)紙等都屬于電子文件。電子文件無論是在其來源、歸檔、存儲(chǔ),還是管理方面,都與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有著明顯的區(qū)別,具體表現(xiàn)在:

第一,電子文件具有共享性。人們可借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備,實(shí)現(xiàn)電子文件在通信網(wǎng)絡(luò)中的傳輸,供所有網(wǎng)絡(luò)用戶查閱;而紙質(zhì)文件則具有明顯的排他性,因?yàn)樗俏ㄒ坏摹?/p>

第二,電子文件的查閱有賴于數(shù)字設(shè)備的支撐。電子文件的閱讀有賴于信息技術(shù)和現(xiàn)代化辦公手段的支撐,而傳統(tǒng)紙質(zhì)文件則可被人直接閱讀和使用。

第三,電子文件對存儲(chǔ)手段和存放要求極高。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔之后,只要將其存放在檔案室內(nèi),并做好檔案室的防潮、防蟲措施即可;為電子文件的保存除了要求系統(tǒng)具有極高的安全性之外,還要求工作人員做好防磁、防潮方面的工作。

2 電子文件歸檔方式和途徑的選擇

電子文件通常會(huì)被存儲(chǔ)在某些載體中,如磁帶、光盤、磁盤等,這些載體一旦被損壞,文件內(nèi)的資料便會(huì)徹底丟失,相比之下,紙質(zhì)文件的載體則穩(wěn)定的多,所以一定要采用科學(xué)的方式對電子文件進(jìn)行歸檔。無數(shù)實(shí)踐證實(shí),電子文件內(nèi)的數(shù)據(jù)及可能因?yàn)椴扇×瞬划?dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)而丟失,如磁盤質(zhì)量不佳,文件的可讀性會(huì)大打折扣。有時(shí)候人們會(huì)通過備份的方式來保證文件的安全性,但這會(huì)增加文件的歸檔成本以及工作量,目前最可行的辦法就是用光盤、網(wǎng)絡(luò)、專員對電子文件進(jìn)行歸檔。

第一,成立專門的歸檔部門。企業(yè)要在內(nèi)部成立專門的歸檔部門,尤其是電力施工企業(yè),由于文件涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜,更是應(yīng)該將各項(xiàng)工程形成的電子文件存儲(chǔ)在U盤、磁盤等文件中,交由歸檔部門統(tǒng)一管理。

第二,活用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)。電力施工企業(yè)可利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),在檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門之間構(gòu)建一個(gè)電子文件傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),以提升電子文件的歸檔效率。此外,檔案管理部門也可利用這個(gè)平臺(tái)下載與項(xiàng)目工程有關(guān)的資料。

第三,委派專員負(fù)責(zé)歸檔。自建設(shè)部出臺(tái)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》以來,相關(guān)部門就要求各施工企業(yè)尤其是電力施工企業(yè)將工作中形成的各種數(shù)據(jù)、資料,以電子文件的方式,通過網(wǎng)絡(luò)專線,提交給管理部門,由管理部門委派專員對電子文檔進(jìn)行歸檔與處理。在管理過程中,管理專員要按照相關(guān)部門的要求,定期整理文件編目,鑒定、更新文件內(nèi)容,以滿足各部門對電子數(shù)據(jù)的需求。

3 電力施工企業(yè)電子文件歸檔工作存在的問題

3.1 電子文件歸檔工作缺乏制度的支撐,整體管理水平偏低

電子文件管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作,而且該工作本身就與電子信息技術(shù)有著千絲萬縷的關(guān)系,如果在落實(shí)工作時(shí)有一個(gè)完善的歸檔工作作為支撐的話,其規(guī)范性是絕對有所保證的。但在實(shí)踐過程中,有不少電力施工企業(yè)還沒有意識(shí)到這一點(diǎn),他們依然在用管理紙質(zhì)文件的理念和方式管理電子文件,就算有個(gè)別企業(yè)建立了規(guī)范的管理制度,但卻未發(fā)揮該制度應(yīng)有的作用。有些企業(yè)在管理電子文檔時(shí),僅僅是將其簡單的存放在電腦、磁盤和U盤中,忽略了對文件的更新,甚至沒有對電子文檔進(jìn)行加密處理,使得文件輕易落入個(gè)人手中,以上這些現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了電子文件歸檔工作的效率和質(zhì)量。

