李 迎

（無錫職業(yè)技術學院 數(shù)字化校園中心，江蘇 無錫 214121）

OA（Office Automation）－辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公理念和計算機網(wǎng)絡結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化主要是針對辦公事務處理，信息加工與管理以及決策制定，利用現(xiàn)代化的綜合技術和科學的管理手段來處理繁雜的辦公事務，以提高工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策的科學化。

辦公自動化系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公體系對比，是結合了計算機網(wǎng)絡技術的新型辦公方式。辦公體系已經(jīng)不止局限于MS office之類的軟件。OA經(jīng)過了多個階段的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大并延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)。目前已經(jīng)發(fā)展成為組織運營信息化的一個重要組織部分，可以協(xié)同工作型、發(fā)展型的移動OA。本文主要針對辦公自動化的特點以及基于用戶權限理念對其進行研究分析。

1 辦公自動化校園普及的可行性、必然性

隨著新知識經(jīng)濟時代的到來，信息技術的快速發(fā)展，校園采用自動化辦公可有效提高辦公效率。我國教育OA管理信息化建設開始朝標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展。辦公自動化極其適用于校園，首先辦公自動化有利于校園各部門間的凝聚力提升，并且有利于改變工作模式，還能節(jié)省行政開支，節(jié)省人力。

辦公自動化對于在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量、辦公效率和節(jié)約資源等提出了更高的要求。我們應該通過實現(xiàn)辦公自動化，優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結構，調(diào)整管理體制。校園辦公需要協(xié)同合作、綜合分析、集成信息制定解決方案。將人事處、教務處，學生處，招生辦等多部門建立協(xié)作機制，實現(xiàn)用戶的信息交流共享。高校在辦公自動化向網(wǎng)絡化、數(shù)字化發(fā)展的過程中始終處于領先地位。高校管理工作是各項活動中所反映的信息流，數(shù)據(jù)流，辦公自動化是控制管理信息流的直接手段。辦公自動化能夠幫助我們對信息流進行科學合理的控制，一流的校園管理應該是現(xiàn)代化、科學化、規(guī)范化的，辦公自動化直接體現(xiàn)高校現(xiàn)代化管理的一個重要方面。

2 辦公自動化的優(yōu)勢

對于現(xiàn)代化校園管理，辦公自動化最大的特點是在提升個人的辦公工作效率的基礎上，增加了協(xié)同辦公能力提高群體的辦公效率。這也需要個體與個體之間的相互協(xié)作，需要群體行動的規(guī)范效應。也能避免數(shù)據(jù)在傳閱中所產(chǎn)生的各種問題，第一時間修正后，各部門間得到的數(shù)據(jù)都能及時更新。

通過辦公自動化的管理，可以使各個部門管理及處理業(yè)務更規(guī)范，來實現(xiàn)通過網(wǎng)絡對信息進行發(fā)布、傳遞、修正、接收等一系列功能。其中設置個人辦公管理模塊，為個人辦公提供了一個更為方便的管理平臺，設有提醒服務，系統(tǒng)按工作的輕重緩急提醒用戶進行催辦。提高個人的工作效率，進而提高整個校園的辦公效率，同時也使業(yè)務信息資料等更易整理。

通過會議管理工具來便于申請會議室，通知參會人員，確定人員的參會，會后將會議記錄下發(fā)給特定的人員。并且電子文件在網(wǎng)絡中傳輸，比紙質(zhì)文件的傳送效率要高，還可包含更多的信息。同時建議可以在個人業(yè)務中加入視頻會議的管理模塊，有了視頻會議使工作繁重的人們節(jié)省了時間和精力，能保證決策的即時性。隨著視頻技術的發(fā)展，視頻會議一定會得到大力推廣。

有了辦公自動化系統(tǒng)能更好地進行工作匯報工作，無論是年工作匯報，月工作匯報，周工作匯報都能做到了如指掌，工作思路保持清晰，資料管理更系統(tǒng)。

3 辦公自動化的劣勢

OA涉及的知識面廣，如群件平臺、工作流管理、協(xié)同工作、安全權限等，讓教職工尤其是年紀大的教職工接收并熟練應用，需要一個過程。教職工趨向于高學歷，但辦公模式的更改仍要增強各部門教職工的信息化素養(yǎng)。

為達到協(xié)同合作，及時溝通等目的，系統(tǒng)是依賴網(wǎng)絡的，所以網(wǎng)絡一旦不可用將嚴重影響正常辦公，后果非常嚴重。

初期系統(tǒng)的建設費用高。經(jīng)過前期分析確定自身的需求，下一步就是設計系統(tǒng)，雖然根據(jù)自身需求量身定制的系統(tǒng)會提升成本的消耗，但是卻能夠更快更好更優(yōu)質(zhì)的為內(nèi)部人員的使用服務，有針對性的提升辦公效率與決策正確性。

4 在校園辦公自動化工作流中針對用戶設定的權限及功能

“辦公”是通過單位中人與人，人與部門，部門與部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來實現(xiàn)單位整體目標的過程。

系統(tǒng)中針對用戶權限問題，由于系統(tǒng)的使用對象多，身份不一，要有較好的權限管理制度。相應的權限下，管理數(shù)據(jù)方便簡單，保障數(shù)據(jù)穩(wěn)定性，安全性。應注意避免同一數(shù)據(jù)多人同時操作造成錯誤。不同用戶權限功能也有差異具體附圖說明。另外對教師，學生的基本情況進行全面管理可以考慮結合一卡通實施，并與教務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財務系統(tǒng)的信息進行整合。

加入了用戶協(xié)同合作的功能（例如，實時溝通平臺、信使代理、公文管理等等），另外建議系統(tǒng)中設置公文及數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印的功能。務必要保證數(shù)據(jù)的安全性、定時備份、及時更新等。

5 總結

辦公自動化系統(tǒng)對于用戶權限的管理提出了更高的要求，所分配的權限映射到用戶所處的崗位、職責、等級等，通過部門提出申請，系統(tǒng)管理員創(chuàng)建并發(fā)放不同的權限，完成授權。管理好用戶權限才能更好地處理信息流，才能更好地使用、管理OA系統(tǒng)。與此同時，辦公自動化系統(tǒng)是根據(jù)需求而定，所以要重視實用性，同一自動化辦公系統(tǒng)并不一定適用于兩個不同的單位。以需求為驅(qū)動力，以需求定內(nèi)容定方向。重視工作流，處理起事務來使部門與部門間、上下級之間有較好的銜接工作流程。內(nèi)外部各種資源的有效組合，才能為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。應根據(jù)自身需求建立適用于實用的“個人”的辦公自動化系統(tǒng)。

圖1 普通用戶的功能

圖2 部門管理員用戶的功能

圖3 系統(tǒng)管理員用戶的功能

辦公自動化系統(tǒng)采用網(wǎng)頁界面形式，可以考慮結合云存儲系統(tǒng)，多種終端設備，多樣的管理，同時保障良好的可擴展性，更好的用戶體驗才是使用移動OA系統(tǒng)的關鍵。

［1］ 辦公自動化［EB/OL］.http：//baike.baidu.com/sub－view/38368/5066312.htm？fr＝aladdin

［2］ 王洪.高校校園網(wǎng)與辦公自動化［J］.企業(yè)技術開發(fā).2003（5）：9－10，15.

［3］ 管震.淺議辦公自動化的系統(tǒng)設計和實現(xiàn)［J］.電腦知識與技術，2013（11）：2747－2748.