3.2 組織領(lǐng)導(dǎo)對電子文件歸檔的認(rèn)識(shí)存在偏差

目前,有相當(dāng)一部分電力施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還未意識(shí)到開展電子文件歸檔工作的重要性,將紙質(zhì)文件管理和電子文件管理混為一談,認(rèn)為將企業(yè)內(nèi)部的文件必須完全保密,歸本企業(yè)所有,不能與他人共享。還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)存在“能少文就少文,能不文更好”的掛念,認(rèn)為只要將項(xiàng)目施工中形成的紙質(zhì)文件收集起來進(jìn)行統(tǒng)一管理即可,無需再耗費(fèi)額外的時(shí)間和精力將這些紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文檔,而且存儲(chǔ)這些電子文件還需要購置專門的設(shè)備和器材,這會(huì)增加企業(yè)的發(fā)展成本。但是,隨著尤其是輔助CAD技術(shù)的廣泛應(yīng)用,施工單位的電子文件越積越多,若企業(yè)依然固步自封,堅(jiān)持用紙質(zhì)文件的話,就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)與時(shí)代脫節(jié)。

3.3 電子文件歸檔軟件雖多,卻缺乏足夠的兼容性

現(xiàn)階段,一部分電力施工企業(yè)已意識(shí)到了電子文件歸檔的重要性,開發(fā)了諸如財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、OA辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)等電子文檔管理軟件和系統(tǒng)。但仔細(xì)分析卻會(huì)發(fā)現(xiàn),這些系統(tǒng)都是針對各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)開發(fā)的,只能應(yīng)付業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作,更不用說彼此共享信息了。由此不難看出,要充分發(fā)揮這些軟件對電子文件歸檔工作的促進(jìn)作用,首先就要想辦法提升軟件間的兼容性,實(shí)現(xiàn)信息的共享。在電力施工建設(shè)中,僅用一款軟件收集、整理施工作業(yè)中形成的所有電子文件是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,但如果任由每一個(gè)部門隨意使用電子文件管理軟件的話,又會(huì)造成管理上的混亂,使其各自為政。就拿財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)來說,該系統(tǒng)負(fù)責(zé)收集、管理和描述與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的信息,對財(cái)務(wù)部門來說,這個(gè)系統(tǒng)是相當(dāng)實(shí)用的。但我們卻很難將該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和資料直接調(diào)入檔案管理系統(tǒng)中,可見軟件間缺乏兼容性的問題已嚴(yán)重影響了歸檔工作的順利進(jìn)行。除此以外,在電力施工企業(yè)中,由于檔案管理部門的軟件更新、升級(jí)速度總比其他部門慢半拍,想要直接將其他部門的先進(jìn)軟件安裝在檔案部的電腦上也是不現(xiàn)實(shí)的。首先,檔案管理工作人員不熟悉其他部門軟件的操作方法。其次,在一臺(tái)電腦上安裝過多軟件會(huì)影響其運(yùn)作效率和檢索速度。

4 電力施工企業(yè)如何做好電子文件歸檔工作

從某種角度來將,電子文件歸檔的工作難度、要求均比紙質(zhì)文件的歸檔高的多,這主要是因?yàn)?很多工作人員還不夠了解電子文件,認(rèn)為電子文件只是一堆數(shù)據(jù),不用像紙質(zhì)文件那樣開展全面的歸檔工作,尤其是那些老員工,在工作中更是表現(xiàn)出了排斥、抵觸電子文件的態(tài)度,堅(jiān)持認(rèn)為紙質(zhì)文件比電子文件更方便,既不愿意轉(zhuǎn)變思維,又不肯主動(dòng)學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù),因而無法駕馭電子文件歸檔這份對計(jì)算機(jī)操作水平要求較高的工作。本文認(rèn)為,電力施工企業(yè)在開展電子文件歸檔工作時(shí),一方面要立足現(xiàn)實(shí),本著與時(shí)俱進(jìn)的精神,結(jié)合自身辦公自動(dòng)化與信息管理的狀況和特點(diǎn),建立完善的電子文件歸檔制度,定期組織管理工作人員參加專業(yè)技能培訓(xùn),為電子文件歸檔工作的開展掃清障礙。

4.1 構(gòu)建科學(xué)、完善、規(guī)范的電子文件歸檔系統(tǒng)

對電力施工企業(yè)而言,為實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目信息的全過程加工與處理,建立一套科學(xué)、完善的檔案管理電子文件歸檔系統(tǒng)是相當(dāng)有必要的,這可以解決電力施工企業(yè)電子文件長期得不到管理的問題。通過運(yùn)行這一系統(tǒng),檔案部門可以對電子文件的前端進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,高效地收集、處理與加工電子文件,保證設(shè)計(jì)與歸檔工作同時(shí)進(jìn)行,滿足各部門對電子文件的需要。在日常工作中,各部門的人員可根據(jù)工作需要登陸檔案系統(tǒng),利用其中的電子文件信息在線查詢功能,下載、瀏覽、拷貝電子檔案。同時(shí)還要以電子文件歸檔系統(tǒng)為依托,建立配套的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫,規(guī)范檔案的管理,這一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值,另一方面大大減輕了工作人員的壓力。電力施工企業(yè)的電子文件涉及項(xiàng)目工程的方方面面,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)閃失都會(huì)使電子文件的完整性、系統(tǒng)性大打折扣。所以,企業(yè)要通過建立科學(xué)的系統(tǒng)來規(guī)范電子文件收集歸檔工作,這樣才能明確各個(gè)單位的職責(zé),做到有章可循。

4.2 做好電子文件的收集工作

落實(shí)電子文件歸檔工作的前提條件是保證收集工作的順利開展,只有從源頭上保證信息內(nèi)容的真實(shí)性、客觀性,才能滿足各方對信息的需求。在日常工作中,工作人員除了要小心保管電子文件的載體之外,還要實(shí)行“電子版、紙質(zhì)版各一套”的保管制度,尤其是要保證不同載體下信息內(nèi)容的一致性?，F(xiàn)階段,大部分企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了辦公現(xiàn)代化,他們利用內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了文件的批辦、傳遞、催辦。所以,電力施工企業(yè)在收集和管理電子文件時(shí),要跟上時(shí)代的潮流,學(xué)會(huì)活用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)。

4.3 做好電子文件的歸檔、備份和鑒定等工作

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下,電子文件的歸檔要滿足以下要求:(1)用光盤、磁盤等存儲(chǔ)載體刻錄下電子文件的最終版本,并設(shè)置一個(gè)保存期限(通常不超過一年)。(2)同一電子文件要拷貝三份,一份交由檔案部門管理,第二份交由業(yè)務(wù)部管理,最后一份放入企業(yè)系統(tǒng),供全體人員查閱使用。(3)采用統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)電子文檔,如無特殊要求,通常將圖像文件保存為JPG格式,文檔文件保存為DOC或TXT格式,數(shù)據(jù)文件保存為DBF格式,等等。(4)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作程序存儲(chǔ)電子文件,以免程序發(fā)生錯(cuò)亂,因工作人員操作不當(dāng)而導(dǎo)致電子文件丟失、損壞的現(xiàn)象比比皆是。(5)管理好各類歸檔軟件,工作人員的電腦上必須安裝權(quán)威的殺毒軟件,設(shè)置防火墻,以免計(jì)算機(jī)遭到黑客攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)外泄。(6)管理好硬件設(shè)備。重視計(jì)算機(jī)設(shè)備的養(yǎng)護(hù),及時(shí)下載服務(wù)器升級(jí)補(bǔ)丁包,工作結(jié)束后要及時(shí)關(guān)閉計(jì)算機(jī),以免其因超負(fù)荷運(yùn)作而出現(xiàn)死機(jī)、系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。

除此以外,由于電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴度極高,定期開展電子文件鑒定工作是相當(dāng)有必要的,各個(gè)部門要積極主動(dòng)的配合檔案部門對電子文件的開放度、真?zhèn)?、價(jià)值進(jìn)行鑒定,以保證文件信息的實(shí)時(shí)性、完整性。

4.4 做好電子文檔存儲(chǔ)安全管理工作

對電力施工企業(yè)而言,落實(shí)電子文件歸檔工作的關(guān)鍵就是保證存儲(chǔ)載體的安全,該目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可從軟件管理、硬件管理兩個(gè)方面入手。首先,為避免電子文件被他人以非法途徑竊取,每一個(gè)管理人員的電腦上都必須安裝殺毒軟件,設(shè)置防火墻。其次,要保證計(jì)算機(jī)在一個(gè)濕度、溫度適宜的環(huán)境下工作,定期登陸服務(wù)器網(wǎng)站下載最新的升級(jí)補(bǔ)丁包。這樣才能提升電子文件數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)通訊傳輸中的保密性和安全性。

4.5 全面提升電子文件管理人員的綜合素質(zhì)

電子文件管理是一份專業(yè)性極強(qiáng)的工作,沒有一定的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平是無法勝任的。所以,電力施工企業(yè)要舍得在人才培養(yǎng)方面投入人力、物力、財(cái)力,這樣才能大量引進(jìn)一批具有計(jì)算機(jī)操作技能和專業(yè)知識(shí)的綜合性人才。當(dāng)員工的工作步入正軌之后,企業(yè)要定期組織他們參加各種技術(shù)培訓(xùn),并通過宣傳,使之認(rèn)識(shí)到電子文件管理工作的重要性。

4.6 嚴(yán)格按照電子文件歸檔原則展開工作

電力施工企業(yè)必須嚴(yán)格按照以下原則落實(shí)電子文件歸檔工作,以保證電子文件的可操作性,真正做到有章可循。

第一,核對、鑒定原則。在電子文件歸檔工作中,為保證電子文件的系統(tǒng)性、實(shí)時(shí)性、可讀性、有效性以及完整性,工作人員必須定期鑒定、核對電子文件的內(nèi)容、真?zhèn)?并制定一個(gè)有效的保管期。鑒定完畢之后,用官方殺毒軟件檢測電子文件,確認(rèn)未受電腦病毒影響之后,進(jìn)行備份,然后轉(zhuǎn)錄到與應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)完全隔離的存儲(chǔ)器中。為方便其他部門利用、開發(fā)和閱讀電子文件,工作人員要將電子文件轉(zhuǎn)錄到一次性寫入光盤中作為備份,并編制文件索引。

第二,按時(shí)歸檔原則。電力施工企業(yè)各部門要通過硬件拷貝和發(fā)送郵件的方式,將已經(jīng)形成的電子文件遞交給電子檔案室。然后由檔案管理對所有電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。比如,記錄下各部門使用檔案的時(shí)間,根據(jù)各部門的工作需要調(diào)配、發(fā)放檔案等。

5 結(jié)語

總而言之,電子文件歸檔工作對于電力施工企業(yè)而言,是一項(xiàng)全新、復(fù)雜且極其重要的工作,作為項(xiàng)目工程施工中不可或缺的一環(huán),其工作效率、質(zhì)量直接關(guān)系到了企業(yè)的成敗。相信隨著科學(xué)技術(shù)的騰飛,電子文件管理工作將成為檔案工作者的主要內(nèi)容。筆者了解到,目前還有相當(dāng)一部分企業(yè)沒有意識(shí)到開展電子文件管理工作的緊迫性,電子文件歸檔工作自身也存在很多不足之處,這些問題的解決很大程度上依賴于檔案管理人員的意識(shí)和觀念以及相關(guān)制度的執(zhí)行,只要在各種軟硬件措施齊全的情況下,對電子文件管理進(jìn)行規(guī)范的管理,才能適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化需要,發(fā)揮電子文件的經(jīng)濟(jì)價(jià)值,從而推動(dòng)電力施工企業(yè)的健康發(fā)展。

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